Tarkemmat ohjeet raportointiin löytyvät täältä.
Tässä tiivistettynä olennaisimmat:
Itsearviointi:
Toteutetaan hankkeessa syksyllä 2016 määriteltävän tavan mukaan. Arvioinnissa arvioidaan hankkeen toteutumista ja tuloksia suhteessa tavoitteisiin ja voidaan sen perusteella tarvittaessa suunnata hanketta uudella tavalla rahoittajan kanssa sopien.
Maksatushakemus:
Tehdään tässä hankkeessa neljän kuukauden välein seuraavasti:
tammi-huhti seurantatiedot 31.5. mennessä
touko-elo 30.9. mennessä
syys-joulu 31.1. mennessä
Seurantatiedot toimitetaan kumppaneiden (Omnia & Innovaatiomestarit) pääkoordinaattorille Metropolialle - yhteyshenkilö Tarja Häkkinen 040 336 1382 / tarja.hakkinen@metropolia.fi
Kumppaneiden talousyhteyshenkilöt:
Omnia Kirsi Tenkanen 040 126 7217 / kirsi.tenkanen@omnia.fi
Innovaatiomestarit Mikko Järvilehto +358405086265 / mikko.jarvilehto@innovaatiomestarit.fi
Metropolia hakee maksatuksen kaikkien kumppaneiden puolesta EURA-järjestelmässä.
Maksatushakemukseen tulee liittää seuraavat asiat (eli nämä toimitetaan Metropolialle):
- seurantaraportti (kirjallinen kuvaus siitä mitä on tehty verrattuna hankesuunnitelmaan) Seurantaraportti kuvaa hankkeen toimintaa ja saavutettuja tuloksia. Raportissa verrataan tuloksia asetettuihin tavoitteisiin ja seurataan niiden toteutumista. Tähän tulossa vielä pohja syyskuun alussa, Metropolia tuottaa!
- tiedot hankkeen toteutuneista kustannuksista kirjanpidosta (HUOM! Flat ratesta ei toimiteta kirjanpidon tositteita erikseen, katso alempaa tietoa FLAT RATESTA)
- työajanseurantalomakkeet (kts. ohjeet täältä)
Maksatushakemuksen tulee perustua tässä päätöksessä vahvistettuun kustannusarvioon ja kustannusmalliin. Maksatushakemuksessa muiden kuin prosenttimääräisinä korvattavien kustannusten (Flat rate) tulee perustua hankkeen kirjanpitoon. Maksatushakemuksessa tulee ilmoittaa maksatuskauden kustannukset kustannuslajeittain eriteltynä.
Maksatushakemuksessa on ilmoitettava maksatuskaudella toteutunut tuensaajaorganisaation ulkopuolelta hankkeelle osoitettu kunta-, muu julkinen ja yksityinen rahoitusosuus. Hankkeen rahoitussuunnitelmaan nähden suurempana toteutunut rahoitusosuus vähentää maksettavaa tukea viimeisessä maksatuksessa. Myös hyväksytyssä hankesuunnitelmassa mainitsemattomat mahdolliset muut tulo- ja rahoituslähteet on ilmoitettava ja ne vähentävät maksettavaa tukea.
Omarahoitusosuutta ei ilmoiteta maksatushakemuksessa, vaan EURA 2014 -järjestelmä laskee omarahoituksen määrän maksatuspäätökseen rahoituspäätöksen ja muiden toteutuneiden rahoitusosuuksien perusteella.
Maksatushakemuksen liitteenä on toimitettava hankkeen toteutuneita kustannuksia, tuloja ja rahoitusosuuksia koskeva kirjanpidon ote maksatuskaudelta. Prosenttimääräisinä korvattavista kustannuksista ei esitetä kirjanpidon otetta. Maksatushakemukseen tulee liittää hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevien päiväkohtaiset kokonaistyöajan seurantalomakkeet, joiden perusteella osa palkkakustannuksista kohdennetaan hankkeelle. Maksatushakemukseen tulee liittää myös selvitys tai laskelma hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden palkkakustannusten kohdentamisesta hankkeelle.
Flat rate:
Hankkeessa on sovittu 17 % flat rate-osuudesta.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että erilaiset juoksevat kulut, kuten toimistokulut, krijallisuus, puhelin, postitus, matkat jne. eivät ole erikseen tositteilla rakennerahastoille ilmoitettavaa osuutta. Sen sijaan palkkakuluista lasketaan automaattisesti 17 % osuus, joka kattaa nämä kustannukset. Lisätietoja näistä flat ratesta eli yksinkertaistetuista kustannusmalleista täällä.