AIKA 16.12.2009 KLO 14-16
PAIKKA Bulevardi 29A, Metropolia, K-409 (kirjaston neuvotteluhuone)
LÄSNÄ Saija Heinonen (pj), Eeva Meltio (sihteeri), Sonja Merisalo, Anitta Pankkonen, Kari Rentola, Mirja Neuvonen, Kristiina Ilmanen, Tomi Toivio, Minna Tarkka
Kokous alkoi kl.14.25
1. ESITYSLISTAN TARKISTAMINEN
Esityslista hyväksyttiin ilman muutoksia.
2. YHTEINEN VIESTINTÄSUUNNITELMA
Katsottiin Medioksen viestintäsuunnitelmaa. Kristiina Ilmanen oli paikalla kertomassa Metropolian ulkoisesta viestinnästä. Hänen mukaansa hankeviestinnässä on kohderyhmiä, joille pitäisi miettiä yksittäiset tavoitteet ja kanavat + kuka vastaa viestinnästä. Vastuuhenkilöt löytyvätkin nykyisestä viestintäsuunnitelmasta, vaan tärkeää on, kenelle viestitään. Saija kysyi, voiko miettiä jotain oikopolkuja, ettei viestintäprosessin tarvitsisi olla niin raskas: tiedotteiden lähettäminen on työlästä ja aikaa vievää ja näkyvyys on pieni. Kristiinan mukaan viestintäpuoli voi olla mukana miettimässä näitä viestintätapoja ja heiltä löytyy yhteystietoja. Käytännön ohjeistusta Metropolian viestinnästä löytyy tarvittaessa. Heillä on käytössä tiedotus.com -sivusto sekä sähköpostilistoja, mutta parhaimpia ovat henkilökohtaiset kontaktit.
Kari kysyi onko STT:n lisäksi jotain uutta väylää, jonka avulla voi saada valtakunnallista näkyvyyttä. Kristiinan mukaan sosiaalinen media ja muut uudet mediat ovat vähentäneet uutistoimistojen merkitystä eikä STT:n asema enää ole yhtä merkittävä.
Saijan mukaan alan tapahtumia on löytynyt hyvin, messuja ja muita, mutta miten muu tiedottaminen kannattaisi hoitaa ja missä vaiheissa? Kristiina ehdotti, että asiasta pidetään työpalaveri erikseen. Pitäisi kuitenkin lähteä siitä, mikä on hankkeen sisältö ja kuka voisi olla siitä kiinnostunut eli missä halutaan näkyä.
Kari kysyi että miten kannattaa viestiä kun tässä on kolme projektia yhden projektin alla: jos saadaan nimenä esiin Medios, osaprojektit voi jäädä sivuasiaksi. Kristiinan mielestä kannattaa tehdä kolme eri tiedotetta eri näkökulmista. Minnan mukaan heillä on tehty syksyllä iso päivitysprosessi yhteystietojen osalta. Kristiinan mukaan tiedotteessa kannattaa olla yhteinen alku ja sitten räätälöidyt omat tiedotteet siihen perään projektikohtaisesti.
Karilla on sellainen olo, että alkuvuodesta pitäisi saada projektia paljon esille. Tiedotusvastuu on ollut vähän epävarma tähän saakka, mutta nyt kannattaa osaprojektien ottaa vastuu omasta tiedotuksestaan. Eli mietitään yhteinen osio, ja muuten räätälöidään projektikohtaisesti.
M-Cult on tehnyt omaa tiedotusta, joka on saatu läpi 5-6 verkkolehteen. He ovat olleet aktiivisia ja lähettäneet lehdistötiedotteita usein. He kysyivät, kannattaako tiedotetta lähettää vielä 21. päivä. Mietittiin, että se voi olla otollinenkin aika, kun ihmiset siirtyvät lomille ja heillä on aikaa lukea uutisia.
Kristiinan mukaan jos lähetetään sähköposteja toimittajalle, koko asia kannattaa laittaa viestikenttään. Linkkien tai liitetiedostojen lähettäminen ei kannata. Kristiinan mukaan toimittaja selaa yleensä kaikki saamansa uutiset, mutta otsikoinnin pitää olla iskevää ja mielellään vähän provosoivaa.
Kristiinan mukaan myös jos pystyy ylläpitämään sähköpostilistoja kohderyhmälle ja kontaktiryhmälle, niin se kannattaa kyllä. Rinnalla täytyy huolehtia näkyvyydestä, eli halutaan juttuja lehtiin jne. Näkyvyys on myös projektin vaikuttavuutta.
Saija kysyi, pitääkö lehtiin tarjota aina uutiskynnyksen ylittäviä juttuja tyyliin nyt on tapahtunut jotain erityistä, vai voiko tiedote / juttu olla vain informatiivinen. Kristiinan mukaan voi, etenkin jos lehti on luonteeltaan informatiivinen.
Pohdittiin myös, että missä vaiheessa uutinen tai juttu projektista syntyy: esim. digitarinaa on opetettu jo 100 ihmiselle jne. vai voiko olla vain vuoden tulokset. Karin mukaan esimerkiksi digitarinoita voi tuoda esille ryhmien kautta: kun digitarina menetelmänä on kerrottu moneen kertaan, voi kiinnostaa enemmänkin esim. vankien digitarinat. Mutta myös infotyyppinen tiedote voi toimia: vuoden aikana koulutettu niin ja niin monta henkilöä näiltä ja näiltä aloilta ja mitä he ovat saaneet siitä irti.
Todettiin, että on hyvä koota yhteisesti viestintäsuunnitelma, mutta että jokaisen projektin kannattaa suunnitella ja hoitaa oma tiedotuksensa. Sovittiin myös, että pidetään vuoden alussa työpalaveri 7.1. klo 10.00 Bulevardilla huoneessa K-409. Kristiina esittelee toimittajien yhteydenottomahdollisuuksia ja käydään läpi toimittaja / medialistaa sekä tiedotteiden kirjoittamista.
3. ITK-PÄIVÄT 2010
ITK-päivät on 22.-23.4. Hämeenlinnassa. ITK-foorumilla esitellään vain digitarinaa, mutta avoimet sisällöt -torilla on mahdollisuus esitellä koko projekti ja kaikki sen saavutukset. Saija tarvitsee apua torille, hyvä jos paikalla on useampi kuin yksi esittelijä. Eeva saattaisi lähteä mukaan, päätetään keväällä tarkemmin. Tiivistelmät esityksistä päivien kirjasta varten pitää toimittaa 2.2. mennessä.
4. OSAPROJEKTIEN TILANTEEN PÄIVITYS
DIGITARINA:
- uusi pieni esite (A6) on tulossa, lähetetään mm. kirjastoille ja jakoon ITK-päivillä ym..
- kirjastojen työntekijöille on järejstetty ensimmäinen työpaja, ja kysyntää on riittänyt. Kaksi työpajaa jo sovittu alkuvuodelle 2010.
- Mellunmäen asukastalossa Mellarissa on esitelty digitarinaa paikan eri osa-alueiden työntekijöille ja sinne on sovittu työpaja alkuvuodesta. Sitä kautta tulee mukaan myös maahanmuuttajanaisia välilliseksi kohderyhmäksi, sillä Mellarissa toimii myös projekti Chili, jossa kohderyhmänä ovat maahanmuuttajanaiset.
- MLL:ssa oli myös työpaja työntekijöille ja vapaaehtoisnuorille.
FLOSS:
- Tampereen yliopiston kanssa on uusi yhteistyö, jossa keväällä käännetään flossin manuaaleja käännöskursseilla ja syksyllä kirjoitetaan manuaaleja teknisen kirjoittamisen kursseilla
- InkScape-ohjelman käännös melkein valmis
- Pienempiä tapahtumia: joihin osallistutaan, esim. Tekoäly (tietotekniikan opiskelijoiden seura) ja Maailma kylässä -festareille yritetään päästä
- Painettuja manuaaleja mietitään
- Mietitty työpajoja kansalaismedian tuotanto -nimellä: mukana open source -ohjelmista mm. Audacity. Työpajan voi vetää päivässä tai kahdessa illassa. Eri journalistisia formaatteja on kehitetty testityöpajoissa. Vielä ei ole päästy työpaja-moodiin, mutta nyt se on seuraava luonteva vaihe.
- englanninkieliseen wikiin oli tullut viikossa 100 kävijää, ja muutenkin Flossmanuals alkaa näkyä foorumeilla. Odotetaan että tilanne suomenkielisillä sivuillakin parantuisi ja uusia innokkaita tulisi mukaan.
- Kunhan InkScape on valmis niin kaikkiaan yhdeksän suomenkielistä opasta on julkaistu vuoden 2009 loppuun mennessä.
KÄSIKIRJOITUSTYÖKALU
- Kirjoittajat on valittu. Mukaan tuli 19 nuorta, joista reilu puolet poikia. Kolmasosalla oli vakavaa suuntautumista kirjoittamiseen. Osalla on jo kokemusta kirjoittamisesta. Jatkossa voidaan tehdä kirjoitusprojekteja erilaisten ryhmien kanssa.
- Väliaikainen graafinen ilme on tehty ja teknistä toteutusta tehdään. Alkuvuodesta kannattaa järjestää tiedottamista projektista laajemmin
- Anittan mukaan kannattaa muistaa jatkossa, että rekrytointivaiheeseen kannattaa panostaa. ESR-hankkeissa on jaossa hyvin rahaa, mutta se vaikuttaa olennaisesti kohderyhmään.
5. TILANNEKATSAUS AIKATAULUIHIN: HAKEMUKSEN SUUNNITELLUT TOIMENPITEET
Tarkistetaan, onko kaikki luvatut asiat tehty vuoden 2009 loppuun mennessä. Todettiin, että vuosi 2009 on edetty pääpiirteissään suunnitelmien mukaan.
Ensi vuoden työlistasta todettiin, että on luvattu järjestää koulutuksia yhteisen portaalin käyttöön, jonka kautta saa hankkeen sisältöjä ja tuloksia. Se ei välttämättä ole järkevää. Vuosi 2010 näyttää muutoin ihan mahdolliselta toteuttaa kutakuinkin suunnitelman mukaan.
Mietittiin, että Kari voi esitellä käsistyökalua kansainvälisestikin käydessään ulkomailla työnsä puolesta erilaisilla teatteripäivillä. Työkaluun liittyvän menetelmän koulutukseen syksyn esityksen jälkeen tarvitaan Emmaa, Eeva voi esitellä työkalua demoluonteisesti. Tämä pyritään järjestämään jollain tavalla, katsotaan millaista koulutusta tarvitaan ja mille kohderyhmälle, eli mikä koulutuksen sisältö lopulta pitää olla.
6. TYÖNKUVAT - UUSI LISTA MAKSATUSHAKEMUKSEEN
Saija kysyi, onko seuraavaan maksatushakemuksen työnkuva-liitteeseen uusia työntekijöitä lisättäväksi. FLOSS manualsissa on Kalle Kuisma (tuotanto / koulutus). Käsistyökalussa on uutena mukana Tuomas Heittola.
7. RAPORTIT
Väliraportti täytetään kerran vuodessa ja seurantaraportti kaksi kertaa vuodessa. Seurantaraporttiin tulee kohderyhmän tiedot, mm. tiedotustilaisuuksiin osallistuminen. FLOSS manuals on osallistunut moniin tapahtumiin, joten heiltä tarvitaan jonkinlainen arvio osaprojektiin tutustuneiden määrästä.
Väliraporttiin täytyy arvioida sanallisesti lähtökohtaa, kohderyhmää yms.. Saija tekee ensimmäisen version ennen joulua ja lisää sen wikiin, muut kommentoivat / muokkaavat aikataulujensa mukaan, kuitenkin viimeistään tammikuun aikana. Eura on joka tapauksessa kiinni jonnekin tammikuun puoliväliin eikä tietoja pääse sinne syöttämään sitä ennen.
8. MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT
Tuomaksen palkka pyritään maksamaan jo joulukuussa.
Sonjan sijaisuuden hoitaminen: Saija selvittää muodolliset kysymykset. Eeva selvittää vielä Marian tilanteen.
9. SEURAAVA KOKOUS (kevään ensimmäinen talouskokous)
Saija ehdotti että vuoden ensimmäinen kokous olisi budjettikokous: käydään läpi kustannusseuranta/taloustilanne. Projekti on tuolloin puolivälissä, näemme että mihin on vielä paljon rahaa käytettävissä ja voimme tehdä suunnitelmia miten loput summat käytämme. Kokouksen vaihtoehtoja (kysytään Tarjalta miten pääsee) 14.1. klo 13.00-15.00 tai 21.1. klo 14.00-16.00 tai 25.1. klo 12.00
Kokous päättyi kl.16.20
Jakelu:
Saija Heinonen, Anitta Pankkonen, Eeva Meltio, Sonja Merisalo, Kari Rentola, Mirja Neuvonen, Minna Tarkka, Toimi Toivio, Kristiina Ilmanen