Järjestelyryhmän projektisuunnitelma
Tavoitteet
Tavoitteena on mahdollistaa tapahtuman sujuvuus järjestämällä toimivasti tapahtuman toteutumisen kannalta merkittäviä yleisiä asioita, kuten ensiapu- ja infopiste, tilakartta, järjestyksenvalvonta ja yleisten tilojen, kuten aulan ja ruokalan toiminta.
Toteutus ja toteutusympäristö
Tavoitteet toteutetaan perehdyttämällä info- ja ensiapupisteeseen ryhmän jäsenistä henkilökunta ja hankkimalla mahdolliset materiaalit. Inforyhmä ottaa vahtimestarilta selvää Vanhan Viertotien kiinteistön paloturvallisuusmääräyksistä ja pohjapiirrustuksen perusteella luodaan opastekartta tapahtumaan osallistujille. Järjestyksenvalvonta järjestetään yhteistyössä Vanhan Viertotien kiinteistönhuollon Sodexon henkilökunnan kanssa. Aulaan järjestetään tilat ja pöydät näytteilleasettajille tuomalla pöytiä tarvittava määrä. Ruokalaan järjestetään tarvittaessa lastenvaunuparkki.
Budjetti
Kuluja tulee vahtimestarin neljän (4) tunnin palkasta (23€/h).
Toteutusryhmä
Järjestelyryhmään kuuluvat Taina Syrmä, Riikka Nortia ja Vilhelmiina Seppänen. Tapahtumapäivänä ja sitä edeltävänä päivänä järjestelyihin osallistuvat kuitenkin kaikki projektissa mukana olevat henkilöt. Tapahtumapäivän tehtävät sovitaan ja jaetaan yhdessä koko ryhmän kanssa.
Toteutusryhmän tehtävät
Järjestelyryhmän tehtäviin kuuluu:
- turvallisuussuunnitelman tekeminen Metropolialle, palautetaan opo Ritva Liinamaalle sekä Metropolian turvallisuuspäällikkö Ari Hyvöselle
- pelastussuunnitelman tekeminen pelastusviranomaiselle, palautettava vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa Helsingin kaupungin pelastuslaitokselle
- yhteistyöstä Unicafen kanssa sopiminen
- yleisten tilojen suunnittelu ja järjestely (aula, ruokala, wc-tilat, käytävät) yhteistyössä muiden ryhmien kanssa
- tilavaraukset
- parkkipaikan käytön mahdollisuuden selvittäminen
- pohjapiirrustuksen hankkiminen ja muokkaaminen
- ensiapupisteen pystytys
Aikataulusuunnitelma
| Viikko | Tehtävät | Vastuuhenkilö |
|---|---|---|
| 9 | projektisuunnitelma ja budjetti tilavaraukset pe 11. ja la 12.4. (auditorio, liikuntasalit, muut luokat) | Taina, Vilhelmiina, Riikka |
| 10 | tapaaminen 6.3. opon kanssa (turvallisuusasiat)
| Riikka
|
| 11 | Pelastussuunnitelman tekoa Pohjapiirrustuksen tekoa | Riikka & Vilhelmiina Taina |
| 12 | turvallisuussuunnitelma ja pelastussuunnitelma valmiit ja palautettu Metropolialle sekä Helsingin pelastuslaitokselle | Riikka & Vilhelmiina |
| 13 | Unicafen kanssa myytävistä syötävistä sopiminen viimeistään infopisteen tehtävien suunnittelu | |
| 14 | tapahtuman työtehtävät ja työnjako | |
| 15 | tapahtumaviikon järjestelyt: tilajärjestelyt ym. | |
| 16 |
Päivän aikataulu:
| Pe 11.4.2014 | Tehtävä | Vastuuhenkilöt |
|---|---|---|
| Klo 15-> | Aulan järjestelyt (pöydät jne) Ruokalan järjestelyt, vaunuparkki tarvittaessa WC-tilojen järjestelyt Infopisteen pystyttäminen & perehdytys Ensiapupisteen pystyttäminen & perehdytys Henkilökunnan tilojen järjestäminen Yleisiin tiloihin liittyvät opasteet Palauteseinän järjestäminen | Riikka, Vilhelmiina, Taina + apujoukot |
| La 12.4.2014 | Tehtävä | Vastuuhenkilöt |
| Klo 7.30-9.00 | Näytteilleasettajien avustaminen Perjantaina järjestettyjen tilojen tarkastaminen Unicafen yhteistyö Info- ja ensiapupisteen tsekkaus | Taina, Vilhelmiina, Riikka + apujoukot |
| Klo 9.00-12.00 | Tapahtuman tehtävät (tehtävänjako myöh.) | |
| Klo 12.00-> | Purku | |
Toiminnan arviointi
Yleisten järjestelyjen tavoitteena on toteuttaa kaikki edellä mainitut tehtävät tavoiteajassa sekä tehdä tapahtumasta ja siihen liittyvistä mahdollisimman toimivia. Toimivuutta voidaan arvioida mm. kävijöiden, näytteilleasettajien sekä muiden ryhmäläisten palautteen perusteella. Tilakartan toimivuutta ja selkeyttä voidaan arvoida jo ennen tapahtumaa ja sitä voidaan tarvittaessa kehittää.