Syöttörajoitteet ja kelpoisuussäännöt

Johdanto

Tietokantaa luotaessa kunkin taulun kullekin kentälle määritetään arvoalue. Arvoalueen huolellinen rajoittaminen estää näppäily- ja muista virheistä johtuvaa väärien tietojen viemistä tietokantaan.

Kunkin kentän arvoja voidaan Access-ohjelmassa rajoittaa eri tavoin:

1. Määritetään kentän tyyppi. Tyyppi kuvaa sen, miten kentässä oleva tieto esitetään. Esitysmuotona voi olla esimerkiksi luku, päivämäärä tai merkkijono. Tyyppi on aina syytä määrittää.
2. Määritetään kenttään syöttörajoite. Syöttörajoite määrää, minkälainen on kenttään syötettävän tiedon (esimerkiksi merkkijonon) tarkka rakenne.
3. Määritetään kelpoisuusrajoite. Kelpoisuusrajoite säätelee esimerkiksi sitä, mikä on kentän arvojen sallittu vaihteluväli.

Lisäksi voidaan rajoittaa esimerkiksi kentän pituutta. Rajoituksia määritettäessä on huomattava, että viiteavaimella on pääsääntöisesti oltava sama arvoalue kuin pääavaimella, johon se viittaa.

Syöttörajoitteet

Syöttörajoite kirjoitetaan hahmona, joka sisältää erikoismerkkejä:

• 0: pakollinen numero nollasta yhdeksään
• 9: valinnainen numero nollasta yhdeksään tai välilyönti
• #: valinnainen numero nollasta yhdeksään tai etumerkki tai välilyönti
• L: pakollinen kirjain
• ?: valinnainen kirjain
• A: pakollinen kirjain tai numero
• a: valinnainen kirjain tai numero
• &: mikä tahansa merkki
• >: isot kirjaimet alkavat
• <: pienet kirjaimet alkavat

Syöttörajoite annetaan kirjoittamalla se Kentän ominaisuudet -alueen Syöttörajoite-kohtaan tai painamalla kyseisen kohdan oikeassa reunassa olevaa painiketta. Jälkimmäisessä tapauksessa käynnistyy ohjattu syöttörajoituksen luominen (mahdollinen päivämäärä- ja tekstikentille). Uusi rajoite voidaan tällöin luoda Muokkaa luetteloa -painikkeen avulla: 

Esimerkkejä

• Syöttörajoite >LL?-099  sallii auton rekisterinumeron, joka sisältää 2-3 isoa kirjainta, viivan ja 1-3 numeroa.
• Syöttörajoite 000000-000>&  sallii suomalaisen henkilötunnuksen. Tarkistusmerkkiä ei tarkisteta.
• Syöttörajoite 0000 sallii nelinumeroisen vuosiluvun.

Kelpoisuustarkistukset

Kelpoisuustarkistusten avulla voidaan asettaa kentän arvolle rajoituksia. Esimerkiksi seuraavat rajoitukset ovat laillisia:

• >=1970 And <=2020: Luku on välillä 1970-2020
• Between "Alfa" And "Omega": Merkkijono sijaitsee aakkosjärjestyksessä merkkijonojen Alfa ja Omega välissä.
• In(Audi;BMW;Lada): Arvona on joko Audi, BMW tai Lada

Kelpoisuustarkistuksen voi säätää myös taulutasolla. Taulukon rakennenäkymässä valitaan tällöin Näytä/Ominaisuudet ja täytetään Kelpoisuussääntö-kenttä:

• [Tulopäivä]<=[Lähtöpäivä]
• [Syntymävuosi]<=[Äänestysvuosi]-18