Teksti on kesken (4.2. klo 16)
Johdanto
Kustannustunnisteet ovat muuttuneet 1.1.2014 alkaen. Aiempina vuosina ei ole ollut käytössä "uusia" kustannustunnisteita tehtäviä tallennettaessa. 2014 tehtävillä on vuosien 2008-2013 kustannustunnisteita.
On tehty päätös että 2014 tehtävien kustannustunnisteet päivitetään 2014 kustannustunnisteiksi : jos päivitys tehdään niin korjauksen tekeminen osittain tai puutteellisesti ei ole käsitykseni mukaan järkevää (OT).
Jäljempänä on ohje, miten kustannustunnisteet päivitetään kaikille valitun ajanjakson tehtäville.
Kustannustunnisteilla tarkoitetaan jäljempänä
- Kustannuspaikkaa
- Toimintoa
- Projektinumeroa
Lähtötilanne
Miten tilanne on syntynyt?
- tehtävät tallennetaan henkilöille seuraavalle kalenterivuodelle edellisen kalenterivuoden syyslukukaudella,
- kaikki kustannustunnisteet muuttuvat kalenterivuoden alussa,
- uusia kustannustunnisteita ei ole olemassa kun tulevan kalenterivuoden tehtäviä tallennetaan.
"Vanhat" kustannustunnisteet on merkitty päättyneiksi:
Kuva 1 Kustannuspaikka on vanhennettu merkitsemällä se päättyneeksi 31.12.2014
Päättyneiksi merkittyjä kustannustunnisteita ei voi käyttää päättymispäivämäärän jälkeen tehtävillä, mutta päättyneiksi merkityt kustannustunnisteet ovat edelleen näkyvissä käyttöliittymässä.
"Päättyneiksi merkityt kustannustunnisteet ovat edelleen näkyvissä käyttöliittymässä." tarkoittaa käyttöliittymässä - että kun mennään esim. henkilön työsuunnitelman kustannuspaikat-välilehdelle:
Kuva 2 Päättyneiksi merkittyjä kustannuspaikkoja henkilön työsuunnitelmassa (vuosimerkintä 2008-2013)
Vanhentuneiksi merkityt kustannuspaikat ovat työsuunnitelmassa näkyvissä vanhentumispäivämäärän jälkeenkin.
"...Päättyneiksi merkittyjä kustannustunnisteita ei voi käyttää päättymispäivämäärän jälkeen tehtävillä... " tarkoittaa käyttöliittymässä:
Kuva 3 Tehtävällä "vanhentunut" kustannuspaikka
Tehtävällä (ensimmäinen rivi - vasen reuna) näkyy "vanhentunut" kustannuspaikka ("KP 4090 (2008-2013)...". Toiminnolla "Lisää kustannuspaikka" oikeassa reunassa ei näe eikä voi lisätä vanhentuneiksi merkittyjä kustannuspaikka tehtäväriville.
Alkupäivämäärä ja päättymispäivämäärä, kustannustunniste ja tehtävä
Päivityksessä on kaksi vaihetta: virheellisten tehtävärivien korjaus ja kustannustunnisteiden päivitys.
Ennen kustannustunnisteiden päivitystä on tiedettävä (1) koska kustannustunnisteet astuvat voimaan ja päättyvät. Sekä on (2) tunnettava/löydettävä ne tehtävät joiden alkupäivämäärä on pienempi kuin uusien kustannustunnisteiden alkupäivämäärä ja päättymispäivämäärä on suurempi kuin uusien kustannustunnisteiden alkupäivämäärä.
Tehtävät jotka alkaneet ennen ja päättyvät kustannustunnisteiden päivityksen jälkeen - virheellisten tehtävärivien korjaus
Kustannustunnisteiden päivitys aiheuttaa sen että "oikein" tallennetusta tehtävärivistä tulee "virheellinen" jos tehtävän kesto osuu kustannustunnisteiden päättymispäivämäärän ja alkupäivämäärän väliin.
Esimerkiksi kuvassa 3 on tehtävä jonka alkupäivämäärä on 1.8.2013 ja päättymispäivämäärä on 31.12.2014 ja tehtävän kustannuspaikka on 4090. Kustannuspaikan vanhennus 31.12.2013 osuus tehtävän alku- ja päättymispäivämäärän väliin. Tästä seuraa että yhdestä tehtävästä tulee kaksi tehtävä: tehtävä joka alkaa 1.8.2013 ja päättyy 31.12.2013 kustannuspaikalla 4090 ja tehtävä joka alkaa 1.1.2014 ja päättyy 31.12.2014 kustannuspaikalla 3140.
Virheelliset tehtävärivit ovat siis tehtäviä jotka ovat alkaneet kalenterivuonna 2013 ja jatkuvat kalenterivuonna 2014. Virheelliset tehtävärivit on korjattava siten että tehtävärivi jaetaan kahdeksi riviksi ja siirretään ensimmäiseltä tehtäväriviltä syksyn tunteja kevään tunneiksi. Tehtäväriville kohdennetut resurssit (tässä tapauksessa tunnit) eivät saa muuttua korjauksessa.
- Korjaus pitää tehdä niin että siirtää tehtäväriviltä kevään tuntien osuuden uudelle tehtäväriville joka alkaa 1.1. ja päättyy 31.12.2014,
- Korjausta ei saa tehdä niin että siirtää (alkuperäisen) tehtävän alkamispäivämäärää kalenterivuodelle 2014 - koska tällöin ”poistaa” 2013 tehtäviä ja siirtää tehtäviä kalenterivuodelle 2014,
- Korjausta ei saa tehdä niin että muuttaa (alkuperäisen) tehtävän kustannuspaikkaa - koska tällöin siirtää 2013 kustannuksia vuodelle 2014,
- Korjausta ei saa tehdä niin että siirtää syksyn tunteja keväälle - koska tällöin siirtää 2013 kustannuksia vuodelle 2014.
Kustannustunnisteiden päivitys
(1) Vanhojen tunnisteiden päättymispäivämäärä on 31.12.2013 ja uusien tunnisteiden alkupäivämäärä on 1.1.2014. Tästä seuraa että kaikilla tehtävillä joiden päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013 ja alkupäivämäärä pienempi tai yhtä suuri kuin 31.12.2013, on virheellinen kustannustunniste - jos tehtävä on tallennettu henkilölle ennen kustannustunnisteiden päivitystä Pepissä (31.1.2014).
Tehtävärivien korjaus
Sinulle toimitetaan Excel-listaus, jossa ovat kaikki ne tehtävärivit jotka ovat alkaneet kalenterivuonna 2013 ja jatkuvat kalenterivuonna 2014. Jokainen näistä tehtäväriveistä on jaettava kahdeksi riviksi.
Excel listalla on rivi - "toteutuksen tunnus, ..., tehtävän alkupäivämäärä, tehtävän päättymispäivämäärä ja syksylle kohdennettava tunnit ja keväälle kohdennettava tunnit,..."
Kuva 3.1 Excel-listaus korjattavista toteutuksista
Listalla ovat toteutuksen tehtävät.
- Sama toteutus voi olla monta kertaa peräkkäisellä rivillä, jos toteutuksella on useita kahdelle kalenterivuodelle kohdennettuja tehtäviä,
- Jos listauksesta näyttää puuttuvan joku tutkinto-ohjelma/koulutusohjelma niin tällöin tutkinto-ohjelmassa/koulutusohjelmassa ei ole tehtäviä jotka jakautuvat usealla kalenterivuodelle,
- Listaus on tehty haulla "omat henkilöt" ("hae yksikön X henkilön tehtävät, jossa tehtävä on kahdella lukuvuodella") koska oman yksikkösi henkilö voi tehdä töitä useaan yksikköön niin listauksessa olevat tehtävien joukossa voi olla tehtäviä jotka eivät ole sinun yksikkösi tehtäviä. Osaamisaluepäällikkö omistaa henkilön työajan - osaamisyksikössä korjataan oman yksikön henkilöiden tehtävät - vaikka tehtävät eivät olisi osaamisyksikön tehtäviä.
Toteutuksen tehtävärivillä tehtävän alkupäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2013 ja tehtävän päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013:
Kuva 4 Toteutuksen tehtävän alkupäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2013 ja tehtävän päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013
Tehtävä on jaettava kahdeksi riviksi
Kuva 5 Jaa tehtävä kahdeksi riviksi ja...
... ja siirrä alkuperäiseltä tehtäväriviltä keväälle kohdennettava tunnit kevään tunteihin (ja poista kevään tunnit syksyn tunneista).
Tässä esimerkissä
kevään 2014 tunnit 1.0 * 32 tuntia / 365 (kesto) * 212 (kevään kesto) = 18.6 tuntia
syksyn 2013 tunnit 1.0 * 32 tuntia / 365 (kesto) * 151 (syksyn kesto) = 13.2 tuntia
Kuva 6 Siirrä alkuperäiseltä tehtäväriviltä keväälle kohdennettava tunnit kevään riville
Saat listauksen korjattavaista tehtävistä. Listauksessa tuntien laskenta on tehty valmiiksi, tehtäväsi on tallentaa tehtävärivit. Vasta kun tehtävärivit on korjattu voi päivittää kustannuspaikkoja.
Kustannustunnisteiden päivitys
Tavoitetila : Kalenterivuoden 2014 tehtävillä (toteutusten työt ja muut työt) ei saa vuosien 2008-2013 kustannuspaikkoja. Katso esimerkiksi yllä kuvaa 2. Henkilön työsunnitelmassa kalenterivuonna 2014 on 2008-2013 kustannuspaikat. Muutetaan 2014 tehtävien kustannuspaikat 1.1.2014 alkaviksi kustannuspaikoiksi.
Henkilöiden tehtävät ovat toteutuksen tehtäviä ja/tai muita tehtäviä. Toteutuksen tehtävät ovat toteutuksilla (vrt. edellä kuvia 4-6). Henkilöllä on yleensä myös muita - ei toteutuksiin - liittyviä tehtäviä.
Toteutuksen tehtävien kustannuspaikat ovat periytyneet toteutuksen ryhmältä ja toteutukselta toteutuksen tehtäville. Katso lisätietoja toteutuksen tehtävien kustannuspaikkoista täältä >>
Muiden töiden kustannuspaikat ovat tallennettu vuosisuunnittelun yksikkö-näkymässä ja tehtäville on tallennettu kustannuspaikka tehtävän tallennuksen yhteydessä. Toteutuksen tehtävät liittyvät siis toteutuksen ryhmiin [koulutusohjelmiin] ja muiden töiden tehtävät liittyvät [organsaaatio]yksiköihin (omaan tai johonkin muuhun yksikköön).
Tehtävät ja yksiköt - muut työt
Muiden töiden tehtävät liittyvät vanhaan organisaatioon - liitä tehtäväpaketit uuteen organisaatioyksikköön
Organisaatiomuutos on muuttanut henkilöiden asemaa Pepin yksiköissä. Muutos ei ole muuttanut tehtävien asemaa. Kun tehtävät liittyvät organisaatioyksiköihin, niin syksyllä 2013 tallentuneet tehtävät liittyvät syksyn 2013 organisaatioyksiköihin - tehtävät ovat edelleen "vanhoissa" yksiköissä. On viisasta liittää vanhan organisaatioyksikön muut työt uuteen organisaatioyksikköön (jotta aiemmin tallentuneet tehtävät näkyvät uudessa yksikössä).
Kuva 7
Kuvassa 7 olen avannut yksikössä "Apuvälinetekniikka" tehtäväpaketin "Ammattikorkeakoulun...". Tehtäväpaketti liittyy Apuvälinetekniikan yksikköön ja yksikkö on organisaation 2008-2013 organisaatiopuussa. Lisään kohtaan "Vastuuyksiköt" uuden organisaatioyksikön joka sisältää vanhan "Apuvälinetekniikka" yksikön: vanha yksikkö liittyy uuteen tulosalueeseen 1 ja sen tutkinto-ohjelmakokonaisuuteen "Hyvinvointi":
Kuva 8 Lisää uuden organisaatiorakenteen mukainen yksikkö tehtäväpakettiin
Päivityksen jälkeen sekä "vanha" apuvälinetekniikan yksikkö että uusi "Hyvinvointi, tutkinto-ohjelmakokonaisuus" näkevät tehtäväpaketin vuosisuunnittelun muissa töissä.
Kuva 9 Vanha tehtäväpaketti uudessa organisaatiorakenteessa
Tämä korjaus oli siis "hyvä" tehdä, ei välttämätön, koska se helpottaa myöhemmin kalenterivuonna 2014 mahdollisesti tehtäviä päivityksiä tehtäväriveillä.
Kustannuspaikkojen päivitys - toteutuksen tehtävät
Päivitetään tehtävien kustannuspaikat, poistetaan vanhentuneet ja lisätään uudet
Ohjeessa oletetaan että edeltävät toimenpiteet on jo tehty. Ennen kustannuspaikkojen päivitys on tiedettävä miten "vanha" kustannuspaikka on muutetaan "uudeksi". Tee ennen muutosten tekemistä itsellesi mappaustaulukko: vanha kustannuspaikka -> uusi kustannuspaikka.
Mene toteutusten hakuun (Vuosisuunnittelu > Toteutukset) ja anna hakuehtona aikaväli ja yksikkö
Kuva 10 Toteutusten haku
Kuvassa toteutus on voimassa 1.1.2014 - 1.1.2015, yksikkö "Auto- ja kuljetusteknikka", toteutus luonnos, ehdotus tai julkaistu.
Kuva 11 Hakutulos
Haun tulos listautuu hakulomakkeen alle. Valitse kaikki toteutukset sarakeriviotsikon "Tunnus" vasemmalta puolelta.
Kuva 12 Valitse toteutukset - muokkaus-lomake avautuu toteutuslistan yläpuolella
Valinnan tuloksena hakutuloslistauksen yläpuolelta avautuu valintalomake "...muokkaa toteutuksia" ja "Muokkaa toteutuksen tehtäviä"
Valitse "...muokkaa toteutuksia". Avautuu uusi ikkuna:
Kuva 13 Muokkaa toteutuksia-ikkuna
Haluat muuttaa ensin vain ne rivit joissa yksi kustannuspaikka korvataan yhdellä uudellä kustannuspaikalla. Tarkista rivit - löydätkö rivejä joissa tehtävällä on useampia kustannuspaikkoja?
Kuva 13 Toteutuksella on useita kustannuspaikkoja
Kuvassa 13 yksikössä on toteutuksia, joissa useita kustannuspaikkoja. Ota valintaruutu pois päältä vasemmasta reunasta näiltä riveiltä!
Kuva 14 Totetukset, joilla useita kustannuspaikkoja - poista valinta ruutu vasemmasta reunasta.
Ikkunan yläreunassa on nappi "Tee massamuutos"
Paina nappia. Massamuokkaus-ikkuna avautuu:
Kuva 15 Toteutuksien massamuokkaus
Haluan korvata (en lisätä) vanhan kustannuspaikan uudella kustannuspaikalla 4240. Valitsin edellä ne rivit joilla oli yksi kustannuspaikka, prosenttiosuus on 100%. Paina nappia "Tee muutokset". Selain kysyy että muutetaanko - vastaa "Ok" ja hetken kuluttua edellinen ikkuna avautuu uudelleen.
Kustannuspaikat ovat päivittyneet uudeksi valituilla riveillä.
Kuva 16 Päivittyneet kustannuspaikat
Rivit joilla on useita kustannuspaikkoja
Seuraavassa esimerkissä oletetaan että rivit joissa on useita kustannuspaikkoja, ei voi korjata massamuokkauksella. Jäljempänä näytetään yksittäisten rivien kustannuspaikkojen korjaus. Tarkista omassa tapauksessasi voiko muutoksen tehdä useille riveille saman aikaisesti ja tee korjaus yllä kuvatun mukaisesti - massamuokkausessa lisää yhden kustannuspaikan sijasta tarvittava määrä ja määrittele prosenttiosuus kustannuspaikoille.
Aloita poistamalla edellisessä esimerkissä tehty rivien valinta - sarakeotsikossa vasemassa reunassa valintaruutu pois päältä. Nyt on etsittävä rivit joita korjaus on tekemättä:
Esimerkiksi tässä
Kuva 17
... ja tässä mielenkiintoinen tapaus - kohdentuminen kustannuspaikoille ei ole tasainen. Prosenttijakoa ei saa kadottaa päivityksessä.
Kuva 18
.. ja toinen virheellinen rivi - sama kustannuspaikka on useita kertoja yhdellä rivillä. "Ylimääräiset" kustannuspaikat voi tässä tapauksessa vain poistaa.
Kuva 19
Ensimmäinen tapaus - kuva 17 - on helppo - korvataan kaksi vanhaa kustannuspaikkaa kahdella uudella ja osuus on 50%. Teen korjauksen massamuokkauksella - valitsen rivit ja muokkaan:
Kuva 20
Vaihtoehto 2 (korjauksessa käytä vaihtoehtoa 1 - vaihtoehtoa 2 tarkistamisessa)
Mene vuosisuunnittelun yksikkö-näkymään
Kuva 10 Vuosisuunnittelun yksikkö-näkymä - yksikkö "Auto- ja kuljetusteknikka"
Tarkista että olet oikeassa yksikkössä ja valittu aikaväli on kevät 2014 ja syksy 2014
Oikeassa yläkulmassa on joukko valintanappeja, yksi niistä on "Tehtävät"
Kuva 11 Toteutuksen tehtävät-ikkuna
Näkymässä voi muokata, lisätä ja poistaa tehtäviä: muokata tehtävien henkilöitä, tehtävän alku- ja päättymispäivämääriä, tehtävien tunteija ja tehtävän kustannuspaikkaa. Oikeassa reunassa (ei näy kuvassa) olevasta rastista tehtävän voi poistaa.