Versiohistoria

1 Johdanto

Toisu III-projekti on osa Metropolia ammattikorkeakoulun koulutussuunnittelun sekä oppimis- ja opetusprosessien tietojärjestelmäpalvelut - hankekokonaisuutta. Projekti aloitettiin tarpeesta kehittää em. olemassa olevat järjestelmät Metropolia ammattikorkeakoulun tarpeita vastaavaksi.

Projektin tehtävänä on määritellä, suunnitella ja toteuttaa uusi koulutuksen suunnittelutyökalujen muodostama palvelukokonaisuus, joka korvaa käytössä olevan Toisu / vuosisuunnittelujärjestelmän sekä siihen liitoksissa olevat Totsu ja OPS editori järjestelmät.

Projektisuunnitelmassa määritellään mm. projektin aikataulu, projektiorganisaatio, projektimenetelmät sekä projektin kustannukset.

1.1 Termit

Opetussuunnittelu

Opetussuunnittelulla tarkoitetaan koulutusohjelmien tutkintojen osaamisen määrittelyä ja vuosittaista saapumisryhmien opintojen suunnittelua. Opetussuunnittelun tuloksena syntyvät saapumisryhmien opetussuunnitelmat.

Opetussuunnittelun tietojärjestelmäpalvelut

Ammattikorkeakoulussa on käytössä opetussuunnittelun tukena OPS-editori tietojärjestelmä, jolla tallennetaan koulutusohjelmien opetussuunnitelmat: ryhmien opetussuunnitelmien perustiedot, opetussuunnitelmien opinnot, ajoitussuunnitelmat ja opetussuunnitelmaan liittyvät muut kuin opintokokonaisuuksina tallennetut opintojen jäsennykset sekä suunnitellaan opetussuunnitelmiin liittyvät ja liittymättömät valinnaiset opinnot.

Vuosisuunnittelu

Vuosisuunnittelu on opetusryhmien vuosittaisen koulutuksen suunnittelua. Vuosisuunnittelun tuloksena syntyvät ryhmien lukuvuoden toteutukset, opiskelijoiden opintojen periodikohtainen ajankäytön alustava suunnitelma ja opettajien työaikasuunnitelmien luonnokset.

Vuosisuunnittelun tietojärjestelmäpalvelut

Koulutuksen vuosisuunnittelun tukena käytetään toiminnan suunnittelujärjestelmä TOISUa, joka on tuotettu yhteistyössä Tampereeen ammattikorkeakoulun kanssa. TOISUn on toimittanut Reaktor innovations oy. TOISU toiminnallinen määrittely on vuodelta 2004 ja käyttöönotto on ollut vuonna 2005.

Lukujärjestyssuunnittelu

Lukujärjestyssuunnittelu on opetusryhmien, opettajien, opiskelijoiden ja tilojen käytön suunnittelua. Lukujärjestyssuunnittelun tuloksena syntyvät opetusryhmien, tilojen ja opettajien lukujärjestykset.

Julkaisupalvelut

Julkaisupalveluilla tarkoitetaan palvelua, jonka avulla em. järjestelmiin tallennetut tiedot saadaan julkaistua erilaisissa julkaisualustoissa kuten organisaation sisäisessä portaalissa, ulkoisilla sivuilla sekä henkilökunnan ja opiskelijoiden erilaisissa palveluissa.

1.2 Tausta ja lähtökohdat

Nykyisin tuotannossa oleva Toisu/vuosisuunnittelu järjestelmä on määritelty ja otettu käyttöön edellisten organisaatioiden tarpeiden mukaisesti. Järjestelmä ei palvele käyttäjiä nykyisen organisaation vaatimusten mukaisesti. Nykyinen järjestelmä ei tue riittävän hyvin eri tiedonsiirtoja järjestelmien välillä (STTS, OPS-editori, WinhaPro jne.). Lisäksi samojen tietoyksiköiden kopioiminen eri tietolähteisiin lisää ylläpidon määrää ja lisää riskiä tiedon eheyden katoamiselle eri tietolähteiden välillä. Tämän lisäksi eri tietolähteissä olevien tietojen raportoiminen ja koostaminen on haastavaa tai mahdotonta, koska eri tietolähteet rakentuvat eri tietomallien mukaisesti.

Nykyisen järjestelmän tarjoamat palvelut ovat hajaantuneet eri osiin vaikeasti hallittavaksi kokonaisuudeksi. Muutosten teko toimintoihin aiheuttaa säännöllisesti uusia virheitä sovelluksen toimintaan. Tämän lisäksi uusien järjestelmien tuomat vaatimukset eri tietojen integrointitarpeesta luo vaatimuksia koulutuksen suunnittelun järjestelmille, johon ne eivät tällä hetkellä pysty nykyisessä arkkitehtuurissaan vastaamaan.

Edellämainittujen puutteiden vuoksi kesällä 2009 teetettiin selvitys nykyisen Toisu järjestelmän nykytilasta ja jatkokehitysmahdollisuuksista. Tämän selvityksen sekä syksyllä 2009 tehdyn nykytilaselvityksen lopputuloksena päädyttiin lopputulokseen, jossa nähtiin parhaana ratkaisuna rakentaa nykyiset palvelut erilaisella arkkitehtuurilla ja uusilla tekniikoilla siten, että ne tuottaisivat organisaation vaatimusten mukaiset palvelut paremmin sekä mahdollistaisivat tietojen vaihdon eri palvelujen välillä palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaisesti.

1.3 Tavoitteet ja lopputulokset

Projektin tavoitteena on kartoittaa nykyisen organisaation tieto- ja palvelutarpeet sekä muodostaa niistä vaatimusten mukaisia palvelukokonaisuuksia. Projektin tavoitteena on rakentaa uusi järjestelmäkokonaisuus palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaisesti, jossa eri palvelut on integroitu keskenään siten, että niiden tuottamat tiedot ovat kaikkien tietoja tarvitsevien palveluiden käytettävissä.

Projektin 1. vaiheen tulokset:

• Projektisuunnitelma
• POC vaiheen raportti
• Toiminnallinen määrittely (vaatimusmäärittely) eri moduleista sisältäen käyttötapaukset

Projektin 2. vaiheen tulokset:

• Oppijan tietopalvelut
• Opetuksen järjestäjän palvelut
• Opettajan palvelut
• Seuranta ja raportointi palvelut

Projektin 3. vaiheen tulokset

• Pilotointiryhmien loppuraportti
• Koulutussuunnitelma
• Loppuraportti

Projektin lopputuloksena syntyy myös tietolähde mm. opetussuunnitelmien ja toteutusten osalta seuraaville palveluille:

• Opintojarjotin / Opinto-opas
• Henkilökohtainen opetussuunnitelma
• Tutkinto ja kurssiarviointi
• Raportointipalvelut
• Sähköinen asiakirjahallinta

1.4 Rajaukset

Projektissa keskitytään erityisesti koulutuksen suunnittelun palveluihin ja niiden toteututtamiseen. Projektin ulkopuolelle rajataan käytössä olevista järjestelmistä mm. STTS, HR ja talous- ja henkilöstöpalveluiden järjestelmät niiltä osin, että niihin tehtäisiin räätälöintityötä. Projektin aikana selvitetään kuitenkin, miten muissa järjestelmissä olevaa tietoa pystyttäisiin hyödyntämään ja lukemaan koulutuksen suunnittelun palveluissa.

1.5 Riskit

1.6 Ympäristö

Alla on esitelty projektin aikana käytettävät välineet.

2 Projektin organisaatio

Projektin organisaatio koostuu ohjausryhmästä, projektiryhmästä, erillisistä asiantuntijatyöryhmistä ja toimittajan projektiorganisaatiosta. Projektin organisaatio muodostuu seuraavasti (kuva).

Projektiryhmä koostuu koulutusalojen edustajista ja tukipalvelujen edustajista. Tämän lisäksi projektiryhmään kuuluu edustaja(t) toimittajan organisaatiosta. Projektiryhmässa on yksi henkilö jokaisesta asiantuntijaryhmästä.

Asiantuntijaryhmien puheenjohtajana toimii projektiryhmän jäsen, jonka tehtävänä on raportoida työryhmien esittämät toiveet ja vaatimukset tieto- ja palvelutarpeista projektiryhmälle.

Projektin aikana voidaan käyttää projektiorganisaation ulkopuolisia asiantuntijoita, jonka lisäksi projektin myöhemmässä vaiheessa määritellään projektin testaus/pilotointiryhmien edustajat. Tämän lisäksi projektin myöhemmässä vaiheessa määritellään koulutussuunnitelmassa järjestelmän kouluttajiksi valitut henkilöt.

2.1 Organisaatio ja vastuut

2.1.1 Ohjausryhmä

Ohjausryhmä hyväksyy hankkeen projektisuunnitelman, talousarvion ja toimintaan liittyvät raportit.

Ohjausryhmän tehtävänä on seurata ja valvoa projektin tavoitteiden toteutumista ja projektin etenemistä sekä tukea projektipäällikköä ongelman ratkaisuissa ja antaa suosituksia toimintatapoihin. Ohjausryhmä valvoo, että projekti toteutuu projektisuunnitelman mukaisesti sekä puuttuu mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistamiseen. Ohjausryhmän tehtävänä on lisäksi tiedottaa projektin etenemisestä omistajaorganisaatiolle sekä seurata kustannusarvion toteutumista.

Ohjausryhmän jäsenet

Lea Ryynänen-Karjalainen (pj)

Jukka Nivala

Tuomas Orama

Rami Heinisuo

Jaakko Rannila (siht)

....

2.1.3 Projektipäällikkö

Projektipäällikön tehtävänä on projektin läpivieminen projektisuunnitelman mukaisesti sekä projektiryhmän ja ohjausryhmän kokousten valmistelu ja kokoonkutsuminen. Tämän lisäksi projektipäällikön vastaa projektin etenemistä ja laatii projektin tilanneraportit ohjausryhmien kokouksiin.

Projektipäällikkö

Projektipäällikkönä projektissa toimii Jaakko Rannila Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektipäällikön tukena toimii xxxx xxxx, Eduix Oy.

Yhteystiedot

2.1.2 Projektiryhmä

Projektiryhmän tehtävänä on suorittaa projektisuunnitelmaan merkittyjen tehtävien ja vaiheiden toimeksiannot.

Projektiryhmän jäsenet

Jaakko Rannila

Osmo Troberg

Mika Lavikainen

Mika Rintala

Tero Hakkarainen

...

2.1.3 Asiantuntijatyöryhmät

Asiantuntijatyöryhmien tehtävänä on tukea projektiryhmää organisaation tieto ja palvelutarpeiden määrittelyssä sekä tukea projektin tavoitteenmukaista onnistumista omalla asiantuntemuksellaan. Asiantuntijaryhmien tehtävinä on toimia myös järjestelmäkokonaisuuden pilotoijina projektin aikana.

Asiantuntijatyöryhmän jäsenet

1. Raportointi ja julkasupalvelut

Tapio Ekholm

Johanna Uusitalo

2. Lukujärjestyssuunnittelu

Mika Lavikainen

3. Opetussuunnittelu

Susanna Varonen

Marjaana Hanki

Osmo Troberg

4. Vuosisuunnittelu

Osmo Troberg

Tuomo Saloheimo

5. Talous- ja henkilöstöpalvelut

Tero Hakkarainen

Sirpa Ryhänen

Lea Myyry

2.2 Kokouskäytäntö

Ohjausryhmä

Ohjausryhmä kokoontuu vähintään jokaisen vaiheen jälkeen ja eri vaiheiden välissä, jolloin projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä.

Projektiryhmä

Projektiryhmä kokoontuu tarvittaessa, mutta vähintään kerran kahdessa viikossa. Projektiryhmän kokoonkutsujana toimii projektipäällikkö.

Asiantuntijatyöryhmät

Asiantuntijatyöryhmät kokoontuu tarvittaessa, mutta vähintään kerran kuukaudessa. Asiantuntijatyöryhmien kokoonkutsujana toimii työryhmien puheenjohtajat.

2.3 Tiedotuskäytäntö

Projektin etenemisestä ja vaiheista tiedotetaan projektissa mukana oleville projektisivustolla (Metropolia Wiki). Projektin ulkopuolisille projektista tiedotetaan projektin työtilassa, johon kenen tahansa Metropolian henkilökuntaan kuuluva voi liittyä.

3 Projektin vaiheet ja aikataulu

Projekti jaetaan kolmeen kokonaisuuteen eli vaiheeseen. Ensimmäisen vaiheen aikana tehdään mm. projektisuunnitelma, määritellään projektiorganisaatio ja projektin tavoitteet sekä tehdään alustava tarvemäärittely ja vaatimusmäärittely. Projektin toisessa vaiheessa aloitetaan toteutusvaihe, joka sisältää itsessään myös määrittelyn ja testauksen. Projektin kolmas vaihe sisältää mm. järjestelmän käyttöönoton, pilotoinnin, koulutuksen ja testauksen. 

3.1 Vaiheet

Projektin alkuvaiheessa tehdään Proof of Consept (POC) tuotteistus, jossa yksi palvelu (Toteutussuunnittelu) tullaan rakentamaan uuden palvelupohjaisen arkkitehtuurin mukaisesti. Tässä vaiheessa tarkastellaan eri teknologia vaihtoehtoja sekä testataan palvelupohjaisen arkkitehtuurin toimivuutta ja mm. vasteaikoja käyttäjän näkökulmasta.

Projekti jaetaan eri vaiheisiin, joiden jälkeen projektin jokainen vaihe tulee hyväksyä ennen etenemistä seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 1

1.  POC
2. Teknologiavalinta
3.  Palvelukartoitus (Palveluiden tarkempi määrittely/yksilöinti)
4. Skeemojen määrittely
5.  TOISU III omistamien tietojen määrittely
6. TOISU III tietokannan määrittely

Vaihe 2

1. Palveluiden toteutus
   1.  Olemassa olevien palveluiden uudelleen määrittely, totetus, testaus ja pilotointi
      1. Oppijan tietopalvelut
         1. Opetussuunnitelmat
         2. Opetussuunnitelma ym. kuvaukset
         3. Opintokokonaisuudet
         4. Opintojaksot
         5. Tarjontakorit
      2. Toteutukset
         1. Totetussuunnittelu
      3. Resurssit & varaukset
         1. Opettajat
         2. Tilat
         3. Opiskelijat
         4. Opiskelijaryhmät
         5. Työaikasuunnittelu (sisältäen budjetti ja kustannuspaikkajaotteun)
   2. Uusien palveluiden määrittely, toteutus, testaus ja pilotointi
      1. Oppijan tietopalvelut & Opetuksen järjestäminen
         1. Toteutukset
         2. Opintojakson osat
         3. Toteutuksen osat
         4. Projektityöt
         5. Lukujärjestyssuunnittelu
            1. Resurssien kuormitus päivätasolle vietynä
            2. Opettajan työviikot & kalenteri
            3. Opettajan tuntisuunnitelma
            4. Vapaajaksojen määrittely
            5. Toteutuksen peruminen & viestipalvelut
         6. Seuranta ja raportointi
            1. Kustannuspaikkakohtainen kustannusseuranta
            2. Raporttinäkymät toteutumatiedoista (taloushallinnon järjestelmistä)
            3. STTS suunnittelun aikaiset tiedot näkyville suunnittelun tueksi
            4. Opiskelijatasolle ulottuva seuranta mm. suorituksista valitulla opintojaksolla (mahdollistaa esim. ryhmän koon arvioinnin)
            5. Työaikasuunnitelmien muutosten seuranta, versiohistoria
            6. Ilmoittautuneiden & hyväksyttyjen määrä toteutuskohtaisesti

Vaihe 3

1. Testaus
2. Pilotointi
3. Käyttöönotto ja koulutus
4. Loppuraportti ja projektin päättäminen

3.2 Aikataulu

Projektin aikataulu on esitetty erillisessä liitteessä 1.

4 Henkilöresurssit projektissa

Projektin aikana käytetään Metropolia ammattikorkeakoulun ja toimittajan henkilö resursseja. Projekti pitää oikeuden käyttää tarvittaessa myös ulkopuolisia resrusseja tarvittaessa. Projektin kustannukset on eritelty luvussa 6.

Metropolian henkilöresurssitarve projektille (htp)

Toimittajan henkilöresurssitarve projektille (htp)

5 Projektissa noudatettavat menetelmät

Projekti jaetaan kolmeen eri kokonaisuuteen. Ensimmäinen kokonaisuus koostuu Proof Of Consept:stä, jonka avulla pyritään varmistamaan, että valittu teknologia on oikea. Tämän lisäksi kokonaisuudessa tehdään tavoitteiden ja rajauksia täsmmennys sekä kootaan projektiorganisaatio. Kokonaisuuden lopputuloksena laaditaan alustava toiminnallinen määrittely kaikista niistä tarpeista, vaatimuksista ja toiveista, joita sekä käyttäjillä ja organisaatiolla on suhteessa asetettuihin projektin tavoitteisiin. Vaiheen lopputuloksia tarkennetaan tarvittaessa seuraavassa vaiheessa. Tämä vaihe toteutetaan perinteisellä vesiputousmallilla.

Projektin toinen kokonaisuus koostuu eri modulien määrittelystä ja toteutuksesta. Projektin toisessa kokonaisuudessa käytetään projektimallina iteroivaa ohjelmistokehityksen menetelmää. Menetelmässä projekti ja järjestelmät jaetaan jaksoihin (moduleihin), joista jokainen sisältää määrittelyn, suunnittelun, toteutuksen, testauksen ja pilotointivaiheen. Mallissa kehitetään järjestelmäkokonaisuutta vaiheittain, jossa osa moduleista saadaan pilotoinnin käyttöön jo projektin aikana. Mallissa eri vaiheet käyvät iteraatioita, kunnes asiakas hyväksyy tuotteen. Malilla pyritään saamaan aikaan käyttökokemuksia pilotoinnin avulla koko projektin ajan, jolloin voidaan varmistaa se, että valmistuva tuote vastaisi mahdollisimman tarkasti käyttäjien ja organisaation vaatimuksia.

Projektin kolmas kokonaisuus muodostuu kaikkien moduulien lopputestauksesta, käyttöönotosta ja koulutuksesta. Kokonaisuuteen kuuluu myös laajempi pilotointi, johon pyritään löytämään koulutusohjelmia kaikista klustereista.

Jokaisen vaiheen jälkeen tullaan laatimaan vaihekohtainen raportti, jossa kuvaillaan projektin sen hetkisiä tuloksia ja pystytään siten seuraamaan projektin edistymistä.

5.1 Muutosten hallinta

Kaikista projektisuunnitelmaan liittyvät muutokset tulee hyväksyttää projektiryhmällä ja ohjausryhmällä.

Projektin toisen kokonaisuuden aikana tarkennetaan määrittelyä. Tällöin on todennäköistä, että määrittelyt muuttuvat. Muutoksia pystytään seuraamaan Wiki sivuston automaattisen versiohistorian avulla.

5.2 Seuranta

Projektipäällikkö huolehtii projektin dokumentoinnista sekä raportoinnista ohjausryhmälle.

5.3 Dokumenttien hallinta

Projektin aikana syntynyt dokumentaatio tallennetaan Metropolian Wiki sivustolle.

5.4 Viestintä

Projektipäällikkö huolehtii yhdessä projektiryhmän kanssa projektiin liittyvästä viestinnästä.

6 Kustannukset

Projektin kokonaiskustannusarvio on 300.000€ ja ne on kirjattu STTS järjestelmään. Projektin 1. vaiheen (2010) kustannusarvio on 120000€. 2. vaiheen (2011) kustannusarvio on 120.000€ ja kolmannen vaiheen (2012) kustannusarvio on 60.000€. Edellämainitut kustannukset ovat hankeinvestointeja eikä niihin ole sisällytetty henkilöstökustannuksia Metropolian osalta.

Projektin kustannuksia seurataan erillisessä liitteessä.

7 Projektin päättäminen

Projekti päätetään kun sille asetetut tavoitteet, projektille asetettu aikataulu tai hankkeelle asetetut kustannukset ovat täyttyneet. Projektin päätetyttyä laaditaan projektista loppuraportti ja arkistoidaan projektin aikana synytynyt dokumentaatio. Projekti päätetään ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa, jossa käsitellään loppuraportti ja tarkistetaan projektin tulokset.

Liitteet

1. Projektin aikataulu

2. Projektin kustannusarvio