Paikka: videoneuvottelu Eduixin toimistoilta (Tampere-Pasila)
Aika: 15.11.2010 klo 9 - 11.30
Läsnä: Jaakko Rannila, Mika Lavikainen, Jaana Holvikivi (poistui 10.40), Tero Hakkarainen (Metropolia), Riitta Hanhijärvi (poistui 10.30), Eija Kumanto, Ismo Santapukki (TAMK), Leena Tuomela, Kari Tuononen (Eduix)
1. Projektin ja asiantuntijaryhmien tilanne
Asiantuntijaryhmät ovat tehneet hyvin töitä. Projektiryhmä kokee kuitenkin, että aikaa ei tunnu ainakaan kaikilla asiantuntijaryhmien jäsenillä olevan dokumentaation tekemisessä. Asiantuntijat kokevat etteivät ehdi tekemään dokumentaatiota, ehtivät lähinnä kommentoimaan. Asiantuntijatyöryhmien muidenkin jäsenien kuin vetäjän tulisi kuitenkin viedä materiaalia wikiin ja työstää määrittelyä.
Lukujärjestyssuunnittelu
Osallistuminen kokouksiin on ollut hyvää. Kokousten välillä toivotaan kuitenkin tehtävän enemmän työtä. Muutama henkilö on tehnyt käyttötapausmäärittelyä. Syy saattaa olla siinä, että tulevaa järjestelmää on vieläkin hankala hahmottaa.
Resurssivarausjärjestelmä on vielä avoin. Lähdetäänkö tekemään uutta tilanvarausjärjestelmää? TAMKissa ja Metropoliassa on eri tilanvarausjärjestelmät käytössä. Olisiko lukujärjestyssuunnittelun myötä syytä yhtenäistää järjestelmät.
Määrittelyä tehtäessä esiintulleet vaatimukset nostetaan vielä tekstistä erilliseen vaatimusmäärittytaulukkoon.
Raportointi-, tieto ja seurantapalvelut
Keskustelu on työryhmässä ollut avointa ja työryhmän yhteistyö toimii hyvin.
Työryhmään tarvitaan asiantuntemusta kiinteistöihin liittyvistä raporteista. Rami Laaksonen tulee Metropoliasta mukaan. Tilahallinnon henkilöille lähetään sähköpostia asiasta myös TAMKilla. Mitä kaikenlaista raporttia tarvitaan. Mitä raportteja Reskasta esim. tietyn päivän tapahtumat? Tuleeko käyttöaste tilastoja tms. tarvetta?
Talous, henkilöstö, kiinteistö ja opinto ovat pääalueita raporteissa.
Ongelmaksi koetaan tällähetkellä se, miten saataisiin muista asiantuntijaryhmistä tarvittavat tiedot? Raportointityöryhmä lähettää kyselyn raporttitarpeista muille asiantuntijaryhmille. Lisäksi järjestetään asiantuntijaryhmien tapaaminen (puheenjohtajat ja muutama henkilö), joissa käydään läpi raportointitarpeita. Klusterijohtajat ja koulutuspäälliköt olisi hyvä saada mukaan.
Esimerkkejä erilaisista listauksista:
- Opettaja tarvitsee opintojaksototeutukselle ilmoittautuneet osallistujista listauksen ja/tai opiskelijoiden suorituslistauksen.
- Koulutusohjelman toteutukset on yksi listaus.
- Opintosuoritusote on yksi tämän työryhmän käsiteltävä listaus.
Tulisi puhua tiedon listauksesta raportoinnin sijaan.
TAMK linjaus: ylimmän johdon raportointia ei tule tähän.
Opetussuunnittelu
Prosessikuvausta on rakennettu ja siihen on pyydetty lisää tarkennuksia. Määrittelyyn toivotaan mallipohjaa.
3.11.2010 on ollut työskentelykokous, joka osoittautui tehokkaaksi. Prosessikuvausta kommentoidaan ja työstetään AMK kohtaisissa työpajoissa. Työpajat koetaan hyväksi tavaksi työskennellä, koska työryhmän jäseniltä on muuten hankala saada määrittelyyn täydennyksiä.
Pakotettujen jäsennysten käyttö: säädetty opsin rakenne.
Tämän viikon aikana pyydetty kommentteja, jotta saadaan työstettyä määrittelyä eteenpäin.
Mallipohjaa toivotaan määrittelyä varten, jotta voidaan pyytää ryhmän jäseniä täyttämään määrittelyä.
Aloituspaikkoja ei ole nykyisessä OPS-editorissa. Työelämäharjoittelu: onko tämän järkevä olla mukana ops-editorissa? Mikä on työryhmän näkökulmasta linjaus tähän (mitä osia otetaan mukana ops-suunnittelussa)? Mitä tulevassa ops-järjestelmissä tulisi olla? Osaamisen määrittely on noussut käyttäjätarinoissa vahvasti esille ja siitä on keskusteltu, että onko tämä työryhmän asia.
Vapaasti valittaviin opintoihin liittyy/vaikuttaa kysyntä ja kustannukset.
Nykyinen kuvausmalli toimii päätason kuvauksena. Tarkennettava esim. miten opsin tallentaminen menee. Toimiataso tulisi näkyä, kuka tekee, mitä tekee ja mitä näkyy missäkin vaiheessa? Kuka vastaa opsin hyväksymisestä? Mikä on opettajan tehtävä missäkin vaiheessa? Kuka määrittelee osalliset ja kuka tallentaa?
Marjaanan kuvaamaan esimerkkiin pyydetään vielä täydennystä siitä, kuka tekee mitäkin. Onko opintojen tekeminen koulutuspäällikön, opettajan tai työryhmän asia?
Käyttötapaukset pitää kuvata (esim. tallennan opintojakson kuvaustiedon).
Raportointityöryhmästä tulee mallipohja tietojen listausta varten.
Opettejapalvelut
Molemmissa amkeissa on ollut kyselylomake auki, johon on voinut vastata 3-4 viikon aikana. Kyselyllä pyritään tavoittamaan muitakin opettajia ja kartoittamaan heidän näkemyksiään mitä tulevassa järjestelmässä halutaan saada. TAMKilla on tullut kyselyistä 50 vastausta. Kyselyiden purkaminen pitää tehdä ja ehdotettiin että TAMKin edustaja työryhmän sisältä tekee kyselyiden vastausten purkamisen (Eija keskustelee tästä sopivan henkilön kanssa).
Todettiin, että opettajatyöryhmän edutajat tallentavat liian vähän omaa materiaalia wikiin.
Jaana on pyytänyt kuvauksiensa pohjalta kommentteja muilta opettajilta.
Palvelukuvauksia pyydettiin viime kokouksessa täydentämään (Kaj täydentää). Opetussuunnittelua voisi palastella vastaavanlaisesti: jäsentelyt, julkaisu, opetussuunnitelman hallinta.
Opettajatyöryhmän seuraava kokous on joulukuun alussa. Määritellyt palvelut käsitellään tämän projektin puitteissa. Toiveet pitää kertoa viimeistään tässä vaiheessa, jos haluaa ominaisuuden mukaan.
Vuosisuunnittelu
Prosessin kulkua on lähdetty miettimään (prosessikuvaus tekijätasolle). Katsotaan työstettyä prosessikuvausta. Huomioitava, että uimaradassa ei saa olla henkilön nimeä tai titteliä vaan kuten esimerkissä on käytetty "koulutussuunnittelija". Käyttötapauksia on lähdetty listaamaan ja tämä työ on kesken.
23.11.2010 on seuraava asiantuntijaryhmän kokous.
Järjestelmävaatimukset tulee kirjata erilliseen vaatimuslistaa, joka löytyy projektin sivuilta (ei toiminnalliset ja toiminnalliset vaatimukset).
Käyttöliittymäsuunnittelu
Tea Dickman ja Katja Jouttela kutsutaan mukaan seuraaviin vuosisuunnittelun 23.11. ja opettajapalvelun 2.11 kokouksiin. Seuraaviin kokouksiin toivotaan alustavia käyttöliittymäkuvia keskustelun pohjaksi. Jaakko käy Tean kanssa läpi vuosisuunnittelua ja opettajapalveluita (nykyisiä järjestelmiä) ja Eija katsoo vastaavasti näitä Katjan kanssa läpi.
2. Mitä pitää tehdä ennen joulua?
Marraskuu ja joulukuun alku on aikaa saada vaatimusmäärittelyt kuntoon.
Eduix aloittaa marraskuun lopussa toiminnallisten protojen tekemisen. Toimivat käyttäjätarinoiden pohjalta esimerkkeinä järjestelmän tulevasta toiminnasta. Asiantuntijatyöryhmät kokoontuvat tammikuun lopussa ja käyvät nämä läpi. Tämän jälkeen toteutetaan kommentointikierros, jonka jälkeen vaatimuksia tarkistetaan.
Miten määrittely saadaan kasaan? Työtavat.
- #* 8.12. määrittelyjen osalta valmista niin, että toimittaja pääsee tekemään toiminnallisia protoja.
- On ehdotettu, että järjestetään 2-3 päivän mittainen työpalaveri, jossa määrittelyt viedään loppuun. Katsotaan sopivat päivät (ehdotettu 29 - 30.11.) ja paikkana mahdollisesti Hämeenlinna. Vaihtoehtoisesti toteutetaan amk-kohtaisesti päiviä, mikäli yhteistä aikaa ei saada sovittua. Doodleen laitetaan ehdotukset päivistä kuluvallaviikolla.
- Tilaisuutta varten tarvitaan valmisteltu työsuunnitelma. Selkeä työlista siitä, mitä käydään läpi ja missä järjestyksessä.
- Toimittajan puolelta ohjelmoinnista vastaava mukaan järjestettävään tilaisuuteen.
- Wikin käyttö ei välttämättä ole paras mahdollinen tilaisuudessa, jossa moni työstää samaa dokumenttia. Googledoc:s tai vastaava voisi tulla kysymykseen. Etherpad? Prosessikuvauksiin tarvitaan piirrosväline.
- Toimittaja antaa näkemyksen alkuviikosta siitä, mitä pitää vaatimusmäärittelyssä olla, jotta siitä on toteutuksen kannalta hyötyä. Mitkä on oleelliset asiat?
- Prosessin kuvaukset kirjataan auki JHS:n mallin mukaan. Tämä käydään tilaisuudessa läpi.
- Malli vaatimusmäärittelystä kuluvalla tälläviikolla.
- Viikon 46 alussa toimeksiannot ja mahdolliset varaukset esim. Aulangolle
- projektissa käytettävä sanasto: ks. Raketti xdw-sanasto ja termistö. OPS puolelta tulee avata termistöön esim. kompetenssianalyysi, jäsennys, opsin jäsenyys.
3. Etenemisehdotus projektin 2.vaiheeseen
- vaatimusmäärittelyn jälkeen 2.vaiheeseen siirtyminen
- ohjausryhmän hyväksyminen
- tarjouspyyntö ja tarjous, jossa huomioidaan protojen tuomat muutokset ohjausryhmän hyväksyttäväksi. Tarjouksessa pitää huomioida korjauskertamäärät.
- ohjausryhmälle esitetään tarjous 18.2.
- 2.vaiheen käynnistymisen jälkeen kehitys tapahtuu iteratiivisesti. Toimintoja tarkistetaan ja korjataan iteraatioiden välillä. Käyttöliittymän ensimmäinenversio toteutetaan ensin kommentoitavaksi ja sitä työstetään tarkemmaksi iteraatioissa.
- moduulien eteneminen: opetussuunnittelu, vuosisuunnittelu, toteutussuunnittelu, lukujärjestys-opettajapalvelu, raportointi. Voidaan karsia niin, että otetaan vain välttämättömimmät prosessin vaiheet.
4. Muut asiat
- #* rajapinta ja skeemamäärittelytyöryhmä on tutustunut Kuali-määrittelyyn. POC-selvitystyö on käynnissä.
- Raketin tiimoilta M-määrittelyn ja xdw-määrittelyn yhdistämistä työstetään eteenpäin. Järjestelmästä pyritään saamaan M-määrittelyn mukaista tietoa tarvittaessa. Tämä huomioidaan vaatimuksissa.
- Tekniikkatyöryhmä: missä vaiheessa määritellään laitteistovaatimuksia? Ismo Santapukki lisätään tekniikan asiantuntijaryhmään TAMKin puolelta. Työryhmä kokoontuu vielä tämän vuoden puolella. Ensivuodelle tarvitaan testi- ja tuotantopalvelimet. Kokonaisuuden pitää olla skaalautuva (klusteroitava järjestelmäkokonaisuus). Toimittajan edustaja (Juhani) mukaan tulevaan tekniikkapalaveriin kertomaan klusteroitavuudesta ja Kualista.
- Uudet asiat: koulutusohjelmanäkymä ja ei tutkintoontähtäävän koulutus, opsin osalta toteutettaisiin kuvina. Raportista: miten sivusto jäsentyy, josta raportit ovat haettavissa.
- Toimittajan edustaja toteuttaa haastattelut opetussuunnittelussa ja vuosisuunnittelussa kuluvalla viikolla, (1-2 haastattelua molemmissa amkeissa, molemmista osa-alueista).