Yhdistystoiminnan opas kuvailee yhdistystä joukoksi ihmisiä, jotka haluavat tehdä tai saada aikaiseksi jotain yhdessä (Työministeriö 2008). Tämä yhdistettynä Suomessa vallitsevaan yhdistysmisvapauteen antaa hyvät lähtökohdat mitä moninaisimmalle yhdistystoiminnalle.
Yhdistystoiminnan perustarpeet
Yhdistystoiminnan periaatteet ovat vapaaehtoisuus, demokratia, yhdenvertaisuus ja julkisuus. Yhdistyksillä on olemassaololleen tyypillisesti välttämättömiä asioita, kuten viestintä, tiedonvaihto, kokoukset ja päätöstenteko. (Työministeriö 2008)
Jokaisella yhdistyksellä on vähintään kolme jäsentä jotka tulevat yhdistyksen asioita käsitellessään viestimään toisilleen. Useimmiten yhdistysten tarkoitus on myös kasvaa, eli kerätä enemmän jäseniä yhteisen aatteen tukemiseksi. Tällöin viestintä muuttuu keskenäisviestinnästä lähemmäksi joukkoviestintää (Wiio, 1973 s. 152-153).
Perinteisesti yhdistykset hoitavat viestintää kokouksilla, jotka vaativat kokouskutsujen lähettämistä. Yhdistykset voivat myös julkaista omaa lehteänsä, joka sisältää yhdistykseen ja sen toimintaan tai aatteeseen liittyvää tietoutta.
Lehdet ja kokoukset ovat perinteisiä viestintätapoja. Verkko on välineenä antanut uuden tavan toteuttaa perinteisiä viestintätapoja muistuttavaa kanssakäymistä täysin uudella välineellä.
Yhdistystoiminta verkossa
Sähköposti on korvannut pitkälti kirjepostin käytön työelämässä, eikä ihme, sillä sen nopeus, vaivattomuus ja käytön hinta ovat hyvin kilpailukykyisiä verrattuna mihin tahansa viestimeen. Sähköpostin käytön yleistyessä ovat sen varjopuoletkin tulleet näkyviin. Esimerkkinä esiin tulleista varjopuolista on sähköpostin lähettämisen helppous ja lähetyksen ollessa käytännössä ilmaista, tulee sitä lähetettyäkin hyvin paljon. Kun lähettämiseen lisätään vielä sellaiset sähköpostipalveluiden toiminnallisuudet kuten postituslistat, on ihmisten sähköpostilaatikot alkaneet täyttyä suurista sähköpostimääristä, joka on joissain tapauksissa pilannut sähköpostin lukemisen mielekkyyden.
Keskusteluryhmät, joita voisi verrata tosimaailman ilmoitustauluihin, ovat syntyneet Internetin Usenet-palveluissa jo 80-luvulla, melkeinpä vuosikymmen ennen WWW-palvelua. Web-tekniikoiden kehittyessä voimakkaasti vuosituhannen vaihteen tuntumassa, syntyi samantapaisia keskusteluryhmiä web-sivustoille.
Toisin kuin Usenet, joka oli hajautettu verkossa oleva palvelu, web-sivustojen keskustelufoorumit olivat yksittäisillä palvelimilla ja yksittäisten henkilöiden tai yhteisöiden ylläpitämiä. Keskusteluryhmien etu viestinnässä sähköpostiin verrattuna oli se, että viestiä ei osoiteta yksittäiselle vastaanottajalle, vaan jokainen saa lukea keskusteluryhmissä juuri niitä keskusteluja joita haluaa ja ottaa keskusteluun osaa mikäli haluaa. Yksityisten ylläpitämien keskustelualueiden varjopuoli on se, että jos ylläpitävä taho lopettaa palvelun tarjoamisen, katoaa palveluun kerätty sisältö kaikkien saatavilta.
Internetissä oleva reaaliaikainen IRC, eli Internet Relay Chat -palvelu vastaisi tosimaailmassa reaaliaikaista keskustelua. Reaaliaikainen keskustelu on aikasidonnaista, joten yhdistystoiminnassa hyväksi keskitieksi on esimerkkiyhdistyksemme tapauksessa valikoitunut webin keskusteluryhmämalli, joka mahdollistaa nopean keskustelutyyppisen dialogin, mutta antaa kuitenkin muillekin mahdollisuuden lukea keskustelua jälkikäteen ja jättää omat kommenttinsa.
Sähköpostia käytetään keskusteluryhmien rinnalla virallisempaan tiedottamiseen ja viestinvälitykseen. Esimerkiksi joitain tiedotteita ja laskuja lähetetään sähköpostitse. Ainoastaan vuosikokouskutsut on lähetetty perinteisellä paperipostilla.
Web-sivusto, riippumatta sen tekotavasta, voi toimia jäsenlehden tapaisena julkaisuvälineenä, jossa sisältö voi vastata perinteisiä yhdistysten jäsenlehtiä, sisältäen pääkirjoituksen, tarinoita, kolumneja ja vaikkapa mainoksiakin.
Vaikka edellämainittuja palveluita verrattiinkin tosielämään, ovat ne silti sellaisia, joita perinteisillä menetelmillä ei olisi ollut mahdollista toteuttaa. Uudet toimintatavat muodostuvat nimenomaan verkon tarjoamien palveluiden mahdollistamina (Samela, 1999, s. 27). Hyvin hoidettu keskustelupalvelu voi olla vähintäänkin hyvä lisäarvo, jos ei jopa tukijalka, yhdistyksen toiminnalle.