1          Työskentelyn yleiskuvaus

1.1         Työskentelyn tavoitteet

Työskentelyn tavoitteena on määritellä Metropolian Ahotointiporsessia tukevat tietojärjestelmäpalvelut. Palvelut tullaan liittämään osaksi Metropoliassa käytössä olevaa Peppi-ekosysteemiä

1.2         Työskentelyn lopputulokset

Työskentelyn lopputuloksena syntyvät seuraavat tulokset:

• • Tavoitetilan prosessikaavio (BPMN)
  • Vaatimusluettelo
  • Sanasto 
  • Käyttötapausten kuvaus ?
  • Käsittelysäännöt

1.3         Rajaukset

• • Prosessi kuvataan Metropolian tavoitetilan näkökulmasta yhtenä kaikille tutkinto-ohjelmille yhtenäisenä prosessina, jossa huomioidaan mahdolliset variaatiot vain ylätasolla. Mahdolliset pienet eroavaisuudet kirjataan reunahuomautuksina pääprosessiin, mutta huomioidaan toiminnallisessa vaatimusmäärittelyssä
  • Vaatimusluettelossa kuvataan vain liiketoiminta- ja toiminnalliset vaatimukset.  Teknologia-, tietoturva- ja käytettävyys- vaatimukset ovat oletusarvoisesti yhdenmukaiset muiden Peppi-ekosysteemin tietojärjestelmäpalveluiden kanssa
  • Koordinointi henkilökunnan työsuhteen päättymisprosessiiin tehdään siten, että HR-puolta informoidaan ja sieltä mahdollisesti saatu palaute huomioidaan määrittelyssä. HR-puolen prosesseja ja järjestelmiä ei lähdetä kartoittamaan.
  • Kytkentä valmistumisen jälkeiseen toimintaan (alumni, rekrytoituminen) huomioidaan vain valmistuvien opiskelijoiden informoinnin ja valmistumislomakkeella kysyttävien tietojen osalta. Muilta osin asia on ko. toiminnasta vastaavien Metropolian yksikköjen vastuulla
  • Opiskelijan eroaminen huomioidaan määrittelyssä
    
    

1.4         Menetelmät ja työkalut

Toimeksiannon läpiviennissä käytetään seuraavia välineitä ja menetelmiä:

• • MS Office 2013
  • Metropolia-wiki:n tarjoamat työvälineet
  • Google apps for Education

Dokumentaatio tallennetaan projektille perustettavaan työtilaan osoitteessa https://wiki.metropolia.fi/

2          Tehtäväkokonaisuudet

Projektin kokonaisaikataulu on 7.9. - 31.10.2015. Tehtävien tarkempi aikataulutus, sovitaan yhdessä työskentelyn alussa. Metropolian työmäärissä on ilmoitettu henkeä kohti minimityömäärä, joka tarvitaan toimittajan arvion mukaan työn laadukkaan läpiviennin takaamiseksi. Lisäksi olennaista on, että työskentelyyn osallistuu kaikkein olennaisten näkökulmien edustajat. Metropolian osalta työmääräarvioissa ei ole huomioitu työpajoja edeltävää perehtymistä. Työmäärät on ilmoitettu henkilötyöpäivinä.

Työmäärää voidaan asiakkaan niin toivoessa lisätä, mikäli tehtävien tarkkuustasoa halutaan syventää tai projektiin sisällyttää uusia tehtäviä. Nämä muutokset käsitellään luvussa 6 kuvatun muutostenhallintamenettelyn mukaisesti

3          Työskentelyn ohjaus ja organisaatio

3.1         Projektin ohjaus

Projektin ohjauksesta vastaavat XX 

Tehtävät ja vastuut:

• Hyväksyy laaditun projektisuunnitelman ja siihen tehtävät muutokset
• Seuraa projektipäällikön ja toimittajan tekemän raportoinnin pohjalta työskentelyn edistymistä tavoitteisiin ja määriteltyihin tuloksiin nähden
• Päättää projektin aikana työskentelyn sisältöä, työmäärää ja aikataulua koskevista muutoksista
• Hyväksyy työskentelyn väli- ja lopputulokset
• Päättää työskentelyn lopettamisesta sovittujen hyväksymisehtojen mukaisesti

3.2         Projektiryhmä

Projektille muodostetaan säännöllisin väliajoin kokoontuva projektiryhmä.

Tehtävät ja vastuut:

• • Projektin tehtävien suorittaminen projektisuunnitelman ja projektin ohjauksesta vastaavien tahojen päätösten mukaisesti
  • Projektiryhmän jäsen vastaa hänelle osoitetun työn toteuttamisesta laadullisesti ja ajallisesti tavoitteiden mukaisesti
  • Ryhmän jäsen raportoi projektipäällikölle tehtävistään

Projektipäällikön tehtävät ja vastuut:

• • 'Riskien seuranta yhdessä toimittajan kanssa
  • Etenemisen seuranta (työmäärät, laajuus ja aikataulu) yhdessä toimittajan kanssa
  • Päätöksenteon valmistelu.
  • Tiedottaminen omassa organisaatiossaan

Projektiryhmä käyttää työskentelynsä tukena tarvittaessa muita asiantuntijoita

3.3         Sidosryhmät

Sidosryhmien edustajat eivät varsinaisesti osallistu työskentelyn suunnitteluun mutta heitä informoidaan työskentelyn etenemisestä

3.4         Seurattavia kehityshankkeita

4          Raportointi ja seuranta

Toimittaja raportoi tekemänsä työn toteutuneen mukaisesti kuukausittain projektipäällikölle ja projektin ohjaustahoille. Toimittaja seuraa säännöllisesti työn etenemistä ja raportoi välittömästi mikäli aikataulussa tai työmäärissä ilmenee muutostarpeita aiemmin sovittuihin aikatauluihin tai työmääriin liittyen.

5          Projektin riskit

Riskienhallintasuunnitelma on liitteenä.

6          Muutosten hallinta

Mahdollisesti esiin tulevat aikatauluun, työmääriin ja sisältöön liittyvät muutosehdotukset käsitellään asiakkaan projektipäällikön toimittajan kanssa yhdessä ja viedään projektin ohjauksesta vastaavien tahojen käsiteltäväksi.

7          Hyväksymismenettely

Projekti päätetään, kun kaikki projektin tuotokset ja muut hyväksytyn projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on hyväksytty ohjaustahojen toimesta.