VOIMAA + WIKITTELYÄ

Työnantajan tarjoama koulutuspäivä SCRUMista on juuri päättynyt. Ketterän kehityksen kouluttaja ja valmentaja Lare Lekman luennoi, harjoitutti ja sparrasi metropolialaisia koko päivän.

Tuo empiriaan perustuva, hyvin palasteltu projektityön viitekehys on tämän päivän ITC-maailmassa jo tuttu työkalu. Tärkein muutos "vanhaan" projektiajattelumalliin liittyy siihen, että projektin alkaessa lukitaan ainoastaan työn kesto ja sen hinta. Projektin sisällöllistä lopputulosta ei lyödä lukkoon ennen projektin aloittamista. Tämä sallii jatkuvan uuden oppimisen ja oivaltamisen projektin edetessä.

Tavoitteellinen työskentely SCRUM-metodissa keskittyy vahvasti itseohjautuvaan tiimiin. Sen työn edistymistä avittaa tiimin jäsen, joka on valittu Scrum Masteriksi. Tavoitteisiin liittyvät priorisoinnit tekee tiimin ulkopuolinen tuoteomistaja. Tiimi työskentelee kahden-neljän viikon sprinteissä, joiden aikana tehtävään työhön liittyviin tavoitteisiin tai vaatimuksiin ei voi eikä saa edes yrittää tehdä muutoksia.Tämä antaa ns. työrauhan tiimille. Muutoksia ja keskeytyksiä tulee vähemmän.

En avaa sen tarkemmin koulutuksen ja menetelmän sisältöjä, sillä sitä varten on paljon fiksuja linkkejä, joista ketteryys ja SCRUM tulevat tutummiksi. Luennoitsijalta saatuja vinkkejä ovat esimerkiksi Scrum.org ja kirjallisuudesta Agile Estimating and Planning (Robert C Martin series).

SCRUM-ajattelun siirtäminen ammattikorkeakoulumaailmaan ja siellä yksittäisen asiantuntijan työskentelyyn voi vaatia hieman soveltamiskykyä. Onneksi koulutuksen lomassa saatiin myös kokeilla hieman SCRUMmaamista tiimissä. Alumnikoordinaattorille harvinainen herkku, tiimityö, tuotti yhdessä entisten kollegojen kanssa (alumneja hekin) työstetyn "tuotevision", joka voidaan siirtää suoraan käytännön jatkotyöstöön alumniportaali -tuotteen kehittämiseksi. Yksin puurtamalla tätä alumniportaaliin liittyvää projektointia, pilkkomista ja priorisointia voisi tehdä vielä ensi vuonnakin.

Suosittelen tutustumaan!

Alumni Tuukka Männistö on valmistunut sairaanhoitajaksi (AMK) vuonna 2011. Hän on 80-luvun puolivälissä syntynyt espoolainen, joka on vahvasti työllistettynä HUSin Silmäklinikalla. Minkälainen on hänen tavallinen työpäivänsä ja mikä saa sairaanhoitajan toimimaan yhdistysaktiivina?

"Koskaan ei ole kahta samanlaista työpäivää. Tilanne voi olla rauhallinen aamupäivällä ja hektinen iltapäivällä, tai toiste päin. On ollut myös päiviä, jolloin ei ole ehtinyt oikein hengähtääkään. Hommat kuitenkin sujuvat pääsääntöisesti hymy kasvoilla työkavereiden ansiosta. Kaveria autetaan, jos omilta töiltä ehditään. Ja jos jokin asia on epäselvä tai arveluttaa, niin voi ja pitää kysyä kaverilta neuvoa. Mutta pääsääntöisesti työtehtävät sisältävät sekä potilaan ohjausta kasvotusten ja puhelimitse että työkavereiden ja opiskelijoiden neuvomista. Hyvin paljon aikaa kuluu koneella tietoja etsiessä ja kirjoitellessa.", kertoo alumni Tuukka Männistö. Työhönsä hän päätyi harjoittelujakson kautta.

Tuukka toimii myös Metropolia Alumnit ry:n hallituksen puheenjohtajana sekä toimii TEHYn ammattiosasto 161:ssä. Lisäksi hän mentoroi mahdollisuuksien mukaan ystäviään, jotka ovat myös yhdistys- tai järjestötoiminnassa mukana. Yhdistystoimintaan on vetänyt mukaan mahdollisuus päästä kehittämään toimintaa ja vaikuttamaan asioihin.

”Vapaa-aika menee, mutta mielenkiintoista on”, hän toteaa haastattelijan epäillessä ajan riittävyyttä.

Metropolia Alumnit ry:n roolin hallituksen puheenjohtaja näkee tärkeänä. Yhdistyksen kautta voi vaikuttaa toiminnan kehittämiseen ja tiiviimmälle yhteistyölle oppilaitoksen kanssa. Yhdistys tavoittelee kaikkien alojen alumneja mukaan toimintaan ja voi kouluttaa jäseniään esimerkiksi kulttuurisissa asioissa. Tuukka ei muista, että hänen oma koulutusohjelmansa olisi järjestänyt alumnitoimintaa.

”Olisi positiivinen yllätys, jos tulisi joskus jokin virallinen kutsu”, hän yllyttää. Sen sijaan opiskeluaikaisten kavereiden epäviralliset tapaamiset järjestyvät oman aktiivisuuden ansiosta sopivan säännöllisesti.

Jatkokoulutussuunnitelmia Tuukalle on jo ehtinyt muodostua. Ylemmän AMK-tutkinnon suorittaminen kiinnostaa. Mahdollisuus oman tiedon syventämiseen ja erikoistuminen tiettyyn erityisalaan ovat motivaatiotekijöitä jatkokoulutukseen hakeutumiselle. Täydennyskoulutusta puolestaan tarjoaa työnantaja.

Omista opiskeluajoistaan Tuukalle on jäänyt mieleen muutamia kehittämiskohteita - edelleen tulisi päästä opettajavetoisesta, luokkamuotoisesta ja pakollisesta istumisesta kohti opetustapaa, jossa opiskelija otettaisiin mukaan paremmin oppimisprosessiin. AMK-koulutus on tarjonnut hyvät pohjatiedot.

Tuukan mielestä tutkintoon valmistuva on ehtinyt saada valmiudet lääke- ja kulttuurisen kohtaamisen osaamiseen. Kuitenkin siirryttäessä erikoissairaanhoidon tehtäviin, asiat vain on opeteltava käytännön tekemisellä. Esimerkiksi sairaalan työskentelykulttuuri vaatii kokemuksen kautta oppimista.

Palautteen antamisen ja saamisen osaamiseen voisi Tuukan mielestä valmistella opiskelijoita nykyistä paremmin jo tutkintoa suoritettaessa. Kommunikaatiotaitojen merkitys sairaanhoitajan työssä on valtava. Jokainen potilaskohtaaminen on ainutlaatuinen tilanne, joka vaatii sairaanhoitajalta harkittua kommunikaatiota.

Yhdistystoiminnassa menestymisen puolestaan takaavat sitoutuneet yhdistystoimijat, jotka ovat valmiita hoitamaan hommat sovitulla tavalla. Sitoutuminen vapaaehtoiseen tekemiseen ja oman vapaa-ajan uhraaminen yhteisten asioiden edistämiseen on Tuukalle mielekästä. Muun vapaa-aikansa hän käyttää säännöllisen epäsäännölliseen urheiluun, kaverien ja sukulaisten tapaamiseen, moottoripyöräilyyn sekä muihin harrasteisiin, joissa voi kohdata uusia ihmisiä.

Muistilistaa tapahtumantuottajalle 

1. Tapahtuman suunnittelu - mitä halutaan saavuttaa tuottamalla tapahtuma

• miksi tapahtuma (tavoitteet)
• milloin tapahtuma (aikataulutavoitteet)
• kenelle tapahtuma (yleisö, -profiilit ja määrälliset tavoitteet)

2. Kenen nimissä tuotetaan - mikä yksikkö, organisaatio, ryhmä

• ketkä osallistuvat tuotantoon (näiden kesken myös: sisäisestä viestinnästä sopiminen)
• ketkä tekevät päätökset sisällöistä (keneltä kysytään mielipide ennen julkaisua)
• kenen äänen tulee kuulua viestinnässä (tavoiteltava tyyli viestinnälle)
  
  • mikä on pääviesti?

3. Kuka on tuottaja eli tapahtumalle nimetty vastuuhenkilö

• vastaa resurssien varmistamisesta
• vastaa resurssien käytön suunnittelusta
• vastaa resurssien mukaisesta toteutuksesta

4. Mitkä ovat tämän tapahtuman resurssit

• Raha (summa ja kustannuspaikka)
• Aika (paljonko kalenteriaikaa käytettävissä)
• Ihmiset (paljonko työvoima-aikaa ja keiden osaaminen käytettävissä)

5. Käytännön toteutus

A. tuotanto/toteutussuunnitelman laatiminen, jossa huomioidaan

• aikataulu
• budjetti
• työntekijät

B. tuotantosuunnitelman jakaminen pienempiin osiin

• viestintä & markkinointi
• hankinnat
• logistiikka
• tekniikka
• sisällönluominen
• muut vastuut

C. yksittäiset tehtävälistat kullekin työosiolle, tämä vain esimerkkilista:

• yleisöpalvelu
  
  • aula/info
  • tervetulotoivotus
  • kyltitys
  • muu neuvonta
• viestintä
  
  • kutsut
  • kutsutekstit
  • kutsuttavien listat
  • graafinen ilme
  • webbisivut
  • tiedotus
  • tuubi
  • facebook-ryhmä
  • emai
• kuljetukset
  • kuljetustarpeet
  • kuljetusratkaisut
• tila
  
  • tapahtumatila(-t)
  • auditorio
  • aula
  • luokkahuoneet
  • ruokailu/kahvitus
  • siivous/varasto
  • ulkoalueet: parkki, kuljetukset, lastaus/purku
• tekniikka
  
  • esitystekniikka
  • valkokangas
  • tykki
  • läppäri
  • nettiyhteys
• ääni
  
  • puheenvuorot - mikitykset
  • paneelikeskustelu - mikitykset
  • taustamusiikki - kaiuttimet
• lainattava tekniikka
  
  • erityiset, muualta lainattavat tekniset välineet
• valaistus
  
  • tilan oma valaistus
  • mahdolliset lisävalaistustarpeet
• webcasting
  
  • etäosallistumismahdollisuudet
  • tekniset ratkaisut
    
    • teknisten reatkaisujen edellyttämät välineet
• muu dokumentointi/taltiointi
  
  • valokuvaus
  • videointi

D. yksittäisten tehtävien vastuuttaminen, edellä laadittujen listojen mukaisesti kullekin tehtävälle vastuuhenkilö.

• Esimerkiksi: Viestintä
  
  • • • Kutsut
        
        • kutsutekstit - N.N. laatii
        • kutsulistat - X ja Y laativat
        • Z hyväksyy kutsutekstit

6. Tapahtuman aikatauluttaminen

• Kunkin tehtäväkokonaisuuden aikatauluttaminen päiväkohtaisesti
• Kunkin yksittäisen tehtävän deadlinen asettaminen (Ganttin käyrä auttaa)
• Tapahtumapäivän aikataulurungon laatiminen ja hyväksyttäminen
  • Tapahtumapäivän aikataulu hyvä laatia minuutti minuutilta
  • (joskus myös sitä edeltäviltä päiviltä hyvin tarkka aikataulutus)

7. Tapahtuman toteuttaminen

• ennen tapahtuman käynnistymistä
  
  • tilan yleisilmeen tarkistaminen
  • tilan tekniikan varmistaminen
  • yleisön vastaanotto aulatiloissa
  • puhujien tai muiden vieraiden vastaanotto ja hostaus
• tapahtuman käynnistyttyä
  
  • tervetulotoivotus
  • puheenvuorot
  • muut sisällöt, keskustelut
• tapahtuman päättäminen
  • kiittäminen
  • tervetulleeksi uudelleen toivottaminen (jos tiedossa, milloin seuraavan kerran tapahtuu)

8. Tapahtuman purku, arviointi ja jälkimarkkinointi

• Fyysinen purku
  
  • yleisö ja vieraat saateltu ulos
  • lainattujen tavaroiden palautus
  • tilapäisten tila/teknisten ratkaisujen purkaminen
  • siivoaminen jne.
• Palaute ja henkinen purku
  
  • yleisöpalautteen keruu (jos mahdollista)
  • puhujien / yhteistyökumppaneiden palautteen pyytäminen ja vastaanottaminen
  • työryhmän palautekeskustelu - miten meni?
    
    • yleensä erillinen tilaisuus, muutama päivä tapahtuman päätyttyä
    • mitä opittiin, mitä tehdään jatkossa toisin
• Jälkimarkkinointi
  
  • kiitokset puhujille ja heille mahdollista palautetietoa (yleisöltä & järjestäjiltä)
  • kiitokset yhteistyökumppaneille ja heille mahdollista palaute/kävijätietoa tai -tilastoa
  • kiitokset yleisölle ja heille yhteistyökumppanien mahdolliset markkinointiviestit
• Hallinnollinen paketoiminen
  
  • laskut maksettu, kuitit kopioitu
  • aineistot mapitettu, palkat maksettu
  • palautteet kerätty ja analysoitu
  • mitä opittiin -keskustelut laadittu muistioksi
  • ...jne

Jussi Linkola on valmistunut vuonna 2012 mediatuotannon YAMK -tutkintoon Metropolia Ammattikorkeakoulusta. Minkälainen on tavallinen digiviestijän päivä korkeakoulutuksen kehittämisen kentällä?

Maaliskuun alussa Linkola esitteli Sulautuva opetus ja oppiminen 2013 -seminaarissa Sähköisten jumppakerhojen konseptia. Kävijöitä tapahtumassa oli kaikkiaan noin 180, innokasta ja aktiivista SULOP-teemoista kiinnostunutta osallistujaa korkeakouluista ympäri Suomen.

Oman luentonsa otsikkona Linkolalla oli Sähköiset jumppakerhot - SOME-taitoja luoville mikroyrittäjille. Salissa istui kymmenkunta kuulijaa. Aikaa esitellä oma työ annettiin kaksikymmentäviisi minuuttia.

Linkola kertoi puheenvuorossaan sähköisten välineiden koulutuskonseptista, joka on syntynyt Vyyhti-projektissa. Konseptin tavoitteena on perehdyttää luovan alan mikroyrittäjiä ja yrittäjämäisesti toimivia kaupunginosa-aktiiveja sosiaalisen median välineiden hyödyntämiseen omassa yritys-, yhdistys- tai vapaaehtoistoiminnassa.

Niukin resurssi yrittäjillä on aina oma aika. Siksi kouluttautuminen on haasteellista.

“Lyhyet perehdytykset johtavat usein siihen, että osallistuttuaan yhteen kurssipäivään ihmiselle ei kuitenkaan synny rutiinia välineiden säännölliseen hyödyntämiseen, ja näin lopulta mitään jää mieleen. Oppimista ei syvällisesti tapahdu”, Linkola kertoo.

Oppimiseen motivoiminen haasteena

Sähköiset jumppakerhot perustuvat sosiaalisen median systemaattiseen harjoittamiseen. Analogiassa hyödynnetään fyysisen harjoittelun terminologiaa kestävyysharjoittelusta intervalleihin. Konseptin tavoitteena on tarjota nopea, tehokas ja joustava, sekä käytännöllinen ja osallistujan omassa arjessa hyödynnettävissä oleva tapa oppia SOME-prosessien tuntemista. Tärkeintä on, että osallistujan itsensä antamalle aikapanokselle koulutukseen osallistumisessa syntyy konkreettinen hyödyn tunne. Tarvitaan fiilistä, että tähän kannatti osallistua. Tässä oli järkeä juuri minun kannaltani.

Lyhyet välineperehdykset johtavat harvoin pysyviin muutoksiin, koska välineen omaksumiselle on useita haasteita. Aluksi väline saatetaan kokea epämiellyttävänä ja hyödyt sen käytön aloittamiseen ovat nähtävissä vasta myöhemmin. Sähköiset jumppakerhot pyrkivät hakemaan käytännön hyötyjä uusien välineiden käyttöön henkilökohtaisesti.

Motivointi on oppimisessa avainasemassa. Kokeilemiseen innostumisen kynnystä on laskettu leikillisellä otteella ja humoristisella analogialla. Hankalan asian käsittelyä helpottaa myös se, että oppimistilanteen vetäjä on helposti lähestyttävä ohjaaja, ei kaikkitietävä pönöttäjä.

Jokaisella jumppakerralla tutustutaan eri välineeseen kolmen tunnin ajan. Aloitussessio on kuusituntinen ja se perehdyttää Facebookiin, jossa puolestaan toimii Sähköisten jumppakerhojen ryhmä, jossa opettaja on tavoitettavissa personal trainerina.

Osallistujat ovat käyttäneet halutessaan jumppakerhoaikansa käytännön työskentelyyn. Osa heistä on luonut suoraan omalle yritykselleen esimerkiksi blogipohjan tai FB-sivun. Näin välineen opettelemisen hyöty on konkretisoitunut välittömästi.

Pilottiryhmä jumppasi jo keväällä 2012. Tällöin kokeiltiin mallia, jossa koulutusistuntoja oli kuuden viikon ajan, kerran viikossa. Tämä ei tuntunut palvelevan tarkoitustaan; muistijäljet hävisivät nopeasti. Syksyllä 2012 tiivistettiin ohjelmaa neljään viikkoon, jolloin ryhti parani. Keväällä 2013 vuorossa oli kolmen viikon kunto-ohjelma. Siitä saatavat tulokset ovat mitattavissa vasta hieman myöhemmin.

Luennon kuuntelijat eri puolilta Suomea ammattikorkeakouluista ja yliopistoista, kyselevät esityksen jälkeen tuloksista ja jatkosta. 

“Eikö tämä malli olisi sovellettavissa muuhunkin opetukseen?”  “Aiotaanko Metropoliassa opettaa tällä metodilla myös omia opiskelijoita ja henkilöstöä?”  

Vaikka yksittäisten kehittämisprojektien tulosten vakiinnuttaminen on aina haasteellista, tässä on malli, joka on moneen suuntaan soveltamiskelpoinen. Kuten Linkola toteaa, mallin levittäminen vaatisi luonnollisesti myös useampien jumppaohjaajien kouluttamista. Pelkällä luennoinnilla ei kouluttaja saa välttämättä motivoitua osallistujia. Täytyy kyetä fasilitoimaan oppimistilannetta jokaisen osallistujan lähtökohdista käsin.

Some-välineiden tulevaisuus?

Linkola on kouluttanut erilaisia ryhmiä sähköisiin välineisiin usean vuoden ajan. Minkä tahansa sähköisen välineen, myös sosiaalisen median välineiden opettamisessa Linkolan kokemuksen mukaan perehdytys on varsin usein luennointia, jossa kouluttaja käy läpi erilaisia omakohtaisia kokemuksia ja onnistuneita tapausesimerkkejä verkkovälineiden käyttöön liittyen. Lisäksi hänen mukaansa koulutuksissa yleensä keskitytään paljon ylätason työkaluihin, kuten esimerkiksi sosiaalisen median strategian luomiseen.

"Itse olen havainnut, että noviisikäyttäjät tarvitsevat hyvin perustason ohjausta palvelujen käyttöönottoon, erilaisten asetusten ja toimintojen ymmärtämiseen sekä tarkoituksenmukaisten käyttötapojen löytämiseen,” Linkola toteaa.

Pitkäjänteisen kehittämistyön tuloksena syntyneen Sähköisten jumppakerhojen saama palaute on ollut hyvää. Konsepti on levittämisen arvoinen.

“Aluksi mallia voisi käyttää ainakin Metropoliassa oman henkilökunnan kouluttamisessa, kenties opiskelijoiden tietoteknisten opintojen osana sekä täydennyskoulutuksen koulutustuotteena”, arvioi Linkola.

Sosiaalisen median hyödyntäminen omassa työssä on mahdollisuus jokaiselle pienyrittäjälle ja freelancerille. Heillä on kuitenkin (elleivät ole some-alan ammattilaisia) usein aikapula, jolloin haasteellista pitää osaamistaan ajan tasalla. Sosiaalisen median välineitä on paljon, ja koko ajan tulee uutta.

Linkolan mielestä olisi hyvä ottaa tuntumaa eri palveluihin siinä määrin, että voi arvioida mahdolliset hyödyt omalle toiminnalle.

"Esimerkiksi LinkedIn-palveluun keskittyvässä jumppakerhossa osallistujilla oli konkreettisia esimerkkejä siitä, kuinka he olivat hyödyntäneet palvelua verkostoitumisessa ja asiakkaiden hankkimisessa. Verkkovälineet soveltuvatkin luontevasti verkostoitumiseen ja yhteydenpitoon, mutta myös yhteistoimintaan ja oman alan kehittymisen seurantaan voi harjaantua melko pienillä ponnistuksilla. Näkisin myös, että varsinkin luovan alan toimija voi löytää verkosta paljon inspiroivia sisältöjä ja nostaa esille myös omaa ammattiosaamistaan”, hän kertoo.

Oman osaamisen jatkuvaa kehittämistä

Koulutuskonseptin kehittäminen on ollut Linkolalle suuri ja antoisa ponnistus, jossa hän on saanut toimia oman osaamisensa rajoilla tukevassa, luottavassa ja kannustavassa työyhteisössä.

"Olen saanut paneutua perehdytettäviin välineisiin ja toimintatapoihin pintaa syvemmältä muodostaakseni niistä käsityksen, jonka perusteella kykenen välittämään havaintoni eteenpäin varsin heterogeeniselle osallistujajoukolle. Olen siis oppinut paljon opetettavasta asiasta, perehdytysten valmistelusta ja pohjatyöstä sekä itse opetustilanteen hallinnasta. Kehittämisprojekti on hyvä mahdollisuus päästä tekemään tällaista ketterää kehittelyä, jollaiseen ei ammattikorkeakoulun arjessa välttämättä muuten olisi mahdollisuutta”, Linkola kertoo.

Seminaaripuhujana toimiessa oma ammatillinen osaaminen kasvaa. Mutta mitä muuta hyötyä siitä on?

Linkola kokee, että:“Oman tekemisen esille tuominen on tietysti jännittävää, mutta mielestäni tällaiset seminaarit ovat keskeinen tapa tavoittaa aihepiiriin vihkiytyneitä ammattilaisia. Kehittämistoiminnan tavoitteena on luonnollisesti levittää tietoa tuloksista, ja siksi oman alan osaajien vertaisarvioille altistuminen on tärkeää. Itselleni tämä oli yksi uusi kokemus ja oppimistilanne, ja aiheesta herännyt positiivinen keskustelu tuntui luonnollisesti palkitsevalta.”

Linkit
Lisää jumppakerhojen sisällöistä täältä: http://bit.ly/Vyyhti-Jumppakerhot.
Jumppakerhot numeroiden valossa: http://vyyhti.metropolia.fi/blogi/sahkoisten-jumppakerhojen-antia-kevaalla-2013/

Alumnikoordinaattorina julkaisen keväällä 2013 alumniaiheisia blogipostauksia / henkilöhaastatteluja sarjana.

Tuon esiin Metropolia Ammattikorkeakoulun (ja sitä edeltävien oppilaitosten) alumnien ammatillista osaamista vierailemalla yhdessä heidän työpäivistään kevään 2013 aikana. Sarja käynnistyy itselle tutuimman, kulttuurin ja luovan alan alumnien haastatteluin.

Vinkkaa oman alasi mielenkiintoisesta alumnista meilitse - milla piste hakkarainen ät metropolia piste fi