Perustiedot

Tieto

Mitä tietoa moduulissa/toiminnossa ylläpidetään tai näytetään?

Listaus korkeakouluorganisaation yksikön tiedoista ja yksikköön liittyvien tietojen hallinta

Pääkäyttäjä ylläpitää ammattikorkeakoulun organisaatiorakennetta, ammattikorkeakoulun koulutusorganisaatiota, hallitsee koulutusorganisaatioiden ja oman organisaation liitoksia ja hallitsee koulutusorganisaation ja opetushallinnon koulutusrakenteen liitoksia; kustannuspaikkatunnisteita yms. koulutuksen suunnitteluun liitettäviä määreitä; hallinnoi yksikköiden näkymien yleisiä asetuksia; ylläpitää sovellukseen liittyvää ohjeistusta.

Organisaatioyksikkö ja koulutusorganisaation valtuuttama henkilö(t) hallinnoi(vat) yksikön henkilöitä, opetussuunnitelmia, ryhmiä, yksikön käyttämiä kustannuspaikkatunnisteita (ei voi muokata kustannuspaikkoja tai toimintoja), sisäisiä tilausnumeroita (voi lisätä, muokata ja arkistoida sisäisiä tilausnumeroita), projekti ( voi lisätä, muokata, ja arkistoida projektinumeroita), yms. tietoja jotka liittyvät yksiköihin, opetussuunnitteluun ja koulutuksen vuosittaiseen suunnitteluun.

huomaa että kun puhutaan "kustannuspaikasta", "toiminnosta" niin puhutaan eri asioista M:ssa ja TAMK:ssa;

Usea kustannuspaikkatunnistesarake muodostaa TAMK:n kustannuspaikan ja samaa käsitettä kp käytetään yhdestä kaikista kustannuspaikkatunnistesarakkeista. Tämä sarake on taloushallinnon kp:n.

Kun organisaatioyksikkö on esim. taloushallinto | henkilöstöhallinto | koulutussuunnittelu (kohta "tehtävien tyyppittelyt")

 - em. tyyppiset organisaatioyksiköt, jotka omistavat prosessiin (koulutuksen suunnitteluun, taloushallintoon, henkilöstöhallintoon jne.) kuuluvia tietoja, ylläpitävät omaan prosessiinsa liittyviä perustietoja omassa yksikkönäkymässään ja voivat pakottaa muut yksiköt käyttämään em. tyypittely.

Esim. taloushallinnon yksikkö (voidaan toteuttaa hallinnointi  "roolilla", ei välttämättä sidota yksikköön) on tallennettu pääkäyttäjän toimesta ja määritely yksikölle vastuuhenkilö (=kustannuspaikkatietojen ylläpitäjä). Em. yksikön vastuuhenkilö ylläpitää kustannuspaikkatunnisteita ja määrittele tunnisteet globaalisti käytettäväksi. Ammattikorkeakoulun koulutusorganisaatioyksiköt käyttävät em. yksiköiden määrittelemää tyypittelyä.

Käyttäjä selaa yksiköiden tietoja.

Tiedon omistaja: M: Peppi TAMK: Peppi

Tietokentät: ks. Palvelut ja tiedot matriisi (uusin versio aina googledoc:ssa -> siirretty excel dokumentit välilehdellä)

Käyttötapaukset

Mitkä ovat tässä moduulissa/toiminnossa tuetut käyttötapaukset?

Pääkäyttäjä - kertaluontoiset ja ylläpito

Pääkäyttäjä tallentaa, muokkaa, poistaa, arkistoi ammattikorkeakoulun organisaation yksikön

• ammattikorkeakoulun organisaatioyksikkö on amk:n omana päätöksenä syntyvä organisaatioyksikkö; esim. TUKO - tutkintotavoitteinen koulutus (TAMK),  klusteri (M)
• poisto vain virheiden korjauksiin, normaalisti arkistointi

Pääkäyttäjä tallentaa, muokkaa, poistaa, arkistoi ammattikorkeakoulun koulutusorganisaation yksikön

• koulutusorganisaatio on tässä järjestelmässä syntyvä virtuaaliorganisaatio, jolla ei ole välttämättä mitään virallista asemaa - yksikkön ei tarvitse edes olla muualla olemassa. Oleellista on että järkevää luoda koulutusorganisaation yksikkö, jotta voidaan hallita koulutuksen suunnittelun tietoja
• tällainen yksikkö voisi olla esim. "vararehtorin toimisto" tai "tutkintotavoitteisen koulutuksen toimisto". Amk:n prosessit on määritelty niin että vararehtorin vastuulla on koulutuksen hallinta - tästä syystä on järkevää liittää Peppi-järjestelmässä oleva koulutuksen suunnittelu yksikköön "vararehtorin toimisto". Tästä seuraa, että prosessi "koulutuksen suunnittelu" voidaa liittää kaikista organisaatioyksiköistä siihen yksikköön tai rooliin ("vararehtori" tai "TUKO"), joka vastaa prosessin hallinnoinnista
• poisto vain virheiden korjauksiin, normaalisti arkistointi

Pääkäyttäjä lisää/poistaa yksikköliitoksen ammattikorkeakoulun koulutusorganisaatioon

• esim. "TUKO sisältää sisältää yksiköt/klusterit"; "vararehtorin toimisto sisältää 'opetussuunnittelulautakunnan'"
• ts. liitetään ammattikorkeakoulun viralliseen organisaatioyksikköön virtuaaliyksikkö
• arkistointi?

Pääkäyttäjä lisää/poistaa opetushallinnon yksikköliitoksen ammattikorkeakoulun organisaatioon

• esim. "yksikkö/klusteri sisältää hoitotyön koulutusohjelman"
• ts. liitetään valtion opetushallinnon yksikkö ammattikorkeakoulun viralliseen organisaatioyksikköön

Pääkäyttäjä lisää/poistaa/arkistoi yksikköön päällikön

• yksiköllä on aina yksi ja vain yksi päällikkö (jos yksikön päälliköitä on useita niin yksi päälliköistä on "ylipäällikkö")
• arkistointi historiatietojen tallentamiseksi, mikäli arkistointia ei voida toteuttaa raportoinnissa

Pääkäyttäjä lisää/poistaa/muokkaa yksikön henkilön käyttöoikeuksia

• koska yksiköt ovat itsenäisiä toimijoita, niin yksikköön annetaan jakaa oikeuksia oman yksikkönsä sisällä itsenäisesti

Pääkäyttäjä arkistoi yksikköön henkilön

• henkilö menehtyy ja henkilön arkistoidaan: henkilön tehtävät siirtyvät kohdentamattomiksi tehtäviksi siihen yksikköön johon käynnissäolevia tai tulevia tehtäviä on kohdennettu

Pääkäyttäjä lisää/poistaa/arkistoi yksikköön virtuaalihenkilön

• virtuaalihenkilöitä tarvitaan suunnittelujärjestelmän luonteen vuoksi: tehtäviä kohdennetaan henkilöön, joka ei ole vielä olemassa amk:n järjestelmissä
• virtuaalihenkilöt ovat henkilöryhmiä tai "aitojahenkilöitä"; virtuaalihenkilöryhmän tehtäviä siirretään aidoille henkilöille, "aidon henkilön" tehtävät siirtyvät henkilölle kun virtuaalihenkilö yhdistetään aitoon henkilöön
• poisto vain virheiden korjauksiin, normaalisti arkistointi

Pääkäyttäjä lisää, muokkaa, poistaa yksikköön liitetylle henkilölle oikeuden luoda omia koulutusorganisaatioyksiköitä

• yksiköllä tarve luoda omaa virtuaaliorganisaatiotaan

Pääkäyttäjä lisää, muokkaa yksikön voimassoloaikaa

• yksiköillä on elinkaari - alkaa, päättyy

Pääkäyttäjä lisää, muokkaa yksikön kustannustunnisteita

• kustannuspaikkatunnisteita on useita: tässä kustannuspaikka tarkoittaa kustannuspaikka tunnisteiden kokoelmaa (eikä taloushallinnon järjestelmän kustannuspaikka -käsitettä). Kustannuspaikkatunnisteilla voi olla hierarkisia ominaisuuksia - valittu kustannuspaikka määrittelee toisen tunnisteen valitalistoista vain osia

Pääkäyttäjä lisää, muokkaa yksikön kustannustunnisteen alku- ja päättymispäivämäärä

• kustannustunnisteilla on elinkaari - alkaa, päättyy
• arkistoituja kustannuspaikkatunnisteita ei voi käyttää käyttöliittymätasolla. Jos tehtävällä on kustannuspaikkatunniste joka arkistoituu, niin tehtävällä voi olla samanaikaisesti kustannuspaikka (kustannuspaikka voimassa) ja ei ole kustannuspaikka (tehtävän kesto jatkuu kustannuspaikkatunnisteen arkistoinnin jälkeen eikä aikavälille ole tallennettu uutta kustannuspaikkaa).

Pääkäyttäjä lisää, poistaa, muokkaa  amk:n  toteutusten luokittelutietoja (label)

• toteutuksille voi lisätä halutessan toteutuksia luokittelevan labelin
• amk:n labelit ovat käytettävissä kaikilla toteutuksilla
• pääkäyttäjä voi siirtää yksikön labelin arkistoon kun label ei ole käytössä toteutuksella joka käynnissä tai label ei ole käytössä toteutuksella joka on tulossa (ts. label käytössä vain päättyneillä toteutuksilla)
• arkistoon siirtyvän labelin voi palauttaa aktiiviseksi
• pääkäyttäjä voi yhdistää eri yksiköiden labeleitä yhdeksi labelksi (ts. jos eri yksiköissä syntyy samannimisiä labelitä, jotka tarkoittavat samaa, niin pääkäyttäjä voi käytön helpottamiseksi yhdistää useat samaa labeliä yhdeksi labeliksi

Yksikön vastuuhenkilö, koulutussunnittelija

Käyttäjärooli vastuuhenkilö oikeuksia jakaa yksikön oikeuksia, käyttäjärooli koulutussuunnittelijalla jos toisin ei määritellä kaikki muut alla luetellut oikeudet

Vastuuhenkilö [jäljempänä käyttäjä] lisää/poistaa/arkistoi yksikköön henkilön

• henkilöt syntyvät toisessa järjestelmässä ja peppi käyttää toisen järjestelmän henkilöitä. Tämä tarkoittaa että olemassaolevalle henkilölle tallennetaan rooli: yksikön päällikkö tai yksikön suunnittelija, jolla ovat päällikön oikeudet yksikköön tai henkilö kiinnitetään oman roolinsa lisäksi toiseen yksikköön koulutuksen suunnittelun prosessissa

Käyttäjä lisää/arkistoi yksikköön virtuaalihenkilön

Käyttäjä lisää/poistaa/muokkaa yksikön henkilön käyttöoikeuksia

• kun yksikkö tallennetaan ja yksikölle määritellään päällikkö, niin vain pääliköllä ovat oikeudet käyttöoikeuksien hallintaan. Halutessaan päällikkö voi jakaa ao. oikeudet yhdelle tai usammalle henkilölle
• kun käyttäjäoikeus vastuuhenkilö jaetaan toiselle henkilölle, niin uusi henkilö ei peri vastuuhenkilön oikeutta jakaa ylemmän roolin käyttöoikeutta muille henkilöille. Yksikössä on yksi ja vain yksi vastuuhenkilö ja vain yhdellä käyttöoikeusroolilla vastuuhenkilö on oikeus jakaa käyttöoikeutta "laajenna henkilön oikeuksia yksikön vastuuhenkilön oikeudet" muille käyttäjille.

Käyttäjä lisää, muokkaa, poistaa yksikköön liitetylle henkilölle oikeuden luoda omia koulutusorganisaatioyksiköitä

• kun yksikkö tallennetaan ja yksikölle määritellään päällikkö, niin vain pääliköllä ovat oikeudet yksiköiden hallintaan. Halutessaan päällikkö voi jakaa ao. oikeudet yhdelle tai usammalle henkilölle
• ks. edellä - oikeuksien "siirto" antaa oikeuden luoda koulutusorganisaatioyksiköitä

Käyttäjä lisää, muokkaa omien yksiköiden voimassoloaikaa

• oikeudet vain aliyksiköihin, ei omaa eikä ylempiin yksiköihin

Käyttäjä lisää, muokkaa, arkistoi yksikön kustannuspaikan alku- ja päättymispäivämäärä

• ei poisto-oikeutta

Käyttäjä lisää/poistaa, arkistoi yksikköön henkilön

• tarkoittaa henkilöiden liittämistä yksikköön; henkilöt syntyvät muualla

Käyttäjä lisää/arkistoiyksikköön virtuaalihenkilön

• poisto vain pääkäyttäjällä, käyttäjä arkistoi virtuaalihenkilöitä

Yksikön perustietojen hallinta

Käyttäjä ylläpitää yksikön strategisten tavoitteiden kuvauksia (jotka periytyvät vuosisuunnittelun näkymään. Ks. 2.1.1 Yksiköiden strategiset tavoitteet).

Käyttäjä ylläpitää yksikköön liitettyjen tutkintojen ja koulutusohjelmien, koulutusten perustietoja (kuvaukset; markkinointikuvaukset, hallinnolliset kuvaukset, opetussuunnitteluun liittyvät kuvaukset)

Käyttäjä lisää, poistaa, muokkaa  yksikön toteutusten luokittelutietoja (label)

• toteutuksille voi lisätä halutessan (yksikön) labelin
• yksikön labelit ovat käytettävissä kaikilla niillä toteutuksilla, jotka ovat luotu yksikön opetussuunnitelmista
• yksikkö voi lisätä toisen yksikön tallentamaan toteutukseen oman yksikön labelin
• yksikkö voi lisätä ohjelmiston globaaliksi määritellyn labelin omalle toteutukselle
• käyttäjä voi siirtää yksikön labelin arkistoon kun label ei ole käytössä toteutuksella joka käynnissä tai label ei ole käytössä toteutuksella joka on tulossa (ts. label käytössä vain päättyneillä toteutuksilla)
• arkistoon siirtyvän labelin voi palauttaa aktiiviseksi

Organisaatiohierarkia

Organisaatiohierarkoita on useita. Eri tiedot liittyvät eri organisaatioihin. Organisaatioilla on samoja nimiä. Esim. "koulutusohjelma" voi liittyä sekä organisaatiorakenteeseen että koulutusorganisaatioon. "Koulutusohjelma" ei ole sama yksikkö koulutusorganisaatiossa ja organisaatiorakenteessa.

Usea organisaatio ja yksiköiden liitokset esitetään Pepin organisaatioissa. Organisaatiorakenne ja esimies-alaissuhteet, henkilön, kustannuspaikkojen, sopimusten liitokset organisaatiorakenteisiin määritellään muissa järjestelmissä. Pepissä on voitava kuvata muualla syntyviä organisaatiohierarkioita, koska Peppi omistaa koulutusorganisaation ja koulutusorganisaation yksiköt on voitava liittää muissa järjestelmissä syntyviin yksiköihin.

Yksiköillä ja liitoksilla on elinkaari. Liitokset muuttuvat ja liitoksilla on alku- ja päättymispäivämääränsä.

Pääkäyttäjä ja yksikön pääkäyttäjä ylläpitää (käsite)yksiköitä, yksiköiden välisiä liitoksia ja yksiköiden ja liitosten elinkaaren.

Henkilöstöorganisaatio

• Henkilö: Luonnolliset henkilöt syntyvät HR:ssä, virtuaalihenkilöt Pepissä
• Sopimus: (sopimus EI TARKOITA tässä työsopimusta). Sopimus syntyy HR:ssä. Henkilö ei liity kustannuspaikkaan. Henkilöllä on yksi tai useampi sopimus. Sopimus liittää henkilön kustannuspaikkaan.
• Vastuuyksikkö: Henkilöstoorganisaatiossa vastuuyksikkö tarkoittaa on liitosta taloushallinnon organisaatiorakenteeseen (liitos ei ole kustannuspaikka, koska henkilöliitos tehdään sopimuksen kautta), ei liitosta organisaatiorakenteeseen. Henkilö liittyy yhteen ja vain yhteen vastuuyksikköön.
•  

Käyttöliittymä(t)

Missä eri käyttöliittymissä nämä käyttötapaukset ovat hyödynnettävissä? Suluissa merkityt numerot ovat käyttötapauksia.

Osiot:

Jos henkilö rooli on yksikön päällikkö

• yksikön perustietojen "infolaatikko": ylempi yksikkö, ryhmät, koulutusohjelmat,opetussuunnitelmat, toteutukset ja toteutuksen tilanne, yksikköön liitettyt työaikasuunnitelmat ja työaikasuunnitelmien tilanne
• pikalinkki yksikön opetus- ja vuosisuunnitteluun ja yksikön henkilöihin; pikalinkki toimintoihin: perustiedot, ryhmät, koulutusohjelmat, opetussuunnitelmat, toteutukset, projektit; yksikön ohjausasetukset; pikalinkki yksikön listauksiin (opettajalista, toteutuslista, opetussuunnitelmalista)
• yksikön kuvaus
• yksikön koulutusohjelman kuvaus
• yksikön tutkinnon, tutkintonimikkeen kuvau
• yksikön vastuuhenkilöt ja vastuuhenkilöiden yhteystiedot
• yksikön kaikkien henkilöiden tehtäväkategorioiden editointi datagridissä (tehtävät sarakkeissa: henkilö (read), rooli (read), opetus (write), tki (write), hallinto (write), kohdentamaton (write), vapaajakso(t) (write)
  • henkilöt ja henkilön roolit riveillä (jos rooleja 2 niin sama henkilö kahdesti))
•  

Jos henkilö rooli on yksiköiden päällikkö

• yksikön perustietojen "infolaatikko": ylempi yksikkö, ryhmät, koulutusohjelmat,opetussuunnitelmat, toteutukset ja toteutuksen tilanne, yksikköön liitettyt työaikasuunnitelmat ja työaikasuunnitelmien tilanne
• pikalinkki yksikön opetus- ja vuosisuunnitteluun ja yksikön henkilöihin; pikalinkki toimintoihin: perustiedot, koulutusohjelmat; yksikön ohjausasetukset; pikalinkki yksikön listauksiin (yksikkölistaus, päällikkölistaus, opettajalistaus, toteutuslistaus, opetussuunnitelmalistaus)
• yksikön kuvaus
• yksikön vastuuhenkilöt ja vastuuhenkilöiden yhteystiedot

Prosessi

lisää kuva ja kuvaus prosessista, johon tämä palvelu liittyy

Tila

Missä vaiheessa toteusta ollaan tämän kanssa?