Henkilöresursseissa tapahtuvien muutosten hallinta: henkilöstösuunnitelma, kehityskeskustelut, loma-ajat, rekrytointi, päätoimisten ja sivutoimisten hallinta, äitiyslomat, eläköityminen
Nimeä korjattu, aiempi "Työajan käytön suunnittelu ja seuranta"
Tieto
Tiedon omistaja: STTS,Peppi, HR, Amme(M), Oha - LDAP(T) , [opiskelija- ja opintohallintojärjestelmä (T)]
Tietokentät: id, etunimi,sukunimi, rooli(t) <ks. googledocsista ja lisää puuttuvat tänne>
Käyttötapaukset
A. Ennen suunnittelun alkua
Henkilöstösuunnitelma
Yksikköön liittyvä henkilöstösuunnitelma: käytettävissä olevat opetushenkilöstö ja opetusta tukeva henkilöstö. Suunnitellut muutokset henkilöstöresurssissa. Tarvittava määräaikainen henkilöstöresurssi.
Kehityskeskustelut
<päivitä: kehityskeskusteluista syntyy esimiehelle informaatiota henkilöresursseista>
Henkilöiden hallinta
Koulutuksen suunnittelija luo omaan yksikköön virtuaalihenkilön
Koulutuksen suunnittelijan luo virtuaalihenkilön, joka liittyy kahteen tai useampaan yksikköön
Koulutuksen suunnittelija luo virtuaalihenkilön joka on opettajaryhmä
Koulutuksen suunnittelija luo virtuaalihenkilön joka on henkilö
Koulutuksen suunnittelija liittää virtuaalihenkilön henkilöön (virtuaalihenkilön tehtävät siirtyvät henkilölle)
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ehdottamat vapaajaksot
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman äityiysloman
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman eläköitymisen
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman koulutusvapaan
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman palkattoman vapaan
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman <muut työsuhteen läsnäoloon vaikuttavat poissaolot>
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen jakson alkua oman yksikön toteutuksiin ja muihin tehtäviin liitettyjen henkilöiden mahdolliset muutokset läsnäolossa.
Järjestelmä antaa hälytyksen koulutuksen suunnittelijalle ja tehtävän tallentajalle jos henkilö muuttaa läsnäolonsa tilaa ajalle, jolloin henkilölle on merkitty tehtäviä
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelukauden alkua oman yksikön opettajien ehdotukset ja toiveet tehtävistä (opintojakso) ja projekteista
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelukauden alkua oman yksikön opettajien kehityskeskusteluissa sovitut toimenpiteet
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa opintojakson toteutuksilla tehtäviä hoitaneet opettajat
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelukauden alkua omien opettajien jo aiemmin tallennetut resurssit seuraavalla suunnittelukaudella
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelukauden alkua oman yksikkönsä muut tehtävät sekä niihin tarvittavat henkilöresurssit seuraavalle kaudelle (esim. valintakokeet, kokoukset, ammattitaidon kehittäminen)
B. Suunnittelun aikana
Henkilön tehtävien hallinta
Koulutuksen suunnittelija saa ilmoituksen yksikkönsä henkilöltä tai henkilöiltä merkittävästä opetushenkilöstöön kuuluvan työajan käyttöön vaikuttavasta muutoksesta:
Koulutuksen suunnittelija päivittää henkilön kauden työtehtäviä siirtämällä - kaikki tai osan - tehtävistä toiselle henkilölle tai virtuaalihenkilölle
Koulutuksen suunnittelija päivittää henkilön kauden työtehtäviä siirtämällä kaikki tai osan tehtävistä toiselle kaudelle
Koulutuksen suunnittelija päivittää henkilön kauden työtehtäviä poistamalla kaikki tai osan tehtäviä kuluvalta kaudelta tai seuraavalta kaudelta.
Koulutuksen suunnittelija listaa yksikön henkilöstön kanssa tehdyt suunnitelmat tulevan kauden tehtävistä
Henkilöesimies tarkistaa kuinka paljon henkilöllä on projektitöitä kaikista töistä tai kuinka paljon yhteen projektiin on kiinnitetty henkilöresursseja
- Projektien hallinta ei ole määritelty tämän sovelluksen palveluihin. Projektit on saatava siis avoimen rajapinnan kautta tähän järjestelmään ja projektit on kiinnitettävä tässä järjestelmässä yksiköihin ja esimiehiin
Henkilöesimies tarkistaa henkilön tehtävät ”omassa” yksikössä ja ”muissa yksiköissä”
Koulutuksen suunnittelija seuraa instrumenttikohtaisen opettaja-opiskelija liitoksia
- instrumentin opettaja opettaa opiskelijaa, opettajan instrumentin opiskelija vaihtuu kesken kauden
Viestit, hälytykset
Opetushenkilöstöön kuuluvalle lisätään tehtävä. Tehtävän lisäys muuttaa työsuhteen sivutoimisesta päätoimiseksi. Hälytys tehtävän lisääjälle, opettajalle ja opettajan budjettivastuussa olevalle esimiehelle.
Opetushenkilöstöön kuuluvalta poistetaan tehtävä. Tehtävän lisäys muuttaa työsuhteen päätoimisesta sivutoimiseksi. Hälytys tehtävän poistajalle, opettajalle ja opettajan budjettivastuussa olevalle esimiehelle.
Opetushenkilöstöön kuluvan tehtäviä muokataan - tehtävien kustannuspaikkajako muuttuu niin että vaikuttaa oman ja "vastaanottavan" yksikön kustannuksiin merkittävästi: hälytys budjettivastuussa oleville.
Henkilön työsuunnitelmaan lisätään viesti, viesti kohdentuu ao. henkilölle, yksikölle, toiselle yksikölle : esim. ”ylitunneista maksettava korvaus maksetaan ao. henkilölle joulukuussa”)
Tehtäviä liitetään henkilöön
Käyttöliittymä(t)
Muistutukset
1 Hälytysten kautta ilmoitukset koulutuksen suunnittelijalle jos kesken kauden tapahtuvia muutoksia (vapaa, eläke, äitys yms.)
3 Opettajapalveluihin tulee lisätä palvelu jossa opettaja voi lisätä 4 vuotta eteenpäin tuleviin työaikasuunnitelmakausien tehtäväehdotuksia tai toiveita (vapaa tekstikenttä). Toiveet ja ehdotukset tulee voida sitoa kausiin (esim. olen 3 vuoden 1. lukukautena vaihdossa yms.)