Kustannuspaikkojen päivitys kun kaikki kustannuspaikat ovat muuttuneet

Johdanto

Kustannustunnisteet ovat muuttuneet 1.1.2014 alkaen. Syksyllä 2013  ei ole ollut käytössä "uusia" kustannustunnisteita 2014  tehtäviä tallennettaessa. Vuoden 2014 tehtävillä on nyt vuosien 2008-2013 kustannustunnisteet.

On tehty päätös että 2014 tehtävillä on oltava 2014 kustannustunnisteiksi. Päivitys on tehtävä toteutuksilla, toteutuksen tehtävilllä, muiden töiden tehtäväpaketilla ja paketin sisältämille tehtäville. Kun päivitys tehdään niin korjauksen tekeminen osittain tai puutteellisesti ei ole käsitykseni mukaan järkevää (OT).

Toteutusten tehtävien kustannustunnisteiden päivitys on selvää ja suoraviivaista. Muiden töiden tehtävien kustannustunnisteiden vaihdossa on haasteita organisaatiomuutoksesta ja henkilöiden aseman muutoksesta organisaatiorakenteessa.

Jäljempänä on ohje, miten kustannustunnisteet päivitetään.

Lähtötilanne

Miten tilanne on syntynyt?

• tehtävät tallennetaan henkilöille seuraavalle kalenterivuodelle edellisen kalenterivuoden syyslukukaudella,
• kaikki kustannustunnisteet muuttuvat kalenterivuoden alussa,
• uusia kustannustunnisteita ei ole olemassa kun tulevan kalenterivuoden tehtäviä tallennetaan.

"Vanhat" kustannustunnisteet on merkitty päättyneiksi:

Kuva 1 Kustannuspaikka on vanhennettu merkitsemällä se päättyneeksi 31.12.2014

Päättyneiksi merkittyjä kustannustunnisteita ei voi käyttää päättymispäivämäärän jälkeen tehtävillä, mutta päättyneiksi merkityt kustannustunnisteet ovat edelleen näkyvissä käyttöliittymässä.

"Päättyneiksi merkityt kustannustunnisteet ovat edelleen näkyvissä käyttöliittymässä." tarkoittaa käyttöliittymässä - että kun mennään esim. henkilön työsuunnitelman kustannuspaikat-välilehdelle:

Kuva 2 Päättyneiksi merkittyjä kustannuspaikkoja henkilön työsuunnitelmassa (vuosimerkintä 2008-2013)

Vanhentuneiksi merkityt kustannuspaikat ovat työsuunnitelmassa näkyvissä vanhentumispäivämäärän jälkeenkin.

"...Päättyneiksi merkittyjä kustannustunnisteita ei voi käyttää päättymispäivämäärän jälkeen tehtävillä... " tarkoittaa käyttöliittymässä:

Kuva 3 Tehtävällä "vanhentunut" kustannuspaikka

Tehtävällä (ensimmäinen rivi - vasen reuna) näkyy "vanhentunut" kustannuspaikka ("KP 4090 (2008-2013)...". Toiminnolla "Lisää kustannuspaikka" oikeassa reunassa ei näe eikä voi lisätä vanhentuneiksi merkittyjä kustannuspaikka tehtäväriville.

Alkupäivämäärä ja päättymispäivämäärä, kustannustunniste ja tehtävä

Päivityksessä on kaksi vaihetta: virheellisten tehtävärivien korjaus ja kustannustunnisteiden päivitys.

Ennen kustannustunnisteiden päivitystä on tiedettävä (1) koska kustannustunnisteet astuvat voimaan ja päättyvät. Sekä on (2) tunnettava/löydettävä ne tehtävät joiden alkupäivämäärä on pienempi kuin uusien kustannustunnisteiden alkupäivämäärä ja päättymispäivämäärä on suurempi kuin uusien kustannustunnisteiden alkupäivämäärä.

Tehtävät jotka alkaneet ennen ja päättyvät kustannustunnisteiden päivityksen jälkeen - virheellisten tehtävärivien korjaus

Kustannustunnisteiden päivitys aiheuttaa sen että  "oikein" tallennetusta tehtävärivistä tulee "virheellinen" jos tehtävän kesto osuu kustannustunnisteiden päättymispäivämäärän ja alkupäivämäärän väliin.

Esimerkiksi kuvassa 3 on tehtävä jonka alkupäivämäärä on 1.8.2013 ja päättymispäivämäärä on 31.12.2014 ja tehtävän kustannuspaikka on 4090. Kustannuspaikan vanhennus 31.12.2013 osuus tehtävän alku- ja päättymispäivämäärän väliin. Tästä seuraa että yhdestä tehtävästä tulee kaksi tehtävä: tehtävä joka alkaa 1.8.2013 ja päättyy 31.12.2013 kustannuspaikalla 4090 ja tehtävä joka alkaa 1.1.2014 ja päättyy 31.12.2014 kustannuspaikalla 3140.

Virheelliset tehtävärivit ovat siis tehtäviä jotka ovat alkaneet kalenterivuonna 2013 ja jatkuvat kalenterivuonna 2014. Virheelliset tehtävärivit on korjattava siten että tehtävärivi jaetaan kahdeksi riviksi ja siirretään ensimmäiseltä tehtäväriviltä syksyn tunteja kevään tunneiksi. Tehtäväriville kohdennetut resurssit (tässä tapauksessa tunnit) eivät saa muuttua korjauksessa. 

• Korjaus pitää tehdä niin että siirtää tehtäväriviltä kevään tuntien osuuden uudelle tehtäväriville joka alkaa 1.1. ja päättyy 31.12.2014,
  
• Korjausta ei saa tehdä niin että siirtää (alkuperäisen) tehtävän alkamispäivämäärää kalenterivuodelle 2014 - koska tällöin ”poistaa” 2013 tehtäviä ja siirtää tehtäviä kalenterivuodelle 2014,
• Korjausta ei saa tehdä niin että muuttaa (alkuperäisen) tehtävän kustannuspaikkaa - koska tällöin siirtää 2013 kustannuksia vuodelle 2014,
• Korjausta ei saa tehdä niin että siirtää syksyn tunteja keväälle - koska tällöin siirtää 2013 kustannuksia vuodelle 2014.
  

Kustannustunnisteiden päivitys

(1) Vanhojen tunnisteiden päättymispäivämäärä on 31.12.2013 ja uusien tunnisteiden alkupäivämäärä on 1.1.2014. Tästä seuraa että kaikilla tehtävillä joiden päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013 ja alkupäivämäärä pienempi tai yhtä suuri kuin 31.12.2013, on virheellinen kustannustunniste - jos tehtävä on tallennettu henkilölle ennen kustannustunnisteiden päivitystä Pepissä (31.1.2014).

Tehtävärivien korjaus

Sinulle toimitetaan Excel-listaus, jossa ovat kaikki ne tehtävärivit jotka ovat alkaneet kalenterivuonna 2013 ja jatkuvat kalenterivuonna 2014. Jokainen näistä tehtäväriveistä on jaettava kahdeksi riviksi.

Excel listalla on rivi - "toteutuksen tunnus, ..., tehtävän alkupäivämäärä, tehtävän päättymispäivämäärä ja syksylle kohdennettava tunnit ja keväälle kohdennettava tunnit,..."

Kuva 3.1 Excel-listaus korjattavista toteutuksista

Listalla ovat toteutuksen tehtävät.

• Sama toteutus voi olla monta kertaa  peräkkäisellä rivillä, jos toteutuksella on useita kahdelle kalenterivuodelle kohdennettuja tehtäviä,
• Jos listauksesta näyttää puuttuvan joku tutkinto-ohjelma/koulutusohjelma niin tällöin tutkinto-ohjelmassa/koulutusohjelmassa ei ole tehtäviä jotka jakautuvat usealla kalenterivuodelle,
• Listaus on tehty haulla "omat henkilöt" ("hae yksikön X henkilön tehtävät, jossa tehtävä on kahdella lukuvuodella") koska oman yksikkösi henkilö voi tehdä töitä useaan yksikköön niin listauksessa olevat tehtävien joukossa voi olla tehtäviä jotka eivät ole sinun yksikkösi tehtäviä. Osaamisaluepäällikkö omistaa  henkilön työajan - osaamisyksikössä korjataan oman yksikön henkilöiden tehtävät - vaikka tehtävät eivät olisi osaamisyksikön tehtäviä.

Toteutuksen tehtävärivillä tehtävän alkupäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2013 ja tehtävän päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013:

Kuva 4 Toteutuksen tehtävän alkupäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2013 ja tehtävän päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013

Tehtävä on jaettava kahdeksi riviksi

Kuva 5 Jaa tehtävä kahdeksi riviksi ja...

... ja siirrä alkuperäiseltä tehtäväriviltä keväälle kohdennettava tunnit kevään tunteihin (ja poista kevään tunnit syksyn tunneista).

Tässä esimerkissä
kevään 2014 tunnit  1.0 * 32 tuntia / 365 (kesto) * 212 (kevään kesto) = 18.6 tuntia
syksyn 2013 tunnit  1.0 * 32 tuntia  / 365 (kesto) * 151 (syksyn kesto) = 13.2 tuntia

Tehtävän tunnit on merkittävä listauksen laskennan mukaisesti tehtäville, jotta 2013 työsuunnitelmien kokonaistuntimäärä ei muutu korjauksessa.

Kuva 6  Siirrä alkuperäiseltä tehtäväriviltä keväälle kohdennettava tunnit kevään riville

Saat listauksen korjattavaista tehtävistä (listaus myös sivun liitteenä). Listauksessa tuntien laskenta on tehty valmiiksi, tehtäväsi on tallentaa tehtävärivit. Vasta kun tehtävärivit on korjattu voi päivittää kustannuspaikkoja.

Tiivistelmä

Tehtävärivit, toteutuksen tehtävät ja muiden töiden tehtävät jaetaan kahdeksi riviksi jos tehtävä alkaa kalenterivuonna 2013 ja päättyy kalenterivuonna 2014. "Vanhan tehtävän" päättymipäivämääräksi muutetaan 31.12.2014. Uuden tehtävän alkupäivämääräksi merkitään 1.1.2014. "Vanhalta tehtävältä" poistetaan tunteja ja uudelle tehtävälle lisätään tunteja Excelin antaman tuntimäärän mukaisesti.

Kustannustunnisteiden päivitys

Tavoitetila : Kalenterivuoden 2014 tehtävillä (toteutusten työt ja muut työt) ei saa vuosien 2008-2013 kustannuspaikkoja. Katso esimerkiksi yllä kuvaa 2. Henkilön työsunnitelmassa kalenterivuonna 2014 on 2008-2013 kustannuspaikat. Muutetaan 2014 tehtävien kustannuspaikat 1.1.2014 alkaviksi kustannuspaikoiksi.

Henkilöiden tehtävät ovat toteutuksen tehtäviä ja/tai muita tehtäviä. Toteutuksen tehtävät ovat toteutuksilla (vrt. edellä kuvia 4-6).  Henkilöllä on (yleensä) myös muita - ei toteutuksiin - liittyviä tehtäviä.

Toteutuksen tehtävien kustannuspaikat ovat periytyneet toteutuksen ryhmältä ja toteutukselta toteutuksen tehtäville. Katso lisätietoja toteutuksen tehtävien kustannuspaikkoista täältä >>

Muiden töiden kustannuspaikat ovat tallennettu vuosisuunnittelun yksikkö-näkymässä ja tehtäville on tallennettu kustannuspaikka tehtävän tallennuksen yhteydessä. Toteutuksen tehtävät liittyvät siis toteutuksen ryhmiin [koulutusohjelmiin] ja muiden töiden tehtävät liittyvät [organsaaatio]yksiköihin (omaan tai johonkin muuhun yksikköön).

Muiden töiden kustannustunnisteiden päivitys ei ole aina yksikäsitteistä. Kustannuspaikkojen omistajan on annettava ohjeet teknisen päivityksen tekijälle miten kustannustunnisteet on päivitettävä (esim. muunnostaulukko). Toivottavaa olisi että muiden töiden kustannustunnisteiden päivitys tehdään ammattikorkeakoulutasolla samalla periaatteella jotta kulujen kohdentaminen on vertailukelpoista eri yksiköiden välillä.

Muut työt

Tehtävät ja yksiköt - muut työt

Muiden töiden tehtävät liittyvät vanhaan organisaatioon - liitä tehtäväpaketit uuteen organisaatioyksikköön tai uusiin organisaatioyksiköihin

Organisaatiomuutos on muuttanut henkilöiden asemaa Pepin yksiköissä. Muutos ei ole muuttanut tehtävien asemaa. Kun tehtävät liittyvät organisaatioyksiköihin, niin syksyllä 2013 tallentuneet tehtävät liittyvät syksyn 2013 organisaatioyksiköihin - tehtävät ovat edelleen "vanhoissa" yksiköissä. On viisasta liittää vanhan organisaatioyksikön muut työt uuteen organisaatioyksikköön (jotta aiemmin tallentuneet tehtävät näkyvät uudessa yksikössä).

Kuva 7 Muun työn tehtäväpaketti ja tehtävärivit ja tehtäväpaketin liitos organisaatioyksikköön "Apuvälinetekniikka"

Kuvassa 7 olen avannut yksikössä "Apuvälinetekniikka" tehtäväpaketin "Ammattikorkeakoulun...". Tehtäväpaketti liittyy Apuvälinetekniikan yksikköön ja yksikkö on organisaation 2008-2013 organisaatiopuussa. Lisään kohtaan "Vastuuyksiköt" uuden organisaatioyksikön joka sisältää vanhan "Apuvälinetekniikka" yksikön: vanha yksikkö liittyy uuteen tulosalueeseen 1 ja sen tutkinto-ohjelmakokonaisuuteen "Hyvinvointi":

Kuva 8 Lisää uuden organisaatiorakenteen mukainen yksikkö tehtäväpakettiin

Päivityksen jälkeen sekä "vanha" apuvälinetekniikan yksikkö että uusi "Hyvinvointi, tutkinto-ohjelmakokonaisuus" näkevät tehtäväpaketin vuosisuunnittelun muissa töissä.

Kuva 9 Vanha tehtäväpaketti uudessa organisaatiorakenteessa

Tämä korjaus oli siis "hyvä" tehdä, ei välttämätön, koska se helpottaa myöhemmin kalenterivuonna 2014 mahdollisesti tehtäviä päivityksiä tehtäväriveillä.

Huomaa että muut tehtävät liittyvät tehtäväpakettiin ja tehtäväpaketti organisaatioyksikköön. Tehtäväpaketin liittäminen uuteen organisaatioon voi olla haasteellista - riippuen siitä millä periaatteella tehtäväpaketti on rakennettu ja miten organisaatiorakenne on muuttunut.

• Mikä voisi olla hankalin tapaus tehtäväpaketin yksikköliitoksen päivityksessä? Ajatellaan tilannetta että tehtäväpaketti on tallennettu, siihen on liitetty useita tehtävärivejä, organisaatiorakenne muuttuu. Organisaatiorakenteen muutos on vaihtanut jokaisen tehtävärivin henkilön asemaa useaan eri organisaatioyksikköön, tehtäväpaketti sisältää eri tyyppisiä tehtäviä: projekteja, oman työn kehittämistä, jne. ja jokaisella tehtävärivillä on eri kustannuspaikka.
• Henkilöt vaihtaneet asemaa: tehtäväpaketti on kuulunut yhteen organisaatioyksikköön ja nyt sen kuuluisi liittyä useaan. Mihin organisaatioyksikköön tehtäväpaketti liitetään vai liitetäänkö se kaikkiin niihin yksiköihin, joihin tehtäväpaketin alla olevat henkilöt liittyvät?
• jne.

Suosittelen:

• Missään tapauksessa ei pidä tehdä niin että siirtää tehtäväpaketin sisällä olevat tehtävät uusille tehtäväpaketeille, jotka liittyvät uuden organisaation yksikköön. Käytännössä tämä tarkoittaa että kaikki muut työt tallennetaan alusta asti uudelleen!
• Jos tehtäväpaketin voi liittää yhteen organisaatioyksikköön niin se liitetään, jos liitos on epäselvä niin ei tehdä mitään.

Mitä toimintatavasta seuraa

Vuosisuunnittelun yksikkönäkymässä, muut työt ovat kevällä 2013 ja mahdollisesti syksyllä 2014, muut työt eivät näy uuden organisaatioyksikön välilehdellä muut työt. Yksikkö-näkymässä ja henkilön työsuunnitelmassa tehtävät näkyvät kuten pitääkin. 

Toteutuksen kustannustunnisteet

Päivitetään tehtävien kustannuspaikat, poistetaan vanhentuneet ja lisätään uudet

Ohjeessa oletetaan että edeltävät toimenpiteet on jo tehty. Ennen kustannuspaikkojen päivitys on tiedettävä miten "vanha" kustannuspaikka on muutetaan "uudeksi". Tee ennen muutosten tekemistä itsellesi mappaustaulukko: vanha kustannuspaikka -> uusi kustannuspaikka.

Mene toteutusten hakuun (Vuosisuunnittelu > Toteutukset) ja anna hakuehtona aikaväli ja yksikkö

Kuva 10 Toteutusten haku

Kuvassa toteutus on voimassa 1.1.2014 - 1.1.2015, yksikkö "Auto- ja kuljetusteknikka", toteutus luonnos, ehdotus tai julkaistu.

Kuva 11 Hakutulos

Haun tulos listautuu hakulomakkeen alle. Valitse kaikki toteutukset sarakeriviotsikon "Tunnus" vasemmalta puolelta.

Kuva 12 Valitse toteutukset - muokkaus-lomake avautuu toteutuslistan yläpuolella

Valinnan tuloksena hakutuloslistauksen yläpuolelta avautuu valintalomake "...muokkaa toteutuksia" ja "Muokkaa toteutuksen tehtäviä"

Valitse "...muokkaa toteutuksia". Avautuu uusi ikkuna:

Kuva 13 Muokkaa toteutuksia-ikkuna

Haluat muuttaa ensin vain ne rivit joissa yksi kustannuspaikka korvataan yhdellä uudellä kustannuspaikalla. Tarkista rivit - löydätkö rivejä joissa tehtävällä on useampia kustannuspaikkoja? 

Kuva 13 Toteutuksella on useita kustannuspaikkoja

Kuvassa 13 yksikössä on toteutuksia, joissa useita kustannuspaikkoja. Ota valintaruutu pois päältä vasemmasta reunasta näiltä riveiltä!

Kuva 14 Totetukset, joilla useita kustannuspaikkoja - poista valinta ruutu vasemmasta reunasta.

Ikkunan yläreunassa on nappi "Tee massamuutos"

Paina nappia. Massamuokkaus-ikkuna avautuu:

Kuva 15 Toteutuksien massamuokkaus

Haluan korvata (en lisätä) vanhan kustannuspaikan uudella kustannuspaikalla 4240. Valitsin edellä ne rivit joilla oli yksi kustannuspaikka, prosenttiosuus on 100%. Paina nappia "Tee muutokset". Selain kysyy  että muutetaanko - vastaa "Ok" ja hetken kuluttua edellinen ikkuna avautuu uudelleen.

Kustannuspaikat ovat päivittyneet uudeksi valituilla riveillä.

Kuva 16 Päivittyneet kustannuspaikat

Rivit joilla on useita kustannuspaikkoja

Seuraavassa esimerkissä oletetaan että rivit joissa on useita kustannuspaikkoja, ei voi korjata massamuokkauksella. Jäljempänä näytetään yksittäisten rivien kustannuspaikkojen korjaus. Tarkista omassa tapauksessasi voiko muutoksen tehdä useille riveille saman aikaisesti ja tee korjaus yllä kuvatun mukaisesti - massamuokkausessa lisää yhden kustannuspaikan sijasta tarvittava määrä ja määrittele prosenttiosuus kustannuspaikoille.

Aloita poistamalla edellisessä esimerkissä tehty rivien valinta - sarakeotsikossa vasemassa reunassa valintaruutu pois päältä. Nyt on etsittävä rivit joita korjaus on tekemättä:

Esimerkiksi tässä 

Kuva 17

... ja tässä mielenkiintoinen tapaus - kohdentuminen kustannuspaikoille ei ole tasainen. Prosenttijakoa ei saa kadottaa päivityksessä.

Kuva 18

.. ja toinen virheellinen rivi - sama kustannuspaikka on useita kertoja yhdellä rivillä. "Ylimääräiset" kustannuspaikat voi tässä tapauksessa vain poistaa.

Kuva 19

Ensimmäinen tapaus - kuva 17 - on helppo - korvataan kaksi vanhaa kustannuspaikkaa kahdella uudella ja osuus on 50%. Teen korjauksen massamuokkauksen korvaa toiminnolla - valitsen rivit ja muokkaan:

Kuva 20

Toinen tapaus - kuva 19. Poistan kustannuspaikat - luotettavin tapa muokata kustannuspaikkoja on siirtyä toteutukselle. Siirryn tunnuksen linkistä toteutukselle

Toteutuksella siirryn välilehdelle "Kustannuspaikat". Poistan kustannuspaikat ja lisään uudet kustannuspaikat ja jaan osuudet kustannuspaikoille.

Yhteenveto

Jos toteutus on alkanut 2013 ja se jatkuu kalenterivuonna 2014, niin nyt kalenterivuodelta 2013 on kadonnut toteutuksen vanha kustannuspaikka ja tilalle on tullut uusi kustannuspaikka. Täsmälleen ottaen tämähän on virhe, mutta tässä kohdin fuskataan - koska raportit käyttävät laskennassa tehtäviä. Toteutuksen kustannuspaikka muutetaan siksi että jos toteutukselle syntyy jostain syystä uusia tehtäviä, niin uudet tehtävät kohdentuvat uusille kustannuspaikoille.

Tehtävien kustannustunnisteet

Toteutuksen kustannuspaikat on nyt päivitetty. 

Toteutuksen tehtävillä on edelleen "vanhat" kustannuspaikat.

Päivitetään tehtävien kustannuspaikat. Siirry takaisin toteutusten haku-ikkunalle.

Siirrytään linkistä "Muokkaa toteutuksen tehtäviä" tehtävien muokkaus-ikkunalle.

Toteutuksen tehtävillä ei ole massamuokkaus-toimintoa. Nyt poista tehtävän kustannuspaikka ja lisää uusi sarakkeessa "Kustannuspaikka". Plus-merkistä lisätään uusi kustannuspaikka ja rastista poistetaan. Jokaisella rivillä on erikseen poistettava ja lisättävä tehtävän kustannuspaikka.

• Hämmennystä herättävä ne rivit joista kustannuspaikka puuttuu - suosittelen merkkaamaan valintaruudulla ne rivit joissa kustannuspaikka puuttuu ja jättämään kustannuspaikka toistaiseksi tallennettava. Nämä rivit on korjattava erikseen toteutuksella.
• Tehtävä-ikkunalla tarkistetaan kustannuspaikkojen osuudet. Osuus ei saa olla suurempi kuin 100%. Tästä syystä - poista ensin vanhentunut kustannuspaikka ja lisää vasta sen jälkeen uusi kustannuspaikka.

Seuraavaksi muutetaan ne rivit joilla tehtävällä on useita kustannuspaikkoja, ei kuten edellä - toteutuksen tehtävältä puuttuu linkki toteutukselle. Poista ensin vanhat kustannuspaikat (jos kustannuksia ei jaeta kustannuspaikoille tasan, laita muistiin kustannusten jaon osuudet) ja lisää uudet kustannuspaikat.

Tehtävärivien päivitys voi olla työlästä, koska toteutukseen liittyy yleensä useita tehtävärivejä. Korjattavia rivejä on toteutusten määrä x tehtävärivien määrä.

Työaika

Arvioin että yhden keskikokoisen ohjelman (toteutuksia alle sata ja muut työt) päivitykseen menee noin 2-3 tuntia. Suosittelen että usean tutkinto-ohjelman päivitykseen käytetään ainakin yksi työpäivä. Tehtävä vaatii tarkkuutta ja huolellisuutta - kiirehtimällä suotta voi joutua suuriin vaikeuksiin.