Projektikokoukset

Ekholm, Tapio

projektipäällikkö

tietohallinto

Bulevardi

TE

Forsström, Ulla

suunnittelija

tietotekniikka

Leppävaara

UF

Hanki, Marjaana

koulutussuunnittelija

elokuva ja tv

Hämeentie

MH

Kokko, Tiina

koulutussuunnittelija

musiikki

Ruoholahti

TK

Koskua, Marja

opinto-ohjaaja

tieto- ja viestintäteknologia

Bulevardi

MK

Kumpulainen, Katja

assistentti

liiketalous

Myyrmäki

KK

Laapotti, Suvi

opiskelija

suun terveydenhuolto

Mannerheimintie

SL

Mesiä, Susanna

lehtori

pop/jazzmusiikki

Arabiankatu

SM

Niskanen, Tiina

suunnittelija

työelämäpalvelut

Leppävaara

TN

Rupponen, Mari

assistentti

liiketalous

Myyrmäki

MR

Saloranta, Matti

opiskelija

tuotantotalous

Leppävaara

MS

Uljas, Kaisamaija

opiskelija

musiikki

Ruoholahti

KU

to 4.2.2010
klo 13-15

K-409
Bulevardi 29

eHOPS projektin esittely, projektin järjestäytyminen ja projektiryhmien esittely,projektiryhmässä toimiminen ja roolit,projektiryhmän vuoden 2010 aikataulusta sopiminen

TE, MH, MK, TK, TN

1. Avaus
Tapio koollekutsujana avasi kokouksen ja toimi puheenjohtajana, tämänkertaisen kokouksen muistiinkirjaajaksi nimettiin Tiina N, jatkossa sihteerin pesti kiertää projektiryhmäläisillä.

2. Projektiryhmä
Kaikki kutsutut eivät pääse työskentelyyn mukaan (Sami Isomäki, Sari Kelo). Edustus kaikilta koulutusaloilta ja kaikista käyttäjäryhmistä olisi suotavaa (opiskelijat, tutor-opettajat, opinto-ohjaajat yms).
Kokouksessa paikalla:
- Ekholm, Tapio (projektipäällikkö, tietohallinto, Bulevardi)
- Hanki, Marjaana (koulutussuunnittelija, elokuva ja tv, Hämeentie)
- Kokko, Tiina (koulutussuunnittelija, musiikki, Ruoholahti)
- Koskua, Marja (opinto-ohjaaja, tieto- ja viestintäteknologia, Bulevardi)
- Niskanen, Tiina (suunnittelija, työelämäpalvelut, Leppävaara)
Poissa:
- Forsström, Ulla (suunnittelija, tietotekniikka, Leppävaara)
- Kumpulainen, Katja (assistentti, liiketalous, Myyrmäki)
- Rupponen, Mari (assistentti, liiketalous, Myyrmäki)
Ehdottiin lisäjäseniksi:
- Bergström, Soile (lehtori ja e-asiantuntija, hyvinvointi ja toimintakyky, Sofianlehto) - Tapio selvittää
- Myllylä, Katri (lehtori ja kulttuurialan opotiimin vetäjä, Tikkurila) - Marjaana selvittää ( estynyt osallistumaan //TE 5.3.2010 )
- Saloranta, Matti (opiskelija, tuotantotalous, Leppävaara) - Tiina N selvittää
Ryhmässä työskentelyn vaatima tuntimäärä arvioitiin minimissään n. 80 tunniksi (projektiryhmäkokoukset 2h, määritystyöpajan suunnittelu 6h, paja 3h). Matka-aikoja ei laskelmissa huomioitu, ne tulevat vielä päälle: useimmiten 2 tunnin kokous muualla kuin omassa toimipisteessä vie lisäksi 2h matka-aikaa (edestakaiset matkat).

3. Projektin esittely
Käytiin keskustellen läpi kutsun liitteenä saatu projektiesittely (löytyy tästä wikistä kohdasta Lähtömateriaalit).
Ohjausryhmään oli tullut entisten lisäksi Leila Lintula (projektipäällikkö, Kalevankatu).

4. Workshopit
Sovittiin, että koulutusaloilta kerätään tietoja opiskelijoille ja henkilökunnalle avoimissa 3 tunnin workshopeissa. Rakenne esim. esittely + työskentely + purku. Osallistujille on hyvä antaa ennakkoon mahdollisimman paljon materiaalia tutustuttavaksi, jotta työskentelystä tulisi mahdollisimman tehokasta. Esittely tiiviisti, jotta keskustelulle ja yhteiselle ideoinnille jää riittävästi aikaa. Tilan ja mahdollisten tarjoilujen vuoksi halutaan ennakkoilmoittautuminen (tarjoilujen maksaja vielä auki).
Alustava aikataulu:
- vko 13: kulttuuriala - Marjaana koordinoi
- vko 19: tekniikka - Marja koordinoi
- syys-lokakuu: sote
- marraskuu: liiketalous

5. Projektiryhmän kokoukset
Sovittiin seuraavat kokoukset:
2. pe 5.3. klo 9-11 Leppävaara - Tiina N varaa tilan
3. ma 29.3. klo 13-15 Tikkurila - Marjaana varaa tilan
4. ti 27.4. klo 9-11 Viertotie - Tapio varaa tilan
5. to 20.5. klo 9-11 Bulevardi - Marja varaa tilan
6. pe 4.6. klo 9-11 Tukholmankatu - Tapio varaa tilan

6. Päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen n. klo 15.

pe 5.3.2010
klo 9-11

Revontuli,
Leppävaara

Asialistan pääkohdat:
- projektiryhmän täydentäminen
- työskentelymenetelmät
- projektisuunnitelma
-1. ohjausryhmän kokous 25.3.2010

TE, KK, KU, MH, MR, MS, SB, TN, TK, UF

1. Avaus
Tapio koollekutsujana avasi kokouksen ja toimi puheenjohtajana.

2. Projektiryhmän täydentäminen
Projektiryhmä täydentyi kahdella opiskelijoiden edustajalla: Matti Saloranta ja Kaisamaija Uljas. Projektiryhmässä käytiin läpi lyhyt esittelykierros ja toivotettiin opiskelijoiden edustajat tervetulleiksi työskentelyyn.

3. Työskentelymenetelmät
- Tapio esitteli Metropolian wiki-ympäristön käyttöä eHOPS-projektissa. Sovittiin ettei projektiryhmän kokouksista lähetetä erillistä sähköpostikutsua projektiryhmäläisille, vaan kokousajat ja paikat selviävät wiki-työtilan kautta, joita kaikkien projektiryhmäläisten tulee seurata.
Projektissa käytettäviä työmenetelmiä käydään tarkemmin läpi myöhemmissä projektikokouksissa. Työskentelyssä hyödynnetään ns. ketterän kehityksen mallia, jossa mukana on tarvittava määrä iteraatiokierroksia ja välitulosten arviointia ja kommentointia sekä työpajoissa että opiskelijoiden osana opiskelua suorittamissa toteutuksissa.
Sovittiin, että opiskelijoiden osallistumista varten luodaan  opintojakso:
Ammattikorkeakoulun kehittämistyö, 3 op (Marja K.)

4. Workshopit
Keskusteltiin ensimmäisen työpajan järjestelyistä ja ohjelmasta. Kultturialan 29.3.2010 Tikkurilan toimipisteessä järjestettävän e-hops workshop tilaisuuden alustava ohjelmarunko on seuraava:
-    "Opintojen ohjaus"-osaamistiimin avauspuheenvuoro (Ulla F.)
-    e-hops projektin esittely (Tapio E.)
      -   case: kulttuurituotannon hops-työkalu (Tiina K. tai   Marjaana H.)
-    työpajatyöskentelyä 2-3 ryhmässä
-    ryhmätöiden esittely ja purku
Sovittiin, että  työpajojen ilmoittautumiseen  käytetään eLomaketta, jotta tilantarve ja mahdolliset tarjoilut saadaan hoidettua hallitusti. Matti Saloranta otti hoitaakseen tarvittavan eLomakkeen laatimisen.
Muiden toimialojen workshopit:
Tekniikka viikolla 19
Sosiaali ja terveys syys-lokakuussa
Liiketalous marraskuussa

5. Projektisuunnitelman valmistelu 1. ohjausryhmän kokousta varten 25.3.2010
Tapio esitteli projektisuunnitelmarunkoa. Projektipäällikkö ja projektiryhmäläiset täydentävät projektisuunnitelmaa siten, että alustava projektisuunnitelma voidaan ottaa ohjausryhmän 1. kokouksen asialistalle.
Projektiryhmä sai tehtäväksi muotoilla projektisuunnitelman osioon "1. Projektin kuvaus" osion "1.1 Kohde" sisällön 8.3. mennessä.

6. Päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen  klo 11.

ma 29.3.2010
klo 13-15

IAD 442
Tikkurila

asialistan pääkohdat:
edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus
ohjausryhmän kokous terveiset, workshop päivän tulosten purku ja käsittely
1. Avaus
Tapio Ekholm toimi puheenjohtajana ja avasi kokouksen klo 13.
2. Projektiryhmän täydentäminen
Projektiryhmään tullut kaksi uutta jäsentä; opiskelijajäsen Suvi Laapotti (sote) ja lehtori Susanna Mesiä (kulttuuri)
3. Edellisen pöytäkirjan tarkistus
Kerrattiin edellisen kokouksen tapahtumia
4. Ohjausryhmän kokous -terveiset
Esiteltiin ohjausryhmän kokoonpano. Budjetoitiin henkilötyöpäiviä.
5. Workshop päivän tulosten purku ja käsittely
Marjaana ja Tiina kertoivat aamupäivän workshopista. Tuloksia wikissä myöhemmin.
6. Päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.

TE,MH,TN,MR,UF,SM,TK,SL

ti 27.4.2010
klo 9-11

Vanha viertotie, https://tvj.metropolia.fi/tilanvaraus/ResourceCalendar.action?place=I248&date=27.04.2010 I248

asialistan pääkohdat
edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus
1. Avaus
Tapio Ekholm toimi puheenjohtajana ja avasi kokouksen klo 09.06
2. Markkinointi- ja tiedotussuunnitelman läpikäyntiä
<ac:structured-macro ac:name="unmigrated-wiki-markup" ac:schema-version="1" ac:macro-id="a90626ab-090b-4b87-b987-1a77abb6bdef"><ac:plain-text-body><![CDATA[Mari Rupponen esitteli suunnitelman jota muokattiin [][markkinointisuunnitelma.doc

^e_hops_markkinointisuunnitelma.doc]
]]></ac:plain-text-body></ac:structured-macro>
3. Tekniikan workshop
Marja kertoi Tekniikan eHOPS workshopista 20.5.
4. eHOPSin toiminnallisuuksien ideointia
mietittiin ja kirjattiin eHOPS toiminnallisuuksien määrittelytyötä palvelukertomuksien kautta
-kotitehtäväksi kaikille tuli lisätä yksi toiminnallisuusehdotus tai lisäys palvelutehtäviin
-kulttuurin väki lisää listaan workshopin ideat
5. Päätös
Tapio Ekholm päätti kokouksen klo 11.09

TE, KK, KU, MH,MK,MR, MS, TN, TK, SL, SM

to 20.5.2010
klo 9-11

Tuikku (ETYA1223), Leppävaara

1. Tekniikan workshop

- Tekniikan workshop järjestetään torstaina 20.5. iltapäivällä Leppävaarassa.
- Workshopiin on ilmoittautunut 17 koulutusohjelmien edustajaa.
- Ulla esitteli tekniikan workshopin ohjelman, joka pohjautui kulttuurialan workshopin ohjelmaan. Tiimi piti ohjelmaa toimivana.
- Sovittiin, että Ulla "luotsaa" tilaisuutta, Tapio kertoo eHOPS-projektista ja esittää ensimmäisen havainnekuvan järjestelmästä ja Marja kirjaa kehittämisehdotuksia muistiin tilaisuudessa.
- Ulla ja Marja huolehtivat kehittämisehdotusten kirjaamisesta Wikiin tilaisuuden jälkeen.
- Todettiin, että eri koulutusalojen workshopit tuottavat todennäköisesti hieman erilaisia tuloksia siksi, että kun projekti etenee, workshopeissa voidaan esitellä siihen mennessä tehtyä aineistoa.
- Esitettiin toive, että projektin edetessä sitä esitellään uudelleen ainakin niillä koulutusaloilla, joiden workshopit ovat olleet jo projektin alkuvaiheessa. Tapio Ekholm lupautui esittelemään eHOPSin tuotoksia klustereissa projektin edetetssä. Tilaisuuksissa on mahdollisuus esittää järjestelmän kehittämisehdotuksia.

2. Ensimmäisten  eHOPS-käyttöliittymäkuvien esittely

- Tapio esitteli tiimille ensimmäisen eHOPS-käyttöliittymäkuvan
- Havainnekuva sai positiivisen vastaanoton.
- Todettiin, että ylälaidassa tällä hetkellä näkyvissä oleva 'eHOPS henkilökohtainen opintosuunnitelma' tulee muuttaa muotoon henkilökohtainen opintosuunnittelu (HOPS). HOPSin ymmärtäminen prosessina tulee näkyä järjestelmästä. HOPSia ei pidä ymmärtää pelkäksi opintojen suunnittelun dokumentiksi, johon opiskelija kirjaa opintojaksoja, joita aikoo suorittaa lukukauden aikana.
- Heräte-sanan käyttö sai aikaan keskustelua, ja sen tilalle toivotaan parempaa ilmaisua.
- Todettiin, että ensimmäisen havainnekuvan peristeella ei pidä takertua vielä kaikkiin yksityiskohtiin (fontit, iso tai pieni kirjain, käsitteet ja sanamuodot ym.), koska tilanne elää koko ajan.

3. eHOPSin toiminnallisuuksien ideointi

- Toiminnallisuuksien ideointia jatketaan 4.6. palaverissa.
- Esitettiin toive, että toinen havainnekuvien suunnittelupalaveri järjestetään seuraavassa eHOPS-ryhmän kokouksessa 4.6. eikä erikseen sovittavana muuna aikana.
- Tapio selvittää, sopiiko ajankohta järjestelmän toteuttajalle.

4. Seuraava kokous

- Seuraava kokous pidetään 4.6.2010. Kokouspaikka on vielä avoin. Kokousta ei välttämättä järjestetä Tukholmankadun toimipisteessä.

5. Tapio Ekholm päätti kokouksen klo 10.45.

TE, UF, TN, SM, MR, MK (MK kirjasi tiedot Wikiin)

pe 4.6.2010
klo 9-11

PK32  Bulevardi

asialistan pääkohdat

1. Kokouksen avaus
Tapio avasi kokouksen kello 9.

2. Ohjausryhmän terveiset
Tapio kertoi ohjausryhmän terveisinä, että kesällä aletaan työstää eHOPSin opiskelijaprofiilia
ja OPS/HOPS -sivuja

3. Tekniikan workshop
Marja kertoi hyvin menneestä tekniikan workshopista. Paikalla olleet olivat olleet tyytyväisiä havainnekuvaan
ja olivat antaneet kehittämisehdotuksia. Ulla kirjaa Wikiin koosteen workshopin annista.

4. eHOPSin toiminnallisuuksien ideointi
Jatkettiin edellisessä kokouksessa alkanutta eHOPSin toiminnallisuuksien ideointia. Keskustelua oli vilkasta ja ideoitiin
etenkin etusivun näkymää ja OPS/HOPS -sivujen näkymää.

Opiskelijaprofiilissa olevasta VIESTIN LÄHETTÄMISESTÄ käytiin keskustelua mm. siitä, mitä menetelmää käytetään
keskustelussa ja kuka sovitut asiat kirjaa järjestelmään. Sovittiin, että keskustelua voi käytä eHOPSissa online tai
sähköpostin välityksellä. Käyty keskustelu tallentuu järjestelmään eli sovittuihin asioihin voi palata myöhemminkin,
tässä auttaa käytyyn viestiketjuun laitettava tunnistetieto (viestiketjun aiheen mukainen otsikko).

Etusivun oikeassa ylälaidassa oleva TILANTEENI -palkki aiheutti mm. seuraavia mietintöjä ja ehdotuksia:
- näytetäänkö punaiselle se, mitä opintoja puuttuu?
- näytetäänkö palkissa myös tilanne vuositasolla?
- näytetäänkö opintojen eteneminen suhteessa normin mukaiseen etenemiseen?
- ei toivota, että tilanne näytettäisiin suhteessa siihen, kuinka paljon KELA edellyttää opintoja tuen saamiseksi
- opiskelija voisi valita oman näkymän vaihtoehtoisista palkeista

Keskusteltiin myös siitä, että oman kuvan laittaminen eHOPSiin on vapaaehtoista ja että eHOPSia ei ole
tarkoitettu tutoreiden välineeksi.

OPS/toteutussuunnitelman näkymästä oltiin sitä mieltä, että siinä tulisi näkyä saapumisryhmän opetussuunnitelma.
Mutta näkymään voi vaikuttaa esim. suuntautuminen. Keskustelua herättivät mm. seuraavat asiat
-tuleeko opsissa näkyä ainoastaan tietyn suuntautumisen mukaiset opintojaksot?
- miten opsiin merkataan pakolliset, vapaaehtoiset ja valinnaiset opintojaksot?
- millä tasolla opintojaksojen ajoitus olisi syytä laittaa (periodi- vai vuositasolla)?

HOPSissa puhututti hopsin yhteys OPSiin. Ovatko HOPS ja OPS samanlaiset opintojen alussa? Valitseeko opiskelija
hopsiinsa opintojaksot ja hops rakentuu pikkuhiljaa? Esitettiin, että HOPS olisi näkymänä ensin ja sen teossa käytetään
apuna OPSia.

Keskustelua käytiin myös HOPSin hyväksyttämisestä ja todettiin, että koulutusalan nimetyn henkilön tulee hyväksyä
hopsiin tehty muutos (ehdotus opsista poikkeavasta suorituksesta). Sovittiin, että kun opiskelija tekee muutoksen hopsiin, siitä tulee tieto
ohjaajalle. Opiskelija ja ohjaaja voivat käydä kommentoimassa tehtyä muutosta opintojakson kohdalla hopsissa. Toivottiin myös, että
HOPSin opintojaksojen kohdalle rivitietoihin saataisiin tietoa opintojakson tilasta eli onko opintojakso suorittamatta, kesken, arvioitu,
korvattu jne.

Kesän aikana eHOPSia voi kommentoida Wikissä.

5. Seuraava kokous
Seuraava kokous on perjantaina 13.8. kello 9 Myyrmäessä osoitteessa Leiritie 1.

6. Päätös
Tapio päätti kokouksen kello 11.

TE, MH, MK, TN, MR, KK, KU, MS (klo 10 alk.)
ja Mikael Suomalainen (klo 10 alk.) Janne Riihimäki (Eduix)

Pöytäkirjan laati Katja Kumpulainen.

27.9.2010
klo 9:00-11:00

Leiritie 1
nh 333

asialistan pääkohdat:

1. Tapio avasi kokouksen klo 9.00

2. Qlickview SIB
Tapio kertoi eHOPSiin tulevasta Qlickview SIB toiminnallisuudesta (Seeing is Believing).
3. Syksyn workshopit
Liiketalouden eHOPS workshop sovittiin pidettäväksi viikolla 45, to 11.11. Mari selvittää sopivan kellonajan.
Soten workshopista oltiin huolissaan, koska koulutusalalla ei ole resursseja osallistua projektin toimintaan ainakaan nyt syksyllä.

4. eHOPS mockup
Janne esitteli viimeisimpiä toiminnallisuuksia. Samalla keskusteltiin, täsmennettiin ja ideoitiin uusia.
Seuraavana työlistalla on opiskelijaprofiili.
Viimeistään seuraavaan tuubin versioon on tarkoitus saada toimivia osia. Tuubiin on tulossa omat työpöydät opiskelijalle, opettajalle ja suunnittelijalle.

Yhteys PEPPI-projektiin: e-hops linkittyy vahvasti koko koulutussuunnittelun ja oppimistoiminnan tietojärjestelmien kehittämisprojektiin (ops-editori, toisu, winha jne)
Huomioita ja kehitysideoita
1. etusivu
- opiskelijan suorituskertymää kuvaava palkki pitäisi tarkempi, lukuvuosi- tai -kausitasolla.
- ohjaajien yhteystiedot ja vastaanottoajat olis hyvä olla näkyvissä. Jopa pääsystä tätä kautta ohjaajan outlook-kalenteriin keskusteltiin. Onko mahdollista?
- viestiminen: kaikista opiskelijan päivityksistä ei saa tulla s-postiviestiä tutorille.
- kun asian käsittely siirtyy s-postiin, ne pitäisi saada mukaan e-hopsin viestiketjuun.
- etusivulle muistutuksia ja herätteitä
2. opintojen ajoittaminen:
- näkymä mielellään perioditasolla kuluvan lukuvuoden osalta, tulevat lukuvuodet vain vuositasolla.
- opintojakson tavoite ja sisältö tarvittaessa esiin -> edeltävien opintojen tarkistus (tarvitaanko)
- toteutusten ajoitus tulee vuosisuunnittelusta, mutta opiskelija voi valita toteutusten joukosta.
- toteutusten haun pitäisi ulottua myös uudempien opsien vastaaviin (korvaaviin) opintojaksojen toteutuksiin, mutta miten onnistuu käytännössä (eri koodit, nimet)? Tutor voi kommentteihin lisätä suosituksia.
- myös ahot-mahdollisuus ja kv-vaihtosuoritus (->learning agreementi) pitää olla valittavissa
- kommentointimahdollisuus tarvitaan
- laskuri pitää olla helposti nähtävissä
- läsnäolotieto winhasta
- opintojakson tila selkeästi nähtävissä (värikoodit, lihavointi, harmaus): arvioitu, ilmoittauduttu, korvattu, osittain suoritettu, valittu (valinnaiset opinnot)
- myös huomio tai virhetila-ilmoitus (esim. jos opintojaksoa ei enää tarjonnassa)
- arvosana, myös hylätty suoritus näkyvissä
- filtterointimahdollisuus
- opintojakson suoritusloki -> oj-päiväkirja omaksi sivukseen, jossa näkyy lisätietoja, kommentteja, mitä sovittu
- Minne oman osaamisen arviointi.

Janne tekee seuraavat havainnekuvat näiden pohjalta.
Janne näytti vielä vilaukselta tulevaa Tuubi-versiota.

5. seuraava kokous
Ryhmän seuraava kokous pidetään 14.10. klo 9-11 Leppävaarassa. Ulla varaa tilan. Asialistalla tuolloin myös e-hopsin markkinointi ja syksyn työpajojen suunnittelu.

6. kokouksen päättäminen
Tapio päätti kokouksen klo 11.00

TE,MS,MR,KK,TN,UF,MH
Janne Riihimäki (Eduix)

pöytäkirjan pitäjä MH

14.10.2010
Klo 9.00-11.00

Leppävaara, Revontuli

1. Toiminnallisuuden esittely ja jatkokehittäminen
Janne esitteli tämänhetkisen eHOPS pohjan. Samalla jatkettiin toiminnallisuuden kehittämistä.

1.1 OPS ja AHOT
- opiskelijan HOPS pohjautuu ryhmän OPSiin
- opiskelijalle pakolliset opinnot lukittuja
- opiskelija näkee tutkintorakenteen: perusopinnot, ammattiopinnot, harjoittelu, opinnäytetyö, vapaasti valittavat
- jos opiskelijalla suorittamatta jokin kurssi, jota ei enää järjestetä: järjestelmä ehdottaisi korvaavaa kurssia, joka sisällöltään vastaava
- eHOPSiin yhdistetään AHOT
1.2 Etusivun graafit
- graafit tukevat mielekästä opintojen ja osaamisen kehittymisen etenemisen suunnittelua;
ensin suoritetaan perusopinnot ja esitietoina olevat opinnot jne.
- vihreä= suoritetut, punainen= hylätty
- normieteneminen (4+1)
- kela/opiskelijan nostamat tukikuukaudet
- opiskelijan oma etenemissuunnitelma (elämäntilanne, työ yms.)
1.3 Roolit
-mahdollisuus vaihtaa roolia (ohjaaja, opettaja jne)

TE,UF,MK,MH,MR,KK,MS
Janne Riihimäki (Eduix)

x.x.2010

xxx, xxxx

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx

x.x.2010

xxx, xxxx

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx