• Created by Unknown User (a12455), last modified on 1.2.2016
Status:Ohjausryhmä hyväksyi projektisuunnitelman 12.1.2016

1. Johdanto

Sähköisten työpöytien kehittäminen -projekti on osa Metropolia Ammattikorkeakoulun opintohallinnon uudistamisen hankekokonaisuutta.

Projektin tehtävänä on määritellä, suunnitella, toteuttaa ja käyttöönottaa uudet roolipohjaiset työpöydät, jotka korvaavat nykyisen intranet/portaaliratkaisun (Tuubi) käyttöliittymät sekä liittää olemassa olevat opettajan, suunnittelijan, korkeakoulupalveluiden, pääkäyttäjän ja opiskelijan työpöydät osaksi roolipohjaisten työpöytien palvelukokonaisuutta. Projektin tehtävänä on myös kartoittaa palvelu- ja tietotarpeet nyt ja lähitulevaisuudessa sekä luoda palvelukokonaisuuteen vaatimusmäärittelyn mukaiset käyttöliittymät ja palvelut.

1.1 Tausta ja lähtökohdat

Metropolia Ammattikorkeakoulu on uudistanut opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden (opintohallinnon) järjestelmäarkkitehtuuriaan ja palveluitaan viime vuosina. Ensimmäiset uudet järjestelmäpalvelut on otettu käyttöön opetuksen ja koulutuksen suunnitteluun tarkoitetun Peppi-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä keväällä 2013 (suunnittelija ja opettajan työpöytien palvelut) ja sitä on seurannut opiskelijan ja korkeakoulupalveluiden työpöytien ja palveluiden (Winhaa korvaavien palveluiden) kehittäminen. Palveluita on tehty roolikohtaisiin työpöytiin, mutta palveluita on edelleen suureksi osaksi myös Tuubi portaalissa. Palvelut ovat hajautuneet käyttäjien näkökulmasta sisäisen intranetin/portaalin ja sähköisten työpöytien välillä.

Yksi kehitetyistä "työpöydistä" on ollut ns. johdon työpöytä (raportointiportaali). Jatkossa tästä käytetään nimitystä Raportointiportaali. Johdon työpöytä -käsite varataan osaksi roolikohtaisia sähköisiä työpöytiä. Muutos on tehty siksi, että johdon työpöytä voi tulevaisuudessa sisältää pelkkää raportointia laajempia palveluita (vrt. johtajalle Tsemppi ja Projektisalkut sekä esimiehille HR ja TEM). Toisaalta raportointi (tai laadullinen näkökulma) on kaikki roolikohtaiset työpöydät läpileikkaava näkökulma ts. raportointia esiintyy eri muodoissa kaikissa työpöydissä. 

1.2 Tavoitteet ja lopputulokset

Projektin tavoitteena on uudistaa sähköisten työpöytien kokonaisuus. Nykyisten Peppi-, Pakki-, ja Perusrekisteriprojekteissa tuotettuihin työpöytien kokonaisuuteen liitetään Tuubi-portaalin palvelut ja yhdenmukaistetaan näiden käyttöliittymät. Vaatimusmäärittelyssä huomioidaan työtiloja koskevat kehitysehdotukset ja -tarpeet, jotka ovat tähän mennessä kertyneet käyttäjien palautteena ja palvelupyyntöjen kautta. Projektin tavoitteena on saada tämä työ toteutettua samassa aikataulussa missä projektit 'perusrekisteri' ja 'pakki' valmistuvat ja sovittaa käyttöönotto samaan hetkeen kuin em. projektien käyttöönotot.

Projektin tuloksena ovat:

  • Työpöydät-sovelluspalvelut -tavoitetilan määrittely (kuvaus siitä mitä palveluita missäkin työpöydässä on).
  • Työpöydät-roolit-käyttäjät -tavoitetilan tarkempi määrittely ja tämän toteutus integroituna käyttäjähallintaan.
  • Tuotoksena myös tekninen ympäristö, joka mahdollistaa käyttäjän vaivattoman liikkumisen työpöydästä toiseen. Tämän toteuttaminen edellyttää Liferay-ympäristön testaamisen ja toteuttamisen niin, että portaali-instanssit - työpöydät - roolit - käyttäjät -ketju toimii joustavasti ja läpinäkyvästi.

1.3 Rajaukset 

Projektin tavoitteena ei ole kehittää nykyisen intranetin/portaalin (Tuubi) puolelle uusia palveluita (pl. kohdat jotka ovat välttämättömiä uuteen sähköisten työpöytäkokonaisuuteen liittämiseksi). Projekti huolehtii ainoastaan siitä, että nykyiset palvelut uusitaan teknisesti ja käyttöliittymien osalta siten, että ne sopivat uuteen sähköisten työpöytien kokonaisuuteen. Palveluiden toteuttaminen Peppi kokonaisuuteen tapahtuu Peppi konsortion kautta. Perusrekisteri- ja Pakki-projektit tuottavat vaatimusmäärittelyn mukaiset palvelut sähköisten työpöytien kokonaisuuteen. Projektin tavoitteena ei ole myöskään uusia käytössä olevia aineistonhallinnan välineitä (Alfresco) tai raportointiratkaisuja (Microsoft). Raportit luodaan Raportoinnin kehittäminen -projektissa, mutta niitä voidaan vaatimusmäärittelyn mukaisesti julkaista eri työpöydissä.

1.4 Riskit

Riskiluettelo on projektisuunnitelman liitteissä (Ei wikissä)


1.5 Ympäristö

Projektissa hyödynnetään mahdollisimman paljon sähköistä viestintää ja sähköisiä  työkaluja. Projektin dokumentaatio pidetään Wikissä, samoin projektin yleinen tiedotus kootaan Wikiin. Projektin aikana voidaan hyödyntää Google Apps for Education -palveluita dokumenttien työstämiseen. Merkittävimmät tiedotteet viestitään myös Intranetin ja koulutustilaisuuksien kautta. Projektipalavereissa (ohjausryhmä, projektiryhmä, asiantuntijaryhmät) suositaan videoneuvotteluita.

2. Projektin organisaatio

Projektin organisaatio koostuu ohjausryhmästä, projektiryhmästä ja asiantuntijaryhmistä ja järjestelmätoimittajan projektiorganisaatiosta. Projektin organisaatio muodostuu seuraavasti (organisaatiota tarkennetaan projektin alkaessa):

  projektiorganisaatio

 

2.1 Organisaatio ja vastuut

2.1.1 Ohjausryhmä

Ohjausryhmän tehtävänä on seurata ja valvoa projektin tavoitteiden toteutumista ja projektin etenemistä sekä tukea projektipäällikköä ongelman ratkaisuissa ja antaa suosituksia toimintatapoihin. Ohjausryhmä puuttuu mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistamiseen. Ohjausryhmä antaa suosituksia ja linjauksia projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien toimintatapoihin. Ohjausryhmän tehtävänä on lisäksi tiedottaa projektin etenemisestä omalle organisaatiolle sekä seurata kustannusarvion toteutumista.

Ohjausryhmä tekee kaikki suurimmat projektia koskevat päätökset.

2.1.2 Projektiryhmä

Projektiryhmän tehtävänä on suorittaa projektisuunnitelmaan merkittyjen tehtävien ja vaiheiden toimeksiannot. Projektiryhmän tehtävänä on edistää projektia omalla asiantuntemuksellaan asetettujen tavoitteiden ja vaatimusten mukaisesti. Projektiryhmän toiminnasta vastaa ensisijaisesti projektipäällikkö. Projektiryhmä koostuu projektin vetäjistä sekä erikseen nimetyistä edustajista. Projektiryhmän toimikausi on projektin koko elinkaaren ajan.

2.1.2 Asiantuntijatyöryhmät

Tekninen asiantuntijaryhmä vastaa palvelukokonaisuuden teknisen ympäristön suunnittelusta, toteutuksesta ja käyttöönotosta. Käyttöliittymäryhmä vastaa palvelukokonaisuuden käyttöliittymien suunnittelusta ja toteutuksesta. Asiantuntijaryhmät kokoontuvat tarvittaessa ja heidän toimintaa ohjaa ensisijaisesti toimittajan projektipäällikkö ja tarvittaessa asiakkaan projektipäällikkö, projektiryhmä tai ohjausryhmä kaavion mukaisesti. Viestintäryhmä vastaa viesintäsuunnitelman tekemistä ja sen toteuttamisesta suunnitelman mukaisesti. Lisäksi ryhmä vastaa projektin tiedottamisesta ja viestinnästä eri sidosryhmille.

2.1.3 Projektipäällikkö(t)

Projektipäällikön tehtävänä on projektin läpivieminen projektisuunnitelman mukaisesti sekä projektiryhmän ja ohjausryhmän kokousten valmistelu ja kokoon kutsuminen. Tämän lisäksi projektipäällikön vastaa projektin etenemistä ja laatii projektin tilanneraportit ohjausryhmien kokouksiin.

Projektipäällikkö vastaa projektiryhmän työnohjauksesta, varmistaa resurssien käytettävyyden sekä vastaa riskien seurannasta. Projektipäällikön vastuulla on ohjausryhmän päätöksenteon valmistelu sekä raportointi ohjausryhmälle. Niin ikään projektipäällikkö on päävastuullinen projektiin liittyvästä tiedottamisesta. 

Projektipäällikkönä projektissa toimii Jaakko Rannila Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektipäällikön rinnalla toimii kokonaisarkkitehti Esa Suominen, Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektin vastuita voidaan tarkentaa projektipäälliköiden kesken projektin edetessä.

Toimittajan tulee nimetä oma projektipäällikkönsä projektille. Toimittajan projektipäällikön vastuulla on osallistua projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien kokouksiin ja toimia projektiryhmän kokouksissa sihteerinä. Toimittajan projektipäällikön vastuulla on lisäksi:

  • Toimitusten aikataulussa pysyminen

  • Tarjouksessa/sopimuksessa asetetuissa työmäärissä pysyminen

  • Tiedon jakaminen kehittäjille

  • Muut projektin aikana sovittavat tehtävät

2.2 Kokouskäytäntö

Ohjausryhmä kokoontuu jokaisen vaiheen päätyttyä sekä silloin kun projektissa ilmenee projektipäällikön valtuudet ylittäviä käsittelyä vaativia muutostarpeita. Ohjausryhmän kokouskäytännöstä sovitaan ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa. Kokoonkutsujana toimii ohjausryhmän puheenjohtaja. Projektiryhmä kokoontuu projektipäällikön kokouskutsujen mukaisesti tarvittaessa.

 2.3 Viestintäsuunnitelma

Projektissa tehdään viestintäsuunnitelma ja viestinnälliset toimenpiteet tullaan dokumentoimaan. Projektin etenemisestä ja vaiheista tiedotetaan projektisivustolla (Metropolia Wiki). Projektin tiedotusta voi seurata kuka tahansa.

Projektista viestitään organisaatioiden Intranetissä, projektin Wiki-sivustolla, sähköpostilla ja esittelemällä projektia ja sen tuloksia tuleville käyttäjille ja sidosryhmille. Projektin sisäisenä tiedotuskanavana käytetään projektin Wiki-sivustoja, Intranetiä ja sähköpostia. 

3. Projektin vaiheet ja aikataulu

Projekti jaetaan neljään eri vaiheeseen. Ensimmäinen kokonaisuus koostuu vaatimusmäärittelyn laatimisesta Tämän lisäksi 1. vaiheessa tehdään tavoitteiden ja rajauksien täsmennys sekä kootaan projektiorganisaatio. Vaiheen lopputuloksia tarkennetaan tarvittaessa seuraavassa vaiheessa.


 1. vaiheen tulokset 

  • tavoitetilan kuvaus

  • projektisuunnitelma

  • vaatimusmäärittely

  • hanke-esitys

  • kilpailutusdokumentaatio

Toiminnallisen vaatimusmäärittelyn tekemiseen otetaan mukaan ulkopuolinen konsultti Vilho Kolehmainen Neuvon Consulting Oy:stä. Teknisen vaatimusmäärittelyn tekemiseen otetaan mukaan ulkopuolinen konsultti Eduix Oy:stä.

2. vaiheen tulokset

  • Teknisen alustan suunnittelu, asennus ja dokumentointi
  • Palveluiden suunnittelu
  • Staging ja Pilotointi / Tuotanto ympäristön pystyttäminen
  • Oikeuspalvelu, Yhteinen navigointipalkki

3. vaiheen tulokset

  • Peppi, Pakki, Perusrekisteri projekteissa tuotettujen työpöytien käyttöliittymien yhtenäistäminen projektin vaatimusmäärittelyn mukaisella tavalla

  • Tuubi intranet portaalin käyttöliittymien yhtenäistäminen työpöytäprojektissa määritellyllä tavalla

4. vaiheen tulokset

  • Pilotointi ympäristön käyttöönotto
  • Tuotantoympäristön käyttöönotto
  • Hyväksymistestaus

Projektin aikataulua ylläpidetään erillisellä sivulla. Merkittävät muutokset aikataulussa tulee hyväksyttää ohjausryhmässä.

4. Henkilöstöresurssien käyttö projektissa

Projektissa käytetään oman organisaation asiantuntijoita ja ulkopuolisia konsultteja. Oman organisaation asiantuntijat koostuvat tietohallinnon, viestinnän, strategia- ja kehityspalveluiden sekä pedagogiikka erityisvastuun henkilöistä. Projektin tavoitteita esitellään myös erikseen organisaation eri toimiryhmissä, kuten esimerkiksi oppimisympäristöt tiimissä tietohallinnon johtoryhmässä kommentoitavana.

5. Projektissa noudatettavat menetelmät

5.1 Muutosten hallinta ja seuranta

Kaikki projektisuunnitelmaan liittyvät ja kokonaisuuden kannalta merkittävät muutokset tulee hyväksyttää projektiryhmällä ja ohjausryhmällä. Projektipäällikön tulee olla suoraan yhteydessä ohjausryhmän puheenjohtajaan muutoksista. Projektipäällikkö huolehtii projektin raportoinnista ohjausryhmälle.

5.2 Dokumenttien hallinta

Projektin aikana syntynyt dokumentaatio tallennetaan Metropolian Wiki sivustolle. Dokumenttien versiointimenetelmät sovitaan projektiryhmässä. Projektin aikana syntyneessä määrittelydokumentaatiossa pyritään yhdenmukaisuuteen ja kuvaustavoista sovitaan projektiryhmän kesken.

5.3 Viestintä

Projektipäällikkö huolehtii yhdessä projektiryhmän ja viestinnän kanssa projektiin liittyvästä viestinnästä. Projektin viestintätavoista sovitaan projektiryhmässä. Projektista viestitään organisaatioiden Intranetissä, projektin Wiki sivustolla, sähköpostilla ja esittelemällä projektia ja sen tuloksia säännöllisesti tuleville käyttäjille ja sidosryhmille. Projektin sisäisenä tiedotuskanavana käytetään projektin Wiki-sivustoja ja sähköpostia.

6. Kustannukset

Projektin kustannukset määrytyvät kilpailutuksen perusteella ja niitä tarkennetaan projektin aikana. Projektille on haettu investointirahaa vuosille 2015 ja 2016.

7. Huomioitavat sidosarkkitehtuurit, rinnakkaisprojektit ja lainsäädäntö 

7.1 Sidosarkkitehtuurit

  • Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri
  • Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri
  • Metropolian arkkitehtuuriperiaatteet
  • Korkeakoulujen tietomalli
  • Opetus- ja koulutussanasto (OKSA)

 7.2 Rinnakkaisprojektit

  • Perusrekisteriprojekti
  • Pakki-projekti
  • Oili projekti
  • Avoin AMK projekti
  • opintopolku.fi projekti
  • Virta projekti
  • Valmistumisjärjetselmä
  • eAhot
  • Maksullisen koulutuksen suunnittelu ja julkaisujärjestelmä
  • Peppi jatkokehitys konsortiossa
  • Metropolian kokonaisarkkitehtuurityö
  • Metropolian laatutyö
  • Metropolian tietovaraston ja raportoinnin kehittäminen

7.3 Lainsäädäntö 

  • Ammattikorkeakoululaki http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030351, erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

    • Tutkinnot ja niiden perusteet 18 §

    • Opetussuunnitelmat ja opintojen pituus 19 §

    • Opiskelijavalinta ja opiskelupaikan vastaanottaminen 22 §

    • Ilmoittautuminen 23 §

    • Opiskeluoikeus 24 §

    • Opiskeluoikeuden menettäminen 25 §

    • Opiskeluoikeuden peruuttaminen 25 a §

    • Opiskeluoikeuden peruuttamiseen liittyvä tiedonsaanti 25 b §

    • Opiskeluoikeuden palauttaminen 25 c §

    • Opintosuoritusten arviointi ja oikaisumenettely 27 §

    • Arkaluonteisten tietojen käsittely 28 b §

  • Ammattikorkeakouluasetus http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030352, erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

    • Opintojen rakenne 4 §

    • Opintojen laajuus 5 §

    • Koulutusohjelmat 6 §

    • Opintojaksot ja opetussuunnitelmat 9 §

    • Opintojen hyväksilukeminen 14 §

    • Todistukset 15 §

    • Lukuvuosi 17 §

    • Opiskelijaksi ottaminen ja oikaisun hakeminen opiskelijavalintaan

    • Opiskeluoikeuden peruuttaminen 18 a §

    • Opintosuoritusten arviointi 19 §

  • Yliopistolaki http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20090558, erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

    • Tutkinnot ja muu koulutus sekä tutkintorakenne 7 §

    • Opiskelijaksi ottaminen 36 §

    • Opiskelupaikan vastaanottaminen 38 §

    • Lukuvuosi ja opiskelijaksi Ilmoittautuminen 39 §

    • Alempien ja ylempien korkeakoulututkintojen tavoitteelliset suoritusajat 40 §

    • Opiskeluoikeus 41 §

    • Opiskeluoikeuden jatkaminen 42 §

    • Opiskelupaikan menettäminen 43 §

    • Opiskeluoikeuden peruuttaminen 43 a §

    • Opiskeluoikeuden palauttaminen 43 c §

    • Opintosuoritusten arviointi ja opintojen hyväksilukeminen 44 §

    • Arkaluonteisten tietojen käsittely 45 b §

    • Ylioppilaskunta 46 §

  • Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19981058, erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

    • Tietosisältö 3 §

    • Tietojen luovuttaminen 5 §

    • Tietovaranto 6 a §

    • Tekninen ylläpitäjä ja rekisterinpitäjät 6 b §

    • Tietosisältö ja velvollisuus tallentaa tietoja 6 c §

    • Tietojen luovuttaminen tietovarannon kautt 6 d §

  • Laki ammatillisesta peruskoulutuksesta (630/1998) https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980630 erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:
    • Koulutuksen tavoitteet 5 §
    • Palvelu- ja kehittämistoiminta 7 §
    • Koulutuksen järjestämismuodot 8 §
    • Tutkintojen mitoitusperusteet 12 §
    • Tutkinnon ja valmentavan koulutuksen osien mitoitusperusteet 12 a §
    • Ammatillisen perustutkinnon muodostuminen 12 b §
    • Valmentavan koulutuksen perusteet 13 b §
    • Koulutuksen järjestäjän opetussuunnitelma 14 §
    • Koulutuksesta tiedottaminen 14 a §
    • Työpaikalla käytännön työtehtävien yhteydessä järjestettävä koulutus 16 §
    • Työssäoppiminen16 a §
    • Oppisopimuskoulutus 17 §
    • Erityisopetus 19 §
    • Erityisopetuksesta päättäminen 20 §
    • Oppimisen arviointi 24 b §
    • Todistukset 25 §
    • Opiskelijan henkilökohtainen opiskelusuunnitelma 29 a §
    • Osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen  30 §
    • Opiskelijahuolto sekä kodin ja oppilaitoksen yhteistyö 37 a §
    • Arkaluonteisten tietojen käsittely 42 §
    • Julkisuus ja tietojensaantioikeus 43 § 
    • Tiedonsiirto teknistä käyttöyhteyttä hyväksikäyttäen 43 a §
  • Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980631
    • Todistusten antaminen ja tietojen toimittaminen 7 §
    • Henkilökohtaistaminen 8 a §
    • Opiskeluvalmiuksia parantavat opinnot 8 b §
    • Todistus valmistavasta ja muusta koulutuksesta 9 a §
    • Opetus ja ohjaus 9 b §
    • Tutkintojen muodostuminen 12 c §
    • Tutkintojen perusteet 13 §
    • Koulutuksesta tiedottaminen 13 a §
    • Opiskelijoiden kuuleminen 13 b
    • Palvelu- ja kehittämistoiminta 14 §
    • Tutkinnon suorittajan osaamisen arviointi 15 a §
  • Asetus ammatlllisesta peruskoulutuksesta (811/1998) https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980811 erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:
    • Koulutuksen järjestäjän opetussuunnitelma 3 §
    • Sopimus työpaikalla käytännön työtehtävien yhteydessä järjestettävästä koulutuksesta ja ammattiosaamisen näytöistä 5 §
    • Työssäoppimisen laajuus 5 a §
    • Oppisopimus 6 §
    • Henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma 8 §
    •  Osaamisen arviointiasteikko 10 §
    • Arviointiaineiston säilyttäminen 11 a §
    • Todistusten sisältö ja allekirjoittaminen 13§
    • Todistusten liitteet 13 a §
    • Opiskeluoikeuden peruuttaminen 16 §

  • Asetus ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (812/1998) https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980812 erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

    • Koulutusala 1 §
    • Näyttötutkintojen järjestämissopimukset 5 §
    • Tutkintotodistukset 6 §
    • Tutkintosuoritusten arviointi 7 §

    • Opiskeluoikeuden peruuttaminen 8 §

  • Lukiolaki (629/1998) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980629
  • Lukioasetus (810/1998)  http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980810
  • Perusopetuslaki (628/1998). http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980628
  • Perusopetusasetus (852/1998) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980852
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621 

7.4 Ohjeet ja suositukset

7.5 Tutkintosäännöt

Projektissa tulee huomioida lisäksi korkeakoulun tutkintosääntö

 8 Projektin päättäminen

Ohjausryhmä päättää projektin päättämisestä. Projektin päätyttyä laaditaan projektista loppuraportti ja arkistoidaan projektin aikana syntynyt dokumentaatio. Projekti päätetään ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa, jossa käsitellään loppuraportti ja tarkistetaan projektin tulokset.



 

  • No labels
You must log in to comment.