Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Migrated to Confluence 4.0

Aika:

8.11.2011 kello 9 - 11.25

Paikka:

Videoneuvotteluna Eduixin tiloista Pasila - Tampere

Kokouksen kuvaus:

Projektiryhmän kokous

Läsnä:

Pasila: Jaakko Rannila pj., Mika Lavikainen, Osmo Troberg (Metropolia)
Tampere: Eija Kumanto,Cai Melakoski, Tarja Haukijärvi (TAMK), Leena Tuomela siht. (Eduix Oy)

Poissa:

Tero Hakkarainen, Jaana Holvikivi, Heikki Valmu (Metropolia)
Ismo Santapukki, Jussi Ylänen, Matti Hartikainen, Riitta Hanhijärvi (TAMK)

1. Avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9

2. Ilmoitettavat asiat

  • Ei erillisiä ilmoitettavia asioita 

3.  Projektin tilanne

3.1 Muutokset projektiorganisaatiossa

Käydään läpi projektin sivustolle tehtäviä muutoksia.

  • Ohjausryhmään on tullut mukaan Marja Sutela (TAMK) ja Juha Lindfors (Metropolia).
  • Projektiryhmässä projektipäällikkönä jatkaa Leena Tuomela.
  • Projektiryhmästä poistetaan Juha Lindfors (Metropolia) ja Matti Hartikainen (TAMK), sillä molemmat henkilöt ovat ohjausryhmässä.
  • Projektiryhmään tulee uutena henkilönä Tarja Haukijärvi (TAMK). Tarja on yhteydessä asiantuntijaryhmien vetäjiin sekä mukana testauksessa.
  • Asiantuntijatyöryhmän vetäjä ei ole projektipäällikkö vaan ryhmän puheenjohtaja. Tämä tarkennetaan projektisuunnitelman kohtaan 2.4.

Muistutettavaa

  • Muistutetaan, että asiantuntijaryhmien vetäjien tehtävä on koostaa työryhmien tilanne projektiryhmälle. Vetäjien odotetaan osallistuvan projektiryhmän kokouksiin.
3.2 Varahenkilöt asiantuntijaryhmissä

Päätetty:

  • Asiantuntijaryhmien puheenjohtajan varahenkilönä toimii toisen organisaation varapuheenjohtaja
  • Asiantuntijaryhmien varahenkilöt toimivat organisaation yhteyshenkilönä. Varsinainen vetäjä hoitaa tiedottamisen asiantuntijaryhmien sisällä.
  • Opetussuunnittelussa varapuheenjohtajana toimii Osmo Troberg.
  • Opetuspalvelun varahenkilö nimetään seuraavassa asiantuntijaryhmän kokouksessa. Cai Melakoski ilmoittaa valitun varahenkilön kokouksen jälkeen projektiryhmälle tiedoksi. Valittava varahenkilö tulee olla Metropoliasta.
  • Varahenkilöllä on suuri rooli esimerkiksi testaustilaisuuksien organisoinnissa omassa organisaatiossa.
  • Asiantuntijaryhmien vetäjät tiedottavat tulevista henkilömuutoksista projektiryhmälle.
  • Teknologiaarkkitehtuurin varahenkilöksi merkitään Ismo Santapukki (TAMK)
  • Metropolian ja TAMKin projektipäällikköt vastaavat oman organisaation henkilömuutoksien kirjaamisesta projektin sivuille sekä tiedottavat tehtävistä muutoksista toisen organisaation projektipäälliköä.
  • Muita henkilövaihdoksia asiantuntijaryhmissä:
    • Heli Thumandar korvaa Hannele Virtanen-Vaaranmaan
    • poistetaan Terhi-Maija Itkonen-Isokoc (Metropolia)
    • Opettajapalveluihin lisätään Satu Kylmälä (TAMK)
    • Lisätään välilyönti: Hanna Saraketo (TAMK)
    • Vuosisuunnitteluryhmään lisää Pia Keiski (TAMK)
    • Tamkin vahvistuksia: raportiryhmä Mirja Markkanen ja Ilkka Haukijärvi, resurssivaraus Jaana Jokinen ja Timo Niemi (Hanna Kallio-Kokko)
3.3 Tiedotus Pepistä

Keskusteltua

  • Tarkennetaan projektin tiedotusvastuita. Projektin tiedotuksesta vastaa projektipäällikkö (Jaakko Rannila). Myös ohjausryhmän edustajat tiedottavat projektista ja sen kulusta pääasiassa oman organisaation johdon edustajia.
  • Projektipäälliköt vastaavat organisaation sisäisestä tiedottamisesta
  • Asiantuntijatyöryhmät: levittävät tietoa organisaation sisällä. Projektipäälliköt tuovat päätettyjä asioita tiedoksi asiantuntijaryhmien vetäjille ja nämä tiedottavat organisaation sisällä. Tiedostettava, että nyt tehtävät määrittelyt muuttavat organisaation toimintatavat 2-3 vuoden kuluttua.
  • tiedotetaan säännöllisesti myös muissa organisaation työryhmissä (kuten koordinointityöryhmä)

Päätetty:

  • TAMK ja Metropolia tiedottaa kerran kuussa introissaan Pepin etenemisestä. Tiedotteisiin lisätään linkki projektin wikisivuille.
  • Lisäksi projektin kulusta käydään kertomassa erilaisilla infopäivillä ja pyritään sopimaan tapaaminen Metropolian johtoryhmään.
    • Projektista pidettävät esittelyt kootaan wikiin ”Videot ja esittelymateriaalit” -sivuille.

3.4. Aikataulu ja tilanne

Opetussuunnittelu

  • Ensimmäinen testauskierros on takana. Testauksen aikana on tullut esiin bugeja/kehitysehdotuksia. Mitään merkittävää ongelmaa ei ole löydetty järjestelmästä. Löydetyt virheet ovat suhteellisen pieniä. Kehitysehdotukset liittyvät pääpiirteittäin ominaisuuksiin jotka on määritelty, mutta puuttuivat vielä testauksesta.
  • Marraskuun aikana järjestelmästä voi antaa palautettu ”Anna palautetta – Marraskuu 2011” -lomakeella.
  • TAMK harkitsee uuden ops-osuuden käyttöönottoa keväällä 2012 (maaliskuusta alkaen).
  • Marraskuussa on listattava kaikki toimenpiteet, joita vaaditaan käyttöönottoon. Jaakko Rannila ja Eija Kumanto kirjaavat toimenpiteet vko 46 tapaamisessa. Huomioitava integraatiokustannukset vanhoihin järjestelmiin.

Vuosisuunnittelu

  • Tavoitteena varmistaa 8.11.2011 kokouksessa, että ryhmä on yksimielinen määrittelystä, jonka pohjalta työtä lähdetään tekemään.
  • Asiantuntijaryhmä varmistaa, ettei määrittelystä puutu mitään.

Työpöytien yhteiset palvelut

  • Yksiköt rajapintaa tehdään ja testataan aluksi Metropolian järjestelmissä.
  • Sähköposti ja kalenterijärjestelmiin liittyvät toiminnot, TAMKilla tehty päätös käytettävästä sähköpostiohjelmistosta (Exchange).
  •  Pikaviestipalvelu tulee Liferayn kautta.
  • TAMKilla on tekninen selvitys intran alustasta käynnissä.

Opettajapalvelut

  • Toteutustyö lähtee liikkeelle helmikuussa.
  • Ensimmäiset testaukset ajoittuvat ennen kesälomia ja toinen testauskierros kesäloman jälkeen.
  • Seuraavassa asiantuntijaryhmän kokouksessa tarkennettava, onko testausaikataulu toukokuussa hyvä.
  • Seuraavassa kokouksessa tehdään suunnitelma testauksesta.

Resurssien suunnittelu ja varausväline

  • Työryhmä kokoontuu viikolla 46.
  • Nyt laadittu määrittely tarkistutetaan kiinteistöhenkilöstöltä.
  • TAMK on käynyt kuluvalla viikolla keskusteluja kiinteistöjohtajan kanssa määrittelyyn liittyen.
  • Eija Kumanto selvittää TAMKin osalta mikä on tuleva tarve tilojen varauksesta.

Raportointi-palvelut

  • Pyritään kokoamaan tietoa, millaista raportointia Pepissä tullaan tekemään.
  • TAMK: selvitettävä mitä raportointitarpeita toteutetaan Pepin yhteydessä ja mitkä jää projektin ulkopuolelle.
  • Toteutusvaiheessa esiintulevia tarpeita tulee suhteuttaa projektiin varattuun budjettiin.
  • Huom! Jokaisessa asiantuntijaryhmässä on käytävä läpi raporttitarpeet. Millaisia raportteja tämän asiantuntijaryhmän (esim. opettajan) tulee saada. Tunnistakaa (ja kirjatkaa ylös) mitä erilaisia tiedonlistauksia tämä asiantuntijaryhmä tarvitsee? 

Sääntömoottori

  •  Määrittely vaatii vielä tarkennuksia ja sen tulee olla valmiina 2 viikon kuluttua, jotta se voidaan käsitellä seuraavassa ohjausryhmän kokoukseen (15.12.2011).
  • Opetussuunnittelutyöryhmän tulee käydä tämä määrittely läpi viikolla 46.
  • Maanantaina 14.11.2011 tulee olla yhteydessä Riitta Hanhijärveen määrittelyn kuntoon saattamisesta.

5.  Iteraatiovaiheen tarkastelu

  • Positiivista palautetta tullut.
  • Ei ilmennyt isompia ongelmia testauksen aikana. Ennen testausta oli ongelmia kaikkien tietojen siirtojen kanssa.
  • Seuraava testaus: ennen testausta varmistettava että tarvittava data on järjestelmässä. Samoin kirjattava mitkä osat eivät toimi vielä testissä.
  • Jaakon TAMKilla mukanaolo testauksen aikana koettiin hyväksi.

Päätetty

  • Toteutetaan nauhotettuja testauksia hyödyntäen ConnectProta, jossa voi jakaa kuvan ja nauhoittaa testauksen. Käyttäjä kertovat samanaikaisesti mitä hän on tekemässä.
  • Käytettävyystestauksen tekemisessa mukana Tea Dickman (Metropolia) ja Katja Jouttela (TAMK).

7. Seuraava kokous

Seuraavat kokoukset pidetään

Aika: 2.12.2011 klo 13 - 15
Paikka: Eduix Pasila, Tamk (Videoneutottelu)

8. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.25