Projektiryhmä - 2011-11-08

1. Avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9

2. Ilmoitettavat asiat

• Ei erillisiä ilmoitettavia asioita 

3.  Projektin tilanne

3.1 Muutokset projektiorganisaatiossa

Käydään läpi projektin sivustolle tehtäviä muutoksia.

• Ohjausryhmään on tullut mukaan Marja Sutela (TAMK) ja Juha Lindfors (Metropolia).
• Projektiryhmässä projektipäällikkönä jatkaa Leena Tuomela.
• Projektiryhmästä poistetaan Juha Lindfors (Metropolia) ja Matti Hartikainen (TAMK), sillä molemmat henkilöt ovat ohjausryhmässä.
• Projektiryhmään tulee uutena henkilönä Tarja Haukijärvi (TAMK). Tarja on yhteydessä asiantuntijaryhmien vetäjiin sekä mukana testauksessa.
• Asiantuntijatyöryhmän vetäjä ei ole projektipäällikkö vaan ryhmän puheenjohtaja. Tämä tarkennetaan projektisuunnitelman kohtaan 2.4.

Muistutettavaa

• Muistutetaan, että asiantuntijaryhmien vetäjien tehtävä on koostaa työryhmien tilanne projektiryhmälle. Vetäjien odotetaan osallistuvan projektiryhmän kokouksiin.

3.2 Varahenkilöt asiantuntijaryhmissä

Päätetty:

• Asiantuntijaryhmien puheenjohtajan varahenkilönä toimii toisen organisaation varapuheenjohtaja
• Asiantuntijaryhmien varahenkilöt toimivat organisaation yhteyshenkilönä. Varsinainen vetäjä hoitaa tiedottamisen asiantuntijaryhmien sisällä.
• Opetussuunnittelussa varapuheenjohtajana toimii Osmo Troberg.
• Opetuspalvelun varahenkilö nimetään seuraavassa asiantuntijaryhmän kokouksessa. Cai Melakoski ilmoittaa valitun varahenkilön kokouksen jälkeen projektiryhmälle tiedoksi. Valittava varahenkilö tulee olla Metropoliasta.
• Varahenkilöllä on suuri rooli esimerkiksi testaustilaisuuksien organisoinnissa omassa organisaatiossa.
• Asiantuntijaryhmien vetäjät tiedottavat tulevista henkilömuutoksista projektiryhmälle.
• Teknologiaarkkitehtuurin varahenkilöksi merkitään Ismo Santapukki (TAMK)
• Metropolian ja TAMKin projektipäällikköt vastaavat oman organisaation henkilömuutoksien kirjaamisesta projektin sivuille sekä tiedottavat tehtävistä muutoksista toisen organisaation projektipäälliköä.
• Muita henkilövaihdoksia asiantuntijaryhmissä:
  • Heli Thumandar korvaa Hannele Virtanen-Vaaranmaan
  • poistetaan Terhi-Maija Itkonen-Isokoc (Metropolia)
  • Opettajapalveluihin lisätään Satu Kylmälä (TAMK)
  • Lisätään välilyönti: Hanna Saraketo (TAMK)
  • Vuosisuunnitteluryhmään lisää Pia Keiski (TAMK)
  • Tamkin vahvistuksia: raportiryhmä Mirja Markkanen ja Ilkka Haukijärvi, resurssivaraus Jaana Jokinen ja Timo Niemi (Hanna Kallio-Kokko)

3.3 Tiedotus Pepistä

Keskusteltua

• Tarkennetaan projektin tiedotusvastuita. Projektin tiedotuksesta vastaa projektipäällikkö (Jaakko Rannila). Myös ohjausryhmän edustajat tiedottavat projektista ja sen kulusta pääasiassa oman organisaation johdon edustajia.
• Projektipäälliköt vastaavat organisaation sisäisestä tiedottamisesta
• Asiantuntijatyöryhmät: levittävät tietoa organisaation sisällä. Projektipäälliköt tuovat päätettyjä asioita tiedoksi asiantuntijaryhmien vetäjille ja nämä tiedottavat organisaation sisällä. Tiedostettava, että nyt tehtävät määrittelyt muuttavat organisaation toimintatavat 2-3 vuoden kuluttua.
• tiedotetaan säännöllisesti myös muissa organisaation työryhmissä (kuten koordinointityöryhmä)

Päätetty:

• TAMK ja Metropolia tiedottaa kerran kuussa introissaan Pepin etenemisestä. Tiedotteisiin lisätään linkki projektin wikisivuille.
• Lisäksi projektin kulusta käydään kertomassa erilaisilla infopäivillä ja pyritään sopimaan tapaaminen Metropolian johtoryhmään.
  • Projektista pidettävät esittelyt kootaan wikiin ”Videot ja esittelymateriaalit” -sivuille.

3.4. Aikataulu ja tilanne

Opetussuunnittelu

• Ensimmäinen testauskierros on takana. Testauksen aikana on tullut esiin bugeja/kehitysehdotuksia. Mitään merkittävää ongelmaa ei ole löydetty järjestelmästä. Löydetyt virheet ovat suhteellisen pieniä. Kehitysehdotukset liittyvät pääpiirteittäin ominaisuuksiin jotka on määritelty, mutta puuttuivat vielä testauksesta.
• Marraskuun aikana järjestelmästä voi antaa palautettu ”Anna palautetta – Marraskuu 2011” -lomakeella.
• TAMK harkitsee uuden ops-osuuden käyttöönottoa keväällä 2012 (maaliskuusta alkaen).
• Marraskuussa on listattava kaikki toimenpiteet, joita vaaditaan käyttöönottoon. Jaakko Rannila ja Eija Kumanto kirjaavat toimenpiteet vko 46 tapaamisessa. Huomioitava integraatiokustannukset vanhoihin järjestelmiin.

Vuosisuunnittelu

• Tavoitteena varmistaa 8.11.2011 kokouksessa, että ryhmä on yksimielinen määrittelystä, jonka pohjalta työtä lähdetään tekemään.
• Asiantuntijaryhmä varmistaa, ettei määrittelystä puutu mitään.

Työpöytien yhteiset palvelut

• Yksiköt rajapintaa tehdään ja testataan aluksi Metropolian järjestelmissä.
• Sähköposti ja kalenterijärjestelmiin liittyvät toiminnot, TAMKilla tehty päätös käytettävästä sähköpostiohjelmistosta (Exchange).
•  Pikaviestipalvelu tulee Liferayn kautta.
• TAMKilla on tekninen selvitys intran alustasta käynnissä.

Opettajapalvelut

• Toteutustyö lähtee liikkeelle helmikuussa.
• Ensimmäiset testaukset ajoittuvat ennen kesälomia ja toinen testauskierros kesäloman jälkeen.
• Seuraavassa asiantuntijaryhmän kokouksessa tarkennettava, onko testausaikataulu toukokuussa hyvä.
• Seuraavassa kokouksessa tehdään suunnitelma testauksesta.

Resurssien suunnittelu ja varausväline

• Työryhmä kokoontuu viikolla 46.
• Nyt laadittu määrittely tarkistutetaan kiinteistöhenkilöstöltä.
• TAMK on käynyt kuluvalla viikolla keskusteluja kiinteistöjohtajan kanssa määrittelyyn liittyen.
• Eija Kumanto selvittää TAMKin osalta mikä on tuleva tarve tilojen varauksesta.

Raportointi-palvelut

• Pyritään kokoamaan tietoa, millaista raportointia Pepissä tullaan tekemään.
• TAMK: selvitettävä mitä raportointitarpeita toteutetaan Pepin yhteydessä ja mitkä jää projektin ulkopuolelle.
• Toteutusvaiheessa esiintulevia tarpeita tulee suhteuttaa projektiin varattuun budjettiin.
• Huom! Jokaisessa asiantuntijaryhmässä on käytävä läpi raporttitarpeet. Millaisia raportteja tämän asiantuntijaryhmän (esim. opettajan) tulee saada. Tunnistakaa (ja kirjatkaa ylös) mitä erilaisia tiedonlistauksia tämä asiantuntijaryhmä tarvitsee? 

Sääntömoottori

•  Määrittely vaatii vielä tarkennuksia ja sen tulee olla valmiina 2 viikon kuluttua, jotta se voidaan käsitellä seuraavassa ohjausryhmän kokoukseen (15.12.2011).
• Opetussuunnittelutyöryhmän tulee käydä tämä määrittely läpi viikolla 46.
• Maanantaina 14.11.2011 tulee olla yhteydessä Riitta Hanhijärveen määrittelyn kuntoon saattamisesta.

5.  Iteraatiovaiheen tarkastelu

• Positiivista palautetta tullut.
• Ei ilmennyt isompia ongelmia testauksen aikana. Ennen testausta oli ongelmia kaikkien tietojen siirtojen kanssa.
• Seuraava testaus: ennen testausta varmistettava että tarvittava data on järjestelmässä. Samoin kirjattava mitkä osat eivät toimi vielä testissä.
• Jaakon TAMKilla mukanaolo testauksen aikana koettiin hyväksi.

Päätetty

• Toteutetaan nauhotettuja testauksia hyödyntäen ConnectProta, jossa voi jakaa kuvan ja nauhoittaa testauksen. Käyttäjä kertovat samanaikaisesti mitä hän on tekemässä.
• Käytettävyystestauksen tekemisessa mukana Tea Dickman (Metropolia) ja Katja Jouttela (TAMK).

7. Seuraava kokous

Seuraavat kokoukset pidetään

Aika: 2.12.2011 klo 13 - 15
Paikka: Eduix Pasila, Tamk (Videoneutottelu)

8. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.25