Kutsu Tuubi2 Tapahtumissa 2.3.-9.3.2011:
eHOPS ja AHOT – workshop 9.3. klo 13-16 Tavi-talossa
Metropolian ehops-projektiryhmä kutsuu kaikki aiemmin hankitun osaamisen tunnistamis&tunnustamisprosessin kanssa työskentelevät ja E-hopsin kehittämisestä kiinnostuneet opettajat, suunnittelijat, päätöksentekijät ja opiskelijat yhteisiin työpajoihin.
Tavoitteena on kehittää sähköinen työkalu AHOT-prosessin hallintaan ja osaksi eHOPS -järjestelmää.Ensimmäinen workshop pidetään Tavi-talolla, Hämeentien 161 Auditoriossa klo 13.00-16.00.
Ei ennakkoilmoittautumista – alkajaiskahvin/teen voi noutaa kahvila Poikkeustilasta klo 12.45-13.00 kuittausta vastaan.
Lisätietoa E-hops --projektista Wikissä: Metropolian eHOPS projekti 2010-2011
eHOPS-projektiryhmän puolesta
Marjaana Hanki
Osallistujat 9.3.2011
Elina Ala-Nikkola (esittävä taide), Tapio Ekholm (tietohallinto), Klaus Gerbert (liiketalous), Marjaana Hanki (elokuva&televisio), Katri Myllylä (viestintä), Anne Lahti (liiketalous), Ritva Liinamaa (Hyto), Kristiina Peltonen (musiikki), Anu-Helena Pitkänen (esittävä taide), Timo Raatikainen (KuuL), Janne Riihimäki (Eduix Oy) Mari Rupponen (liiketalous), Matti Saloranta (TiVi), Jyrki Sinisalo (esittävä taide), Hannele Virtanen-Vaaranmaa (teho).
Workshopin ohjelma
klo 12.45 kahvit (Poikkeustila)
klo 13.00 aloitus (Marjaana Hanki)
klo 13.10 eHOPS-järjestelmä (Tapio Ekholm)
klo 13.25 AHOT-prosessi (Kristiina Peltonen) - > AHOT meets.pptx
klo 13.45 ryhmätyöskentelyä
klo 14.30 tehtävien purku ja keskustelua
klo 15.30 yhteenveto
Keskustelua alustusten pohjalta:
AHOT on ennen kaikkea Opiskelijan prosessi!
* prosessi pitäisi näkyä selkeästi, missä tilassa, kenellä, aikataulu
* prosessin versiohistoria, kuka käsitellyt mitä ja missä, päätökseen johtaneista jälki
* Koulutusohjelma määrittelee: kenelle, kuka tekee päätöksen, kuka kirjaa, kuinka paljon saa käyttää aikaa (pedagogiset päätökset, näytöt, lisätehtävät)
* Miten järjestelmä voi tukea opintoajan lyhentämistä jos op:t menee tietyn rajan yli (30op) - toistaiseksi opiskeluoikeusaikaa ei lyhennetä
* Toive: Ahot-ohjaus alkaa jo ennen opiskeluja, ongelmana kun ei tunnuksia
* Nykyinen sähköinen Ahot-systeemi toimii huonosti
* ongelmana ollut ehkä tekniset ongelmat palvelimissa, mutta myös se että omatoimiset opiskelijat ovat täyttäneet Ahot-sovelluksen kautta ja kukaan ei ole ottanut käsittelyyn
* tehossa on ahot-ryhmä, yksi tai muutama ahot-vastaava, Metropoliassa kirjavia käytäntöjä.
* Ahottien käsittely ja vastaavat henkilöt yksiköittäin hakusessa?
Ryhmätyöskentelyn tuloksia
...
1. ryhmä (Matti, Mari, Klaus, Ritva)
...
Sähköinen ahot-prosessi opiskelijan näkökulmasta: Mitä palveluita/toimintoja siihen liittyy? Metropolian ahot-lomakkeen hyödyntäminen eHopsissa?
- ops oltava avattuna hopsiksi
- opiskelijan näkökulmasta pitää olla helppo prosessi
- osaamisperustainen osaaminen nähtävissä ehopsissa, jotta voi päättää
- kuittaus opiskelijalle, että hakemus on vastaanotettu (prosessin seuranta)
- liitteiden liittäminen
- Kaikki keskustelu etc-liitteet tallennettuna järjestelmässä
- välitallennus tärkeää!
- opiskelija voi tehdä ahot-hakemuksia opintojaksoittain -> kooste käsittelevälle opettajalle
- oikaisuvaatimustäppä
- joissain koulutuksissa tarpeen hakeminen jo ennen opintojen alkua, kun opiskelupaikka vastaanotettu? Pankkitunnuksin?
- siirto-opiskelijoilla isot hyväksiluennat
...
2. ryhmä (Katri, Kristiina, Hannele, Timo, Anne)
...
Sähköinen ahot-prosessi puoltajan/ohjaajan näkökulmasta: Mitä palveluita/toimintoja siihen liittyy? Metropolian ahot-lomakkeen hyödyntäminen eHopsissa?
- saa opiskelijan toimittamat tiedot/perustelut liitteineen
- yksi toimija tai useita toimijoita, ohjaaja tai puoltaja
- tärkeää että saa opiskelijan toimittamat tiedot ja liitteet HETI prosession alkaessa
- hälytys prosessin eri vaiheissa, asianomaisille rooleille: käynnistetty, pyydetty lausunto, päätös
- tekniikan tulisi taipua esim. erilaisiin tiedostomuotoihin (videot, musiikki, nuotit) -> todenteen saatavuus -> liitteiden arkistointi?
- hälyttää automaattisesti prossessin eri vaiheissa kustakin alueesta vastaavaa, esim. tieto että ahot on haettu, tehty päätös.
- ahot opiskelijalle yhdessä paikassa, käytetään samaa kokonaisuutta eli kirjautuvat ja näkyvät yhdessä paikassa (listaus)
- prosessi avoin siten, että ohjaajalla mahdollisuus järjestelmän kautta pyytää esim. täydennystä.
- yhteinen tila, jossa prosessi nähtävissä kaikille asianosaisille (vrt. postipaketin seuranta).
- järjestelmä, näkyvyys sellainen, että määriteltävissä osin suljetuksi/avoimeksi esim. linkitysmahdollisuus. Maharan käyttö?
- ohjaajan työkalupakki sisällä (ohjaajan ohjaus).
- prosessin hallinnoijalla oltava mahdollisuus lisätä toimijoita (esim. substanssiope) osallistumaan prosessiin, esim. antamalla katseluoikeus. (Opiskelija kutsuu ohjaajan suosituksesta: "ehdota asiantuntijaa")
- versiohistoria ja muutoshistoria ERITTÄIN tärkeä
...
3. ryhmä (Elina, Anu-Helena, Marjaana)
...
Sähköinen ahot-prosessi päätöksentekijän näkökulmasta: Mitä palveluita/toimintoja siihen liittyy? Metropolian ahot-lomakkeen hyödyntäminen eHopsissa?
Keneltä heräte tulee päättäjälle? (opiskelija laittaa hakemuksen > diaarinumero syntyy) - heräte s-postilla?
- päättäjä avaa hakemuksen perusnäkymän (mitä haetaan, millä haetaa, puoltajan lausunto)
-> tekee myönteisen päätöksen -> päätöksestä menee tieto (sähköpostilla?) opiskelijalle ja winha-kirjaajalle
-> tekee kielteisen päätöksen -> päätöksestä tieto opiskelijalle (pitäisikö mennä myös puoltajalle, jos päätös puollon vastainen)
-> avaa liitteet -> tekee myönteisen päätöksen -> päätöksestä tieto opiskelijalle ja winhakirjaajalle-> avaa liitteet -> tekee kielteisen päätöksen -> päätöksestä tieto opiskelijalle
-> avaa liitteet -> pyytää lisäselvitystä opiskelijalta -> heräte opiskelijalle
-> avaa liitteet -> pyytää lisälausuntoa puoltajalta -> heräte puoltajalle
-> avaa liitteet -> tekee pedagogisen päätöksen -> tieto opiskelijalle ja puoltajalle - (asia siirtyy opetuksen puolelle) - voiko substanssiope tai ohjaaja tehdä pedagogisen päätöksen itse?
Oikaisupyyntöjen käsittely tätä kautta?
- määriteltävä missä vaiheessa hakemus on friisattu, eikä voida palauttaa opiskelijan lisätietoja varten. Jos opiskelija tulee katumapäälle, tehtyä päätöstä ei voi peruuttaa. Voi osallistua opetukseen, mutta ei saa suoritusmerkintää.
...
JATKO ja Jannen huomiot
...
* Ahot ehopsissa yksi välilehti?
* Liitteet joita ei voi liittää sähköiseen järjestelmään, viite siitä kuitenkin?
* ahotissa kuten muissakin ehops-kokonaisuuksissa opiskelijalla näkyvissä ketkä näkevät tiedot ja opiskelija voisi muuttaa, opiskelijalle voisi ehdottaa
Seuraavaksi tehtäisiin mockuppiin joku seuraavista:
- opettajan työpöydän näkökulma
- ahot ehopsissa, kytkös hopsilistaukseen (hops-laatikko) ja ahot-hakemusten näkymien parannus
- joku muu, mikä?