Vyyhti-hanke tuottaa vuoden 2011 aikana fasilitointi -aiheisen mikrokirjan. Tässä on hahmotelmaani omaan mikroartikkeliini, joka käsittelee käytännön fasilitointikokemuksia työyhteisössä Vyyhti-hankkeen parissa.
***
Työyhteisöissä fasilitointia tapahtuu sekä virallisesti että epävirallisesti: fasilitoija. Fasilitoija, fasilitaattori voi olla jonkun työnimike tai sitten joku . Joku saattaa luontevasti ottaa fasilitoijan roolin tarvittaessa itselleen. Erityisen tärkeää olisi, että organisaatioissa johtajan asemassa oleva toimija kokisi luontevana työskennellä fasilitoinnin periaatteiden mukaisesti omassa työyhteisössään. Tällaiseen ilman että siitä erillistä määräystä annetaan. Se ei välttämättä sovellu kaikille aloille, kaikille organisaatiohierarkian portaille eikä jokaisen persoonallisuuden piirteille, mutta fasilitoivaan otteeseen perustuvaan työkulttuuriin on päästy sujahdettu vaikeuksitta (ainakin alkuvaiheessa) Vyyhti-hankkeessa. Toimintatavan valinta on tapahtunut ehkä enemmän luonnostaan ja vähemmän tarkoitushakuisen tiedostavasti.
Vyyhti-hankkeen tiimissä toimii Metropolia ammattikorkeakoulussa projektipäällikkö ja kaksi projektisuunnittelijaa. Keskityn tässä mikroartikkelissa kuvaamaan tiimin toimintaa, työskentelytapaa ja pohtimaan, miksi voisi ajatella, että toimintatapa on fasilitoivaa.Metropolia ammattikorkeakoulun kulttuurin ja luovan alan tulosyksikössä työskentelevät projektipäällikkö Milla ja projektisuunnittelijat Jussi ja Susanna. Kerron tässä mikroartikkelissa Vyyhti-tiimin toimintaa ja pohtimaan, mitä iloa toimintatavasta on hankkeelle.
Käytännön tekeminen auttaa hahmottamaan kokonaisuutta
Ensimmäisten Hankkeen ensimmäisten kolmen kuukauden aikana projektissa työskenteli ainoastaan kaksi ihmistä osa-aikaisesti. Nämä olivat projektipäällikkö ja kesätyönä hankkeen verkkosivut toteuttanut opiskelija. Työote ja - aikataulu oli urakkaluonteinen, opiskelijan toivottiin luovan , jonka tehtävä oli luoda teknisesti toimivat pohjat hankkeen verkkosivuiksi, jotta niitä voitaisiin täydentää sisällöllisesti ja kehittää eteenpäin hankkeen edetessä. Opiskelija ja projektipäällikkö Milla ideoivat vaihtoehtoja aluksi yhdessä, jonka jälkeen varsinaisen työn suorittanut opiskelija sai vetäytyä oman asiantuntijuutensa kanssa työstämään kokonaisuutta itseitsenäisesti eteenpäin.
Hankkeen neljännellä toimintakuukaudella projektisuunnittelija A Jussi astui mukaan tiimiin. Projektisuunnittelija ja -päällikkö olivat tehneet töitä yhdessä jo edeltäneet kaksi vuotta, joten henkilöiden tutustumisvaihetta aiemminkin. Tutustumisvaihetta ei käyty lävitse, vaan voitiin siirtyä suoraan analysoimaan käsillä olevan uuden hankkeen tehtäviä pariin ja toimimaan käytännön asioiden parissa yhdessä. Ensimmäiset viikot kuluivat toimintaan.
Aikaa kului toiminnan suunnitteluun, ideointiin ja hahmottelemiseen: pyrittiin kokonaisuuden hahmottamiseen. Pyrittiin hakemaan yhteistä käsitystä siitä, mistä hankkeessa onkaan todellisuudessa on kyse. Käytännön toimena ensimmäisten viikkojen aikana projektisuunnittelija toimina Jussi auttoi opiskelijaa viimeistelemään verkkosivut, jonka jälkeen päästiin tuottamaan jo julkaistavaa verkkoon tietoa hankkeen toiminnasta verkko (ja wiki) sivujen kautta. Ideointivaiheessa hankkeen vaiheistus- .
Hankkeen operationaalisen työn vaiheistamista ja sisältökokonaisuuksien palastelua auttoi se, että rinnalla tuli tuottaa järjellinen ensimmäisenä käytännön tehtävänä oli tuottaa toimiva verkkosivusto täysin nollasta. Konkreettisen viestintäkanavan rakentaminen auttoi mallintamaan hankkeen tavoitteet rautalankamalliksi tulevasta toiminnasta.laajempia kokonaisuuksia ja niiden osatavoitteita.
Ketterästi oman tehtävän rajojen ulkopuolelle
Hankkeen viidennellä toimintakuukaudella mukaan tuli projektisuunnittelija Bkuukaudella tiimin jäseneksi liittyi projektisuunnittelija Susanna, jonka kanssa päällikkö Milla ja projektisuunnittelija A Jussi eivät olleet aiemmin työskennelleet. He olivat kuitenkin olleet mukana rekrytoimassa B:tä, haastatelleet tätä ja todenneet tehtävään päteväksi, kokeneeksi , sekä persoonaltaan sopivasti ryhmädynamiikkaa täydentäväksi. B:n Susannan tiimiin saapuminen oli siis iloinen, odotettu tapahtuma.
Projektisuunnittelijoiden ja projektipäällikön toimenkuvat ja vastuut ja tehtävät ovat tarkasti luetellut niin työsopimuksissa kuin tarkemmassa tehtäväluettelossa; kullakin on lueteltu työsopimuksissa ja hanketoimintaa kuvaavassa tehtäväluettelossa. Kullakin on selkeästi määrätyt alueensa hankkeessa. Pienen tiimin jäsenten osaamisalueissa on paljon päällekkäisyyksiä.
Yhteisen tekemisen meiningistä kumpuavaa toimintakulttuuri, jossa Toimintakulttuurissa pyritään ketteryyteen. Tästä johtuen on On luontevaa, ettei ennalta määritellyistä työtehtävistä tarvitse muodostua muodostu ylittämätöntä raja-aitaa. Hyvin toimiva Vyyhti-tiimi on organisoitu selkeästi. Jokainen siinä työskentelevä ymmärtää omat päävastuualueensa, mutta kykenee tarvittaessa auttamaan muita. Tiimissä ei kuulla lausetta "ei kuulu toimenkuvaani".
Projektipäälliköllä ja suunnittelija B:llä on taustalla sama koulutusala, joka auttaa heitä ymmärtämään toistensa näkemyksiä käytännön työn tekemisessä ja työprosessien menetelmissä. Projektipäälliköllä ja suunnittelija A:lla on kokemusta yhteisestä työskentelystä usean vuoden ajalta. Projektipäällikön tehtäväksi jää tukea suunnittelijoiden A ja B keskinäistä tutustumista ja yhteistyön luontevaa sujumista. Yhtä lailla projektipäällikön ja suunnittelija B:n välinen tutustuminen on lähtenyt käyntiin työnteon lomassa.
Koko tiimi on orientoitunut työstämään hanketta tietyn ajan. Suuria akateemisia periaatekysymyksiä ei tarvitse ole tarvinnut ratkoa. Työote on tavoitteellinen, työkulttuuri on neuvotteleva ja toisia tukeva. Koska koko tiimi kokee olevansa yhteisellä matkalla kohti hankkeen teemoihin liittyvien arvoitusten ratkaisemistatavoittelee samaa päämäärää, on hyvin luontevaa, että tiimin sisällä annetaan tehtäväroolien rajojen yli tarvittaessa ideoita, ehdotuksia ja apua toisille.
Vyyhti-hankkeen tiimiin onkin muodostunut motto "kaikki tekevät".
Projektipäällikkö fasilitoijana
Millalla ja Susannalla on yhteinen koulutustausta, joka auttaa heitä ymmärtämään toistensa näkemyksiä käytännön tekemisessä, prosesseissa ja menetelmissä. Projektipäällikön tehtävä on tukea entuudestaan toisilleen vieraiden suunnittelijoiden keskinäistä tutustumista ja yhteistyön luontevaa sujumista. Yhtä lailla projektipäällikön ja myöhemmin mukaan tulleen suunnittelijan välinen tutustuminen on lähtenyt käyntiin työnteon lomassa.
Projektipäällikkö on yksi tiimin jäsenistä, mutta kuitenkin johtaa operationaalista työtä ja vastaa kokonaisuudesta. Fasilitoivan otteen toteuttamista helpottaa Vyyhti-hankkeessa se, että projektipäällikkö ei ole virallisesti suunnittelijoiden tai muiden hankkeessa työskentelevien esimies. Tämä vapauttaa projektipäällikön organisaatiohierarkian mukanaan tuomasta asemavallan paineesta.
Projektipäälliköllä on hanketyössä vastuunsa ja selkeä oma roolinsa. Titteli ei silti vapauta käytännön toimien tekemisestä; päällikkö roudaa pöytiä kickoff-tilaisuutta varten, siinä missä muutkin. Päällikön velvollisuus on toki tarvittaessa delegoida ja priorisoida tekemistä. Tämä vaatii päälliköltä oman työn organisoimista ja itsensä johtamista.
Fasilitoivaan työotteeseen projektipäällikön roolissa voi päästä (Vyyhti-hankkeen kokemusten perusteella):
1. Olemalla peloton epäonnistumisten edessä.
Jos mokaa, yleensä saa luvan yrittää uudelleen.
2. Pyrkimällä aitouteen ja rehellisyyteen, sekä itseään että tiimiään kohtaan.
Työrooli voi vaatia tietynlaista käyttäytymistä erilaisissa tilanteissa.
Työyhteisössä samojen ihmisten kanssa pitempään toimiessa on kuitenkin melko hyödytöntä yrittää suorastaan valehdella esimerkiksi osaamistaan paremmaksi kuin on.
Jokaisessa on hitusen säröjä, vaivoja tai puutteita. Kukin tietysti paljastaa työyhteisössä persoonastaan vain sopivimmaksi katsoman määrän. Ihmisen kokonaistyytyväisyyden kannalta lie epäedullista, jos työroolin identiteetti ja "aito minä" ovat kovin etäällä toisistaan. Surullista on, jos työyhteisössä ei syystä tai toisesta voi antaa persoonansa lainkaan näkyä.
3. Välttämällä Suuren Johtajan roolia. Sitä ei voi ottaa, se annetaan tiiminjäsenten ja sidosryhmien toimesta, jos sen on tekemisellään ansainnut.
. Projektipäällikön roolissa korostuu muutama oleellinen seikka: fasilitoivan projektinvetäjän on oltava rehellinen sekä itselleen että tiimilleen. Suuren johtajan roolia ei ole tarvetta ottaa. Se annetaan, jos sen on ansainnut. Projektipäällikkö ei välttämättä aina osaa sanoa parasta ratkaisua joka tilanteessa, eikä hän koskaan ole paras sisältöasiantuntija, vaan pikemminkin generalistiyleispätevä osaaja, joka tietää kaikesta vähän, muttei mistään erityisestä mitään.kovin syvällisesti. Omien kompetenssiensa puutteiden myöntäminen itselle on tärkeintä.
Kommunikaation merkitys työyhteisössä
Projektipäällikön ja tiimissä toimivien on voitava kommunikoida avoimesti. Päällikön on kyettävä luottamaan tiiminsä asiantuntijoiden osaamiseen ja motivaatioon. Toimivassa tiimissä annetaan aikaa Projektipäällikön on osattava kommunikoida avoimesti, luottaa tiiminsä asiantuntijoiden osaamiseen, annettava suunnitelmille ja ihmisten ideoille aikaa kypsyä, . Päällikön on neuvoteltava sopivan säännöllisesti tiiminjäsentensä kanssa, näin voi varmistaa, varmistettava että tekemisen suunta pysyy oikeana. Projektipäällikön fasilitoivan otteen toteuttamista helpottaa Vyyhti-hankkeessa se, että hän ei ole organisaatiorakenteessa virallisesti esimies. Tämä vapauttaa projektipäällikön organisaatiohierarkian paineista.Projektipäällikön on otettava vastuunsa ja nähtävä selkeästi oma roolinsa tiimin toiminnassa. Vyyhti-hankkeen tiimissä on mottona, että kaikki tekevät. Päällikköys ei vapauta käytännön toimien tekemisestä. Projektipäällikkö roudaa pöytiä kickoff-tilaisuutta varten, siinä missä muutkin. Päällikkö voi delegoida ja hänen täytyy myös aina priorisoida, ei ole syytä mikromanageroidakaan.
Työskentelyn helpottamiseksi tarvitaan ehdottomasti yhteinen tila, jossa tiimi voi heitellä ajatuksiaan kesken päivittäisen työsuoritteen. Sähköiset alustat voivat olla kovasti käytössä, mutta muutakin kommunikaatiota tarvitaan.
Päällikön on rehellisesti ja avoimesti voitava ottaa vastaan palautetta omasta työstään ja erityisesti annettava sitä tiiminsä jäsenille: . Erityisen tärkeää on kommunikaation vastavuoroisuus, päällikön on myös annettava palautetta tiiminsä jäsenille. Ansaittu, kannustava palaute lisää intoa ; innostunut tekemiseen. Innostunut ilmapiiri tuottaa hyvää mieltä ; ja hyvä mieli kasvattaa tiimin yhtenäisyyden tunnetta; yhtenäinen . Yhtenäinen ja innostunut tiimi saa aikaiseksi paljon, mutta vahvistuu sietämään myös epäonnistumisia tai hetkiä, jolloin rakentava palaute on tarpeen.Tärkeää on siis huomioida paitsi osaaminen ja tieto, myös työskentelevien ihmisten tunneulottuvuudet.
Hienointa on, kun hyvin toimiva, motivoitunut ja osaava Hyvin toimiva tiimi viestii myös ulospäin tekemisen iloaan, ja näin . Sen myötä myös ulkopuolisten toimijoiden halukkuus kiinnostus osallistua tiimin tuottaman hankkeen toimintaan kasvaa ja hankkeen vaikutuspiiri laajenee entisestään.