1.5 Ympäristö

Projektissa hyödynnetään mahdollisimman paljon sähköistä viestintää ja sähköisiä  työkaluja. Projektin dokumentaatio pidetään Wikissä, samoin projektin yleinen tiedotus kootaan Wikiin. Projektin aikana voidaan hyödyntää Google Apps for Education -palveluita dokumenttien työstämiseen. Merkittävimmät tiedotteet viestitään myös Intranetin ja koulutustilaisuuksien kautta. Projektipalavereissa (ohjausryhmä, projektiryhmä, asiantuntijaryhmät) suositaan videoneuvotteluita.

2. Projektin organisaatio

Projektin organisaatio koostuu ohjausryhmästä, projektiryhmästä ja asiantuntijaryhmistä ja järjestelmätoimittajan projektiorganisaatiosta. Projektin organisaatio muodostuu seuraavasti (organisaatiota tarkennetaan projektin alkaessa):

2.1 Organisaatio ja vastuut

2.1.1 Ohjausryhmä

Ohjausryhmän tehtävänä on seurata ja valvoa projektin tavoitteiden toteutumista ja projektin etenemistä sekä tukea projektipäällikköä ongelman ratkaisuissa ja antaa suosituksia toimintatapoihin. Ohjausryhmä puuttuu mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistamiseen. Ohjausryhmä antaa suosituksia ja linjauksia projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien toimintatapoihin. Ohjausryhmän tehtävänä on lisäksi tiedottaa projektin etenemisestä omalle organisaatiolle sekä seurata kustannusarvion toteutumista.

Ohjausryhmä tekee kaikki suurimmat projektia koskevat päätökset.

 2.1.2 Projektiryhmä

Projektiryhmän tehtävänä on suorittaa projektisuunnitelmaan merkittyjen tehtävien ja vaiheiden toimeksiannot sekä ohjata asiantuntijaryhmien työskentelyä.. Projektiryhmän tehtävänä on edistää projektia omalla asiantuntemuksellaan asetettujen tavoitteiden ja vaatimusten mukaisesti. Projektiryhmän toiminnasta vastaa ensisijaisesti projektipäällikkö. Projektiryhmä koostuu projektin vetäjistä sekä  loppukäyttäjien erikseen nimetyistä edustajista. Projektiryhmän toimikausi on projektin koko elinkaaren ajan. Projektin eri vaiheille (määrittely, suunnittelu ja toteutus, hyväksymistestaus, käyttöönotto) ja sen jälkeiselle ylläpitovaiheelle muodostetaan omat asiantuntijaryhmänsä. Jokaisessa asiantuntijaryhmissä tulee olla vähintään yksi henkilö projektiryhmästä.

2.1.

2 Asiantuntijatyöryhmät

Tekninen asiantuntijaryhmä vastaa palvelukokonaisuuden teknisen ympäristön suunnittelusta, toteutuksesta ja käyttöönotosta. Käyttöliittymäryhmä vastaa palvelukokonaisuuden käyttöliittymien suunnittelusta ja toteutuksesta. Asiantuntijaryhmät kokoontuvat tarvittaessa ja heidän toimintaa ohjaa ensisijaisesti toimittajan projektipäällikkö ja tarvittaessa asiakkaan projektipäällikkö, projektiryhmä tai ohjausryhmä kaavion mukaisesti. Viestintäryhmä vastaa viesintäsuunnitelman tekemistä ja sen toteuttamisesta suunnitelman mukaisesti. Lisäksi ryhmä vastaa projektin tiedottamisesta ja viestinnästä eri sidosryhmille

Asiantuntijaryhmien puheenjohtajana toimii projektiryhmän jäsen, jonka tehtävänä on raportoida työryhmien esittämät toiveet ja vaatimukset palvelutarpeista projektiryhmälle.

2.1.

3 Projektipäällikkö(t)

Projektipäällikön tehtävänä on projektin läpivieminen projektisuunnitelman mukaisesti sekä projektiryhmän ja ohjausryhmän kokousten valmistelu ja kokoon kutsuminen. Tämän lisäksi projektipäällikön vastaa projektin etenemistä ja laatii projektin tilanneraportit ohjausryhmien kokouksiin.

Projektipäällikkö vastaa projektiryhmän työnohjauksesta, varmistaa resurssien käytettävyyden sekä vastaa riskien seurannasta. Projektipäällikön vastuulla on ohjausryhmän päätöksenteon valmistelu sekä raportointi ohjausryhmälle. Niin ikään projektipäällikkö on päävastuullinen projektiin liittyvästä tiedottamisesta. 

Projektipäällikkönä projektissa toimii Jaakko Rannila Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektipäällikön rinnalla toimii kokonaisarkkitehti Esa Suominen, Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektin vastuita voidaan tarkentaa projektipäälliköiden kesken projektin edetessä.

Toimittajan tulee nimetä oma projektipäällikkönsä projektille. Toimittajan projektipäällikön vastuulla on osallistua projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien kokouksiin ja toimia projektiryhmän kokouksissa sihteerinä. Toimittajan projektipäällikön vastuulla on lisäksi:

• Toimitusten aikataulussa pysyminen

• Tarjouksessa/sopimuksessa asetetuissa työmäärissä pysyminen

• Tiedon jakaminen kehittäjille

• Muut projektin aikana sovittavat tehtävät

 2.2 Kokouskäytäntö

Ohjausryhmä kokoontuu jokaisen vaiheen päätyttyä sekä silloin kun projektissa ilmenee projektipäällikön valtuudet ylittäviä käsittelyä vaativia muutostarpeita. Ohjausryhmän kokouskäytännöstä sovitaan ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa. Kokoonkutsujana toimii ohjausryhmän puheenjohtaja. Projektiryhmä kokoontuu projektipäällikön kokouskutsujen mukaisesti tarvittaessa. 

 2.3 Viestintäsuunnitelma

Projektissa tehdään viestintäsuunnitelma ja viestinnälliset toimenpiteet tullaan dokumentoimaan. Projektin etenemisestä ja vaiheista tiedotetaan projektisivustolla (Metropolia Wiki). Projektin tiedotusta voi seurata kuka tahansa.

Projektista viestitään organisaatioiden Intranetissä, projektin Wiki-sivustolla, sähköpostilla ja esittelemällä projektia ja sen tuloksia tuleville käyttäjille ja sidosryhmille. Projektin sisäisenä tiedotuskanavana käytetään projektin Wiki-sivustoja, Intranetiä ja sähköpostia. 

3. Projektin vaiheet ja aikataulu

Projekti jaetaan kolmeen neljään eri vaiheeseen. Ensimmäinen kokonaisuus koostuu nykytilan ja tavoitetilan selvityksestä. vaatimusmäärittelyn laatimisesta Tämän lisäksi 1. vaiheessa tehdään tavoitteiden ja rajauksien täsmennys sekä kootaan projektiorganisaatio. Kokonaisuuden lopputuloksena laaditaan alustava toiminnallinen määrittely kaikista niistä tarpeista, vaatimuksista ja toiveista, joita sekä käyttäjillä ja organisaatiolla on suhteessa asetettuihin projektin tavoitteisiin. Vaiheen lopputuloksia tarkennetaan tarvittaessa seuraavassa vaiheessa.

 1. vaiheen tulokset 

• nykytilan ja tavoitetilan kuvaus

• projektisuunnitelma

• vaatimusmäärittely

• hanke-esitys

• kilpailutusdokumentaatio

Projektin toinen vaihe koostuu eri moduulien määrittelystä ja toteutuksesta. Projektin toisessa kokonaisuudessa käytetään projektimallina iteroivaa ohjelmistokehityksen menetelmää. Menetelmässä projekti ja järjestelmät jaetaan jaksoihin (moduuleihin), joista jokainen sisältää määrittelyn, suunnittelun, toteutuksen, tietojen migraation ja testauksen. Mallissa kehitetään järjestelmäkokonaisuutta vaiheittain, jossa osa moduuleista saadaan pilotoinnin käyttöön jo projektin aikana. Mallissa eri vaiheet käyvät iteraatioita, kunnes asiakas hyväksyy toteutuksen toimitussopimuksen mukaisesti. Pilotoinnin ja testauksen tavoitteena projektin aikana on varmistaa se, että valmistuvat palvelut vastaavat mahdollisimman tarkasti käyttäjien ja organisaation vaatimuksia.

 Toiminnallisen vaatimusmäärittelyn tekemiseen otetaan mukaan ulkopuolinen konsultti Vilho Kolehmainen Neuvon Consulting Oy:stä. Teknisen vaatimusmäärittelyn tekemiseen otetaan mukaan ulkopuolinen konsultti Eduix Oy:stä.

2. vaiheen tulokset

• määrittelyn tarkennus

• tietojärjestelmäpalveluiden suunnittelu

• testauksen suunnittelu (käytetään hyväksi vaatimusdokumentaatiota)

• tietojärjestelmäpalveluiden toteutus

• tietojärjestelmäpalveluiden testaus ja korjaukset

• tietojen migraatio vanhasta järjestelmästä

• Teknisen alustan suunnittelu, asennus ja dokumentointi
• Palveluiden suunnittelu
• Staging ja Pilotointi / Tuotanto ympäristön pystyttäminen
• Oikeuspalvelu, Yhteinen navigointipalkki

3. vaiheen tulokset

• järjestelmäkokonaisuuden hyväksymistestaus

• järjestelmäkokonaisuuden vaiheittainen käyttöönotto

• käyttäjien koulutus

• loppuraportti

Jokaisen vaiheen jälkeen tullaan laatimaan vaihekohtainen raportti, jossa kuvaillaan projektin sen hetkisiä tuloksia ja projektin edistymistä.

• Peppi, Pakki, Perusrekisteri projekteissa tuotettujen työpöytien käyttöliittymien yhtenäistäminen projektin vaatimusmäärittelyn mukaisella tavalla

• Tuubi intranet portaalin käyttöliittymien yhtenäistäminen työpöytäprojektissa määritellyllä tavalla
  

4. vaiheen tulokset

• Pilotointi ympäristön käyttöönotto
  
• Tuotantoympäristön käyttöönotto
• Hyväksymistestaus

Projektin aikataulua ylläpidetään erillisellä sivulla. Merkittävät muutokset aikataulussa tulee hyväksyttää ohjausryhmässä.

4. Henkilöstöresurssien käyttö projektissa

Projektissa käytetään oman organisaation asiantuntijoita . Asiantuntijaryhmät kootaan seuraaviin asiantuntijaryhmiin:

ja ulkopuolisia konsultteja. Oman organisaation asiantuntijat koostuvat tietohallinnon, viestinnän, strategia- ja kehityspalveluiden sekä pedagogiikka erityisvastuun henkilöistä. Projektin tavoitteita esitellään myös erikseen organisaation eri toimiryhmissä, kuten esimerkiksi oppimisympäristöt tiimissä tietohallinnon johtoryhmässä kommentoitavana.

5. Projektissa noudatettavat menetelmät

5.1 Muutosten hallinta ja seuranta

Kaikki projektisuunnitelmaan liittyvät ja kokonaisuuden kannalta merkittävät muutokset tulee hyväksyttää projektiryhmällä ja ohjausryhmällä. Projektipäällikön tulee olla suoraan yhteydessä ohjausryhmän puheenjohtajaan muutoksista. Projektipäällikkö huolehtii projektin raportoinnista ohjausryhmälle. 

5.2 Dokumenttien hallinta

Projektin aikana syntynyt dokumentaatio tallennetaan Metropolian Wiki sivustolle. Dokumenttien versiointimenetelmät sovitaan projektiryhmässä. Projektin aikana syntyneessä määrittelydokumentaatiossa pyritään yhdenmukaisuuteen ja kuvaustavoista sovitaan projektiryhmän kesken. 

5.3 Viestintä

Projektipäällikkö huolehtii yhdessä projektiryhmän ja viestinnän kanssa projektiin liittyvästä viestinnästä. Projektin viestintätavoista sovitaan projektiryhmässä. Projektista viestitään organisaatioiden Intranetissä, projektin Wiki sivustolla, sähköpostilla ja esittelemällä projektia ja sen tuloksia säännöllisesti tuleville käyttäjille ja sidosryhmille. Projektin sisäisenä tiedotuskanavana käytetään projektin Wiki-sivustoja ja sähköpostia. 

6. Kustannukset

Projektin kustannusarvio on kuvattu erillisessä liitteessä. (ei wikissä)

kustannukset määrytyvät kilpailutuksen perusteella ja niitä tarkennetaan projektin aikana. Projektille on haettu investointirahaa vuosille 2015 ja 2016.

7. Huomioitavat sidosarkkitehtuurit, rinnakkaisprojektit ja lainsäädäntö 

7.1 Sidosarkkitehtuurit

• Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri
• Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri
• Metropolian arkkitehtuuriperiaatteet
• Korkeakoulujen tietomalli
• Opetus- ja koulutussanasto (OKSA)
  

 7.2 Rinnakkaisprojektit

xxxx 

• Perusrekisteriprojekti
• Pakki-projekti
• Oili projekti
• Avoin AMK projekti
• opintopolku.fi projekti
• Virta projekti
• Valmistumisjärjetselmä
  
• eAhot
• Maksullisen koulutuksen suunnittelu ja julkaisujärjestelmä
  
• Peppi jatkokehitys konsortiossa
  
• Metropolian kokonaisarkkitehtuurityö
• Metropolian laatutyö
• Metropolian tietovaraston ja raportoinnin kehittäminen

7.3 Lainsäädäntö 

• Ammattikorkeakoululaki http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030351, erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

• Tutkinnot ja niiden perusteet 18 §

• Opetussuunnitelmat ja opintojen pituus 19 §

• Opiskelijavalinta ja opiskelupaikan vastaanottaminen 22 §

• Ilmoittautuminen 23 §

• Opiskeluoikeus 24 §

• Opiskeluoikeuden menettäminen 25 §

• Opiskeluoikeuden peruuttaminen 25 a §

• Opiskeluoikeuden peruuttamiseen liittyvä tiedonsaanti 25 b §

• Opiskeluoikeuden palauttaminen 25 c §

• Opintosuoritusten arviointi ja oikaisumenettely 27 §

• Arkaluonteisten tietojen käsittely 28 b §

• Ammattikorkeakouluasetus http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030352, erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

• Opintojen rakenne 4 §

• Opintojen laajuus 5 §

• Koulutusohjelmat 6 §

• Opintojaksot ja opetussuunnitelmat 9 §

• Opintojen hyväksilukeminen 14 §

• Todistukset 15 §

• Lukuvuosi 17 §

• Opiskelijaksi ottaminen ja oikaisun hakeminen opiskelijavalintaan

• Opiskeluoikeuden peruuttaminen 18 a §

• Opintosuoritusten arviointi 19 §

• Yliopistolaki http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20090558, erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

• Tutkinnot ja muu koulutus sekä tutkintorakenne 7 §

• Opiskelijaksi ottaminen 36 §

• Opiskelupaikan vastaanottaminen 38 §

• Lukuvuosi ja opiskelijaksi Ilmoittautuminen 39 §

• Alempien ja ylempien korkeakoulututkintojen tavoitteelliset suoritusajat 40 §

• Opiskeluoikeus 41 §

• Opiskeluoikeuden jatkaminen 42 §

• Opiskelupaikan menettäminen 43 §

• Opiskeluoikeuden peruuttaminen 43 a §

• Opiskeluoikeuden palauttaminen 43 c §

• Opintosuoritusten arviointi ja opintojen hyväksilukeminen 44 §

• Arkaluonteisten tietojen käsittely 45 b §

• Ylioppilaskunta 46 §

• Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19981058, erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

• Tietosisältö 3 §

• Tietojen luovuttaminen 5 §

• Tietovaranto 6 a §

• Tekninen ylläpitäjä ja rekisterinpitäjät 6 b §

• Tietosisältö ja velvollisuus tallentaa tietoja 6 c §

• Tietojen luovuttaminen tietovarannon kautt 6 d §

• Laki ammatillisesta peruskoulutuksesta (630/1998) https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980630 erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:
  • Koulutuksen tavoitteet 5 §
  • Palvelu- ja kehittämistoiminta 7 §
  • Koulutuksen järjestämismuodot 8 §
  • Tutkintojen mitoitusperusteet 12 §
  • Tutkinnon ja valmentavan koulutuksen osien mitoitusperusteet 12 a §
  • Ammatillisen perustutkinnon muodostuminen 12 b §
  • Valmentavan koulutuksen perusteet 13 b §
  • Koulutuksen järjestäjän opetussuunnitelma 14 §
  • Koulutuksesta tiedottaminen 14 a §
  • Työpaikalla käytännön työtehtävien yhteydessä järjestettävä koulutus 16 §
  • Työssäoppiminen16 a §
  • Oppisopimuskoulutus 17 §
  • Erityisopetus 19 §
  • Erityisopetuksesta päättäminen 20 §
  • Oppimisen arviointi 24 b §
  • Todistukset 25 §
  • Opiskelijan henkilökohtainen opiskelusuunnitelma 29 a §
  • Osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen  30 §
  • Opiskelijahuolto sekä kodin ja oppilaitoksen yhteistyö 37 a §
  • Arkaluonteisten tietojen käsittely 42 §
  • Julkisuus ja tietojensaantioikeus 43 § 
  • Tiedonsiirto teknistä käyttöyhteyttä hyväksikäyttäen 43 a §
• Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980631
  • Todistusten antaminen ja tietojen toimittaminen 7 §
  • Henkilökohtaistaminen 8 a §
  • Opiskeluvalmiuksia parantavat opinnot 8 b §
  • Todistus valmistavasta ja muusta koulutuksesta 9 a §
  • Opetus ja ohjaus 9 b §
  • Tutkintojen muodostuminen 12 c §
  • Tutkintojen perusteet 13 §
  • Koulutuksesta tiedottaminen 13 a §
  • Opiskelijoiden kuuleminen 13 b
  • Palvelu- ja kehittämistoiminta 14 §
  • Tutkinnon suorittajan osaamisen arviointi 15 a §
• Asetus ammatlllisesta peruskoulutuksesta (811/1998) https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980811 erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:
  • Koulutuksen järjestäjän opetussuunnitelma 3 §
  • Sopimus työpaikalla käytännön työtehtävien yhteydessä järjestettävästä koulutuksesta ja ammattiosaamisen näytöistä 5 §
  • Työssäoppimisen laajuus 5 a §
  • Oppisopimus 6 §
  • Henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma 8 §
  •  Osaamisen arviointiasteikko 10 §
  • Arviointiaineiston säilyttäminen 11 a §
  • Todistusten sisältö ja allekirjoittaminen 13§
  • Todistusten liitteet 13 a §
  • Opiskeluoikeuden peruuttaminen 16 §

• Asetus ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (812/1998) https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980812 erityisesti, mutta ei näihin rajoittuen:

  • Koulutusala 1 §
  • Näyttötutkintojen järjestämissopimukset 5 §
  • Tutkintotodistukset 6 §
  • Tutkintosuoritusten arviointi 7 §

  • Opiskeluoikeuden peruuttaminen 8 §

• Lukiolaki (629/1998) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980629
• Lukioasetus (810/1998)  http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980810
• Perusopetuslaki (628/1998). http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980628
• Perusopetusasetus (852/1998) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980852
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621 

• Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19991030 

• Henkilötietolaki (523/1999) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523 

• Laki tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisesta (458/2002) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2002/20020458 

• Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030013 

• Kielilaki (423/2003) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030423 

• Hallintolaki (434/2003) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030434 

• Yhdenvertaisuuslaki (21/2004) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2004/20040021 

• Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2004/20040516 

• Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 10.6.2011/634 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2011/20110634

• Arkistolaki (831/1994) https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831

• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2013/20131287 

7.4 Ohjeet ja suositukset

•  VAHTI tietoturvaohjeet ja -määräykset
• SÄHKE2-normi
• HS 190 Julkisten verkkopalvelujen suunnittelu ja kehittäminen 

7.5 Tutkintosäännöt

Projektissa tulee huomioida lisäksi korkeakoulun tutkintosääntö

• Metropolia http://opinto-opas.metropolia.fi/fileadmin/user_upload/Fi/Esittely/Saadokset/Metropolia-Tutkintosaanto.pdf 

 8 Projektin päättäminen

Ohjausryhmä päättää projektin päättämisestä. Projektin päätyttyä laaditaan projektista loppuraportti ja arkistoidaan projektin aikana syntynyt dokumentaatio. Projekti päätetään ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa, jossa käsitellään loppuraportti ja tarkistetaan projektin tulokset.