• Created by Unknown User (a12455), last modified by Unknown User (vilhok) on 27.4.2015

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 42 Next »

Luonnos !!!

1. Johdanto

Sähköisten työpöytien kehittäminen -projekti on osa Metropolia Ammattikorkeakoulun opintohallinnon uudistamisen hankekokonaisuutta.

Projektin tehtävänä on määritellä, suunnitella, toteuttaa ja käyttöönottaa uudet roolipohjaiset työpöydät, jotka korvaavat nykyisen intranet/portaaliratkaisun (Tuubi) käyttöliittymät sekä liittää olemassa olevat opettajan, suunnittelijan, korkeakoulupalveluiden, pääkäyttäjän ja opiskelijan työpöydät osaksi roolipohjaisten työpöytien palvelukokonaisuutta. Projektin tehtävänä on myös kartoittaa palvelu- ja tietotarpeet nyt ja lähitulevaisuudessa sekä luoda palvelukokonaisuuteen vaatimusmäärittelyn mukaiset käyttöliittymät ja palvelut.

1.1 Tausta ja lähtökohdat

Metropolia Ammattikorkeakoulu on uudistanut opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden (opintohallinnon) järjestelmäarkkitehtuuriaan ja palveluitaan viime vuosina. Ensimmäiset uudet järjestelmäpalvelut on otettu käyttöön opetuksen ja koulutuksen suunnitteluun tarkoitetun Peppi-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä keväällä 2013 (suunnittelija ja opettajan työpöytien palvelut) ja sitä on seurannut opiskelijan ja korkeakoulupalveluiden työpöytien ja palveluiden (Winhaa korvaavien palveluiden) kehittäminen. Palveluita on tehty roolikohtaisiin työpöytiin, mutta palveluita on edelleen suureksi osaksi myös Tuubi portaalissa. Palvelut ovat hajautuneet käyttäjien näkökulmasta sisäisen intranetin/portaalin ja sähköisten työpöytien välillä.

Yksi kehitetyistä "työpöydistä" on ollut ns. johdon työpöytä (raportointiportaali). Jatkossa tästä käytetään nimitystä Raportointiportaali. Johdon työpöytä -käsite varataan osaksi roolikohtaisia sähköisiä työpöytiä. Muutos on tehty siksi, että johdon työpöytä voi tulevaisuudessa sisältää pelkkää raportointia laajempia palveluita (vrt. johtajalle Tsemppi ja Projektisalkut sekä esimiehille HR ja TEM). Toisaalta raportointi (tai laadullinen näkökulma) on kaikki roolikohtaiset työpöydät läpileikkaava näkökulma ts. raportointia esiintyy eri muodoissa kaikissa työpöydissä. 

1.2 Tavoitteet ja lopputulokset

Projektin tavoitteena on uudistaa sähköisten työpöytien kokonaisuus. Nykyisten Peppi-, Pakki-, ja Perusrekisteriprojekteissa tuotettuihin työpöytien kokonaisuuteen liitetään Tuubi-portaalin palvelut ja yhdenmukaistetaan näiden käyttöliittymät. Vaatimusmäärittelyssä huomioidaan työtiloja koskevat kehitysehdotukset ja -tarpeet, jotka ovat tähän mennessä kertyneet käyttäjien palautteena ja palvelupyyntöjen kautta. Projektin tavoitteena on saada tämä työ toteutettua samassa aikataulussa missä projektit 'perusrekisteri' ja 'pakki' valmistuvat ja sovittaa käyttöönotto samaan hetkeen kuin em. projektien käyttöönotot.

Projektin tuloksena ovat:

  • Työpöydät-sovelluspalvelut -tavoitetilan määrittely (kuvaus siitä mitä palveluita missäkin työpöydässä on).
  • Työpöydät-roolit-käyttäjät -tavoitetilan tarkempi määrittely ja tämän toteutus integroituna käyttäjähallintaan.
  • Tuotoksena myös tekninen ympäristö, joka mahdollistaa käyttäjän vaivattoman liikkumisen työpöydästä toiseen. Tämän toteuttaminen edellyttää Liferay-ympäristön testaamisen ja toteuttamisen niin, että portaali-instanssit - työpöydät - roolit - käyttäjät -ketju toimii joustavasti ja läpinäkyvästi.

1.3 Rajaukset 

Projektin tavoitteena ei ole kehittää nykyisen intranetin/portaalin (Tuubi) puolelle uusia palveluita (pl. kohdat jotka ovat välttämättömiä uuteen sähköisten työpöytäkokonaisuuteen liittämiseksi). Projekti huolehtii ainoastaan siitä, että nykyiset palvelut uusitaan teknisesti ja käyttöliittymien osalta siten, että ne sopivat uuteen sähköisten työpöytien kokonaisuuteen. Palveluiden toteuttaminen Peppi kokonaisuuteen tapahtuu Peppi konsortion kautta. Perusrekisteri- ja Pakki-projektit tuottavat vaatimusmäärittelyn mukaiset palvelut sähköisten työpöytien kokonaisuuteen. Projektin tavoitteena ei ole myöskään uusia käytössä olevia aineistonhallinnan välineitä (Alfresco) tai raportointiratkaisuja (Microsoft). Raportit luodaan Raportoinnin kehittäminen -projektissa, mutta niitä voidaan vaatimusmäärittelyn mukaisesti julkaista eri työpöydissä.

1.4 Riskit

Riskiluettelo on projektisuunnitelman liitteissä (Ei wikissä)


1.5 Ympäristö

Projektissa hyödynnetään mahdollisimman paljon sähköistä viestintää ja sähköisiä  työkaluja. Projektin dokumentaatio pidetään Wikissä, samoin projektin yleinen tiedotus kootaan Wikiin. Projektin aikana voidaan hyödyntää Google Apps for Education -palveluita dokumenttien työstämiseen. Merkittävimmät tiedotteet viestitään myös Intranetin ja koulutustilaisuuksien kautta. Projektipalavereissa (ohjausryhmä, projektiryhmä, asiantuntijaryhmät) suositaan videoneuvotteluita.

2. Projektin organisaatio

Projektin organisaatio koostuu ohjausryhmästä, projektiryhmästä ja asiantuntijaryhmistä ja järjestelmätoimittajan projektiorganisaatiosta. Projektin organisaatio muodostuu seuraavasti (organisaatiota tarkennetaan projektin alkaessa):

  projektiorganisaatio

 

2.1 Organisaatio ja vastuut

2.1.1 Ohjausryhmä

Ohjausryhmän tehtävänä on seurata ja valvoa projektin tavoitteiden toteutumista ja projektin etenemistä sekä tukea projektipäällikköä ongelman ratkaisuissa ja antaa suosituksia toimintatapoihin. Ohjausryhmä puuttuu mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistamiseen. Ohjausryhmä antaa suosituksia ja linjauksia projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien toimintatapoihin. Ohjausryhmän tehtävänä on lisäksi tiedottaa projektin etenemisestä omalle organisaatiolle sekä seurata kustannusarvion toteutumista.

Ohjausryhmä tekee kaikki suurimmat projektia koskevat päätökset.

2.1.2 Projektiryhmä

Projektiryhmän tehtävänä on suorittaa projektisuunnitelmaan merkittyjen tehtävien ja vaiheiden toimeksiannot sekä ohjata asiantuntijaryhmien työskentelyä.

Projektiryhmä koostuu projektin vetäjistä sekä  loppukäyttäjien edustajista. Projektiryhmän toimikausi on projektin koko elinkaaren ajan. Projektin eri vaiheille (määrittely, suunnittelu ja toteutus, hyväksymistestaus, käyttöönotto) ja sen jälkeiselle ylläpitovaiheelle muodostetaan omat asiantuntijaryhmänsä. Jokaisessa asiantuntijaryhmissä tulee olla vähintään yksi henkilö projektiryhmästä.

2.1.3 Asiantuntijaryhmä

Asiantuntijaryhmien puheenjohtajana toimii projektiryhmän jäsen, jonka tehtävänä on raportoida työryhmien esittämät toiveet ja vaatimukset palvelutarpeista projektiryhmälle. 

2.1.5 Projektipäällikkö

Projektipäällikön tehtävänä on projektin läpivieminen projektisuunnitelman mukaisesti sekä projektiryhmän ja ohjausryhmän kokousten valmistelu ja kokoon kutsuminen. Tämän lisäksi projektipäällikön vastaa projektin etenemistä ja laatii projektin tilanneraportit ohjausryhmien kokouksiin.

Projektipäällikkö vastaa projektiryhmän työnohjauksesta, varmistaa resurssien käytettävyyden sekä vastaa riskien seurannasta. Projektipäällikön vastuulla on ohjausryhmän päätöksenteon valmistelu sekä raportointi ohjausryhmälle. Niin ikään projektipäällikkö on päävastuullinen projektiin liittyvästä tiedottamisesta. 

Projektipäällikkönä projektissa toimii Jaakko Rannila Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektipäällikön rinnalla toimii kokonaisarkkitehti Esa Suominen, Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektin vastuita voidaan tarkentaa projektipäälliköiden kesken projektin edetessä.

Toimittajan tulee nimetä oma projektipäällikkönsä projektille. Toimittajan projektipäällikön vastuulla on osallistua projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien kokouksiin ja toimia projektiryhmän kokouksissa sihteerinä. Toimittajan projektipäällikön vastuulla on lisäksi:

  • Toimitusten aikataulussa pysyminen

  • Tarjouksessa/sopimuksessa asetetuissa työmäärissä pysyminen

  • Tiedon jakaminen kehittäjille

  • Muut projektin aikana sovittavat tehtävät

 

 2.2 Kokouskäytäntö

Ohjausryhmä kokoontuu jokaisen vaiheen päätyttyä sekä silloin kun projektissa ilmenee projektipäällikön valtuudet ylittäviä käsittelyä vaativia muutostarpeita. Ohjausryhmän kokouskäytännöstä sovitaan ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa. Kokoonkutsujana toimii ohjausryhmän puheenjohtaja. Projektiryhmä kokoontuu projektipäällikön kokouskutsujen mukaisesti tarvittaessa.

 

 2.3 Viestintäsuunnitelma

Projektin etenemisestä ja vaiheista tiedotetaan projektisivustolla (Metropolia Wiki). Projektin tiedotusta voi seurata kuka tahansa.

Projektista viestitään organisaatioiden Intranetissä, projektin Wiki-sivustolla, sähköpostilla ja esittelemällä projektia ja sen tuloksia tuleville käyttäjille ja sidosryhmille. Projektin sisäisenä tiedotuskanavana käytetään projektin Wiki-sivustoja, Intranetiä ja sähköpostia. 


3. Projektin vaiheet ja aikataulu

Projekti jaetaan kolmeen eri vaiheeseen. Ensimmäinen kokonaisuus koostuu nykytilan ja tavoitetilan selvityksestä. Tämän lisäksi 1. vaiheessa tehdään tavoitteiden ja rajauksien täsmennys sekä kootaan projektiorganisaatio. Kokonaisuuden lopputuloksena laaditaan alustava toiminnallinen määrittely kaikista niistä tarpeista, vaatimuksista ja toiveista, joita sekä käyttäjillä ja organisaatiolla on suhteessa asetettuihin projektin tavoitteisiin. Vaiheen lopputuloksia tarkennetaan tarvittaessa seuraavassa vaiheessa.


 1. vaiheen tulokset 

  • nykytilan ja tavoitetilan kuvaus

  • projektisuunnitelma

  • vaatimusmäärittely

  • hanke-esitys

  • kilpailutusdokumentaatio

Vaatimusmäärittelyn tekemiseen otetaan mukaan ulkopuolinen konsultti Vilho Kolehmainen Neuvon Consulting Oy:stä.

 

2. vaiheen tulokset

Projektin toinen vaihe koostuu eri moduulien määrittelystä ja toteutuksesta ja siinä käytetään projektimallina iteroivaa ohjelmistokehityksen menetelmää. Menetelmässä projekti ja järjestelmät jaetaan jaksoihin (moduuleihin), joista jokainen sisältää määrittelyn, suunnittelun, toteutuksen, tietojen migraation ja testauksen. Mallissa kehitetään järjestelmäkokonaisuutta vaiheittain, jossa osa moduuleista saadaan pilotoinnin käyttöön jo projektin aikana. Mallissa eri vaiheet käyvät iteraatioita, kunnes asiakas hyväksyy toteutuksen toimitussopimuksen mukaisesti. Pilotoinnin ja testauksen tavoitteena projektin aikana on varmistaa se, että valmistuvat palvelut vastaavat mahdollisimman tarkasti käyttäjien ja organisaation vaatimuksia.

  • xxxx


3. vaiheen tulokset

  • xxxx

4. vaiheen tulokset

Projektin neljäs vaihe muodostuu kaikkien moduulien hyväksymistestauksesta, käyttöönotosta ja koulutuksesta

  • xxxx

Jokaisen vaiheen jälkeen tullaan laatimaan vaihekohtainen raportti, jossa kuvaillaan projektin sen hetkisiä tuloksia ja projektin edistymistä.

 

4. Henkilöstöresurssien käyttö projektissa

 

Projektissa käytetään oman organisaation asiantuntijoita ja ulkopuolisia konsultteja. Asiantuntijaryhmät on suunniteltu siltä pohjalta, että toteutuksessa:

  • Käyttäjillä on yksi tai useampi rooli
  • Käyttäjien roolit kytketään työpöytiin
  • Sovelluspalvelut kytketään työpöytiin

Asiantuntijat kootaan seuraaviin asiantuntijaryhmiin:

  • Roolit & työpöydät -ryhmä
    • Tehtävä: Työpöydät-roolit-käyttäjät -tavoitetilan tarkempi määrittely ja tämän toteutus integroituna käyttäjähallintaan (Amme).
    • Jäsenet:
      • Jaakko Rannila
      • Esa Suominen
      • Lauri Viitanen
      • Jukka Veikkolainen
      • Järjestelmätoimittajan edustajat
  • Ulkoasu ja navigointilogiikka -ryhmä
    • Tehtävä: Määritellä sähköisten työpöytien navigointilogiikka ja sähköisten työpöytien ulkoasu sekä näiden toteutus. Navigointilogiikalla tarkoitetaan portaali-instanssit - työpöydät - roolit - käyttäjät -ketjun teknistä toteuttamista siten, että liikkuminen eri työpöytien välillä toimii käyttäjän näkökulmasta joustavasti ja läpinäkyvästi. Muokattavien työpöytien toimintalogiikan määrittely, toteutus ja testaus.
    • Jäsenet:
      • Jaakko Rannila
      • Esa Suominen
      • ...
  • Yleiset palvelut -työryhmä
    • Tehtävä: Luoda tavoitetilan kuvaus Yleisistä palveluista, pohjana Tuubin nykytila ja huomioiden projektin rajaukset.
    • Jäsenet
      • Jaakko Rannila
      • Esa Suominen
      • Kaj Kuusisto
      • Katri Kesälahti
      • Markus Mantere
      • 'Viestintäyksikön edustaja'
         
      • ...
  • Johdon työpöytä -työryhmä
    • Tehtävä: Johdon työpöydän määrittely. Kokonaisuus laajempi, kuin pelkkä raportointi ml. Tsemppi.
    • Jäsenet:
      • Jaakko Rannila
      • Esa Suominen
      • Eeva Karjalainen
      • Jukka Jonninen
      • Markus Mantere
  • Työntekijän työpöytä -työryhmä
    • Tehtävä: 

5. Projektissa noudatettavat menetelmät

5.1 Muutosten hallinta ja seuranta

Kaikki projektisuunnitelmaan liittyvät ja kokonaisuuden kannalta merkittävät muutokset tulee hyväksyttää projektiryhmällä ja ohjausryhmällä. Projektipäällikön tulee olla suoraan yhteydessä ohjausryhmän puheenjohtajaan muutoksista. Projektipäällikkö huolehtii projektin raportoinnista ohjausryhmälle.

5.2 Dokumenttien hallinta

Projektin aikana syntynyt dokumentaatio tallennetaan Metropolian Wiki sivustolle. Dokumenttien versiointimenetelmät sovitaan projektiryhmässä. Projektin aikana syntyneessä määrittelydokumentaatiossa pyritään yhdenmukaisuuteen ja kuvaustavoista sovitaan projektiryhmän kesken.

5.3 Viestintä

Projektipäällikkö huolehtii yhdessä projektiryhmän ja viestinnän kanssa projektiin liittyvästä viestinnästä. Projektin viestintätavoista sovitaan projektiryhmässä. Projektista viestitään organisaatioiden Intranetissä, projektin Wiki sivustolla, sähköpostilla ja esittelemällä projektia ja sen tuloksia säännöllisesti tuleville käyttäjille ja sidosryhmille. Projektin sisäisenä tiedotuskanavana käytetään projektin Wiki-sivustoja ja sähköpostia.

6. Kustannukset

Projektin kustannusarvio on kuvattu erillisessä liitteessä. (ei wikissä)

7. Huomioitavat sidosarkkitehtuurit, rinnakkaisprojektit ja lainsäädäntö 

7.1 Sidosarkkitehtuurit

  • Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri
  • Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri
  • Metropolian arkkitehtuuriperiaatteet
  • Korkeakoulujen tietomalli
  • Opetus- ja koulutussanasto (OKSA)

 

 7.2 Rinnakkaisprojektit

  • Perusrekisteriprojekti
  • Pakki-projekti
  • Oili projekti
  • Avoin AMK projekti
  • opintopolku.fi projekti
  • Virta projekti
  • Peppi jatkokehitys konsortiossa
  • Metropolian kokonaisarkkitehtuurityö
  • Metropolian laatutyö
  • Metropolian tietovaraston ja raportoinnin kehittäminen

7.3 Lainsäädäntö 

 

7.4 Ohjeet ja suositukset

7.5 Tutkintosäännöt

Projektissa tulee huomioida lisäksi korkeakoulun tutkintosääntö

 8 Projektin päättäminen

Ohjausryhmä päättää projektin päättämisestä. Projektin päätyttyä laaditaan projektista loppuraportti ja arkistoidaan projektin aikana syntynyt dokumentaatio. Projekti päätetään ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa, jossa käsitellään loppuraportti ja tarkistetaan projektin tulokset.



 

  • No labels
You must log in to comment.