Kutsu Tuubi2 Tapahtumissa 2.3.-9.3.2011:
eHOPS ja AHOT – workshop 9.3. klo 13-16 Tavi-talossa
Metropolian ehops-projektiryhmä kutsuu kaikki aiemmin hankitun osaamisen tunnistamis&tunnustamisprosessin kanssa työskentelevät ja E-hopsin kehittämisestä kiinnostuneet opettajat, suunnittelijat, päätöksentekijät ja opiskelijat yhteisiin työpajoihin.
Tavoitteena on kehittää sähköinen työkalu AHOT-prosessin hallintaan ja osaksi eHOPS -järjestelmää.Ensimmäinen workshop pidetään Tavi-talolla, Hämeentien 161 Auditoriossa klo 13.00-16.00.
Ei ennakkoilmoittautumista – alkajaiskahvin/teen voi noutaa kahvila Poikkeustilasta klo 12.45-13.00 kuittausta vastaan.
Lisätietoa E-hops --projektista Wikissä: Metropolian eHOPS projekti 2010-2011
eHOPS-projektiryhmän puolesta
Marjaana Hanki
Osallistujat 9.3.2011
Elina Ala-Nikkola (esittävä taide), Tapio Ekholm (tietohallinto), Klaus Gerbert (liiketalous), Marjaana Hanki (elokuva&televisio), Katri Myllylä (viestintä), Anne Lahti (liiketalous), Ritva Liinamaa (Hyto), Kristiina Peltonen (musiikki), Anu-Helena Pitkänen (esittävä taide), Timo Raatikainen (KuuL), Janne Riihimäki (Eduix Oy) Mari Rupponen (liiketalous), Matti Saloranta (TiVi), Jyrki Sinisalo (esittävä taide), Hannele Virtanen-Vaaranmaa (teho).
Workshopin ohjelma
klo 12.45 kahvit (Poikkeustila)
klo 13.00 aloitus (Marjaana Hanki)
klo 13.10 eHOPS-järjestelmä (Tapio Ekholm)
klo 13.25 AHOT-prosessi (Kristiina Peltonen) - > AHOT meets.pptx
klo 13.45 ryhmätyöskentelyä
klo 14.30 tehtävien purku ja keskustelua
klo 15.30 yhteenveto
Keskustelua alustusten pohjalta:
AHOT on ennen kaikkea Opiskelijan prosessi!
* prosessi pitäisi näkyä selkeästi, missä tilassa, kenellä, aikataulu
* prosessin versiohistoria, kuka käsitellyt mitä ja missä, päätökseen johtaneista jälki
* Koulutusohjelma määrittelee: kenelle, kuka tekee päätöksen, kuka kirjaa, kuinka paljon saa käyttää aikaa (pedagogiset päätökset, näytöt, lisätehtävät)
* Miten järjestelmä voi tukea opintoajan lyhentämistä jos op:t menee tietyn rajan yli (30op) - toistaiseksi opiskeluoikeusaikaa ei lyhennetä
* Toive: Ahot-ohjaus alkaa jo ennen opiskeluja, ongelmana kun ei tunnuksia
* Nykyinen sähköinen Ahot-systeemi toimii huonosti
* ongelmana ollut ehkä tekniset ongelmat palvelimissa, mutta myös se että omatoimiset opiskelijat ovat täyttäneet Ahot-sovelluksen kautta ja kukaan ei ole ottanut käsittelyyn
* tehossa on ahot-ryhmä, yksi tai muutama ahot-vastaava, Metropoliassa kirjavia käytäntöjä.
* Ahottien käsittely ja vastaavat henkilöt yksiköittäin hakusessa?
Ryhmätyöskentelyn tuloksia
1. ryhmä (Matti, Mari, Klaus,
Sähköinen ahot-prosessi opiskelijan näkökulmasta: Mitä palveluita/toimintoja siihen liittyy? Metropolian ahot-lomakkeen hyödyntäminen eHopsissa?
- ops oltava avattuna hopsiksi
- opiskelijan näkökulmasta pitää olla helppo prosessi
- osaamisperustainen osaaminen nähtävissä ehopsissa, jotta voi päättää
- kuittaus opiskelijalle, että hakemus on vastaanotettu (prosessin seuranta)
- liitteiden liittäminen
- Kaikki keskustelu etc-liitteet tallennettuna järjestelmässä
- välitallennus tärkeää!
- opiskelija voi tehdä ahot-hakemuksia opintojaksoittain -> kooste käsittelevälle opettajalle
- oikaisuvaatimustäppä
- joissain koulutuksissa tarpeen hakeminen jo ennen opintojen alkua, kun opiskelupaikka vastaanotettu? Pankkitunnuksin?
- siirto-opiskelijoilla isot hyväksiluennat
2. ryhmä (Katri, Kristiina, Hannele,
Sähköinen ahot-prosessi puoltajan/ohjaajan näkökulmasta: Mitä palveluita/toimintoja siihen liittyy? Metropolian ahot-lomakkeen hyödyntäminen eHopsissa?
- saa opiskelijan toimittamat tiedot/perustelut liitteineen
- tekniikan tulisi taipua esim. erilaisiin tiedostomuotoihin -> todenteen saatavuus -> liitteiden arkistointi?
- hälyttää automaattisesti prossessin eri vaiheissa kustakin alueesta vastaavaa, esim. tieto että ahot on haettu, tehty päätös.
- ahot opiskelijalle yhdessä paikassa, käytetään samaa kokonaisuutta eli kirjautuvat ja näkyvät yhdessä paikassa (listaus)
- prosessi avoin siten, että ohjaajalla mahdollisuus järjestelmän kautta pyytää esim. täydennystä.
- yhteinen tila, jossa prosessi nähtävissä kaikille asianosaisille (vrt. postipaketin seuranta).
- järjestelmä, näkyvyys sellainen, että määriteltävissä osin suljetuksi/avoimeksi esim. linkitysmahdollisuus.
- ohjaajan työkalupakki sisällä (ohjaajan ohjaus).
- prosessin hallinnoijalla oltava mahdollisuus lisätä toimijoita (esim. substanssiope) osallistumaan prosessiin, esim. antamalla katseluoikeus. (Opiskelija kutsuu 1. lausunnonantajan suosituksesta.)
3. ryhmä (Elina, Anu-Helena, Marjaana)
Sähköinen ahot-prosessi päätöksentekijän näkökulmasta: Mitä palveluita/toimintoja siihen liittyy? Metropolian ahot-lomakkeen hyödyntäminen eHopsissa?
Heräte sähköpostilla päättäjälle - päättäjä avaa hakemuksen perusnäkymän (mitä haetaan, millä haetaa, puoltajan lausunto)
-> tekee myönteisen päätöksen -> päätöksestä menee tieto (sähköpostilla?) opiskelijalle ja winha-kirjaajalle
-> tekee kielteisen päätöksen -> päätöksestä tieto opiskelijalle (pitäisikö mennä myös puoltajalle, jos päätös puollon vastainen)
-> avaa liitteet -> tekee myönteisen päätöksen -> päätöksestä tieto opiskelijalle ja winhakirjaajalle-> avaa liitteet -> tekee kielteisen päätöksen -> päätöksestä tieto opiskelijalle
-> avaa liitteet -> pyytää lisäselvitystä opiskelijalta -> heräte opiskelijalle
-> avaa liitteet -> pyytää lisälausuntoa puoltajalta -> heräte puoltajalle
-> avaa liitteet -> tekee pedagogisen päätöksen -> tieto opiskelijalle ja puoltajalle - (asia siirtyy opetuksen puolelle)
Oikaisupyyntöjen käsittely tätä kautta?
Jos opiskelija tulee katumapäälle, tehtyä päätöstä ei voi peruuttaa. Voi osallistua opetukseen, mutta ei saa suoritusmerkintää.