Resurssiensuunnitteluväline (tilavaraukset) FAQ

K: Miksi Pepissä tehty varaus ei näy kalenterissani

1. Tarkenna, onko kyseessä sähköpostikalenteri vai Pepin oma kalenteri
   
   1. jos kyseessä sähköpostikalenteri: ks. kohta ”Miksi kalenterimerkintä ei päivity Outlook-kalenteriin”
2. Katso varauksen tarkat tiedot, onko ko. henkilö liitetty varaukseen – etsi varaus esim. luokkatilan ja päivämäärän perusteella ja tarkasta varaukseen liitetyt resurssit
3. Onko varaus julkaistu

K: Miksi varaus ei näy lukkarikoneessa?

1. Tarkista varauksen tiedot, onko toteutus liitettynä varaukseen, onko opiskelijaryhmä liitetty varaukseen
2. Onko varaus julkaistu
   1. Tarkista että tallensit varauksen "Julkaistu" -muodossa. Luonnokset ja ehdotukset eivät näy opiskelijoille. Varausten julkaiseminen on pääasiassa varauksen tallentajan vastuulla
      

K: Miten opiskelijat saa liitettyä varaukseen?

V: Opiskeljat löytyvät "Etsi henkilöitä" -toiminnon kautta.

K: Miksei kalenterimerkintä ilmesty Outlook-sähköpostikalenteriini?

V: Outlook-synkronointi on käytössä. Tiedossa on, että osassa aikaisemmin tehdyistä varauksista ei välttämättä ole mennyt kalenteriin (tiedossa olevat ongelmat on korjattu). Uudet varaukset siirtyvät sähköpostikalenteriin (jos huomaat tässä jonkun virheen niin ilmoita siitä helpdeskiin. Pystyt itse "korjaamaan" siirtymättömät varaukset tallentamalla ne uudestaan (avaa varaus ja paina OK eli tallenna samoilla tiedoilla).

K: Miksi kalenterimerkintä ei päivity Outlook-sähköpostikalenteriini vaikka muutin varausta Pepissä?

V: Useimmin kyse on siitä, että käyttäjä on avannut merkinnän Outlookissa ja tallentanut sen uudestaan (eli muokannut varausta Outlookissa, esim. kategorisoinut varauksia) tai poistanut ko. varauksen Outlookista. Tuolloin Outlook (Exchange) luo kalenterimerkinnälle uuden sisäisen ID:n, josta Peppi ei tiedä mitään. Näin ollen Peppi yrittää lähettää kalenterimerkinnän päivityksen vanhalla ID:llä, jota ei löyty Exchangesta ja siksi varaus ei päivity. Voit korjata tilanteen kahdella tavalla:

1. Päivitä merkintä sähköpostikalenteriisi Lukkarikoneen kautta siten, että kirjaudu sisään lukkarikoneeseen -> tyhjennä opintokori -> hae halutun toteutuksen lukkari -> mene lukkarikoneen asetuksiin ja klikkaa ”Siirrä Outlook kalenteriin” valitse vain virheellisen merkinnän päivämääräväli ja siirrä merkinnät. Merkinnät lähetetään tuolloin uudestaan, joten jos valitset pidemmän päivämäärävälin ja/tai laajemman lukkarin niin kalenteriisi tulee tuplamerkinnät.
2. Toinen vaihtoehto: poista vanha varaus Pepistä ja tee uusi

K: Mitkä varaukset siirtyvät Outlook sähköpostikalenteriin?

V: Voit asettaa Pepissä resurssivälineen etusivulla olevan "Outlook synkronointi" -napin kautta, mitkä varaukset haluat siirrettäväksi sähköpostikalenteriin. Normaalisti (henkilökunta) kaikki varaukset, joihin olet liitettynä "Varattu henkilöille" tai "Osallistujana / muu osallistuja". Se, että tallennat itse varauksen (olet varauksen tekjiä) ei vielä vie merkintää kalenteriisi, koska usein merkinnät tehdään keskitetysti. Opiskelijoiden kalenteriin merkinnät viedään usein myös toteutusten ilmoittautumisten ja/tai ryhmän perusteella (riippuen opiskelijan Outlook-synkronointiasetuksista, jotka löytyvät opiskelijalla Pakista).

K: Jos olen varaajana ja poistan varauksen Outlook-sähköpostikalenteristani, poistuuko varaus kokonaan?

V: Omasta Outlook-sähköpostikalenterista poistaminen ei poista varausta kokonaan. Varaus poistuu vain omasta kalenterista.

K: Miksi varaukseni näkyvät eri tavalla Lukkarikoneessa kuin Pepissä?

V: Pepissä henkilölle näytetään varaukset, jotka ovat kohdistettuja suoraan käyttäjään (varauksessa ”varattu henkilöille” tai ”osallistuja”). Lukkarikoneessa puolestaan voidaan hakea vain opettajan toteutuksia ja näytetään sitten näiden toteutusten varaukset eli ei suoraan ko. henkilön varauksia. Samalla toteutuksella voi olla useita opettajia opettamassa eri tunneilla ja lukkarikone näyttää siis kaikki näiden toteutusten varaukset riippumatta siitä, opettaako opettaja kyseisellä tunnilla.

K: Miten teen varauksen toteutukselle, jonka päättymisaika on mennyt

V: Suunnittele ja tee opetuksen varauksia -toiminnossa oletuksena haetaan vain toteutuksia, jotka ovat meneillään tai tulevia. Jos haluat tehdä varauksen jo loppuneelle toteutukselle, voit tehdä näin:

• Vaihtoehto 1: Etsi joku tälle toteutukselle aiemmin tehty varaus ja kopioi se uuteen ajankohtaan (voit vielä muokata varausta kopioinnin jälkeen)
• Vaihtoehto 2: Tee uusi suosikkilista, johon voit hakea myös menneitä toteutuksia. Tämän jälkeen käytä tätä suosikkilistaa varauksen tekemiseen normaalisti "Suunnittele ja tee opetuksen varauksia" - toiminnossa (Omat toteutukset -välilehti ja ylimmästä pudotusvalikosta valitse toteutuslistaksi äsken tallentamasi suosikkilista, tämän jälkeen tuon listan toteutukset ilmestyvät toiseen pudotusvalikkoon). Tämän jälkeen tee varaus normaalisti.
• 31.5.2013 päivitys - tähän on tulossa parannuksia mutta toistaiseksi vaihtoehdot 1 tai 2 käytettävissä.

K: Miten löydän vanhan (vanhentuneen) opiskeljaryhmän varaukset?

V: Laita opiskelijaryhmän eteen + -merkki, tuolloin haetaan myös historiallisisa ryhmiä (Suunnittele ja tee opetuksen varauksia -puolella).

K: Mikä ero on "varattu henkilölle" ja "osallistujalla"?

V: Varaaja (Varattu henkilölle) on varauksen vastuuhenkilö eli henkilö, jolle tila on varattu esim. luennon opettaja. Varaajalla on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä ja varauksen muokkaajalla. Osallistujia käytetään tyypillisesti palaverivarauksissa, joissa palaverin isännät ovat varaajina ja muut henkilöt osallistujina. Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varausta. Lisätietoa varauslomakkeesta.

K: Miksi lukkarikoneessa näkyy varaukset eri tavalla kuin kalenterissani?

V: Lukkarikoneessa haetaan toteutuksien tai ryhmien varauksia. Käyttäjä voi lukkarikoneessa hakea toteutuksien varauksia mm. opettajan mukaan. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että tällöin näytettäisiin vain ko. opettajaan liittyvät varaukset. Kun käyttäjä hakee tietyn opettajan toteutukset, niin lukkarikoneessa näytetään ko. toteutusten kaikki varaukset riippumatta siitä, onko ko. opettaja kaikissa varauksissa opettamassa. Resurssipikahaku sähköisillä työpöydillä (Peppi & Pakki) on tarkoitettu sitä varten, että sieltä näkee yksittäisen resurssin (esim. henkilön) varaukset.

Kuva opiskelijan työpöydästä (Pakki).

K: Mitä eri tilakoodit tarkoittavat?

V: Alla lista (Metropolia),

Huom! poikkeustapaukset V:llä ja E:llä ja I:llä alkavissa tiloissa:

V*=Bulevardi 31 (Vnnha kemia) mutta VTY=Leiritie

E* = Eerikinkatu paitsi ETY-alkuiset = Vanha Maantie

I* = Vanha viertotie, paitsi IAD = Lummetie