1 Hallinto
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimesti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
1.1 Ohjausryhmä |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
|---|---|---|---|---|---|
kokousasiakirjat |
X |
X |
X |
|
Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin |
1.2 Raportit ja maksatushakemukset |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
puolivuosiraportit |
X |
X |
X |
|
|
talouden kuukausiseuranta |
X |
X |
X |
|
|
maksatushakemuksen liitteet |
|
X |
|
|
|
1.3 Kilpailutukset |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
tarjouspyynnöt |
X |
X |
|
X |
luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) |
tarjoukset |
|
X |
|
X |
luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) |
tarjousten vertailu |
|
X |
|
X |
luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) |
päätösmuistio tms. asiakirja |
|
X |
|
|
|
1.4 Operatiivinen tiimi |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
tapaamisasiakirjat (kokouskutsut, muistiot) |
X |
X |
X |
|
|
1.4 Kehitystiimit |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
tapaamisasiakirjat (kokouskutsut, muistiot) |
X |
X |
X |
|
|
1.5 Lomakkeet |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
lomakepohjat |
X |
X |
X |
|
lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus |
sähköinen palaute/ arviointilomakkeet ? |
X |
X |
X |
(X) |
|
1.6 Työkorit |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
1.6.1 Projektin hallinnointi |
|
|
|
|
|
1.6.2 Tiedottaminen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.7 Henkilöstö |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
sopimukset/työaikasuunnitelmat |
|
X |
|
X |
tietosuoja (tieto Wikiin sopimuksen/ työaikasuunnitelman olemassaolosta? voisi helpottaa työajanseurantojen metsästystä) |
työajanseurannat (kokonaistyöajanseuranta rahoittajalle + Metropolian oma palkanmaksulomake) |
|
X |
|
X |
allekirjoitukset tarvitaan, lomakepohjat saatavilla wikissä |
perustietolomakkeet |
|
X |
|
X |
luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso) |
verokortit |
|
X |
|
X |
Talous-/henkilöstöhallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus |
1.8 Projektipäällikkö |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
1.9 Projektisuunnittelija |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
2 Osaprojektit
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimesti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
2.1 Digitarinatyöpajojen tuotokset & materiaali |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
|---|---|---|---|---|---|
Osallistujalistat |
|
X |
|
|
Allekirjoitettu lista on paperimuodossa |
Palautteet |
X |
X |
|
|
Työpajoissa kerätty palaute on paperimuodossa, mahdollisuus jättää palautetta myös wikissä jälkikäteen |
Digitarinat |
X |
X |
X |
X |
Kaikkia, jotka ovat saaneet digitarinansa valmiiksi, pyydetään täyttämään "julkista esittämistä koskeva lupa". Jos tekijä antaa luvan työnsä esittämiseen verkossa, se laitetaan wikiin (mikäli tekniikka sen sallii). Mikäli tekijä ei salli julkista esittämistä (esim teoksen henkilökohtaisuuden takia), se arkistoidaan pelkästään mappiin. |
Digitarinaopas |
X |
X |
X |
|
Opas on saatavilla ja tulostettavissa wikissä |
2.2 Käsikirjoitustyökalu |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
? |
|
|
|
|
|
? |
|
|
|
|
|
? |
|
|
|
|
|
? |
|
|
|
|
|
? |
|
|
|
|
|
2.3 Flossmanuals |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
? |
|
|
|
|
|
? |
|
|
|
|
|
? |
|
|
|
|
|
? |
|
|
|
|
|
opiskelijoille ja opettajille |
|
|
|
|
|
3 Taloushallinto
3.1 Taloushallinto |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
|---|---|---|---|---|---|
laskut |
|
X |
|
X |
|
työajanseurannat |
|
X |
|
X |
|
maksatushakemus |
|
X |
|
X |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen
"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne.
Projektin asiakirjat voidaan myös säilyttää sähköisessä muodossa, jolloin on varmistettava niihin pääsy aina tarvittaessa, mm varmennusten ja tarkastusten yhteydessä aina vuoden 2020 loppuun saakka."
Projektimapin tulee sisältää vähintään
- rahoituspäätökset, jatkorahoitus- ja muutospäätökset (myös esim. kuntien rahoituspäätökset)
- hyväksytty projektisuunnitelma - hankintaluettelo (erityisesti EAKR -hankkeissa)
- maksatushakemukset ja -päätökset
- ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat
- yhteistyösopimukset
- hankintasopimukset (koneet, laitteet, palvelut)
- kilpailuttamisasiakirjat: tarjouspyynnöt, pöytäkirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta esim. puhelimitse tehdyistä tarjouspyynnöistä ja vastauksista sekä tarjousten hyväksymisperustelut
- koulutusohjelmat, seminaariohjelmat
- osallistujaluettelot koulutuksista, tiedotustilaisuuksista yms. projektin tapahtumista mieluiten niin, että osallistuja on itse omalla nimi-kirjoituksellaan vahvistanut osallistumisensa
- lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkistamiseen liittyvä aineisto
- henkilöstö: työaikaseurannat ja työsopimusjäljennökset
- selvitykset, ilmoitukset ja yhteenvedot erikseen raportoitavista laskennallisista kustannuksista sekä taustalaskelmat, jolla selitetään kustannuksia
- tositekopiot, pääkirjan raportit ja muut talousseurannan dokumentit
- vuosi- ja puolivuotisraportit
(Projektiapulainen, luku 12.4 s.24)
Medioksen projektimappiin sisältyvät myös (listaa voi täydentää tarpeen mukaan)
