Seurantaraporttia (puolivuosittain täytettävä) varten projektista kerätään tietoa siitä, montako / keitä kohderyhmän edustajia on osallistunut projektin tapahtumiin. Tapahtumia voi olla esimerkiksi koulutukset, työpajat, messut ja erilaiset tiedotustilaisuudet. Tilaisuuksissa on kierrätettävä nimilistaa (allekirjoitukset), kuten koulutuksissa / työpajoissa.
Kohderyhmä
Projektin kohderyhmää ovat ne henkilöt, joille projektin toimenpiteet kohdistuvat. Kohderyhmää eivät ole projektissa työskentelevät tai opiskelijat / työttömät. Esimerkiksi koulutuksiin osallistuvat henkilöt ovat kohderyhmää (jolleivat ole opiskelijoita /työttömiä).
Kutsujen lähettäminen
Projektin koulutustilaisuuksiin on lähetettävä kutsut, jotka lähetetään tiedoksi Riitta Mattilalle (rahoittajan valvoja). Jos varsinaista kutsua ei ole, niin tieto ajasta ja paikasta on laitettava Riitta Mattilalle tiedoksi. Hänellä on oikeus vierailla missä vaan projektin koulutustilaisuudessa.
Tietojen kerääminen kohderyhmästä
Tilaisuuteen osallistuvat täyttävät taustatietolomakkeen, jos kouluttaminen on pitkäkestoista (yli 7 tuntia). Huom. OPM on lisännyt omat erityiskysymyksensä "kuinka moni henkilöistä on opetushenkilöstöä tai työpaikkaohjaajia", joten näiden ammattien harjoittajat pitää eritekseen mainita.
Henkilöiden lisäksi tarvitaan heidän työpaikkansa tiedot myös, eli mukaan tulleet yritykset tai organisaatiot. Lasketaan että koko yritys tai organisaatio on tullut mukaan silloin kun väh. 1 hlö sieltä on mukana. Raporttiin pitää laittaa onko kyseessä yritys VAI organisaatio ja yrityksestä henkilöstön lukumäärä.
Yritysten lukumäärä, joissa on henkilöstöä
6.1.1 alle 5 henkilöä
6.1.2 5-9 henkilöä
6.1.3 10-19 henkilöä
6.1.4 20-49 henkilöä
6.1.5 50-99 henkilöä
6.1.6 100-249 henkilöä
6.1.7 250-499 henkilöä
6.1.8 500 henkilöä tai yli
Lyhytkestoisista tilaisuuksista kerätään vain osallistujamäärä. Nimilista ei ole tarpeen, ellei vetäjä halua kerätä nimiä omaa tarkoitusta varten.
Seurantaraportin ohje kyseiseen kohtaan:
5.5 Lyhytkestoisissa toimenpiteissä aloittaneet
Tässä ilmoitetaan ne projektin kohteena olevat henkilöt, jotka osallistuvat toimenpiteisiin yhteensä alle päivän (7 tuntia). Nämä henkilöt eivät sisälly
aloittaneisiin henkilöihin, joiden tietoja ilmoitetaan kohdissa 5.1 - 5.4.
5.5.1 Lyhytkestoisiin toimenpiteisiin käytetty aika (päivinä): Tässä ilmoitetaan lyhytkestoisiin toimenpiteisiin käytetty aika päivinä. Ilmoitettavat päivät lasketaan kaavalla:
OSALLISTUVIEN HENKILÖIDEN MÄÄRÄ x OSALLISTUMISTUNNIT
Saatu luku muutetaan päiviksi jakamalla se 7:llä.
Esimerkki: Osallistuvia henkilöitä on 15, joista 5 osallistuu toimenpiteisiin kukin 2 tuntia ja 10 henkilöä osallistuu kukin 4 tuntia:
5 x 2 + 10 x 4 = 10+40 = 50 tuntia
50 / 7 = 7,1 = 7 päivää
Seurantaraportin ohje kohtaan "tiedotustilaisuuksiin osallistuneet":
5.6 Tiedotustilaisuuksiin osallistuneet
Tässä ilmoitetaan niiden henkilöiden lukumäärä, jotka ovat olleet mukana tiedotus-, esittely- tai muissa tilapäisluontoisissa projektiin liittyvissä tapahtumissa, esim. messuilla. Näitä henkilöitä ei tarvitse pystyä nimeämään. Jos projekti osallistuu esim. jotakin laajempaa aihepiiriä käsitteleville messuille tai muuhun vastaavaan tapahtumaan, tulee tässä ilmoittaa vain ne henkilöt, jotka ovat osallistuneet projektia esittelevään toimintaan eikä kaikkia messuille osallistuneita henkilöitä.
Seurantalomakkeella ilmoitetaan vain ne henkilöt, jotka ovat läsnä tilaisuudessa. Mikäli henkilö osallistuu tilaisuuteen internetin tai muun etäyhteyden välityksellä, nämä tiedot voidaan ilmoittaa väliraportti- ja loppuraporttilomakkeilla.
Myös projektin keskeyttäneet henkilöt tulee merkitä seurantaraporttiin!