AIKA 23.9.2009 KLO 13.00-15.00
PAIKKA Metropolia, Hämeentie 161, neuvotteluhuone 2007
LÄSNÄ Saija Heinonen (pj), Eeva Meltio (sihteeri), Sonja Merisalo, Anitta Pankkonen, Tomi Toivio, Minna Tarkka, Kari Rentola, Anna-Maria Vilkuna
Kokous alkoi kl.13.15
1. ESITYSLISTAN TARKISTAMINEN
Kohdaksi 7 lisätään maksatushakemus. Noodin ylläpidosta keskustellaan jossain välissä.
2. OSAPROJEKTIEN TILANTEEN PÄIVITYS (JOS MUUTOKSIA)
Digitarinan kohdalla ei isoja muutoksia, työpajat jatkuvat ja niitä on tulossa lisää. Digitarinoiden ja työpajojen arvioinnista puhutaan lisää kohdassa 5.
Käsikirjoitustyökalu: Eeva kertoi, että Noodia käytetään nyt Dramaturgiset prosessit -kurssilla ja että Sonja on tehnyt käyttäjätestaukset Eevan avustuksella. Neljä opiskelijaa testattiin siten, että heille ei kerrottu mitään työkalusta etukäteen. Testaaja antoi tehtäviä ja tilanne nauhoitettiin. Anitta ilmottautui testihenkilöksi Noodiin, Sonja sopii ajan Anittan kanssa.
Ongelmia ryhmässä tuottaa se, että ryhmä on keskenään tuttu ja toimii samassa tilassa, eli tämä ei anna ihan oikeata käsitystä siitä miten yhteisö toimisi netissä.
Flossmanuals: Lokalisaatio-ongelmat on korjattu ja sivuille on lisätty 3 manuaalia: Blender, Muse ja TheoraCookbook-formaatti. Rekisteröitymisen kanssa on vielä ongelmia. Tällä viikolla on lähdössä lehdistötiedote. seuraavalla viikolla Tomi puhuu OpenMindissa. Loput asiat katsotaan kohdassa 4.
3. PROJEKTIN MUUTOSHAKEMUS
Saija välitti valvojan viestin, että pieniä muutoksia ei kannata eikä pidä laittaa hakemukseen, ainoastaan selkeät isot muutokset. Esim. kirjoittajamäärän pieneneminen 5-10 osallistujalla ei ole vielä kovin merkittävää. Jos hakemusta muutetaan koko ajan, ei myöskään nähdä, mikä oli alkutilanteen (hakutilanteen) ja lopputilanteen muutos, eli mitä projektissa jäi mahdollisesti tekemättä.
Jos toimenpiteiden tai kohderyhmän muutokset ovat merkittäviä, ne merkitään muutoshakemukseen. Tavoitteita ei voi muuttaa jälkikäteen.
Saija jakoi viimeisimmän version muutosbudjetista. Taulukossa miinus-merkityt kohdat tarkoittavat vähennystä kyseiseen summaan eli käyttöön vapautuvaa rahaa. Mattilalta on kysytty, miten työnkuvien pienet muutokset vaikuttavat budjettiin. Nyt budjetissa on Tuotantoassistentit-kohtaan lisätty rahaa. Ne pitävät sisällään pieniä, muutaman satasen palkkioita tilapäistyövoimalle.
Tiedotukseen on lisätty rahaa, jos projektissa tarvitaan esim. graafikkoa tai tiedotusosaamista.
Minna on löytänyt lisärahoitusmahdollisuuden , säätiön nimeltään FUUG, joka jakaa 20 000 euroa yhteensä. Hakemuksen deadline on lokakuun 15. päivä. M-Cult haluaisi tehdä ns. Floss-sanomat, tabloidin, jota voisi jakaa kahviloissa jne. Jos hakemus tehdään, pitää katsoa, mitä projektin puolesta voidaan tehdä ja mihin haetaan rahaa. M-Cultin osaprojektiin voisi hakea esim. 5000 euroa. Tärkeää erityisesti "käännytystyöhön".
Anitta huomautti, että lisäraha ei voi liittyä suoraan tähän projektiin, muuten saatu raha menee hankkeen tuloksi, ja EU:lta tulee vähemmän rahaa. Eli rahaa voi hakea vain johonkin sellaiseen toimintaan, jota ei ole merkitty hakemuksessa. Anitta on samaa mieltä siitä, että jokin hankkeesta tehty julkaisu on kätevä ja hyvä tapa markkinoida projektia. Eli painokuluihin kannattaa jättää rahaa projektin lopuksi. Toisaalta Saija huomautti, että paperisälää tulee joka suunnalta paljon, jolloin paljon tavaraa menee myös suoraan roskiin. Minna huomautti, että tabloid-tyyppinen lappu toimii kahvilalukemisena tms., jolloin siihen on helppoa tarttua.
Minnan mukaan painokuluihin liittyy myös se, että he haluavat painaa manuaaleja jonkin verran. Tähän kokonaisuuteen voisi liittää Lasipalatsin Kirja kerrallaan -konseptin, jolloin kirjoja voidaan vaikka myydä verkossa ja painaa aina tilauksen mukaan. Projektin työpajoissa tarvittavat manuaalit (ostettava) mahtuvat kuitenkin budjettiin.
M-Cult tekee tarkemman markkinointisuunnitelman ja lähettää sen kommentoitavaksi. Saija kysyi, onko nyt markkinointimateriaaliin varattu liian vähän rahaa muutoshakemuksessa. Tiedotus- ja markkinointikuluja on vähän eri puolella budjettia (ainakin kolmessa kohdassa), mikä mahdollistaa joustavan käytön. Todettiin, että rahaa tuntuu olevan riittävästi.
Saija näkee, että ainoa kohta, josta voi poistaa rahaa, ovat kansainväliset kokousmatkat. Digitarinan osalta ei ole tulossa matkoja, mutta Flossmanualsilla on tulossa kokous Barcelonassa. Minna ja Tomi ovat molemmat ohjausryhmässä, eivätkä ohjausryhmän jäsenet voi matkustaa ulkomaille projektin rahoilla. Kotimaanmatkat käyvät. Eli sillä perusteella voi kansainvälisistä matkoista ottaa 1500 euroa mediatila ja materiaalitiedotukseen, jossa on silloin 6000 euroa.
Budjettimuutos on jo voimassa ja Riitta Mattila hyväksyi uudet sarakkeet paria pientä viime hetken lisäystä lukuun ottamatta. Muutos on voimassa jo kolmannen maksatuskauden alusta.
Vielä kahvituskuluista: Riitta Mattila suosittelee kahvituskuluista pidättäytymistä operatiivisen työryhmän kokouksissa, koska kaikki ihmiset tulevat samasta kaupungista ja lyhyen matkan päästä.
Operatiivinen ryhmä hyväksyy budjettimuutoksen ja seuraavaksi se käsitellään ohjausryhmän kokouksessa.
Budjettiin liittyvä lisähuomautus: Lavastaja Marja Louhiolle on merkitty työaikaa Studio Pasilan esityksen valmistamisen. Eeva ottaa yhteyttä Pietaan ja kysyy, mitä asiasta on ajateltu.
4. PROJEKTIN NÄKYVYYS (VALTAKUNNALLISET KULTTUURIALAN KEHITTÄMISPÄIVÄT, EDUCA, ALT.PARTY YM.)
Saija näytti Medios-esittelyn (powerpoint), joka menee Valtakunnallisille kulttuurialan kehittämispäiville. Anitta kertoi tapahtumasta: Kaikki kulttuurialaan kuuluvat ammattikorkeakoulut kuuluvat yhteiseen konsortioon, jota vetää rehtorineuvosto. Ala kokoontuu vuosittain eri paikkakunnille, ja nyt he tapaavat Helsingissä. Metropolian kulttuuriala järjestää tapahtuman. Paikalla on myös politikkoja. Kaikki hankkeet esitellään Bulevardin aulatilassa, jossa pyörivät powerpoint-esitykset.
Päätettiin lisätä mukaan Käsikirjoitusprosessia kuvaava animaatio, koska se kertoo hyvin kaikista osaprojekteista. Eli formaatti voisi olla 1-2 slidea per projekti, sekä animaatio jossakin sopivassa kohdassa. Saija muokkaa esityksen.
Metropolia ei ole menossa Educa-messuille (opetusalan valtakunnallinen koulutustapahtuma) 2010. Perusstandi maksaa 680 euroa, joka sisältää rekisteröintimaksun. Ainakin käsikirjoitusporukalle kohderyhmä voisi olla oleellinen, koska sieltä löytyy mahdollisia vetäjiä. Myös M-Cultille voisi olla sopivaa kohderyhmää paikalla.
Kokouksessa mietittiin, millaisella panostuksella Educa-messuille mennään tänä vuonna. Saija selvittelee hintoja ja osallistumismahdollisuuksia. On ehkä myös mahdollista neuvotella hinnasta, etenkin kun ilmoittautuminenkin meni jo.
Anitta ehdotti, että koska vain näytteilleasettaja voi pitää miniseminaariin, jonkun kaupungin toimijan kanssa voi yrittää päästä samaan osastoon, ja sitä kautta tiedustella pääsyä miniseminaariin. Kari oli sitä mieltä, että tänä vuonna mennään oppimaan ja seuraamaan, ja satsataan seuraavaan vuoteen. Koska projekti on puolivälissä, ei kannata ottaa liikaa paineita.
Saija palaa sähköpostitse, kun on selvittänyt osallistumismahdollisuudet.
M-Cult osallistuu Alt.Partyyn, joka on kaapelitehtaalla oleva tapahtuma. M-Cult pitää osallistuvan kino-workshopin Kino-porukan kanssa. Tapahtuma on 23-25. lokakuuta ja osallistuminen ilmaista. Messumattoa voi käyttää bluescreeninä. Tomi ja Minna speksaavat vielä tapahtumaan. Heillä on tilaa 2x2 metriä, mutta pyytävät lisää tilaa.
Tomi saa myös esittäytyä 3 minuuttia Open Mind -tapahtumassa, joka on 30.9 Tampereella.
5. PROJEKTIN ARVIOINTI - ETENEMINEN JA TOIMENPITEET
Katsottin Saijan etukäteen lähettämiä kysymyksiä, jotka ovat samat kuin viime kerran arvioinnissa.
Anittan mielestä kysymykset ovat hyviä ja selkeitä, mutta 4 ja 5 kohdissa vision pitäisi olla ennen toiminta-ajatusta, ja kysyi, kuinka niiden välille vedetään raja. Anna-Maria vastasi, että visio on näkemys ja tavoite, johon pyritään, ja toiminta-ajatus on se, kuinka visiota tavoitellaan. Anitta ehdotti, että ensin kysytään visiota, ja sitten toimintasuunnitelmaa, jolloin ero tulee selvemmäksi. Kari kommentoi, että toimintasuunnitelma kuulostaa liian tarkalta, ja toiminta-ajatus on enemmänkin tekijöiden päässä oleva näkemys siitä, miten hommaa pyöritetään. Mutta visio kysytään kuitenkin ensin.
Saijalle tuli 1-kohdasta mieleen, että mitä tarkoittaa olemassa oleva tarve, kuinka iso sen on oltava. Maailmahan pyörii eteenpäin ilman tätä projektiakin. Karin mukaan kehittämistyössä on vaikea osoittaa sormella, että uudelle toimintamalleille on tarve, vaan tarve myös luodaan hankkeen aikana.
Anna-Marian mukaan samaa lomaketta on tarkoitus käyttää koko projektin vaiheisiin, joten kysymykset sopivat eri vaiheisiin.
Kari vielä kysyi, pitäisikö ohjeistaa vastaamaan vain omaa osaprojektia koskeviin kysymyksiin.
Anna-Marian mukaan arviointitilanteessa täytetään lomake ja sen jälkeen keskustellaan vastauksista.
Saija kysyi vielä kohdasta 16, eli minkä osaksi toimintaa vakiinnutetaan. Anitta vastasi, että suhteessa hakemukseen.
Kohta 12: kohderyhmä on otettu suoraan Voimaa-hankkeesta, ja ne eivät ehkä ihan toimi tässä projektissa. Opiskelijat eivät saa olla toiminnan kohteena. Kysymys voidaan muotoilla, onko kohderyhmä oikein valittu, ja alakohdiksi osaprojektit.
Kysymys 47: Oma motivaationi on parantunut: oletuasetuksena on, että motivaatio on heikko. Muutetaan muotoon "hyvä".
Kysymys 46: Siihen liittyen voidaan kysyä, että onko ollenkaan ollut kiinnostusta organisaatiossa.
Anitta ehdottaa, että lomaketta hieman parannetaan, ja jatketaan keskustelua sähköpostilla.
Saija mainitsi vielä, että Digitarinan työpajojen arviointia parannettiin kysymällä sekä alku- että lopputunnelmat ja lisäämällä sinne tarkentavia kysymyksiä myös siitä mitä prosessi antoi tekijälleen itselleen. Tarkoitus myös aloittaa käytäntö, että esim. sosiaalialan opiskelijat/ammattilaiset, jotka tekevät digitarinoita asiakkaiden kanssa, kirjoittaisivat jonkun raportin työstä. Näin itse tekeminen ja prosessointi tulisi näkyväksi muillekin, sillä valmiit työt eivät välttämättä tule mihinkään esille. Toimisi myös esimerkkinä niille jotka ovat tekemässä myöhemmin vastaavanlaisia töitä.
6. OHJAUSRYHMÄN KOKOUKSEN ESITYSLISTA JA KOKOONPANO
Saija jakoi esityslistan ja osallistujalistan.
Minna Savinin varajäseneksi on tullut Esa Kytösaho. Kirjasto 10:stä ei ilmeisesti ole tulossa ketään, joten pudotetaan pois listalta. Tällöin lista on valmis. Rehtori Konkolan täytyy vielä allekirjoittaa ohjausryhmän lista.
Katsottiin kutsua. Kokouspalkkiota koskevaan kysymykseen ei ole tullut vielä vastausta. Alustavan tiedon mukaan maksetaan sama palkka kuin Metropolian hallitukselle. Kokouspalkkio annetaan henkilöille, jotka tulevat vapaa-ajallaan kokouksiin, eivät niille, jotka tulevat työnsä puolesta.
Kokouspalkkio menee hankkeen budjetista, eli lisätään muutosbudjettiin omaksi kohdaksi.
Jokainen käy katsomassa tiedotus- ja arkistointisuunnitelman läpi, jotta tilanne on ajan tasalla kokoukseen mennessä.
Anitta, Tuire ja Anna-Maria eivät pääse paikalle ja Tomi Toivio ei ole luultavasti tulossa. Mirja Neuvonen ja Riitta Mattila ovat myöskin estyneitä. Muita peruutuksia ei ole tullut tietoon.
7. MAKSATUSHAKEMUS
Projekti on saanut maksatuspäätöksen, jossa kaksi kohtaa joihin haetaan oikaisua:
- Tiina Madissonin ja Johanna Lammen henkilöstökulut eivät ole menneet läpi, koska palveluita ei ole kilpailutettu.
- HKL:n lippu hyväksyttiin osittain, ainoastaan aina kyseisen maksatuskauden osalta. Asia ok.
- M-Cultin tulee toimittaa tiedot allekirjoitusoikeudesta.
- Kokousmuistioissa tulee jatkossa olla rahoittajien logot
8. MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT
Noodin ylläpito käsitellään seuraavassa kokouksessa sillä aika ei riittänyt.
9. SEURAAVA KOKOUS
Maanantaina 19.10. klo 13-15
Kokous päättyi kl. 15.20
JAKELU
Metropolia: Anitta Pankkonen, Saija Heinonen, Sonja Merisalo, Eeva Meltio, Anna-Maria Vilkuna
Helsingin kaupunginteatteri: Mirja Neuvonen, Kari Rentola
M-cult: Minna Tarkka, Tomi Toivio