AHDISTAAKO AVOIMUUS
- sosiaalinen media tutkimus- ja kehittämishankkeen sisäisen viestinnän välineenä
1. Johdanto
1.1 Miten idea kehittämishankkeesta syntyi?
1.2 Miten työ liittyy kulttuurituotannon kenttään?
1.3 Miksi aihe on valittu? Miksi aiheesta on innostuttu?
1.4 Mitä osia tai vaiheita tähän raporttiin kuuluu?
1.5 Mihin työllä pyritään
1.6 Miksi tätä aihealuetta on tärkeää selvittää
2. Tutkimuskohde
2.1 VOIMAA-wiki ja hajautettu työ
2.1 Mitä viestintä on?
2.2 Mitkä ovat viestinnän haasteet virtuaaliympäristössä?
2.3 Ammattikorkeakoulujen tutkimus- ja kehittämishankkeet
3. Prosessi
3.1 Tutkimusmenetelmä
3.2 Haastattelututkimus
3.3 Haastateltavat
3.4 Haastattelukysymykset
4. Tulokset
5. Yhteenveto
LÄHTEET
1.1 Miten idea kehittämishankkeesta syntyi?
Henkilökohtainen urapolkuni on kuljettanut minut Helsingin ammattikorkeakoulu Stadiasta valmistumiseni jälkeen Metropolia ammattikorkeakoulun sisällä tutkimus- ja kehittämishankkeiden pariin vuoden 2009 alusta.
Työskentelen tällä hetkellä Metropolian viestinnän koulutusohjelman digitaalisen viestinnän suuntautumisvaihtoehdon VOIMAA-voimavaroja maahanmuuttajista -projektissa, joka on Euroopan Sosiaalirahaston rahoittama. Projektissa toimin tiedottaja/tuottajana. Olen tämän työn kautta tutustunut ensimmäistä kertaa sosiaalisen median käsitteeseen ja wiki-työskentelytapaan.
Projektin kaikki toimenpiteet pyritään tekemään avoimesti ja läpinäkyvästi verkon kautta wikissä. Olen innostunut sosiaalisen median ja sen mukanaan tuoman avoimuuden ajatuksesta. Lisäksi olen nähnyt lyhyen ajan sisällä, kuinka wikiympäristö parhaimmillaan toimii verkkoyhteisöllisen viestinvälityksen, viestinnän ja keskustelujen alustana.
Vuoden 2009 alusta saakka olen törmännyt sekä onnistumisen että epäonnistumisen tunteisiin liittyen niihin odotuksiin, joita itselläni on ollut sosiaalisen median käyttämisestä työvälineenä. Oma osaamiseni on kasvanut, olen saanut vapaat kädet toteuttaa ajatuksiani ja kehityn päivittäin työssäni. Samalla olen havainnut, että uusien työskentelyperiaatteiden omaksuminen on henkilökohtainen ratkaisu. Toisten kohdalla prosessi on nopeampi, toisten kohdalla hitaampi.
Johtuen uuden työvälineen ja uudenlaisen työskentelykulttuurin aiheuttamasta epävarmuudesta niin käyttäjien tietoteknisessä osaamisessa kuin (asenteellisissa) valmiuksissa omaksua uusi työskentely-viestinvälitysalusta, olen joutunut tähän saakka arvuuttelemaan, kuinka projekti voi onnistua, mikäli uusia toimintatapoja eivät kaikki projektissa toimivat henkilöt kykene omaksumaan.
Projekti jakautuu useisiin alaprojekteihin. Tällä hetkellä aktiivisimmat wikinkäyttäjät ovat projektiryhmä ja sen sisällä toimiva hallintotiimi, jonka muodostavat tiedottaja/tuottaja, projektisuunnittelijat ja projektipäällikkö (jonka osallistuminen wikityöskentelyyn ei ole aktiivista).
Suurin työ hankkeen viestinnässä tulee olemaan työn tuloksista kertominen, eli valtavirtaistaminen ja lopulta hyvien käytäntöjen juurruttaminen. Nämä toimenpiteet tulevat sijoittumaan syyslukukaudelle 2010 ja kevät-kesäkaudelle 2011.
Toivon kehittämistehtäväni myötä pystyväni ennakoimaan wikinkäyttäjien näkemyksiä kuunnellen, miten viestintä (sisäinen ja ulkoinen tiedotus) sosiaalisen median keinoin voisi onnistua. Kysymyksiä ovat muun muassa, ovatko käytettävät ohjelmat liian monimutkaisia, onko työskentelykulttuurin muuttaminen suurin kompastuskivi vai kuinka paljon kyseessä on asenteellisuus sosiaalisen median ominaispiirteiden mahdollisesti uhkina nähtäviä ominaisuuksia kohtaan
1.2 Miten työ liittyy kulttuurituotannon kenttään?
Työskenten Metropolia Ammattikorkeakoulussa kulttuurin ja luovan toimialan klusterissa. Toimin tutkimus- ja kehittämishankkeessa viestinnän koulutusohjelmassa, digitaalisen viestinnän suuntautumisvaihtoehdossa. Hankkeen aikana teemme yhteistyötä yli koulutusohjelma- ja klusterirajojen. Tutkimus- ja kehittämishankkeita varten perustetussa kulttuurialan klusterin TosiPro -tiimissä tapaan säännöllisesti T&K -hanketoimijoita eri koulutusohjelmista.
Tekemäni projektityö on kulttuurituotannon kenttää ajatellen rajapintailmiö. Se on verkkoviestintää ja sisällöntuottamista. Projektitiedottajan toimi on selkeästi rajattu tehtävä, jossa ei ole varsinaisesti alaisia eikä projektipäällikön vastuita. Olen kuitenkin vastuussa omien toimintojeni raportoimisesta rahoittajalle. Toimin projektityössä, jolla on selkeä tuotannon kaari: alkuvaihe valmisteluineen, keskivaihe tiukkoine työtahteineen ja loppuvaihe julkaisu- ja raportointitehtävineen.
1.3 Miksi aihe on valittu? Miksi aiheesta on innostuttu?
Siirryttyäni aiemmista tehtävistäni Stadia / Metropolian sisällä nykyiseen hanketyöhön, tunsin siirtyneeni vuosisadan eteenpäin niin työskentelykulttuurin kuin työskentelyvälineiden osalta. Avoimuuden periaate ja wikisensei Juhana Kokkosen pitämä virikeluento työsarkani alkuvaiheessa herättivät minussa välittömän rakastumisreaktion. Olen hurahtanut "wiki-uskoon". Siksi on tärkeää tutkia asiaa myös objektiivisemmin; ei ainoastaan oman innostumisen vuoksi, vaan jotta voin saada tietoa siitä, miten muut toimijat ajattelevat. Tutkimusta sosiaalisen median voimasta tehdään varmasti parhaillaan ympäri maapallon. Minun näkökulmani on pieni ja käytännöllinen: haluan ymmärtää, miksi kaikki eivät ole valmiita siirtymään sosiaalisen median mahdollistamaan työskentelytapaan. Kun ymmärrys syy-seuraussuhteista lisääntyy, voidaan myös lähteä rakentamaan tulevaisuuden projekteja ja wikityöskentelyä sellaisilla keinoilla, että ensimmäisen aallon kokeiluissa havaitut karikot voidaan seuraavassa aallossa välttää tai kiertää.
1.4 Mitä osia tai vaiheita tähän raporttiin kuuluu?
Ensin kerron, mitä on projektissa tapahtuva viestintä. Tavoitteenani on selvittää, miten sosiaalisen median tulisi toimia projektin sisäisessä viestinnässä. Seuraavaksi avaan wiki-viestintään liittyvät prosessit. Mitkä ovat wiki-työkalulla tehtävään viestintään liittyvät määrittelyt avoimuudelle, luotettavuudelle...
Tärkeimpänä elementtinä työni kannalta haastattelen VOIMAA-hankkeen wiki-ympäristöä käyttäviä tai siihen tutustuneita henkilöitä. Kysyn heiltä, miten hyväksi he ovat kokeneet wikinkäytön hankkeen sisäisen viestinnän työvälineenä. Pyydän heiltä arviota omakohtaisesta työskentelystä wikin parissa: kuinka paljon he ovat käyneet keskustelemassa, muokkaamassa, julkaisemassa, viestimässä.
Aion myös pyytää haastateltavilta kehittämisehdotuksia wikin tai muiden sosiaalisen median välineiden käyttöön tämänkaltaiseen sisäiseen viestintään, jossa wiki toimii niin tiedonkulun kuin yhteydenpidon välineenä. Lopputuotoksena on siis toimintaehdotus VOIMAA-hankkeen wikinkäytölle.
1.5 Mihin työllä pyritään
Ydinkysymys on, miten wiki toimii hankkeen sisäisen viestinnän välineenä hankkeessa VOIMAA -voimavaroja maahanmuuttajista. Jatkokysymys on, miten sosiaalisen median työvälinettä, wikiä, käyttämällä on onnistuttu viestimään projektin sisällä ja mitä pitäisi tehdä, jotta wikin käyttö helpottuisi / lisääntyisi / parantuisi / kehittyisi.
Wikinkäyttäjien kokemuksien kautta pyrin kartoittamaan, mitkä ovat sosiaalisen median käytön uhat/haitat/esteet hankkeessa mukana olleiden mielestä sisäisessä viestinnässä.
Tavoittelen johtopäätöksiä, joista voi nähdä, miten sosiaalisen median käyttö poikkeaa "perinteisin" keinoin toteutetusta sisäisestä viestinnästä ja mitä haasteita wiki tuottaa projektitoimijoille. Lisäksi toivon saavani tähänastisten wikinkäyttökokemusten tarkastelun pohjalta aikaiseksi toimintaehdotuksen VOIMAA-hankkeen loppukaudelle (syksy 2010-kesä 2011), niin että wikin käyttöä voitaisiin jalostaa parhaalla mahdollisella tavalla.
1.6 Miksi tätä aihealuetta on tärkeää selvittää
Wikin käyttö on laajenemassa Metropoliassa, sen osalta on oletettavaa että emo-organisaatiota kiinnostavat kaikki aiheeseen liittyvät tutkimukset ja kehitystyö.
Laajemmin ajateltuna, uskon vastaavien hankkeiden hyötyvän myös selvitystyöstä. Pioneerina toimiminen on ajoittain raskasta. Jatkossa muiden hankkeiden päätyessä wiki-toimintaan, he saattavat työni tuloksia reflektoidessaan nähdä, millaisia sudenkuoppia sosiaalinen media toimijoille kaivaa ja minkälaista ennakkovalmistelua -olipa se teknistä tukea, toimintaperiaatteiden selkeyttämistä tai sukupolvikysymyksen ratkomista- tulisi tehdä. Kiinnostukseni on erityisesti niiden toimijoiden näkemyksissä, joille sosiaalinen media on täysin vieras työskentely-ympäristö.
2. Tutkimuskohde
VOIMAA -voimavaroja maahanmuuttajista on Metropolia Ammattikorkeakoulun viestinnän koulutusohjelman luotsaama tutkimus- ja kehittämishanke, jossa ovat mukana Hämeen ammattikorkeakoulun ammatillinen opettajakorkeakoulu ja Fakiirimedia Oy. Hankkeen projektiryhmä eli operatiivinen ryhmä muodostuu näistä toimijoista.
Hanketta rahoittaa Etelä-Suomen lääninhallitus Euroopan sosiaalirahaston varoin. Hanke toimii vuosina 2008-2011. VOIMAA -hankkeen tarkoituksena on edistää maahanmuuttajataustaisten joustavaa urakehitystä - opintojen aloittamisesta esimies- ja asiantuntijatehtäviin, sosiaalisen median keinoin. VOIMAA -hankkeen aikana on tavoitteena kehittää toimintamalleja työyhteisöille yhteistyössä työnantajien kanssa maahanmuuttajataustaisten kouluttamiseksi työhönperehdyttäjä- ja työpaikkakouluttajatehtäviin sekä ammattikorkeakouluille yhteistyössä opettajien ja muun henkilöstön kanssa maahanmuuttajataustaisten opiskelijoiden valmennukselle amk-opintoihin.
Ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehittämistoiminnan käsitettä on määritelty seuraavasti: "Suomalaisten ammattikorkeakoulujen toiminnan tavoitteena on -ei vain pelkkä toive, vaan lakiin perustuva selvä vaatimus -toteuttaa hyvin erilaisten ammattien käytännöllisvoittoista tutkimus- ja kehitystoimintaa. ... Tutkimus ja kehitys (T&K) muodostavat sanaparin, jonka sisällä on jännitteitä ja toisaalta suuria odotuksia hedelmällisestä vuorovaikutuksesta. ... Kun Suomessa ammatillinen koulutus on tullut mukaan korkeakoulutuksen piiriin, on vahvasti lähtenyt käyntiin myös ammatillinen tutkimustoiminta. Opetusministeriö on määrittänyt sen sellaiseksi tutkimus- ja kehitystoiminnaksi, jonka pääpyrkimyksenä on tuottaa "olennaisesti uutta tietoa" johonkin ammatilliseen kehittämishankkeeseen. Lisäksi ministeriö edellyttää, että tutkimus- ja kehitystyö on luonteeltaan työelämän tarpeista lähtevää soveltavaa tutkimus- ja kehitystoimintaa. Sen lähtökohtana ovat työelämän käytännölliset kysymykset. Tavoitteena on luoda uusia tai parannettuja tuotteita, tuotantovälineitä tai -menetelmiä ja palveluja. (Anttila 2005, 13-15.)
2.1 VOIMAA-wiki ja hajautettu työ
VOIMAA-hankkeella on oma wiki sen emo-organisaatio Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimella. Wiki on rakennettu Confluence-nimisen ohjelman päälle alusta alkaen projektin aikana. 20-10-2009 oli VOIMAA-wikin etusivulla meneillään versio numero 244. Niin monta kertaa sivua on muokattu kuluneen vuoden aikana, jotta se on saatu nykyisen näköiseksi. Jotkin muutokset ovat olleet pieniä, toiset isompia rakenteellisia ratkaisuja.
VOIMAA-hankkeen tavoitteena on tehdä kaikki projektin toimenpiteet wikin välityksellä, hankehallinnoinnista tiedottamiseen, kehittämistiimien työskentelystä ideoiden jalostamiseen. Haastetta lisää se, että projektitoimijat sijaitsevat sekä Helsingissä että Hämeenlinnassa. Kasvokkaisviestintää tapahtuu kerran kuukaudessa pidettävän projektiryhmän kokouksen aikana.
"Hajautetussa yhteistyössä korostuu yhteydenpidon ja viestinnän toimivuus organisaatioiden jäsenten välillä. Viestinnällä on kaksi päätehtävää: tiedottaminen ja vuorovaikutus. Tiedottamisella huolehditaan siitä, että tarvittava tieto kulkee kaikilta kaikille oikea-aikaisesti. Vuorovaikutus puolestaan mahdollistaa keskustelun, osallistumisen, yhdessä suunnittelun ja kehittämisen, päätöksenteon, ongelmien ratkomisen, kannustamisen sekä ihmissuhteiden luomisen ja hoitamisen. Hajautetussa työssä hyvin toimiva tiedonvälitys sisältää sekä käytännön työtehtäviin liittyvää yhteydenpitoa, joka on tavoitteiden määrittelyä, neuvottelemista ja sopimista, että ihmisten välistä sosiaalista yhteydenpitoa eli luottamusta ja ihmisten välistä sosiaalista yhteenkuuluvuutta vahvistavia asioita, kuten me-hengen luomista sekä arvojen ja normien määrittelyä." (Humala 2007, 93.)
Tämän kehittämistehtävän tarkoituksena on tutkia, miten tähän asti on onnistuttu käyttämään sisäisen viestinnän kanavana wikiympäristöä. Lisäksi on tarkoitus selvittää, mitkä ovat olleet toimintaympäristössä haasteellisimpia asioita ja kuinka mahdollisia wikinkäytön kynnyksiä voitaisiin jatkossa tasoittaa.
"Verkossa työskenneltäessä ihmisiä johdetaan ja ohjataan hyvin paljon mielikuvilla, jotka pitää pystyä rakentamaan yhteisesti. Koska suurin osa työtehtävään sitoutumisesta luodaan mielikuvilla, on tärkeää, mitä visioissa sanotaan ja minkälaisia mielikuvia ne luovat. Myös yhteinen strategiaprosessi on tärkeää. Prosessien kehittäminen perustuu niin ikään mielikuviin, jolloin fyysisellä paikalla ei ole merkitystä, vaan työskentely on ajasta ja paikasta riippumatonta. Virtuaalitiimien johtamisessa on kyse operatiivisen johtamisen sijaan strategisesta johtamisesta, jossa korostuu ihmisten johtaminen. Hierarkiat ovat olemattomia, virtuaalitiimi elää koko ajan." (Humala 2007, 34)
2.1 Mitä viestintä on?
Viestinnästä on useita erilaisia käsityksiä, jotka ovat kehittyneet historian saatossa. Hyvin toimivan viestinnän perusedellytys on luottamus, niin työpaikalla kuin kotona ja vapaa-ajallakin. (Åberg 2006, 115).
Åberg listaa yksilödynaamisia tekijöitä, jotka vaikuttavat siihen, miten hahmotamme ympäröivää maailmaa. Näitä tekijöitä ovat arvot, asenteet, mielipiteet, näkyvä ja piilotieto, äly, viisaus, luovuus ja tunneäly, vietit, tarpeet ja motiivit ja sitoutuminen. Nämä kaikki tekijät vaikuttavat käyttäytymiseen. Ihmisellä on tietoisia ja tiedostamattomia yksilötekijöitä (Åberg 2006, 31.) Nämä vaikuttavat ihmisen käyttäytymiseen, tapaan toimia -ja myös viestiä.
Esimies voi yrittää vaikuttaa viestinnällä yksittäisen vastaanottajan arvoihin ja asenteisiin, tietoihin, mielipiteisiin, motivaatioon, sitoutumiseen tai käyttäytymiseen. Hän voi vaikuttaa ryhmän normeihin, sitoutumiseen, henkeen ja käyttäytymiseen. Mitä vaikeammasta vaikuttamisen kohteesta on kyse, sitä järeämpiä viestinnän keinoja joutuu käyttämään ja sitä pitempi aika vaikutuksen aikaansaamiseen tarvitaan. Vaikeinta on vaikuttaa yksilön asenteisiin, motivoituneisuuteen tai sitoutumisen asteeseen. Vaikeinta on muuttaa yksilön arvoja tai pysyvää käyttäytymistä. Myös kaikki ryhmätason muutokset ovat vaikeita toteuttaa: ryhmän sitoutuminen, ryhmähenki, ryhmän käyttäytymisen pysyvä muutos tai ryhmässä vallitsevat arvot. Tietojen muuttamiseen tarvitaan melko vähän aikaa ja vaivaa, kaikkein vaikeinta on muuttaa ryhmän käyttäytymistä (Åberg 2006, 135-136).
Ryhmän käyttäytymisen muuttaminen on hidasta ja vaivalloista. Ensin on saatava yksilöt muuttumaan. Keinoja ovat ryhmän vyörytys, ryhmähengen nostatus, haasteiden esittäminen ja ryhmän synergiavaiheen hyödyntäminen. Arvot muuttuvat hyvin hitaasti. Tarvitaan voimakas mullistus, ennen kuin arvojärjestyksemme järkkyy. Arvoihin vaikuttaminen on vaikeaa. Åbergin mukaan olisikin parempi tunnustaa vastapuolen arvot, vaikkei niitä hyväksyisikään. Samoin on kulttuurin laita. Kulttuuri muuttuu työsukupolvien vaihtumisen rytmissä. Kauan aikaa työssä olleet siirtävät kulttuurin sisältöä taloon tuleville, jotka kuitenkin myös tuovat jotain uutta mukanaan. (Åberg 2006, 140-141.)
Johtamisviestintä on organisatorisissa puitteissa tapahtuvaa johtamistyötä, jossa korostuvat asioiden tulkinta, toimintaan tarvittavan tiedon tuottaminen ja jakaminen, yksilöiden ja ryhmän työn suuntaus, organisointi, valvonta, motivointi ja kannustaminen sekä vuorovaikutus ja yhteisöllisyys (Åberg 2006, 93).
Työyhteisön viestintäjärjestelmä koostuu käyttöön otetuista viestintäkanavista, viestinnän järjestelyistä ja viestinnän säännöistä. Työyhteisöllä on sisäisessä viestinnässä käytössään varsin mittava kanavien valikoima. Esimies-alainen -verkko on kaiken sisäisen viestinnän perusverkko. Tätä viestintää tapahtuu sekä kasvokkain että verkon välityksellä, tätä nykyä pääosin sähköpostina. Säännöllisesti kokoontuvat palaverit ovat hyvin toteutettuina edelleen yksi toimivimmista sisäisen viestinnän muodoista. Suuri osa operatiivisista tiedoista kulkee vaakasuoraan, työtoverilta toiselle. Tätä kautta virittyy myös puskaradio, joka on nopea ja luotettava. Muita sisäisen viestinnän muotoja ovat yhteistyöelimet, tiedotustilaisuudet, haastattelultunnit, ilmoitustaulut, blogit, pikatiedotteet, tiedotus- ja henkilöstölehdet ja verkko. (Åberg 2006, 108-109).
Sisäisen tiedotuksen vaikutukset ovat useimmiten epäsuoria. Sisäinen tiedotus antaa henkilöstölle yhteisen tiedollisen perustan yhteistyölle, vaikuttaa työtyytyväisyyteen, vaikuttaa työpaikan ilmapiiriin ja lisää työmotivaatiota. (Åberg 2006, 111.)
Sisäisen viestinnän haasteita on Åbergin mukaan neljä. Ensimmäinen haaste on tietojen liikkuminen. Kun tietoa liikkuu liian vähän, syntyy uutistyhjiöitä. Tällöin puskaradio aktivoituu, eikä sitä ole helppoa pysäyttää. Toinen haaste on tietovarastot ja verkot. Hajautetut tietokannat, joihin tiedon tarvitsijoilla on pääsy suoraan verkon kautta tai tietokannan hoitajan kautta. Ne tiedot laitetaan varastoon, joihin kohdistuu yksilöllisiä tiedontarpeita. Kolmas haaste ovat esimiehet. Esimieihen tiedotusvastuu on juuri yleisten tietojen räätälöinnissä omaan yksikköön ja toisaalta oman yksikön näkökantojen vieminen ylöspäin. Neljäntenä haasteena ovat erilaiset tietotorit ja ahaa-aukiot, fyysinen tila, jossa voi tapahtua satunnaisviestintää. (Åberg 2006, 112.)
Aina kun tiedemaailmassa nousee esiin uusia tutkimuksen arvoisia asioita, alkavat paradigmat kamppailla. Yleensä ensimmäinen vaihe on, että uutta ilmiötä tarkastellaan vanhoilla käsitteillä, teorioilla, malleilla ja työkaluilla. Verkkoviestinnän kehittyessä käytettiin paperiviestinnän malleja ja käsitteitä. Puhuttiin kotisivuista tai roskakorista. Virtuaalisen viestinnän esiin nousua luonnehtii kahden kilpailevan paradigman kisa. Cluelessness- eli vihjeettömyysparadigmassa verrataan, miten uusi verkkoviestintä eroaa perinteisestä. Pääero tämän paradigman kannattajien mukaan on se, että verkkoviestinnässä on vähemmän vihjeitä kuin välittömässä viestinnässä, ja siksi perinteinen viestintä täydentää uutta viestintää. Cyberspace- eli kybertila-paradigma lähtee alun alkaen siitä, että kyse on aivan uudesta viestinnän muodosta. Verkko on yhteisöllisen vuorovaikutuksen tila, ei vain jotenkin vajavainen viestinnän muoto. (Åberg 2006, 113.)
Verkossa voi samastua helposti keskustelukumppaniin, koska vastaanottajasta muodostuu idealisoituva käsitys ja vihjeettömys mahdollistaa itsensä esittelyn optimaalisella tavalla. Verkko viestintä on asynkronista eli se ei tapahdu reaaliajassa, tässä ja nyt, joten se sallii tulevien ja lähtevien viestien paremman kontrollin ja tarkemman muotoilun. Myös palautteen kehä mahdollistaa intensiivisen keskustelun lisäämisen, vaikkei sosiaalisia vihjeitä juuri olisikaan. Kun olet verkossa, voit hyvin nopeasti antaa palautetta, joka käynnistää uuden kierroksen, ja niin edelleen. Verkko on aivan oma viestinnän muotonsa, jossa voi syntyä aitoa mutta erilaista yhteisöllisyyttä. Verkosta löytyy samanlaista sosiaalista toimintaa, joka ylipäätään liitetään yhteisöllisyyteen, kuten tietynlaiset viestinnän muodot ja keskuteluprosessit, sosiaaliset rakenteet, sanktioidut normit, verkkoroolit ja verkkoidentiteetti- Verkkoviestinnän ja -keskustelun muodot määräytyvät verkon ominaispiirteiden mukaan. Syntyvät omat murteensa; kielenkäyttö, lyhenteet, hymiöt. Sosioemotionaalisen sisällön välittäminen on verkossa hitaampaa. Verkkoyhteisöjä voi muodostua, mutta yhteisöllisyys on erilaista. Sosiaalisten esteiden heikkous helpottaa sosiaalisesti viestintää ja työntekoa tuntemattomien kanssa. Virtuaaliset verkostot ovat tiheähköjä, avoimia, kulttuurisesti monimuotoisia, eksklusiivisia ja vähemmän kontrolloituja. Tiivis verkkoviestintä johtaa ryhmäpolarisaatioon. (Åberg 2006, 113-114)
2.2 Mitkä ovat viestinnän haasteet virtuaaliympäristössä?
"Vapaus tavoitteiden toteuttamiseen antaa osanottajille uusia mahdollisuuksia ja motivoi. Vision ja arvopohjan kautta luodaan perusluottamus toisiin. Luottamuksen merkitys korostuu, kun ihmiset ovat fyysisesti eri paikoissa. Jos pitää synnyttää vahvaa luottamusta, on tavattava myös kasvokkain." (Humala 2007, 34)
"Strategiaviestinnän tehtävänä on rakentaa kaksisuuntaista yhteistä ymmärrystä. Mitä selkeämmin ja yksinkertaisemmin vision ja strategian pystyy viestimään, sitä paremmin ne tulevat ymmärretyiksi ja sitä paremmin niistä voidaan luoda toimintaa ohjaava yhteinen ymmärrys. Strategiaviestintä onnistuu kuitenkin vasta silloin, kun strategia toteutuu jokaisen työntekijän arjen työssä ja työn tuloksissa." (Humala 2007, 35)
Viestintäteknologian suhde organisaatioon ja sen toimintaan on monimutkainen yhtälö, jossa osallisena ovat organisaation toimintaympäristö, organisaatio ja organisaatiossa työskentelevät henkilöt (Aula et al 2006, 197.)
Talouden murroksesta voidaan johtaa kolmas organisaatioiden verkkoviestintään vaikuttava tekijä. Informationaaliseen talouteen siirtyminen edellyttää vahvaa verkostoitumista eli toimivien ja luottamuksellisten kumppanuussuhteiden luomista. Viestintäteknologia tarjoaa mahdollisuuden tehokkaaseen tiedonvaihtoon verkostoissa, mutta ei välttämättä ratkaise viestinnällisiä ongelmia. Haasteiksi verkostoitumisessa nousevatkin organisaatioviestinnän kysymykset, kuten säilyykö luottamus vuorovaikutuksessa, onko tarvittava tieto saatavilla ja käytetäänkö tieto- ja viestintäteknologian tarjoamia mahdollisuuksia tukemaan verkostoitunutta toimintaa. (Aula et al 2006, 199.)
Viestintävälineiden valinnan ja käytön osalta Aula et al kertovat, että teorioiden kritiikki on synnyttänyt uusia näkemyksiä ja malleja, joista yksi merkityksellisimmistä on sosiaalisen vaikutuksen malli, jonka mukaan tieto- ja viestintäteknologian käyttöön ja valintaan vaikuttavat yksilön tiedot, taidot ja asenteet niin työtehtävää kuin työtehtävässä käytettävää teknologiaa kohtaan. Myös työyhteisön arvoilla ja kultuurilla nähdään olevan vaikutusta. Sosiaalisesta konstruktivismista ammentavan näkökulman ajatuksena on se, että käyttö muotoutuu vuorovaikutteisesti ympäristön kanssa.Viestimen omaksuminen, käyttö ja seuraukset organisaatioissa voivat voimakkaasti muotoutua erilaisten sosiaalisten prosessien, kuten sosiaalisen kontrollin ja sosialisaation kautta. Viestintäteknologian valintaa ja käyttöä koskevissa tutkimuksissa on havaittu, että työntekijän ammatillinen asema sekä sukupuoli vaikuttuvat teknologioiden käyttöön. Viestintäteknologia saattaa esimerkiksi uhata johdon tai asiantuntijoiden asemaa lisääntyvän informaation vuoksi, mikä voi jarruttaa ko. ryhmien viestintäteknologian käyttöönottoa. Tuttua on myös, että miehet ovat innokkaampia erilaisten teknologioiden hankkimisessa ja käyttämisessä, mutta eivät välttämättä järkevässä hyödyntämisessä. (Aula et al, 205-206).
2.3 Ammattikorkeakoulujen tutkimus- ja kehittämishankkeet
Tutkimus- ja kehitystoiminnan tiedonhankinnan strategiasta Anttila mainitsee, että etsittäessä sopivaa metodologiaa käytettäväksi ammattikorkeakoulujen tutkivassa työssä on tavoitteeksi asetettava sellainen uuden tiedon hankinta, joka liittyy, tukee ja antaa oman lisänsä tieteellisen tutkimuksen tiedonhankintaan, mutta sen on oltava samalla ammattikäytäntöön sovellettavaa uutta ja innovatiivista tietämystä. (Anttila 2005, 16.)
3. Prosessi
3.1 Tutkimusmenetelmä
Tutkiessani erilaisia tutkimusmenetelmiä ja niiden vaihtoehtoja tunsin hukkuvani jopa runsaudenpulaan. Jaottelu kvantitatiiviseen ja kvalitatiiviseen tutkimukseen oli ensisijainen kriteeri. Kvantitatiivinen tutkimusote on itselleni tutkijana hyvin vieras. En pysty luontaisesti hahmottamaan merkityksiä luvuista ja numeroista siinä määrin kuin kielellisesti, sanojen kautta ilmaistuina merkityksinä. Kvantitatiiviseen tutkimusotteeseen pohjautuvan aineiston kerääminenkin tuntuu haasteelliselta. En tunne osaavani hahmottaa, minkälaista esimerkiksi tilastollisen aineiston keräisin tutkimuskysymykseeni liittyen. En tiedä, kuinka kvantitatiivinen tutkimusote palvelisi kehittämistehtävän tekemisessä, kun sen lopputulosten tulkinnanvara on yleensä olematon ja ilmaistaan virhemarginaaliprosentteina.
Kehittämistehtävän tavoitteen ollessa suositusten ylöskirjaaminen ja toimintaehdotuksen laatiminen, pelkkien tilastotietojen varassa tehtävä tutkimus ei vaikuta järkevältä vaihtoehdolta. Lisäksi, tarkoitus ei lie ole, että tutkimusotteen haltuunotto vie eniten resursseja kehitystehtävän tekemisessä.
Seuraava valinnan kohde oli kvalitatiivisen tutkimuksen joukosta sopivimman menetelmän löytäminen. Oman kehittämistehtäväni lähtökohtia ovat hanketoiminta (ainutkertainen, ei toistettavissa oleva projekti), jossa tehdään tutkimus- ja kehittämistyötä pää- ja osatoteuttajien kesken (eri organisaatioista tulevien henkilöiden välillä), siten että pääasialliseksi työskentelytavaksi (hallinnon, kehittämistyön ja viestinnän osalta) on sovittu wiki-alustan käyttö, joka on useimmille hankkeen toimijoille (joiden ikäjakauma on 28-59 vuotta ja kokemus tietoteknisistä ja verkkosovelluksista tasoltaan kirjava) uusi ilmiö. Olen havainnut, että VOIMAA-hankkeessa eri toimijoilla on erilaisia käsityksiä wikin käytöstä viestinnän välineenä.
"Kun kysymyksessä on sellaisen tiedon tarve, joka koskee asenteita, mielipiteitä, kokemuksia, havaintoja yms. tarjoutuvat tutkimusvälineeksi erilaiset haastattelut. Haastattelu on tutkijan tai hänen edustajansa ja tutkittavan henkilökohtaista kosketusta edellyttävää toimintaa, jok avoidaan tehdä edeltä käsin suunnitellulla tavalla, pitäytyen rajattuihin kysymyksiin ja aiheisiin. (Anttila 2005, 195-196). Haastattelulla on myös heikkoutensa. Se edellyttää tutkijalta henkilökohtaista osallistumista ja yhteistyö haastateltavan kanssa on välttämätön. Haastattelututkimuksen ongelmana ovat monet virhelähteet, joita on pyrittävä kontrolloimaan mahdollisimman hyvin. Tavanomaisia varottavia virhelähteitä ovat muun muassa se, että haastattelija - vastaaja -vuorovaikutuksessa on ongelmia." (Anttila 2005, 200.)
Pohtiessani kehitystehtävän viitekehystä, tulin siihen tulokseen, että minun on kysyttävä hanketoimijoilta, mitä mieltä he ovat olleet tähän saakka toteutuneesta wikin käytöstä.
Tämä vei minua kohti internetin tietolähteitä. Uusien ilmiöiden tarkasteluun väitetään sopivan muun muassa fenomenografinen tarkastelu. Internetistä lisätietoa etsien löytyi Savonia-ammattikorkeakoulun Riitta Rissasen tuottama kuvaus fenomenografiasta. Menetelmää on käytetty erityisesti kasvatustieteessä, mutta se on sovellettavissa muille aloille. Tavoitteena on tuoda esiin ihmisten erilaisia käsityksiä tutkittavasta ilmiöstä. Riitta Rissanen mainitsee: "Tutkimusnäkökulman soveltamisessa on erotettavissa kaksi eri tiedon tasoa. Toisen asteen näkökulma vie tarkastelua syvemmälle. Tällöin tutkija pyrkii luomaan tulkintaa ihmisten käsityksistä ja niiden merkityssisällöistä kyseisessä kohdeilmiössä. Tutkija tarkastelee, millaiseksi ilmiön sisällön merkitys muodostuu erilaisten käsitysten valossa. Samoin tutkittavaksi tulevat tutkittavien ajattelun muodot ja kokemuksellisuus."
Mielestäni tässä kiteytyy kehittämishankkeeni ydintavoite: työni myötä syntyvä ymmärrys niistä erilaisista käsityksistä wikin käytöstä hankeviestinnässä, sekä miten wikin käyttö voitaisiin jatkossa tehdä helpommaksi erilaisiin työtapoihin tottuneille yksilöille, pohtien sitä, millaisiin muutoksiin wikin käyttäjät olisivat valmiit itse sitoutumaan.
Riitta Rissasen tekstissä mainitaan, että fenomenografisen tutkimusotteen avulla aineistosta laaditaan kuvauskategorioita, joilla voidaan esimerkiksi kuvata käsitysten jakautumista eri ryhmissä. Uskon, että jonkinlainen kuvauskategoria voidaan pyrkiä laatimaan myös wiki-viestinnän kokemisesta. Liian syvällistä tieteellistä kategorisointia ei kuitenkaan kehittämistehtävässäni ole tarkoitus suorittaa.
Rissasen mukaan fenomenografisessa tutkimusotteessa käytettävät aineistot ovat useimmiten empiirisiä laadullisia haastatteluaineistoja, joiden kautta saadaan esiin haastateltujen esittämiä erilaisia käsityksiä ja niiden laadullisia eroja tutkittavasta ilmiöstä. Keskeistä on tutkittavan ilmiön kontekstin tunnistaminen, sillä juuri konteksti eli ilmiön "taustamaailma" kiinnittää erilaatuiset käsitykset kohdeilmiöön, sillä tausta-ajatuksena tässä menetelmässä on, että ihmisten kokemukset ovat aina yhteydessä siihen, missä tilanteessa ja asiayhteydessä ne tapahtuvat. Tästä syystä myös fenomenografinen tutkija voi itse havahtua huomaamaan, että tutkittava ilmiö voidaan ymmärtää muillakin tavoilla kuin hän on tehnyt.
Lähde: http://www.fsd.uta.fi/menetelmaopetus/kvali/L5_1.html
(luettu 16.9.2009)
Aineiston keruu edellämainittuun tutkimusotteeseen soveltaen on mielestäni tässä tapauksessa haastattelu.
3.2 Haastattelututkimus
Haastattelu on vuorovaikutustilanne, johon liittyvät mm. seuraavat reunaehdot (Hirsjärvi ja Hurme 2001, 43):
- haastattelu on ennalta suunniteltu
- haastattelu on haastattelijan alulle panema ja ohjaama
- haastateltavan on voitava luottaa siihen, että annettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Lähde: http://www.fsd.uta.fi/menetelmaopetus/kvali/L6_3.html (luettu 16.9.2009)
Tutustuttuani erilaisiin haastattelumalleihin, arvioin tässä kehittämistehtävässä luontevimmaksi muodoksi teemahaastattelun. Se ei ole tiukasti sidottu lomakehaastattelu eikä täysin avoin haastattelu, vaan jotain siltä väliltä. Syy haastattelun valinnassa tiedonkeruumuodoksi on se, että useimmat haastateltaviksi ajattelemistani henkilöistä ovat kanssani jo yhteisen hanketyön kautta tuttuja henkilöitä. On mahdollista päästä suoraan asiaan. On oletettavissa, että jokaisella haastateltavalla on yksilölliset mielipiteet, joita heidän ei tarvitse ujostella. Haastateltavilla on merkittävä rooli kehittämistyön onnistumisessa, mutta heidän intresseissään lie myös työni onnistuminen; jokaisen hanketoimijan katsoessa oman työnsä kautta esimerkiksi wikin käyttöä, jää yhteisen tahtotilan löytäminen ja sitä myöten työskentelytapojen kehittäminen vähälle huomiolle. Kun tavoitteena toimintaehdotuksen luominen objektiivisin tutkijansilmin, voi sillä olla merkitystä joko käytännön työskentelytapojen (hankeviestintäkulttuurin) muuttamisessa, jos yhteinen näkemys saadaan puettua toimintaehdotukseksi.
"Teemahaastattelu edellyttää huolellista aihepiiriin perehtymistä ja haastateltavien tilanteen tuntemista, jotta haastattelu voidaan kohdentaa juuri tiettyihin teemoihin. Sisältö- ja tilanneanalyysi on siis teemahaastattelussa tärkeää. Käsiteltävät teemat valitaan tutkittavaan aiheeseen perehtymisen pohjalta. Tutkimusaihe ja tutkimuskysymykset on muutettava tutkittavaan muotoon, operationalisoitava. Tutkittaviksi tulee valita sellaisia ihmisiä, joilta arvellaan parhaiten saatavan aineistoa kiinnostuksen kohteena olevista asioista. "
Kuvaus osuu mielestäni hyvin tutkimuskysymykseeni eli kehittämistehtäväni aiheeseen. Olen perehtynyt käsiteltävään aiheeseen ja uskon löytäväni sieltä käsiteltäviä teemoja riittävästi sekä rajatusti. Tutkittaviksi eli haastateltaviksi valikoituu ihmisiä, joilla on kokemusta tutkimuksen kohteesta ja kiinnostusta luultavimmin myös ilmaista näkemyksensä. Seuraavassa lainauksessa esiin tulevat varoitukset sanat tulee painaa mieleen, eli tutkimusta tehdessäni minun täytyy omaksua objektiivinen tutkijan rooli ja varautua myös tuloksissa yllätyksiin.
"On kuitenkin hyvä pitää mielessä, että tutkijan ennakkoon asettamat teemat eivät välttämättä ole samat kuin teemat, jotka aineistoa analysoimalla osoittautuvat olennaisesti aineiston sisältöä ja tutkimusaihetta jäsentäviksi. Aineiston teemoittelusta voi edetä tyypittelyyn. Teemahaastatteluaineistoa voidaan analysoida myös vaikkapa kokonaan kvantitatiivisesti tai kvantitatiivisuutta ja kvalitatiivisuutta yhdistellen. Myös kielelliset tarkastelutavat ovat tutkimusongelmasta riippuen mahdollisia. Teemahaastattelua ei siis tarvitse analysoida juuri tietyllä tavalla, vaikka teemoittelu ja tyypittely onkin tavallista ja looginen jatkumo kyseiselle haastattelutyypille."
Lähde http://www.fsd.uta.fi/menetelmaopetus/kvali/L6_3_2.html (luettu 16.9.2009)
3.3 Haastateltavat
Olen ottanut lähtökohdaksi tarkastella VOIMAA-hankkeessa toimivien mielipidepohjaisia käsityksiä sosiaalisen median, erityisesti wikin, käytöstä hankkeen sisäisessä viestinnässä.
Haastateltavia valitessani pyrin seuraamaan VOIMAA-hankkeen työkoriajattelua, jotta eri sidosryhmien edustajien näkemykset tulisivat otetuiksi huomioon. Haastateltaviksi ovat lupautuneet marraskuussa 2009 projektipäällikkö Matti Rantala, projektisuunnittelijat Päivi Keränen ja Jussi Linkola, projektin osatoteuttajista HAMK:n Sanna Ruhalahti ja Fakiirimedian Anja Rouhuvirta. Ei-ydintiimissä toimivia edustavat kehittämistiimin toimintaan osallistuva Metropolian lehtori Katri Myllylä ja audiovisuaalisen materiaalin tuottajaopettaja Teija Voudinmäki. Emo-organisaatiosta haastateltavaksi ovat tulossa myös Metropolian kulttuurialan T&K -toiminnan päällikkö Anna-Maria Vilkuna ja wikitoiminnan käynnistämisaktiivi lehtori Juhana Kokkonen. Minulta puuttuu vielä ohjausryhmästä haastateltava. (Perustelut valituille aukikirjoitan myöhemmin).
VOIMAA-wikin käyttäjien haastatteleminen on tärkeää, koska vain he voivat kertoa omakohtaisista kokemuksistaan ja näkemyksistään, mitä sosiaalisen median käyttämiseen hankkeen sisäisessä viestinnässä kuuluu. He voivat kertoa, miltä wikin käyttäminen tuntuu. Heidän haastattelujensa perusteella voidaan myös laatia toimintaehdotus, jonka perusteella erilaisten wikinkäyttäjien toiveet wikinkäytön jatkokehittämisessä VOIMAA-hankkeessa voidaan huomioida.
Ensimmäisellä kerralla wikin käyttäminen hanketoiminnan yhteydessä aiheuttaa osallistujille kysymyksiä ja epäselvyyksiä enemmän kuin myöhemmin, toimintatavan mahdollisesti juurtuessa yleisesti hankekäyttöön ja mahdollisesti muihinkin projekteihin kyseisille toimijoille.
Haastattelujen merkitys korostuu kehittämistehtävässä siten, etten voi haastattelijana ja tutkijana olla aivan varma, osaanko kysyä juuri ne olennaisimmat kysymykset. En myöskään voi olla aivan varma, kertovatko ihmiset avoimesti omista mielipiteistään, vai pyrkivätkö he silottamaan sanomaansa. Yritän kuitenkin löytää sekä oikeat kysymykset että totuudenmukaiset vastaukset, korostamalla että kyseessä ovat mielipide- ja jopa makuasiat.
3.4 Haastattelukysymykset
Versio 1.
0. Kuka olet ja mistä organisaatiosta.
1. Miten liityt VOIMAA-hankkeeseen?
2. Mitä kautta olet saanut tietoa VOIMAA-hankkeeseen liittyen? (puhelin, email, wiki, tapaamiset)
3. Mihin tarkoituksiin olet käyttänyt VOIMAA-wikiä ja millä tavoin? (etsinyt tietoa, lukenut uutisia, lukenut linkkejä, lukenut työkorien sisältöjä, osallistunut keskusteluun, muokannut omaa työkoria, lisännyt linkkejä, lähettänyt kysymyksiä, mitä muuta...)
4. Tunnetko saavasi wikin kautta kaiken tarvitsemasi tiedon VOIMAA-hankkeeseen liittyen? Jos et, mitä kautta etsit tai saat tietoa?
5. Miltä wikin käyttäminen työvälineenä VOIMAA-hankkeessa on sinusta tuntunut?
6. Miten VOIMAA-wiki on mielestäsi toiminut sisäisen tiedonvälityksen kanavana hankkeen aikana?
7. Mitkä seikat wikin käytössä ovat mielestäsi hankalia tai kielteisiä hanketyössä?
8. Millä tavalla VOIMAA-wikin käyttöä voisi mielestäsi kehittää hankkeen loppukauden aikana?
9. Onko VOIMAA-wikiin mielestäsi kehittynyt yhteisö tai yhteisöjä - tunnetko olevasi mukana niissä?
10. Miksi wikin käyttäminen VOIMAA-hankkeen viestintäkanavana ei ole edistynyt?
4. Tulokset
- VOIMAA-wikin käyttäjien haastattelujen tulokset
5. Yhteenveto
Tavoite on haastatteluyhteenvedon perusteella tehdä toimintaehdotus.
Tässä luvussa voit kerrata lyhyesti tutkielmasi kulun, tulokset ja mahdolliset ongelmat.
Lisäksi
voit pohtia tulevaisuutta työsi aihepiirin, päätelmien tai jatkotutkimusten näkökulmista.
Lopuksi
voit arvioida työn onnistumista ja laajempaa vaikutusta.
Luvun pituus vaihtelee,
mutta 2--5 sivua on suositus. Viimeistä lukua ei jaeta enää alaluvuiksi.
LÄHTEET
Humala, Iris 2007. Johda verkossa - Virtuaalijohtamisen monet ulottuvuudet. Infor, Helsinki.
Anttila, Pirkko 2005. Ilmaisu, teos, tekeminen ja tutkiva toiminta. Akatiimi Oy, Hamina.
Åberg, Leif 2006. Johtamisviestintää! - Esimiehen ja asiantuntijan viestintäkirja. Infor, Helsinki.
Karina Jokinen, Pekka Aula & Janne Matikainen, 2006. Näkökulmia organisaatioiden verkkoviestintään. Verkkoviestintäkirja. Toim. Pekka Aula, Janne Matikainen & Mikko Villi. Yliopistopaino, Helsinki.