1 Hallinto
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
1.1 Ohjausryhmä |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
|---|---|---|---|---|---|
kokousasiakirjat |
X |
X |
X |
|
Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
|
puolivuosiraportit |
X |
X |
X |
|
|
talouden kuukausiseuranta |
X |
X |
X |
|
|
maksatushakemuksen liitteet |
|
X |
|
|
|
1.3 Kilpailutukset |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
tarjouspyynnöt |
|
X |
X |
|
|
tarjoukset |
|
X |
|
X |
luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) |
tarjousten vertailu |
|
X |
|
X |
luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) |
päätösmuistio tms. asiakirja |
|
X |
|
|
|
1.4 Projektiryhmä |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
tapaamisasiakirjat (asialistat, muistiot) |
X |
X |
X |
|
|
1.5 Lomakkeet |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
lomakepohjat |
X |
X |
X |
|
lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus |
sähköinen palaute/ arviointilomakkeet |
X |
X |
X |
(X) |
|
1.6 Työkorit |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
1.6.1 Hankehallinto |
|
|
|
|
|
1.6.2 Espoo |
|
|
|
|
|
1.6.3 Helsinki |
|
|
|
|
|
1.6.4 Kauniainen |
|
|
|
|
|
1.6.5 Vantaa |
|
|
|
|
|
1.6.6 Talous |
|
|
|
|
|
1.6.7 Viestintä |
|
|
|
|
|
1.7 Henkilöstö |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
sopimukset/työaikasuunnitelmat |
|
X |
|
X |
tietosuoja |
työajanseurannat |
|
X |
|
X |
allekirjoitukset tarvitaan |
perustietolomakkeet |
|
X |
|
X |
luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso) |
verokortit |
|
X |
|
X |
Taloushallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus |
1.8 Projektijohtaja |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
1.9 Projektipäällikkö |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
3 Taloushallinto
3.1 Taloushallinto |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
|---|---|---|---|---|---|
laskut |
|
X |
|
X |
|
työajanseurannat |
|
X |
|
X |
|
maksatushakemus |
|
X |
|
X |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen
"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne.
Projektin asiakirjat voidaan myös säilyttää sähköisessä muodossa, jolloin on varmistettava niihin pääsy aina tarvittaessa, mm varmennusten ja tarkastusten yhteydessä aina vuoden 2020 loppuun saakka."
Projektimapin tulee sisältää vähintään
- rahoituspäätökset, jatkorahoitus- ja muutospäätökset (myös esim. kuntien rahoituspäätökset)
- hyväksytty projektisuunnitelma - hankintaluettelo (erityisesti EAKR -hankkeissa)
- maksatushakemukset ja -päätökset
- ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat
- yhteistyösopimukset
- hankintasopimukset (koneet, laitteet, palvelut)
- kilpailuttamisasiakirjat: tarjouspyynnöt, pöytäkirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta esim. puhelimitse tehdyistä tarjouspyynnöistä ja vastauksista sekä tarjousten hyväksymisperustelut
- koulutusohjelmat, seminaariohjelmat
- osallistujaluettelot koulutuksista, tiedotustilaisuuksista yms. projektin tapahtumista mieluiten niin, että osallistuja on itse omalla nimi-kirjoituksellaan vahvistanut osallistumisensa
- lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkistamiseen liittyvä aineisto
- henkilöstö: työaikaseurannat ja työsopimusjäljennökset
- selvitykset, ilmoitukset ja yhteenvedot erikseen raportoitavista laskennallisista kustannuksista sekä taustalaskelmat, jolla selitetään kustannuksia
- tositekopiot, pääkirjan raportit ja muut talousseurannan dokumentit
- vuosi- ja puolivuotisraportit
(Projektiapulainen, luku 12.4 s.24)