Projektikokoukset

Ekholm, Tapio

projektipäällikkö

tietohallinto

Bulevardi

TE

Bergström, Soile

lehtori ja e-asiantuntija

hyvinvointi ja toimintakyky

Sofianlehto

SB

Forsström, Ulla

suunnittelija

tietotekniikka

Leppävaara

UF

Hanki, Marjaana

koulutussuunnittelija

elokuva ja tv

Hämeentie

MH

Kokko, Tiina

koulutussuunnittelija

musiikki

Ruoholahti

TK

Koskua, Marja

opinto-ohjaaja

tieto- ja viestintäteknologia

Bulevardi

MK

Kumpulainen, Katja

assistentti

liiketalous

Myyrmäki

KK

Niskanen, Tiina

suunnittelija

työelämäpalvelut

Leppävaara

TN

Rupponen, Mari

assistentti

liiketalous

Myyrmäki

MR

Saloranta, Matti

opiskelija

tuotantotalous

Leppävaara

MS

Uljas, Kaisamaija

opiskelija

musiikin koulutusohjelma

Ruoholahti

KU

Laapotti, Suvi

opiskelija

SL

to 4.2.2010
klo 13-15

K-409
Bulevardi 29

eHOPS projektin esittely, projektin järjestäytyminen ja projektiryhmien esittely,projektiryhmässä toimiminen ja roolit,projektiryhmän vuoden 2010 aikataulusta sopiminen

TE, MH, MK, TK, TN

1. Avaus
Tapio koollekutsujana avasi kokouksen ja toimi puheenjohtajana, tämänkertaisen kokouksen muistiinkirjaajaksi nimettiin Tiina N, jatkossa sihteerin pesti kiertää projektiryhmäläisillä.

2. Projektiryhmä
Kaikki kutsutut eivät pääse työskentelyyn mukaan (Sami Isomäki, Sari Kelo). Edustus kaikilta koulutusaloilta ja kaikista käyttäjäryhmistä olisi suotavaa (opiskelijat, tutor-opettajat, opinto-ohjaajat yms).
Kokouksessa paikalla:
- Ekholm, Tapio (projektipäällikkö, tietohallinto, Bulevardi)
- Hanki, Marjaana (koulutussuunnittelija, elokuva ja tv, Hämeentie)
- Kokko, Tiina (koulutussuunnittelija, musiikki, Ruoholahti)
- Koskua, Marja (lehtori ja opinto-ohjaaja, tieto- ja viestintäteknologia, Bulevardi)
- Niskanen, Tiina (suunnittelija, työelämäpalvelut, Leppävaara)
Poissa:
- Forsström, Ulla (suunnittelija, tietotekniikka, Leppävaara)
- Kumpulainen, Katja (assistentti, liiketalous, Myyrmäki)
- Rupponen, Mari (assistentti, liiketalous, Myyrmäki)
Ehdottiin lisäjäseniksi:
- Bergström, Soile (lehtori ja e-asiantuntija, hyvinvointi ja toimintakyky, Sofianlehto) - Tapio selvittää
- Myllylä, Katri (lehtori ja kulttuurialan opotiimin vetäjä, Tikkurila) - Marjaana selvittää ( estynyt osallistumaan //TE 5.3.2010 )
- Saloranta, Matti (opiskelija, tuotantotalous, Leppävaara) - Tiina N selvittää
Ryhmässä työskentelyn vaatima tuntimäärä arvioitiin minimissään n. 80 tunniksi (projektiryhmäkokoukset 2h, määritystyöpajan suunnittelu 6h, paja 3h). Matka-aikoja ei laskelmissa huomioitu, ne tulevat vielä päälle: useimmiten 2 tunnin kokous muualla kuin omassa toimipisteessä vie lisäksi 2h matka-aikaa (edestakaiset matkat).

3. Projektin esittely
Käytiin keskustellen läpi kutsun liitteenä saatu projektiesittely (löytyy tästä wikistä kohdasta Lähtömateriaalit).
Ohjausryhmään oli tullut entisten lisäksi Leila Lintula (projektipäällikkö, Kalevankatu).

4. Workshopit
Sovittiin, että koulutusaloilta kerätään tietoja opiskelijoille ja henkilökunnalle avoimissa 3 tunnin workshopeissa. Rakenne esim. esittely + työskentely + purku. Osallistujille on hyvä antaa ennakkoon mahdollisimman paljon materiaalia tutustuttavaksi, jotta työskentelystä tulisi mahdollisimman tehokasta. Esittely tiiviisti, jotta keskustelulle ja yhteiselle ideoinnille jää riittävästi aikaa. Tilan ja mahdollisten tarjoilujen vuoksi halutaan ennakkoilmoittautuminen (tarjoilujen maksaja vielä auki).
Alustava aikataulu:
- vko 13: kulttuuriala - Marjaana koordinoi
- vko 19: tekniikka - Marja koordinoi
- syys-lokakuu: sote
- marraskuu: liiketalous

5. Projektiryhmän kokoukset
Sovittiin seuraavat kokoukset:
2. pe 5.3. klo 9-11 Leppävaara - Tiina N varaa tilan
3. ma 29.3. klo 13-15 Tikkurila - Marjaana varaa tilan
4. ti 27.4. klo 9-11 Viertotie - Tapio varaa tilan
5. to 20.5. klo 9-11 Bulevardi - Marja varaa tilan
6. pe 4.6. klo 9-11 Tukholmankatu - Tapio varaa tilan

6. Päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen n. klo 15.

pe 5.3.2010
klo 9-11

Revontuli,
Leppävaara

Asialistan pääkohdat:
- projektiryhmän täydentäminen
- työskentelymenetelmät
- projektisuunnitelma
-1. ohjausryhmän kokous 25.3.2010

TE, KK, KU, MH, MR, MS, SB, TN, TK, UF

1. Avaus
Tapio koollekutsujana avasi kokouksen ja toimi puheenjohtajana.

2. Projektiryhmän täydentäminen
Projektiryhmä täydentyi kahdella opiskelijoiden edustajalla: Matti Saloranta ja Kaisamaija Uljas. Projektiryhmässä käytiin läpi lyhyt esittelykierros ja toivotettiin opiskelijoiden edustajat tervetulleiksi työskentelyyn.

3. Työskentelymenetelmät
- Tapio esitteli Metropolian wiki-ympäristön käyttöä eHOPS-projektissa. Sovittiin ettei projektiryhmän kokouksista lähetetä erillistä sähköpostikutsua projektiryhmäläisille, vaan kokousajat ja paikat selviävät wiki-työtilan kautta, joita kaikkien projektiryhmäläisten tulee seurata.
Projektissa käytettäviä työmenetelmiä käydään tarkemmin läpi myöhemmissä projektikokouksissa. Työskentelyssä hyödynnetään ns. ketterän kehityksen mallia, jossa mukana on tarvittava määrä iteraatiokierroksia ja välitulosten arviointia ja kommentointia sekä työpajoissa että opiskelijoiden osana opiskelua suorittamissa toteutuksissa.
Sovittiin, että opiskelijoiden osallistumista varten luodaan  opintojakso:
Ammattikorkeakoulun kehittämistyö, 3 op (Marja K.)

4. Workshopit
Keskusteltiin ensimmäisen työpajan järjestelyistä ja ohjelmasta. Kultturialan 29.3.2010 Tikkurilan toimipisteessä järjestettävän e-hops workshop tilaisuuden alustava ohjelmarunko on seuraava:
-    "Opintojen ohjaus"-osaamistiimin avauspuheenvuoro (Ulla F.)
-    e-hops projektin esittely (Tapio E.)
      -   case: kulttuurituotannon hops-työkalu (Tiina K. tai   Marjaana H.)
-    työpajatyöskentelyä 2-3 ryhmässä
-    ryhmätöiden esittely ja purku
Sovittiin, että  työpajojen ilmoittautumiseen  käytetään eLomaketta, jotta tilantarve ja mahdolliset tarjoilut saadaan hoidettua hallitusti. Matti Saloranta otti hoitaakseen tarvittavan eLomakkeen laatimisen.
Muiden toimialojen workshopit:
Tekniikka viikolla 19
Sosiaali ja terveys syys-lokakuussa
Liiketalous marraskuussa

5. Projektisuunnitelman valmistelu 1. ohjausryhmän kokousta varten 25.3.2010
Tapio esitteli projektisuunnitelmarunkoa. Projektipäällikkö ja projektiryhmäläiset täydentävät projektisuunnitelmaa siten, että alustava projektisuunnitelma voidaan ottaa ohjausryhmän 1. kokouksen asialistalle.
Projektiryhmä sai tehtäväksi muotoilla projektisuunnitelman osioon "1. Projektin kuvaus" osion "1.1 Kohde" sisällön 8.3. mennessä.

6. Päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen  klo 11.

ma 29.3.2010
klo 13-15

IAD 442
Tikkurila

asialistan pääkohdat:
edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus
ohjausryhmän kokous terveiset, workshop päivän tulosten purku ja käsittely

TE,xx,xx,xx,xx,xx

ti 27.4.2010
klo 9-11

(TE varaa)
Viertotie

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx

to 20.5.2010
klo 9-11

PK31, Bulevardi 31,
pohjakerros

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx

pe 4.6.2010
klo 9-11

(TE varaa)
Tukholmankatu

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx

x.x.2010

xxx, xxxx

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx

x.x.2010

xxx, xxxx

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx

x.x.2010

xxx, xxxx

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx

x.x.2010

xxx, xxxx

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx