1. Taustaa

Lukujärjestyssuunnittelu on prosessina hyvin erilainen riippuen koulutusohjelman luonteesta, tämä pätee sekä Metropoliaan että TAMKiin. Yleisesti ottaen kuitenkin yhtäläisyyksiä löytyy esimerkiksi siitä, että opetuksen suunnittelun tietyt vaiheet on suoritettu ennen kuin lukujärjestyssuunnittelu aloitetaan. Näiden aiempien suunnitteluvaiheiden perusteella saadaan tietoja, joita hyödynnetään lukujärjestyssuunnittelussa. Siksi on mahdollista (ja täytyy) asettaa tiettyjä vaatimuksia lukujärjestyssuunnittelua edeltäville vaiheille, jotta varsinainen suunnittelu on mahdollista.

Lukujärjestyssuunnittelu voidaan hoitaa keskitetysti (yksi tai vain muutama lukujärjestyssuunnittelija per koulutusohjelma) tai hajautetusti, jolloin opettajat ovat päävastuussa suunnittelusta. Myös yhdistetty malli on mahdollinen jossa alustavat lukujärjestykset suunnitellaan keskitetysti, mutta tämän jälkeen opettajat itse päivittävät lukujärjestyksiä.

Lukujärjestyksiä voidaan tehdä hyvin lyhyille aikajaksoille (viikko kerrallaan) tai periodi- lukukausi- ja jopa lukuvuosikohtaisesti. Lisäksi lukujärjestysmerkintöjä tehdään yksittäisinä ja toistuvina. Joissain koulutusohjelmissa tehdään ns. periodilukujärjestys, jossa opiskeljaryhmän lukujärjestys pysyy koko perioditason samana (ainakin lähestulkoon samana joka viikko). Toisissa koulutusohjelmissa puolestaanryhmälle tehdään joka viikolle eri lukujärjestys.

Lähtökohtaisesti siis vaatuimuksien asettaminen sekä prosessille että lukujärjestyssuunnittelua tukevalle työkalulle on hyvin haastava koska toimintatavat ovat hyvin moninaiset. Siksi on järkevää eritellä vaatimukset kahteen päätasoon: 1. Vaatimukset, jotka ovat yhteisiä kaikille suunnittelutavoille 2. vaatimukset, jotka eroavat toisistaan riippuen suunnittelutavasta.

2. Suunnitteluprosessi

Lukujärjestyssuunnittelu voidaan jakaa muutamaan karkeaan vaiheeseen

1. Alkutietojen keräys

2. Sijoittelu (ajoitukset)

3. Kommentoinnit / muutokset

4. Julkaisu

5. Ylläpito periodin aikana

2.1 Alkutietojen keräys

Lukujärjestyssuunnittelu lähtee liikkeelle lähtötiedoista, jotka toimivat rajoitteina suunnittelun sijoitusvaiheelle. Ajoitusrajoitteita tulee sekä organisatoriselta tasolta että toteutus-/ryhmä- sekä opettajakohtaisesti. Organisatoriset aikataulurajoitteet ovat koulun/klusterin/koulutsohjelman etukäteen asettamia päivämääriä, jolloin koulutusta ei pidetä, lisäksi tähän kategoriaan voidaan lukea myös pyhäpäivät. Lisäksi eri koulutusohjelmilla on tiettyjä päiviä, jotka on varattu esim. opettajien koulutuspäiviksi tms.

Muut ajoitusrajoitteet koskevat tiettyjä ryhmiä tai opettajia, mutta ne on otettava myös huomioon suunniteluvaiheessa ja nämä tiedot tulee pystyä syöttämään suunnittelutyökaluun ennen varsinaisen sijoittelun aloittamista.

2.1.1 Yhteiset lähtötietovaatimukset lukujärjestyssuunnitteluun

Kalenterityyppiset lähtötiedot

• Lukuvuoden (opetuksen) ajoitus, periodin ajoitus 
• Valmistumistiedot (joku voisi selventää tähän)
• Varatut ajat koulutusohjelmakohtaisesti / klusterikohtaisesti
• Harjoittelujaksot
• Tenttipäivät/viikot
• Tapahtumat
• opettajien työaikasuunnitelma (koskee sekä kalenterityyppisiä että opintoihin liittyviä)
• Opettajakohtaiset vapaajaksot, päivät yms (koskee sekä kalenterityyppisiä että opintoihin liittyviä)

Opintoihin/ryhmiin/opettajiin liittyvät

• Opinnäytetyöajoitukset
• Aikuiskoulutuksen opetuspäivät
• Toteutusten edeltävyydet (jotain suoritettuna ennen seuraavaa)
• Koulutusohjelman ryhmätiedot (kaikki ryhmät, montako opiskelijaa/ryhmä)
• Opintojaksot ja niiden osat
• Tulevat (pakolliset) toteutukset, joille pitää tehdä lukujärjestys  (kuinka pitkälle asti nämä??, seuraava lukukausi?)
• Tulevat (vapaasti valittavat) toteutukset, joille pitää tehdä lukujärjestys  (kuinka pitkälle asti nämä??, seuraava lukukausi?)
• Toteutukset kullekin ryhmälle (edellisten yhdistelmä)
• Yksittäisiä toteutuksia koskevat tiedot:
  • Ajoitukset
  • Opettajat
  • Ryhmät
  • Yhteinen opetus toisen toteutuksen kanssa
  • Opettajan kirjaamat toiveet/tiedot toteutukselle, montako tuntia massaluentoa, montako labraa (ryhmäkoko?) ja millä periodeilla, rytmitykset, tilatoiveet
• Uusintatentit

2.1.2 Suunnittelutavasta riippuvat lähtötietovaatimukset lukujärjestyssuunnitteluun

• Opettajat toteutuksille
• Tilatoiveet
• Jaksotustoiveet (montako tuntia viikossa, joka viikko/joka toinen viikko ym.)

2.2 Sijiottelu

2.2.X Näkymät

Listanäkymät

Listanäkymillä saadaan paljon jäsenneltyä tietoa yhdelle näytölle.

Aikaan sidotut (resurssi) näkymät

Aikaan sidotuilla näymillä tarkoitetaan tässä yhteydessä eri resurssien näkymiä. Näkymät voivat olla esimerkiksi kalenterinäkymiä tai taulukkomuotoisia GANTT-näkymiä. Suunnittelija hyödyntää aikaan sidottuja näkymiä sijoitellessaan uusia varauksia resursseile. Lukujärjestyssuunnittelu on tietyllä tavalla resurssien varaamista ja tietyt resurssit kytketään yhteen suunnittelussa esim. ryhmä on resurssi (se on varattu / ei varattu tiettynä aikana), tila on toinen resurssi,  toteutus kolmas resurssi ja opettaja neljäs -> nämä kaikki kytketään yhteen tiettynä aikana josta syntyy lukujärjestystieto tiettyyn tilaan johon on silloin kytketty ryhmä,tila,toteutus ja opettaja.

Resursseja ovat mm.

• Tila
• Opettajat
• Ryhmä
• Toteutus
• (Opiskelija) tietyissä tapauksessa vaihtoehtona ryhmälle

Kalenterinäkymät

Kalenterinäkymillä visualisoidaan vapaiden ja varattujen aikojen yhdistelmiä kalenterimuodossa (esim. viikkokalenteri). Yhdistelmällä tarkoitetaan sitä, että samassa kalenterinäkymässä voi olla useita aikaan sidottuja resursseja, joita voidaan näyttää yhdessä näkymässä päällekäin esim. Rymän näkymä, toteutuksen näkymä, opettajan näkymä ja tietyn tilan näkymä.
Esimerkki kalenterinäkymästä.
Ylläolevassa kalenterinäkymässä ollaan tekemässä varausta toteutukselle. Kalenterinäkymään on kytketty samaan näkymään taustalle ryhmä,opettajan sekä tilan kalenteri -> suunnittelija näkee heti missä kohdin kaikilla resursseilla on vapaata ja pystyy sijoittamaan varauksen tyhjään tilaan. Järkevää olisi näyttää "taustaresurssit" kuten valitun tilan varaukset taustalla ja korostaa nyt tehtävää varausta - tässä tapauksessa siis oletetaan että ollaan tekemässä varausta toteutukselle, johon liittyy ryhmä ja opettaja (nämä kuuluvat automaattisesti toteutukseen). Toteutuksella voi olla varauksia myös muissa luokkahuoneissa eli ne näytetään edelleen taustalla. Aktiivisena näkyy toteutus/aktiivinen tila -yhdistelmä. Käyttäjä pystyy vaihtamaan tilaa "lennosta" eli selailemaan missä tilassa olisi vielä vapaata sellaiseen aikaan kun myös ryhmällä/opettajalla on tilaa kalenterissa.

Taulukkonäkymät (resursseista)

Taulukkonäkymillä tarkoitetaan näkymää, jossa X-akselilla on aikajana ja Y-akselilla listana eri resurssien varauksia aikajanalla. Tämän näkymän avulla voidaan helposti visualisoida useamman resurssin varaustilannetta yhtäaikaisesti (enemmän kuin kalenterinäkymässä).

Yllä esimerkinomainen taulukkonäkymä. Valittuna on toteutus XXYYZZ/1234 ja sen alla automaattisesti listatut ko. toteutukseen liitetyt resurssit "Opettaja1" sekä Ryhmä 1 ja Ryhmä 2. Lisäksi käyttäjä on valinnut neljä tilaa listaan, joita hän haluaisi käyttää toteutuksen tilavarauksiin. Punaisella on merkitty tämän toteutukset varaukset. Vihreällä näkyy "vapaat ajat". Käyttäjä pystyisi suoraan siirtymään tilavaraukseen klikkaamalla esim tiistan klo 11.30 "Tila 2" -kohdasta ja tehdä varauksen vaikka klo 14 asti. Kuvasta huomataan että toteutukselle on tehty varauksia näihin tiloihin ma,to ja pe (punaiset).

Haasteena taulukkonäkymän toteutuksessa on se, että siinä pitäisi näkyä koko viikon varaukset eri resursseille ja tästä johtuen näkymästä tulee väkisinkin melko leveä. Käyttäjän pitää pystyä asettamaan rajauksia viikonpäiville, jotta näkymä ei laajene liikaa esim. näytä yhdeltä päivältä vain klo 8-16. Lisäksi käyttäjän pitää pystyä lisäämään vapaasti eri resursseja näkymään. Oletuksena kuitenkin voisi olla esimerkiksi toteutuksen taulukkonäkymä jossa toteutukseen sidotut resurssit tulevat automaattisesti listaan (Ryhmät, opettajat totetusuksella) ja tilat, joita toteutus käyttää. Tästä näkymästä pitää pystyä suoraan tekemään varauksia (valittu toteutus -> yksi listatuista tiloista, jonka käyttäjä valitsee).

2.3 Kommenttikierros / korjaukset

Tähän tekstiä kiitos, kuinka etenee

2.4 Julkaisu

Tähän tekstiä kiitos, kuinka etenee

2.5 Ylläpito periodin aikana

Tähän tekstiä kiitos, kuinka etenee