Versiohistoria

1 Johdanto

Koulutuksen suunnittelijan ja opettajan palvelut projekti on osa Metropolia ammattikorkeakoulun koulutussuunnittelun sekä oppimis- ja opetusprosessien tietojärjestelmäpalvelut - hankekokonaisuutta.

Projektin tehtävänä on määritellä, suunnitella ja toteuttaa uusi koulutuksen suunnittelutyökalujen muodostama palvelukokonaisuus, joka korvaa käytössä olevan Toisu / vuosisuunnittelujärjestelmän sekä liittää olemassa olevat Totsu ja OPS editori järjestelmät osaksi palvelukokonaisuutta. Projektin tehtävänä on myös kartoittaa molempien organisaatioden palvelu- ja tietotarpeet nyt ja lähitulevaisuudessa  sekä luoda palvelukokonaisuuteen vaatimusmäärittelyn mukaiset muut palvelut.

Projekti toteutetaan yhteistyössä Tampereen ammattikorkeakoulun kanssa yhteistyösopimuksen mukaisesti.

1.1 Termit

Opetussuunnittelu

Opetussuunnittelulla tarkoitetaan tutkintojen osaamisen määrittelyä ja vuosittaista opintojen suunnittelua. Opetussuunnittelun tuloksena syntyvät saapumisryhmien opetussuunnitelmat.

Opetussuunnittelun tietojärjestelmäpalvelut

Metropolia ammattikorkeakoulussa on käytössä opetussuunnittelun tukena OPS-editori tietojärjestelmä, jolla tallennetaan koulutusohjelmien opetussuunnitelmat: ryhmien opetussuunnitelmien perustiedot, opetussuunnitelmien opinnot, ajoitussuunnitelmat ja opetussuunnitelmaan liittyvät muut kuin opintokokonaisuuksina tallennetut opintojen jäsennykset sekä suunnitellaan opetussuunnitelmiin liittyvät ja liittymättömät valinnaiset opinnot. Tampereen ammattikorkeakoulussa opetussuunnitelmat suunnitellaan ja tallennetaan Toisu järjestelmään.

Vuosisuunnittelu

Vuosisuunnittelu on opetusryhmien vuosittaisen koulutuksen suunnittelua. Vuosisuunnittelun tuloksena syntyvät ryhmien lukuvuoden toteutukset, opiskelijoiden opintojen periodikohtainen ajankäytön alustava suunnitelma ja opettajien työaikasuunnitelmien luonnokset.

Vuosisuunnittelun tietojärjestelmäpalvelut

Nykyisin koulutuksen vuosisuunnittelun tukena käytetään toiminnan suunnittelujärjestelmä TOISUa, joka on tuotettu yhteistyössä Tampereen ammattikorkeakoulun kanssa. TOISUn on toimittanut Reaktor Innovations Oy. TOISU toiminnallinen määrittely on vuodelta 2004 ja käyttöönotto on ollut vuonna 2005.

Lukujärjestyssuunnittelu

Lukujärjestyssuunnittelu on opetusryhmien, opettajien, opiskelijoiden ja tilojen käytön suunnittelua. Lukujärjestyssuunnittelun tuloksena syntyvät opetusryhmien, tilojen ja opettajien lukujärjestykset.

Seuranta- raportointi ja julkaisupalvelut

Seuranta- raportointi ja julkaisupalveluilla tarkoitetaan palveluita, joiden avulla em. järjestelmiin tallennetut tiedot saadaan julkaistua erilaisissa näkymissä, kuten organisaation sisäisessä portaalissa, ulkoisilla sivuilla sekä henkilökunnan ja opiskelijoiden erilaisissa palveluissa.

Proof of concept (POC) / Teknisen alustan koestusvaihe

Vaiheen avulla pyritään kokeilemaan tiettyä teoriaa ja toiminnallisuutta ja sen soveltuvuutta ja toimivuutta. Projektiin kuuluvalla koestusvaiheella selvitetään erilaisten teknisten alustojen soveltuvuutta palvelupohjaisen arkkitehtuurin toteuttamiseksi.

1.2 Tausta ja lähtökohdat

Nykyisin tuotannossa oleva Toisu/vuosisuunnittelu järjestelmä on määritelty ja otettu käyttöön edellisten organisaatioiden tarpeiden mukaisesti. Järjestelmä ei palvele käyttäjiä nykyisten organisaation vaatimusten mukaisesti. Nykyinen järjestelmä ei tue riittävän hyvin eri tiedonsiirtoja järjestelmien välillä (STTS, OPS-editori, WinhaPro jne.). Lisäksi samojen tietoyksiköiden kopioiminen eri tietolähteisiin lisää ylläpidon määrää ja lisää riskiä tiedon eheyden katoamiselle eri tietolähteiden välillä. Tämän lisäksi eri tietolähteissä olevien tietojen raportoiminen ja koostaminen on haastavaa tai mahdotonta, koska eri tietolähteet rakentuvat eri tietomallien mukaisesti.

Nykyisen järjestelmän tarjoamat palvelut ovat hajaantuneet eri osiin vaikeasti hallittavaksi kokonaisuudeksi. Muutosten teko toimintoihin aiheuttaa säännöllisesti uusia virheitä sovelluksen toimintaan. Tämän lisäksi uusien järjestelmien tuomat vaatimukset eri tietojen integrointitarpeesta luo vaatimuksia koulutuksen suunnittelun järjestelmille, johon ne eivät tällä hetkellä pysty nykyisessä arkkitehtuurissaan vastaamaan.

Edellä mainittujen puutteiden vuoksi kesällä 2009 teetettiin selvitys nykyisen Toisu järjestelmän nykytilasta ja jatkokehitysmahdollisuuksista. Tämän selvityksen sekä syksyllä 2009 tehdyn nykytilaselvityksen lopputuloksena päädyttiin lopputulokseen, jossa nähtiin parhaana ratkaisuna rakentaa nykyiset palvelut erilaisella arkkitehtuurilla ja uusilla tekniikoilla siten, että ne tuottaisivat organisaation vaatimusten mukaiset palvelut paremmin sekä mahdollistaisivat tietojen vaihdon eri palvelujen välillä palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaisesti.

1.3 Tavoitteet ja lopputulokset

Projektin tavoitteena on kartoittaa nykyisten organisaatioiden tieto- ja palvelutarpeet nyt ja lähitulevaisuudessa sekä muodostaa niistä vaatimusten mukaisia palvelukokonaisuuksia. Projektin tavoitteena on rakentaa uusi järjestelmäkokonaisuus palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaisesti, jossa eri palvelut on integroitu keskenään siten, että niiden tuottamat tiedot ovat kaikkien tietoja tarvitsevien palveluiden käytettävissä.

Projektin 1. vaiheen tulokset:

-         Projektisuunnitelma

-         Proof of consept / Teknisen alustan koestusvaiheen raportti

-         Konsepti tuotettavista palveluista

-         Toiminnallinen määrittely

-         Tekninen ja suorituskykyyn liittyvä vaatimusmäärittely

Projektin 2. vaiheen tulokset:

-         Koulutuksen suunnittelijan palvelut

-         Opettajan palvelut

-         Seuranta-, raportointi- ja julkaisupalvelut

Projektin 3. vaiheen tulokset

-         Pilotointiryhmien loppuraportti

-         Koulutussuunnitelma

-         Loppuraportti

Projektin lopputuloksena syntyy myös tietolähde mm. opetussuunnitelmien ja toteutusten osalta seuraaville palveluille:

-         Opintotarjotin ja opinto-opas

-         Henkilökohtainen opetussuunnitelma

-         Tutkinto ja kurssiarviointi

-         Raportointipalvelut

1.4 Rajaukset

Projektissa keskitytään erityisesti koulutuksen suunnittelun palveluihin ja niiden totettamiseen. Tiedon siirtoa tai lukemista 3. osapuolen toteuttamista järjestelmistä ei voida taata.

1.5 Riskit

1.6 Ympäristö

Alla on esitelty projektin aikana käytettävät välineet.

2 Projektin organisaatio

Projektin organisaatio koostuu ohjausryhmästä, projektiryhmästä, erillisistä asiantuntijatyöryhmistä ja järjestelmätoimittajan projektiorganisaatiosta. Tämän lisäksi projektissa hyödynnetään käyttöliittymä, rajapinta ja skeemamäärittelyn asiantuntijoita. Projektin organisaatio muodostuu seuraavasti (kuva).

Projektiryhmä koostuu koulutusalojen ja tukipalvelujen edustajista. Tämän lisäksi projektiryhmään kuuluu järjestelmätoimittajan projektipäällikkö. Projektiryhmässä on vähintään yksi henkilö jokaisesta asiantuntijaryhmästä.

Asiantuntijaryhmien puheenjohtajana toimii projektiryhmän jäsen, jonka tehtävänä on raportoida työryhmien esittämät toiveet ja vaatimukset tieto-, raportointi ja palvelutarpeista projektiryhmälle.

Projektin myöhemmässä vaiheessa määritellään projektin testaus/pilotointiryhmien edustajat. Tämän lisäksi projektin myöhemmässä vaiheessa määritellään koulutussuunnitelmassa järjestelmän kouluttajiksi valitut henkilöt.

2.1 Organisaatio ja vastuut

2.1.1 Ohjausryhmä

Ohjausryhmä hyväksyy projektin projektisuunnitelman.

Ohjausryhmän tehtävänä on seurata ja valvoa projektin tavoitteiden toteutumista ja projektin etenemistä sekä tukea projektipäällikköä ongelman ratkaisuissa ja antaa suosituksia toimintatapoihin. Ohjausryhmä valvoo, että projekti toteutuu projektisuunnitelman mukaisesti sekä puuttuu mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistamiseen. Ohjausryhmä antaa suosituksia ja linjauksia projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien toimintatapoihin Ohjausryhmän tehtävänä on lisäksi tiedottaa projektin etenemisestä omistajaorganisaatiolle sekä seurata kustannusarvion toteutumista.

Ohjausryhmän jäsenet

Lea Ryynänen-Karjalainen (pj), Vararehtori, Metropolia

Päivi Karttunen, Vararehtori, TAMK

Mikko Naukkarinen, Vararehtori, TAMK

Matti Hartikainen, Tietohallintojohtaja, TAMK

Jukka Nivala, Johtaja, Yhteinen hallinto ja kehittäminen (RaKi), Metropolia

Tuomas Orama, Projektipäällikkö, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut, Metropolia

Tuomo Rintamäki, Tietohallintojohtaja, Tietohallintopalvelut, yhteiset, Metropolia

Jaakko Rannila (siht.), Projektipäällikkö, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut, Metropolia

2.1.3 Projektipäällikkö

Projektipäällikön tehtävänä on projektin läpivieminen projektisuunnitelman mukaisesti sekä projektiryhmän ja ohjausryhmän kokousten valmistelu ja kokoon kutsuminen. Tämän lisäksi projektipäällikön vastaa projektin etenemistä ja laatii projektin tilanneraportit ohjausryhmien kokouksiin.

Projektipäällikkö

Projektipäällikkönä projektissa toimii Jaakko Rannila Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektipäällikön tukena toimii oman organisaationsa projektipäällikköinä Leena Tuomela, Eduix Oy ja TAMK:n edustaja Tampereen ammattikorkeakoulu.

Yhteystiedot

2.1.2 Projektiryhmä

Projektiryhmän tehtävänä on suorittaa projektisuunnitelmaan merkittyjen tehtävien ja vaiheiden toimeksiannot. Tähdellä merkittyjen jäsenten osalta osallistuminen on vielä vahvistamatta.

Projektiryhmän jäsenet

Jaakko Rannila, Projektipäällikkö, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut

Mika Lavikainen, Projektipäällikkö, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut

Osmo Troberg, Asiantuntija, Koulutus- ja oppimisprosessit

Tero Hakkarainen, Suunnittelija, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut

Heikki Valmu, Koulutuspäällikkö, Elektroniikka

Jaana Holvikivi, Yliopettaja, Tietotekniikka

Juha Lindfors, Erityisasiantuntija, Koulutus- ja oppimisprosessit

Eija Kumanto, Suunnittelija, Tietohallinto TAMK

Ismo Santapukki, Suunnittelija, Tietohallinto TAMK

Jussi Ylänen, Koulutuspäällikkö, Tietojenkäsittely TAMK

Riitta Hanhijärvi, Koulutusjohtaja Hyvinvointi- ja sosiaalipalvelut TAMK

Leena Tuomela, Projektipäällikkö, Eduix Oy

2.1.3 Asiantuntijatyöryhmät

Asiantuntijatyöryhmien tehtävänä on toteuttaa organisaation tieto ja palvelutarpeiden määrittely. Asiantuntijaryhmien edustajien tulee omalla toiminnallaan toteuttaa projektin tavoitteenmukaista onnistumista. Asiantuntijaryhmien tehtävinä on toimia myös palvelukokonaisuuden pilotoijina projektin aikana ja levittää tietoa organisaation sisällä.

Tähdellä merkittyjen jäsenien osallistuminen on vielä vahvistamatta.

Asiantuntijatyöryhmän jäsenet

1. Raportointi-, tieto- ja seurantapalvelut

Tero Hakkarainen,Suunnittelija, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut

Sirpa Ryhänen, Talouspäällikkö, Taloussuunnitteluyksikkö

Lea Myyry, Henkilöstösihteeri, Henkilöstöpalvelut, yhteiset

Ulla Kelavuori, Henkilöstösihteeri, Henkilöstöpalvelut, yhteiset

Heli Kosonen, Henkilöstösihteeri, Henkilöstöpalvelut, yhteiset

Tapio Ekholm, Projektipäällikkö, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut

Tiina Heikkinen, Asiantuntija, Suunnittelupalvelut

Marja Sutela, Vararehtori Tutkintoon johtava koulutus, TAMK

Matti Hartikainen, Tietohallintojohtaja TAMK

Reeta Lempiäinen, Laskentasuunnittelija, Taloushallinto, TAMK

Helena Haataja, Johdon sihteeri, Hallintopalvelut TAMK

Tiina Leppänen, Taloussuunnittelija, Taloushallinto, TAMK

2. Lukujärjestyssuunnittelu

Mika Lavikainen, Projektipäällikkö, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut

Riikka Vähätalo, Lukujärjestyssuunnittelija, Yhteinen hallinto ja kehittäminen

Mika Rintala, Koulutussuunnittelija, Viestintä

Hannele Hokkanen, Lehtori, Terveys- ja hoitoala

Heikki Visti, Lehtori, Tietotekniikka

Antti Koivumäki, Yliopettaja, Tietotekniikka

Tiina Kokko, Koulutussuunnittelija, Musiikki

Sari Kelo, Koulutussuunnittelija, Liiketalous

Soile Bergström, Lehtori, Sosiaaliala

Lea Yli-Koivisto, Koulutusjohtaja Terveyspalvelut TAMK

Jarmo Pösö, Lehtori, Liiketoiminta ja palvelut TAMK

Jukka Suominen, Lehtori, Rakentaminen ja teknologia, TAMK

Matti Hartikainen, Tietohallintojohtaja,Tietohallinto TAMK

3. Opetussuunnittelu

Riitta Hanhijärvi, Koulutusjohtaja, Hyvinvointi- ja sosiaalipalvelut,TAMK

Marjaana Hanki, Koulutussuunnittelija, Elokuva- ja tv/radiotuottaminen

Susanna Varonen, Tuntiopettaja, Sähkötekniikka

Osmo Troberg, Asiantuntija, Koulutus- ja oppimisprosessit

Elina Taponen, Assistentti, Liiketalous

Satu Aittomäki, Lehtori, Toimintaterapia

Anna-Kaisa Pienimaa, Lehtori, Terveys- ja hoitoala

Anu Luoma,  Assistentti, Liiketalous, yht hall ja keh

Suvi Ollikainen, Koulutussihteeri, Liiketalous, yht hall ja keh

Leila Lintula, Asiantuntija, Koulutus- ja oppimisprosessit

Virve Peltoniemi, Erikoissuunnittelija, Tietohallinto, TAMK

Anna-Liisa Karjalainen, Suunnittelija, Tietohallinto, TAMK

Ari Koivumäki, Koulutusjohtaja, Taide,musiikki ja media, TAMK

Timo Salo, Koulutuspäällikkö, Musiikki,TAMK

Satu Kylmälä, Koulutuspäällikkö,Palvelujen tuottaminen ja johtaminen, TAMK

4. Vuosisuunnittelu

Osmo Troberg, Asiantuntija, Koulutus- ja oppimisprosessit

Tuomo Saloheimo, Lehtori, Radiografia ja sädehoito

Hannele Ruotsalainen, Koulutussuunnittelija, Pop/jazz-musiikki

Heikki Valmu, Koulutuspäällikkö, Elektroniikka

Anitta Pankkonen, Koulutuspäällikkö, Elokuva- ja tv/radiotuottaminen

Elina Ala-Nikkola, Koulutussuunnittelija, Esittävä taide

Sari Kelo, Koulutussuunnittelija, Yhteinen hallinto ja kehittäminen, Liiketalous

Hannele Pihlaja, Koulutuspäällikkö, Bioanalytiikka

Tuuli Sauro, Koulutussuunnittelija, Toimintaterapia

Simo Hoikkala, Koulutuspäällikkö, Rakennustekniikka

Anna-Liisa Karjalainen, Suunnittelija, Tietohallinto, TAMK

Riitta Mäkelä, Koulutusjohtaja, Teollisuusteknologia, TAMK

Merja Saarinen, Hallintopalvelut, Henkilöstöpäällikkö, TAMK

Ari-Pekka Anttila, Koulutusjohtaja, Liiketoiminta ja palvelut, TAMK

5. Opettajapalvelut

Juha Lindfors, Erityisasiantuntija, Koulutus- ja oppimisprosessit

Cai Melakoski, Koulutuspäällikkö, Media, TAMK

Terhi-Maija Itkonen-Isakov, Asiantuntija , Koulutus- ja oppimisprosessit

Hannele Virtanen-Vaaranmaa, Lehtori, Sairaanhoitotyö

Päivi Tenhunen-Marttala, Koulutuspäällikkö, Kulttuurituotanto

Jarmo Toivanen, Lehtori, Tuotantotalous

Simo Hoikkala, Koulutuspäällikkö, Rakennustekniikka

Ulla Saukkonen, Lehtori, Sosiaaliala

Pia Väkiparta-Lehtonen, Lehtori, Liiketalous

Eino Palo, Koulutusjohtaja, Rakentaminen ja teknologia, TAMK

Virve Peltoniemi, Erikoissuunnittelija, Tietohallinto, TAMK

Susanna Seitsamo, Koulutuspäällikkö, Hoitotyö, TAMK

2.2 Kokouskäytäntö

Ohjausryhmä

Ohjausryhmä kokoontuu vähintään jokaisen vaiheen jälkeen ja eri vaiheiden välissä, jolloin projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä.

Projektiryhmä

Projektiryhmä kokoontuu tarvittaessa, mutta vähintään kerran kahdessa viikossa. Projektiryhmän kokoonkutsujana toimii projektipäällikkö.

Asiantuntijatyöryhmät

Asiantuntijatyöryhmät kokoontuu tarvittaessa, mutta määrittelyvaiheessa vähintään kerran kuukaudessa. Asiantuntijatyöryhmien kokoonkutsujana toimivat työryhmien puheenjohtajat.

2.3 Tiedotuskäytäntö

Projektin etenemisestä ja vaiheista tiedotetaan projektisivustolla (Metropolia Wiki). Projektin tiedotusta voi seurata kuka tahansa.

3 Projektin vaiheet ja aikataulu

Projekti jaetaan kolmeen kokonaisuuteen eli vaiheeseen. Ensimmäisen vaiheen aikana tehdään mm. projektisuunnitelma, määritellään projektiorganisaatio ja projektin tavoitteet sekä tehdään alustava tarve- ja vaatimusmäärittely. Projektin toisessa vaiheessa aloitetaan toteutusvaihe, joka sisältää itsessään myös määrittelyn ja testauksen. Projektin kolmas vaihe sisältää mm. järjestelmän käyttöönoton, pilotoinnin, koulutuksen ja testauksen. 

3.1 Vaiheet

Projektin alkuvaiheessa tehdään Proof of Consept (POC) tuotteistus, jossa yksi palvelu (Toteutussuunnittelu) tullaan rakentamaan uuden palvelupohjaisen arkkitehtuurin mukaisesti. Tässä vaiheessa tarkastellaan eri teknologia vaihtoehtoja sekä testataan palvelupohjaisen arkkitehtuurin toimivuutta ja mm. vasteaikoja käyttäjän näkökulmasta.

Projekti jaetaan eri vaiheisiin, joiden jälkeen projektin jokainen vaihe tulee hyväksyä ennen etenemistä seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 1

1.      Projektisuunnitelma

2.      Proof of consept ja teknologiavalinta

3.      Sopimus

4.      Alustava määrittely ja suunnittelu

Vaihe 2

Palveluiden määrittely, toteutus, testaus ja pilotointi

1.       Koulutuksen suunnittelijan palvelut

2.       Opettajan palvelut

3.       Seuranta-, raportointi ja julkaisupalvelut

Vaihe 3

1.      Testaus

2.      Pilotointi

3.      Käyttöönotto ja koulutus

4.      Loppuraportti ja projektin päättäminen

3.2 Aikataulu

Projektin aikataulu on esitetty erillisessä liitteessä 1.

4 Henkilöresurssit projektissa

Projektin aikana käytetään Metropolia ammattikorkeakoulun, Tampereen ammattikorkeakoulun ja toimittajan henkilö esursseja. Projekti pitää oikeuden käyttää tarvittaessa myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Projektin kustannusarvio on esitetty luvussa 6.

Metropolian ja Tampereen henkilöresurssitarve projektille (htp)

Toimittajan henkilöresurssitarve projektille (htp)

5 Projektissa noudatettavat menetelmät

Projekti jaetaan kolmeen eri kokonaisuuteen. Ensimmäinen kokonaisuus koostuu Proof Of Consept:stä, jonka avulla pyritään varmistamaan, että valittu teknologia on oikea. Tämän lisäksi kokonaisuudessa tehdään tavoitteiden ja rajauksien täsmennys sekä kootaan projektiorganisaatio. Kokonaisuuden lopputuloksena laaditaan alustava toiminnallinen määrittely kaikista niistä tarpeista, vaatimuksista ja toiveista, joita sekä käyttäjillä ja organisaatiolla on suhteessa asetettuihin projektin tavoitteisiin. Vaiheen aikana tehdään myös konseptisuunnittelu, jossa kuvaillaan järjestelmän tuottamia palveluita. Vaiheen lopputuloksia tarkennetaan tarvittaessa seuraavassa vaiheessa.

Projektin toinen kokonaisuus koostuu eri moduulien määrittelystä ja toteutuksesta. Projektin toisessa kokonaisuudessa käytetään projektimallina iteroivaa ohjelmistokehityksen menetelmää. Menetelmässä projekti ja järjestelmät jaetaan jaksoihin (moduuleihin), joista jokainen sisältää määrittelyn, suunnittelun, demovaiheen, toteutuksen, testauksen ja pilotointivaiheen. Mallissa kehitetään järjestelmäkokonaisuutta vaiheittain, jossa osa moduuleista saadaan pilotoinnin käyttöön jo projektin aikana. Mallissa eri vaiheet käyvät iteraatioita, kunnes asiakas hyväksyy toteutuksen toimitussopimuksen mukaisesti. Malilla pyritään saamaan aikaan käyttökokemuksia pilotoinnin avulla projektin aikana, jolloin voidaan varmistaa se, että valmistuvat palvelut vastaavat mahdollisimman tarkasti käyttäjien ja organisaation vaatimuksia.

Projektin kolmas kokonaisuus muodostuu kaikkien moduulien lopputestauksesta, käyttöönotosta ja koulutuksesta. Kokonaisuuteen kuuluu myös laajempi pilotointi, johon pyritään löytämään koulutusohjelmia kaikista klustereista ja yksiköistä.

Jokaisen vaiheen jälkeen tullaan laatimaan vaihekohtainen raportti, jossa kuvaillaan projektin sen hetkisiä tuloksia ja projektin edistymistä.

5.1 Muutosten hallinta

Kaikki projektisuunnitelmaan liittyvät ja kokonaisuuden kannalta merkittävät muutokset tulee hyväksyttää projektiryhmällä ja ohjausryhmällä. Projektipäällikön tulee olla suoraan yhteydessä ohjausryhmän puheenjohtajaan muutoksista.

Projektin toisen kokonaisuuden aikana tarkennetaan määrittelyä. Muutoksia pystytään seuraamaan Wiki sivuston automaattisen versiohistorian avulla. Dokumenttien versioinnista sovitaan projektiryhmässä ja versiointimenetelmät kirjataan projektisuunnitelmaan.

5.2 Seuranta

Projektipäällikkö huolehtii projektin raportoinnista ohjausryhmälle.

5.3 Dokumenttien hallinta

Projektin aikana syntynyt dokumentaatio tallennetaan Metropolian Wiki sivustolle. Dokumenttien versioinnista sovitaan projektiryhmässä ja versiointimenetelmät kirjataan projektisuunnitelmaan. Projektin aikana syntyneessä määrittelydokumentaatiossa pyritään yhdenmukaisuuteen ja kuvaustavoista sovitaan projektiryhmän kesken. Kuvaustavat kirjataan projektisuunnitelmaan.

5.4 Viestintä

Projektipäällikkö huolehtii yhdessä projektiryhmän ja viestinnnän kanssa projektiin liittyvästä viestinnästä. Projektin viestintätavoista sovitaan projektiryhmässä ja ne kirjataan projektisuunnitelmaan.

6 Kustannukset

Projektin hankeinvestointien kokonaiskustannusarvio on 400.000€. Projektin 1. vaiheen (2010) palvelujen ostoista koostuva kustannusarvio on 95000€. 2. vaiheen (2011) kustannusarvio on 280.000€ ja kolmannen vaiheen (2012) kustannusarvio on 25.000€. Edellä mainitut kustannukset ovat hankeinvestointeja eikä niihin ole sisällytetty henkilöstökustannuksia. Hankkeeseen liittyvien palvelujen ostoista koostuvat kustannukset jaetaan Metropolia ammattikorkeakoulun ja Tampereen ammattikorkeakoulun välillä yhteistyösopimuksen mukaisesti. Arvio projektin henkilökustannuksista on eritelty liitteessä 2.

Projektin tarkempi kustannusarvio on liitteessä 2. Projektin kustannuksia seurataan ja niistä raportoidaan ohjausryhmälle.

7 Projektin päättäminen

Ohjausryhmä päättää projektin päättämisestä. Projektin päätyttyä laaditaan projektista loppuraportti ja arkistoidaan projektin aikana syntynyt dokumentaatio. Projekti päätetään ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa, jossa käsitellään loppuraportti ja tarkistetaan projektin tulokset.

Liitteet

1. Projektin aikataulu (MS Project)

2. Projektin kustannusarvio (MS Excel)