Vuosisuunnittelu Asiantuntijaryhmä 2011-06-08

Ennakkotehtävä

• Kerää projektein suunniteltujen opinnot opetussuunnitelmista 2008-2011; miten opinnot on tallennettu opetussuunnitelman sisältöön (asema rakenteessa, kuvaustekstit, ajoitussuunnitelmissa, projektien liitokset opintojaksoihin ja/tai opintokokonaisuuksiin. Kiinnitä erityisesti huomioita siihen mitä informaatiota opiskelijalle on välitetty ja mitä informaatiota opetussuunnittelu välittää vuosisuunnitteluun)
• miten opetussuunnitelmaan merkitty opinto on suunniteltu koulutuksen vuosittaisessa suunnittelussa (toteutukset, tehtävät, tehtäväriveille tallennetut tiedot, henkilöiden liitokset tehtäville, mahdollinen lisäinformaatio työjärjestykseen/lukujärjestykseen)
• projektien yhteydet muihin mahdollisesti käytettävissä oleviin tietojärjestelmiin (esim. projektinhallinta, taloushallinto, budjetointi, henkilöstöhallinto)
• mitä informaatiota on vuosittaisesta suunnittelusta siirretty talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin ja missä muodossa
• projektien seuranta vuosisuunnittelussa tai muissa järjestelmissä (palaute vuosisuunnittelun prosessiin)
• miten projektit on arvioitu opiskelija- ja opetushallintojärjestelmä WinhaPro:ssa. Jos opintosuoritukset ovat kertyneet useana lukuvuonna, miten suoritusten seuranta on järjestetty
• muut mahdolliset projektien erityispiirteet

1. Avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.40

2. Iltapäivän agendaa

• PJ esitteli ennakkotehtävää
  • Tuleeko opetussunnittelussa ottaa huomioon projekteja ja miten?
  • On käynnissä rajankäyntiä Opetussuunnittelun ja Vuosisuunnittelun välissä, miten tiedot liikkuvat näiden kahden prosessin välissä?
  • Ops:n ja Vuosisuunnittelun tietojen välitys?
• Tamkissa käytössä Projektinhallintaan Reportronic-sovellus

3. Projektit

Käsiteltiin projekteja, tarkasteltiin vaatimusmäärittelyä, mitä siellä on sanottu projekteista.

• On vain opintojaksoja ja opintokokonaisuuksia
• Ei olen muitakaan opetusmenetelmiin liittyviä määrittelyjä
• Tuotatotalouden koulutusohjelma (metropolia), koko opetus on organisoitu projekteiksi
  • Ei näy että ovat projekteja, ovat opintojaksoja kaikki
• Tamkissa Kone puolella, liiketalouden ja  IB-puolella
• Näyttäisi puuttuvan jotain Opetussunnittelun ja vuosisuunnittelun välistä. Mikä se on?
• On olemassa yksiköiden itsearvioinnit (yksikön toimintasuunnittelu)
  • Esim. itsearvioinnin pohjalta muodostuu seuraavan lukuvuoden tavoitteita (esim. Tamk)
• Yksikkö on yksikkö kuin yksikkö, mikä tahansa yksikkö. Yksiköt ovat koulutusohjelman osia...
• Projekti-sanaa käytetään monesti väärin. Mitä arkikielessä tarkoitetaan sanaa projekti, ei välttämättä ole oikeasti projekti.
• Vuosisuunnittelun tulee saada tietoa yksikön suunnittelun tuloksena syntyvistä esim. projekteista
• Voi syntyä opetusprojekti, joka liittyy oikeaan projektiin. Oikeaa projekti hallinnoidaan toisaalla, mutta liitos syntyy.

Päätös:

• Projekti on yksi toteutustapa
• Käytetään käsitettä opetusprojekti -> Opetusprojekti ja "oikea" projekti pidetään erillään
• Opetussuunnittelussa ei tarvita projekti-/projektit-yksikköä (Peppi-projektissa määritellään näin)
  • Opetussunnittelussa voi olla Opeintokokonaisuuksia ja  jaksoja -projekti
• Opetusprojekti on Vuosisuunnittelun ja Yksikkösuunnittelun asia
• Projekteja syntyy vain yksikkönäkymäss, i Totsun kautta
  • Yksikkönäkymässä niitä voi synnyttää useampi henkilö, opettaja, opettajatiimi yms.
  • Tähän opetusprojektiin voi kiinnittyä mitä tahansa opintojaksoja, tai nämä nimenomaiset, nimetyt opintojaksot
    • Voi olla osa opintojaksosta
  • Yksikkönäkymässä syntynyt projekti on kaikkien muiden yksiköiden käytettävissä
    • Hoidetaan lajittelun avulla (katso vain "haluttu osa")
• Opetuprojektin elinkaarta hallitaaan yksikkönäkymässä (tila: Suunnitteilla, hyväsyttty, päättynyt ym.)
• Projekteja voi synnyttää kuka tahansa, mutta vain hyväksytyt projektit näkyvät sekä yksikkö- että opettajanäkymässä (Totsussa)
  • Oman yksinkö sisällä näkyy myös luonnokset, jotka eivät näy muille yksiköille

4. Projektin yhteydet muihin tietohallinnon järjestelmiin

• Projektin syöttämisen yhteydessä projektinhallintajärjestelmään määritellään kuinka monta opintopistettä tämä sisältää
  • usein jää päivittämättä mikä on opintopisteiden kertymä
  • Opiskelijoita pitää saada enemmän oikeisiin projekteihin ja näistä tulee saada opintopisteitä (Tamk:ssa)
• Oikeista projekteista pitää saada tieto, miten paljon on tullut suorituksia opintopisteinä - Tämä vaatimus Raportointi-työryhmälle
• Miten oikeita projekteja tulee hallita vuosisuunnittelun puolella
  • Tarvitaan Vuosisuunnittelussa tieto oikeista projekteista
• Projektinumeroiden ja kustannuspaikkojen hallinta tulee hallita tässä/missä järjestelmässä jotenkin
  • Projektihallintajärjestelmä omistaa projektit,mutta ne suunnitellaan Vuosisuunnittelun puolella
• Projketit syntyvät ajallisesti ennen kuin ne ovat Vuosisuunnitelussa

Päätös:

•  Vuosisuunnitelussa Tulee pystyä tekemään oikeille projektille ennakkovaraus, ennenkiuin ne tulevat ....
  • Kustannukset tulee voida kirjata tehtäväriville. Yhdellä tehtävällä voi olla yksi tai useampi kustannuspaikka, jolloin kustannuksia voidaan jakaa eri kustannuspaikoille haluamalla tavalla
    • Kustannupaikka
    • Projektinumero
    • sisäinen tilausnumero
  • Pepissä ei voida menettää, mikä nyt on Toisussa
• Projektilla tulee olla tila-status
• Resursivarauksiin tarvittavien tietojen hallinta Projektien suunnittelun osalta tulee olla Pepissä.
  • alku-loppu
  • kustannuspaikka
  • yms.
  • Tarkkaan määriteltävä, mitkä tiedot ovat tässä (ammattikorkeakoulujen teht)
• Projekteja ei tule ylläpitää kahdessa eri järjestelmässä
• Projektinhallintajärjestelmästä tulee saada tiedot Peppi-järjestelmään ja Pepistä esim. opettajan työresurssien käytöstä projektinhallintajärjestelmään
  • Pepin pitää pystyä lukemaan, mitä projektinhallinnan puolella on ja toisinpäin
    • Määriteltävä, mitä tietoja liikkuu
• Tavoitteena voisi olla että, Pepistä pitää saada palkkaukseen liittyvä tieto sähköisessä muodossa palkkahallintajärjestelmään
  • tieto muutoksista tulee huomioida
• Peppiin on mahdollista  liittää myös muiden kuin opetushenkilöstön työt ja tehtävät

5. Jatkotoimenpiteet

• Peppi-projektista välitetään tietoa Projektihallinnan-kehittämistyöryhmille (Paula Järvensivu)
• Vuosisuunnittelu-asiantuntijaryhmää informoidaan olemassa olevasta
• Vuosisuunnittelun asiantuntijat olisivat mukana myös Opetussunnittelun testausvaiheessa (Osmo informoi)
• Osmo informoi kuluvan viikon aikana

6. Seuraava kokous

Seuraava kokous päätetään myöhemmin

7. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.06