Vuosisuunnittelu Asiantuntijaryhmä 2011-06-08

Ennakkotehtävä

• Kerää projektein suunniteltujen opinnot opetussuunnitelmista 2008-2011; miten opinnot on tallennettu opetussuunnitelman sisältöön (asema rakenteessa, kuvaustekstit, ajoitussuunnitelmissa, projektien liitokset opintojaksoihin ja/tai opintokokonaisuuksiin. Kiinnitä erityisesti huomioita siihen mitä informaatiota opiskelijalle on välitetty ja mitä informaatiota opetussuunnittelu välittää vuosisuunnitteluun)
• miten opetussuunnitelmaan merkitty opinto on suunniteltu koulutuksen vuosittaisessa suunnittelussa (toteutukset, tehtävät, tehtäväriveille tallennetut tiedot, henkilöiden liitokset tehtäville, mahdollinen lisäinformaatio työjärjestykseen/lukujärjestykseen)
• projektien yhteydet muihin mahdollisesti käytettävissä oleviin tietojärjestelmiin (esim. projektinhallinta, taloushallinto, budjetointi, henkilöstöhallinto)
• mitä informaatiota on vuosittaisesta suunnittelusta siirretty talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin ja missä muodossa
• projektien seuranta vuosisuunnittelussa tai muissa järjestelmissä (palaute vuosisuunnittelun prosessiin)
• miten projektit on arvioitu opiskelija- ja opetushallintojärjestelmä WinhaPro:ssa. Jos opintosuoritukset ovat kertyneet useana lukuvuonna, miten suoritusten seuranta on järjestetty
• muut mahdolliset projektien erityispiirteet

1. Avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.40

2. Iltapäivän agendaa

• PJ esitteli ennakkotehtävää
  • Tuleeko opetussunnittelussa ottaa huomioon projekteja ja miten?
  • On käynnissä rajankäyntiä Opetussuunnittelun ja Vuosisuunnittelun välissä, miten tiedot liikkuvat näiden kahden prosessin välissä?
  • Ops:n ja Vuosisuunnittelun tietojen välitys?
• Tamkissa käytössä Projektinhallintaan Reportronic-sovellus

3. Projektit

Käsiteltiin projekteja, tarkasteltiin vaatimusmäärittelyä, mitä siellä on sanottu projekteista. Vaatimusmäärittelyn sisältö on puutteellinen projektien osalta.

• Opetussuunnittelussa on vain opintojaksoja ja opintokokonaisuuksia (opintoja)
• Perustelu: ei muitakaan opetusmenetelmiä määritellä opetussuunnittelussa
• Tuotatotalouden koulutusohjelma (metropolia), koko opetus on organisoitu projekteiksi. Projekteja on erityisesti Kulttuurin klusterissa.
  • Opetussuunnitelman sisällössä ei näy että ovat projekteja, ovat opintojaksoja kaikki
• Tamkissa Kone puolella, liiketalouden ja  IB-puolella
• Näyttäisi puuttuvan jotain Opetussunnittelun ja vuosisuunnittelun välistä. Mikä se on?
• Projektit eivät synny opetussuunnitelussa eivätkä vuosisuunnittelussa. Ne syntyvät opetussuunnittelun jälkeen, ennen vuosisuunnittelua.
  • peppiprojektissa paikka projekteille on ilmeisesti "yksikkö" -näkymä: projektit voivat syntyä yhden henkilön ehdotuksesta, mutta ne hyväksytään projekteiksi jonkin prosessin kautta. Hyväksymisprosessiin liittyy kommunikaatiota eri toimijoiden välillä
• Prosessi etenee niin että yksiköillä (koulutusohjelma) on vuosittainen itsearvointi, asetetaan vuosittaiset tavoitteet. Tavoitteiden asetannassa voi syntyä projekteja "opetusjärjestelyissä on oltava projektimuotoista opetusta".
  • itsearvioinnin pohjalta muodostuu seuraavan lukuvuoden tavoitteita (esim. Tamk)
• Yksikkö käsitteleellä tarkoitetaan Peppi-projektissa yksikköä kuin yksikköä, mikä tahansa yksikkö. Koulutusohjelmat, klusterit, toimialat, koulutusohjelman osat... Yksikön voivat muodostua OKM:n päätöksen mukaisista koulutusohjelmista (Viestinnän koulutusohjelma) organisaatioyksiköistä (klusteri), opettavan aineen mukaisista yksiköistä (kielikeskus), koulutuksesta (opettajakoulutus) yms.
• Projekti-sanaa käytetään monesti väärin. Mitä arkikielessä tarkoitetaan sanaa projekti, ei välttämättä ole oikeasti projekti.
• Vuosisuunnittelun tulee saada tietoa yksikön suunnittelun tuloksena syntyvistä projekteista
• Voi syntyä opetusprojekti, joka liittyy oikeaan projektiin. Oikeaa projekti hallinnoidaan toisaalla, mutta liitos syntyy.

Päätös:

• Projekti on yksi opetusmenetelmä - tapa toteuttaa opintojakso, - opintojakson osa, - osia ja/tai useita opintojaksoja, useiden opintojaksojen osia
• Käytetään käsitettä opetusprojekti -> Opetusprojekti ja "oikea" projekti pidetään erillään
• Opetussuunnittelussa ei käytetä projekti-/projektit-yksikköä (Peppi-projektissa määritellään näin)
  • Opetussunnittelussa voi käyttää opintokokonaisuuksia ja  jaksoja projektien kuvaamiseen
    • Opetussuunnitelmassa voi siis lukea "Projekti XYZ" tai "XYZ" ja kuvauksessa kerrotaan että "toteutetaan projektina". Opetussuunnittelussa ei ole yksikköä "projekti"
      • Tästä seuraa että opetussuunnitelmasta ei voida lukea projekteja - ei voida vastata kysymykseen "näytä tutkintoon tai tutkintoihin liittyvät projektit" opetussuunnitelmasta
• Opetusprojekti on Vuosisuunnittelun ja Yksikkösuunnittelun asia
•  
• Opetusprojektit syntyvät yksikössä/yksiköissä (tarkoitetaan tässä organisaatioyksikköä tms. yksikköä joka hallinnoi opetussuunnitelmia ja vuosisuunnittelua. Esim. "koulutusohjelma", "kielikeskus", "klusteri" tms.).
• Projekteja syntyy vain sovelluksen yksikkönäkymässä, ei Totsun kautta
  • ts. yksittäinen opettaja ei voi luoda opetusprojektia, johon voidaan liittää muita opetustapahtumia. Projektit syntyvät "yhteisössä"
  • Yksikkönäkymässä niitä voi synnyttää useampi henkilö, esimies, opettaja, opettajatiimi yms.
  • Tähän opetusprojektiin voi kiinnittyä mitä tahansa opintojaksoja, tai nämä nimenomaiset, nimetyt opintojaksot
    • Voi olla osa opintojaksosta tai osa useista opintojaksoista
  • Yksikkönäkymässä syntynyt projekti on kaikkien muiden yksiköiden käytettävissä
    • Käyttöliittymässä hoidetaan filtteröinnin avulla (katso vain "haluttu osa"). Oletusarvoisesti näytä "omat"
• Opetuprojektin elinkaarta hallitaaan yksikkönäkymässä (tila: Suunnitteilla, hyväsyttty, päättynyt ym.)
  • Projekteja voi synnyttää kuka tahansa, mutta vain hyväksytyt projektit näkyvät opettajanäkymässä (Totsussa).
  • Oman yksinkö sisällä näytetään myös opetusprojektien luonnokset
  • Yksikkönäkymässä näytetään muiden yksiköiden opetusprojekteja. Muiden yksiköiden "luonnos"-tilassa olevia opetusprojekteja ei näytetä muiden yksiköiden näkymässä

4. Projektin yhteydet muihin tietohallinnon järjestelmiin

• Projektin syöttämisen yhteydessä projektinhallintajärjestelmään määritellään kuinka monta opintopistettä tämä sisältää
  • usein jää päivittämättä mikä on opintopisteiden kertymä
  • Opiskelijoita pitää saada enemmän oikeisiin projekteihin ja näistä tulee saada opintopisteitä (Tamk:ssa)
• Oikeista projekteista pitää saada tieto, miten paljon on tullut suorituksia opintopisteinä - Tämä vaatimus Raportointi-työryhmälle
• Miten oikeita projekteja tulee hallita vuosisuunnittelun puolella
  • Tarvitaan Vuosisuunnittelussa tieto oikeista projekteista
• Projektinumeroiden ja kustannuspaikkojen hallinta tulee hallita tässä/missä järjestelmässä jotenkin
  • Projektihallintajärjestelmä omistaa projektit,mutta ne suunnitellaan Vuosisuunnittelun puolella
• Projketit syntyvät ajallisesti ennen kuin ne ovat Vuosisuunnitelussa

Päätös:

•  Vuosisuunnitelussa Tulee pystyä tekemään oikeille projektille ennakkovaraus, ennenkiuin ne tulevat ....
  • Kustannukset tulee voida kirjata tehtäväriville. Yhdellä tehtävällä voi olla yksi tai useampi kustannuspaikka, jolloin kustannuksia voidaan jakaa eri kustannuspaikoille haluamalla tavalla
    • Kustannupaikka
    • Projektinumero
    • sisäinen tilausnumero
  • Pepissä ei voida menettää, mikä nyt on Toisussa
• Projektilla tulee olla tila-status
• Resursivarauksiin tarvittavien tietojen hallinta Projektien suunnittelun osalta tulee olla Pepissä.
  • alku-loppu
  • kustannuspaikka
  • yms.
  • Tarkkaan määriteltävä, mitkä tiedot ovat tässä (ammattikorkeakoulujen teht)
• Projekteja ei tule ylläpitää kahdessa eri järjestelmässä
• Projektinhallintajärjestelmästä tulee saada tiedot Peppi-järjestelmään ja Pepistä esim. opettajan työresurssien käytöstä projektinhallintajärjestelmään
  • Pepin pitää pystyä lukemaan, mitä projektinhallinnan puolella on ja toisinpäin
    • Määriteltävä, mitä tietoja liikkuu
• Tavoitteena voisi olla että, Pepistä pitää saada palkkaukseen liittyvä tieto sähköisessä muodossa palkkahallintajärjestelmään
  • tieto muutoksista tulee huomioida
• Peppiin on mahdollista  liittää myös muiden kuin opetushenkilöstön työt ja tehtävät

5. Jatkotoimenpiteet

• Peppi-projektista välitetään tietoa Projektihallinnan-kehittämistyöryhmille (Paula Järvensivu)
• Vuosisuunnittelu-asiantuntijaryhmää informoidaan olemassa olevasta
• Vuosisuunnittelun asiantuntijat olisivat mukana myös Opetussunnittelun testausvaiheessa (Osmo informoi)
• Osmo informoi kuluvan viikon aikana

6. Seuraava kokous

Seuraava kokous päätetään myöhemmin

7. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.06