a. Koulutuksen suunnittelijan raportit

Sarakkeiden kuvaukset

Raportin nimi: Raportin kutsumanimi. Mikäli raportin nimi on eri raportin tuottamassa tietojärjestelmässä, tulee tämä tieto myös listata.
Sisältö: Raportin tietosisältö tallennetaan karkealla tasolla taulukkoon. Jokaisesta raportista tulee tehdä tarkka määrittely esim. Excel-taulukolla. Määrittelyn tulee sisältää tietosisällön ja tavoitellun ulkoasun lisäksi myös laskentakaavat.
Raportointitaso: Raportin raportointitaso organisaatiossa, eli esim. raportti tulostetaan henkilöittäin tai tulosalueittain. Raportointitaso ei tarkoita raportin kohde- tai käyttäjäryhmää organisaatiossa. Tämä ilmaistaan (tarvittaessa) kohdassa Vastaanottaja.
Raportointiajankohta ja -kausi: Raportin raportointiajankohta tai prosessin vaihe sekä raportointikauden/prosessin pituus tai aikajakso, joka ko. raportointi ajankohdassa tehdään.
Vastaanottaja/rooli: Raportin sisäinen tai ulkoinen vastaanottaja.
Käyttöoikeudet: Millaisia rajoitteita tulee ottaa huomioon, eli miten tietoa suodatetaan käyttäjästä riippuen.
Tyyppi: Luokittelutieto, esim. henkilöstäraportti, talousraportti jne.
Järjestelmä: Millä tietojärjestelmällä raporttia varten tarvittava lähdetieto tuotetaan. Esim. tuleeko tieto raportointijärjestelmästä tai Pepin sisäistä palveluista.
Käyttöliittymä/portletti: Missä käyttöliittymässä raportti on nähtävissä

Esimerkkiraportti

Raportin nimi	Sisältö	Raportointitaso	Raportointiajankohta ja - kausi	Vastaanottaja/rooli	Käyttöoikeudet	Tyyppi	Järjestelmä	Käyttöliittymä/portletti
Esimiehen alaiset	Käyttäjä hakee listauksen henkilöistä, joiden esimies on Matti Möttölä	Henkilöittäin	Vuosisuunnitteluprosessin aikana	Koulutuksen suunnittelija	ei rajoitteita	Henkilöstöraportti	Peppi tai Raportoitointijärjestelmä	Yksikkönäkymä, Raportointinäkymä

Raporttimatriisi

Tekemättä

raportti, tiedonlistaus ja mittaritietojen kerääminen on kesken.

i. Opetussuunnittelu prosessi

Raportin nimi	Sisältö	Raportointitaso	Raportointiajankohta ja - kausi	Vastaanottaja/rooli	Tyyppi	Järjestelmä	Käyttöliittymä/portletti
Opetussuunnitelmat	Koulutusohjelman opetussuunnitelmat	Nuorisototeutus Aikuistoteutus				Peppi opetussuunnittelu	Peppi
Tiedot opintojaksoista	ECTS, ajoitus, kuvaus, jäsennys pakollisuus/vaihtoehtoisuus/					Peppi opetussuunnittelu	Peppi
Sisäänottomäärät	Aloittavat uudet opiskelijat	AMK Koulutusohjelma
TKI-opintopisteet	koulutusohjelmittain, toimipisteittäin		jatkuva	KJ, KP, Johto	Mittariraportti		raporttinäkymä
Vetovoimaraportti	Tiedot hausta ja koulutuspaikoista		Lokakuu, helmikuu, huhtikuu		Perusaportti		raporttinäkymä
Koulutusohjelman opiskelijapalaute annetusta opetuksesta				KP			raporttinäkymä
Työllistyminen	Työtilanne valmistuessa (Opala)		lukuvuosittain	KP, KO			raporttinäkymä
Työllistyminen	Tilastokeskuksen työllisyysmittari		lukuvuosittain	KP, KO			raporttinäkymä
Vapaajakso	Lomat, työvapaat, vaihto yms.			KP			raporttinäkymä
Hankekoriin jätetyt esitykset			lukuvuosittain	KP			raporttinäkymä

ii. Vuosisuunnittelu prosessi

Raportin nimi	Sisältö	Raportointitaso	Raportointiajankohta ja - kausi	Vastaanottaja/rooli	Tyyppi	Käyttöliittymä/portletti
Sisällä olevat opiskelijat
Opinnäytetyön opettajan opinnäytetyön opiskelijat	Ketä opiskelijoita yksittäinen opettaja ohjaa kauden aikana ja mitä tehtävää hän hoitaa
Yksikön opinnäytetyön opettajien opinnäytetyön opiskelijat	Yksikön opettajien opinnäytetyön ohjausvastuu: kuka opettaja opettaa ketäkin opiskelijaa
Valmistuneet+tavoite	Valmistuneet koulutusohjelmittain, toimipisteittäin, tutkinnoittain		jatkuva	KJ, KP	Mittariraportti	raporttinäkymä
Keskeyttäneet	Keskeyttäneiden määrä, toimipisteittäin, koulutusohjelmittain ja syittäin		jatkuva	KJ, KP, Johto	Mittariraportti	raporttinäkymä
Keskeytysaste	Keskeyttäneiden määrä ja keskeytysaste ko-tasolle saakka		syyskuu, huhtikuu	KJ, KP, Johto	perusraportti	raporttinäkymä
Poissaolevat	Poissa olevien opiskelijoiden määrä ko-tasolla + prosentteina		jatkuva	KJ, KP, Johto	Mittariraportti	raporttinäkymä
Haamulistat	ryhmässä todella opiskelevien määrä		kevät, syksy	KP	Mittariraportti	raporttinäkymä
0-listat	opintojaksoittain		helmikuu	KP	Mittariraportti	raporttinäkymä
Suoritetut opintopisteet	ko-tasolla		jatkuva	KJ, KP, Johto	Mittariraportti	raporttinäkymä
Yli 45 op suorittaneet	koulutusohjelmittain, toimipisteittäin, lukuvuosittain, kalenterivuosittain		jatkuva	KJ, KP, Johto	Mittariraportti	raporttinäkymä
TKI-opintopisteet	koulutusohjelmittain, toimipisteittäin		jatkuva	KJ, KP, Johto	Mittariraportti	raporttinäkymä
Opinnot suoritettu, opinnäytetyö kesken	Läsnäoleva, ei toteutuksella			KP	Mittariraportti	raporttinäkymä
Opiskelijamäärät	koulutusohjelmittain, toimipisteittäin, tutkinnoittain, läsnäolon mukaan		jatkuva	KP	Mittariraportti	raporttinäkymä
Opiskelijamäärät saapumisryhmittäin	koulutusohjelmittain, toimipisteittäin			KJ, KP, Johto	Mittariraportti	raporttinäkymä
Opiskelijamäärä ennuste+poistuma	koulutusohjelmittain, toimipisteittäin		2 x vuodessa	KJ, KP, Johto	Perusraportti	raporttinäkymä
Ulkomaisten tutkinto-opiskelijoiden määrä	koulutusohjelmittain, toimipisteittäin		jatkuva	KJ, KP, Johto	Mittariraportti	raporttinäkymä
Opiskeluoikeus	aloittavat opiskelijat koulutusohjelmittain, toimipisteittäin			KJ, KP, Johto		raporttinäkymä
Koulutustarjontaraportti	Tulevat koulutuspaikkamäärät			KJ, KP, Johto	Perusraportti	raporttinäkymä
Kv-vaihdot	Opiskelija/opettaja/ henkilöstövaihdot, lyhyet ja pitkät ko-tasolla		jatkuva	kv-palvelut, johto	Mittariraportti	raporttinäkymä
Ohjaus- ja kehitys-keskustelujen yhteenvedot			huhtikuu	KP		raporttinäkymä
Vuosi- ja seurantakyselyt			loka-marraskuu, helmi-maaliskuu	KP		raporttinäkymä
Koulutusohjelman opiskelijapalaute annetusta opetuksesta				KP		raporttinäkymä
Luennoitsijoiden määrä	Luennoitsijoiden kplmäärä ja pitämät opetustunnit			KO		raporttinäkymä
Sivutoimisten opettajien määrä	Sivutoimisten opettajien kplmäärä ja opetustunnit			KO		raporttinäkymä
Kustannuspaikan käyttö	Kuka käyttää kustannuspaikkaa			esimiehet		raporttinäkymä
Tehtävät kustannuspaikoilla	Töiden jakauma kustannuspaikoille			esimiehet		raporttinäkymä
Iltaopetuksen määrä	Iltaopetuksen määrä			esimiehet		raporttinäkymä
Yksikön henkilöiden vuosityö	Yksikköön liitettyjen henkilöiden työajan käyttö edelliseltä kaudelta vuosityöaika. Jos yksikkö koostuu useasta koulutuksesta, niin yksikön henkilöiden tehtävät on lueteltava koulutustasolla (nuorten koulutuksessa, aikuisten koulutuksessa, erikoistumisopinnoissa, ylempi amk, muu koulutus)	lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi	Jatkuva	esimiehet	Mittariraportti	Yksikkönäkymä
Sivutoimisen opettajan tunnit	Järjestelmä kerää yhteen sivutoimisen tuntiopettajan tulevan kauden tunnit ja tekee niistä työsopimuslomakkeen (word ja tiedonsiirto HR-järjestelmään)	lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi	jatkuva	KO, esimies	yhteenvetoraportti	yksikkönäkymässä
Instrumenttikohtaisen opiskelija-opettajaliitoksen hallinta	Toteutusryhmistä raportti kuka opiskelija liittyy mihinkin opettajaan, aikaväli ja opettajan instrumentti.	päivä	jatkuvat	KS	yhteenvetoraportti	yksikkönäkymässä
Yksikön opintojakson toteutukset jotka sisältävät labelin, labelit	Opintojakson toteutuksille voi määritellä labelita. Opintojakson toteutukset yhden tai useamman labelin mukaan aikaväliltä xls-raporttiin. Käyttäjä määrittelee mitä sarakkeita toteutuksista tulostetaan raportin sarakkeisiin		jatkuva	KJ, KP, koulutussuunnittelija	Perusraportti	yksikkö, raporttinäkymä
Tehtävät joille merkitty kustannustunniste, jonka voimassaoloaika ei ole validi tehtävän aikavälin kanssa	Tallennettu tehtävä, jonka kesto on esim. 3 vuotta ja määritelty tehtävälle kustannustunnisteet. 2. vuoden alussa yksi tai useampi kustannustunniste on merkitty arkistoituvaksi	lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi	jatkuva	KJ, KP, koulutussuunnittelija	yhteenvetoraportti	yksikkö, raporttinäkymä

iii. Työ- ja lukujärjestyssuunnittelu prosessi (ei toteuteta tässä vaiheessa)

Raportin nimi	Sisältö	Raportointitaso	Raportointiajankohta ja - kausi	Vastaäanottaja/rooli	Käyttöoikeudet	Tyyppi	Järjestelmä	Käyttöliittymä/portletti
Toteutuksen varauksella olevien henkilöiden määrä	Listaa tietylle varaukselle merkityt henkilöt ja opiskelijat, jotka ovat toteutukselle ilmoittautuneet, huomioiden toteutuksen pienryhmät	lukumäärä	jatkuva	Siivusliike, vahtimestarit, ravintolapalveluiden tuottajat, turvallisuus	raportoija-oikeuksilla	koosteinen raportti	raportointijärjestelmä, resurssivarausjärjestelmä (osallistujamäärä varauksessa)	Peppi - Raportointi ja resurssivarausjärjestelmä
Toimipisteen varauksille merkittyjen eri henkilöiden lukumäärä	Listaa arvion henkilöiden lukumäärästä toimipisteessä päivittäin, jolloin ruokailupalvelut voi arvioida ruokailijoiden määrää	lukumäärittäin	jatkuva	ravintolapalvelut	raportoija-oikeudet	koosteinen raportti	raportointijärjestelmä	Peppi - Raportointi
Tilojen varausaste	Listataan tilojen varausaste valituista tiloista tai toimipisteistä - käyttäjä valitsemina atribuutteina viikonpäivät (esim. ma-pe) kellonaika (esim. 8-16) sekä päivämääräväli (esim. 1.1.2012-1.3.2012)	Prosentteina ja tunteina	jatkuva	Kiintiestöpalvelut, muut organisaation yksiköt	raportoija-oikeudet, isännöitsijä	koosteinen raportti	raportointijärjestelmä	Peppi - Raportointi
Tilojen varausaste kustannuspaikoittain	Listataan tilojen varausaste valituista tiloista tai toimipisteistä - käyttäjä valitsemina atribuutteina viikonpäivät (esim. ma-pe) kellonaika (esim. 8-16) sekä päivämääräväli (esim. 1.1.2012-1.3.2012) ja lisäksi kustannuspaikan mukaan	Prosentteina, euroina ja tunteina (eurot tuloevat tilojen atribuutteina olevista tuntihinnoista)	jatkuva	Kiintiestöpalvelut, muut organisaation yksiköt	raportoija-oikeudet	koosteinen raportti	raportointijärjestelmä	Peppi - Raportointi
Listaa toteutukset	Listaa toteutukset ryhmän, koulutusohjelman, opettajan, hakusanan (toteutuksen nimi tai koodi) tai sen osan mukaan. Lisäksi päivämääräväli tarvittaessa jos halutaan hakea menneitä toteutuksia.	Listana, sarakkeissa eroteltuna toteutuksien muut tiedot	jatkuva	Suunnittelija, henkilökunta	Henkilökuntaoikeudet	koosteinen lista	resurssivarausjärjestelmä	Peppi - resurssivarausjärjestelmä
Listaa tila- tai välineresurssit	Listaa tila- tai välineresurssit toimipisteiden mukaan (monivalinta toimipisteistä)	Sarakkeissa tilojen tai välineiden attribuutit	jatkuva	Suunnittelija, henkilökunta, isännöitsijä, varausmestari	Suunnittelija, henkilökunta, isännöitsijä, varausmestari	koosteinen lista	resurssivarausjärjestelmä	Peppi - resurssivarausjärjestelmä
Toteutukset sekä resurssivaraukset toteutuksetlle	Listaa koulutusohjelman, opettajan tai hakusanalla haettujen toteutuksien resurssivarausten määrä	Lukumäärittäin ja resursseittain eroteltuna (esim. tälle toteutukselle opettajalle X 20h, tiloja 30h, ryhmälle X 15h) - eroteltuna varauksen statuksen mukaan.	jatkuva	Suunnittelija - näkee hetki kuinka paljon millekin toteutukselle on jo suunniteltu tunteja	Suunnittelija, koulutuspäällikkö	koosteinen lista	resurssivarausjärjestelmä tai raportointijärjestelmä	Peppi - resurssivarausjärjestelmä tai raportointijärjestelmä

Child pages