Henkilöresursseissa tapahtuvien muutosten hallinta: henkilöstösuunnitelma, kehityskeskustelut, loma-ajat, rekrytointi, päätoimisten ja sivutoimisten hallinta, äitiyslomat, eläköityminen
Nimeä korjattu, aiempi "Työajan käytön suunnittelu ja seuranta"
Tieto
Tiedon omistaja: STTS,Peppi, HR, Amme(M), Oha - LDAP(T) , [opiskelija- ja opintohallintojärjestelmä (T)]
Tietokentät: id, etunimi,sukunimi, rooli(t) <ks. googledocsista ja lisää puuttuvat tänne>
Käyttötapaukset
A. Ennen suunnittelun alkua
Jäljempänä kuvaus on prosessin kuvausta. Käyttötapaukset liittyvät sovelluksen useisiin käyttöliittymiin : yksiköt > yksikkö > perustiedot | vuosisuunnittelu > oppimisen ja opetuksen suunnittelu | raportointi
Henkilöstösuunnitelma
Yksikköön liittyvä henkilöstösuunnitelma: käytettävissä olevat opetushenkilöstö ja opetusta tukeva henkilöstö. Suunnitellut muutokset henkilöstöresurssissa. Suunniteltu, tarvittava määräaikainen henkilöstöresurssi.
Kehityskeskustelut
Tallenna kehityskeskustelun aikana: opetushenkilöstöön kuuluvan opintojakojen toive, opintojakson toteutuksen ajoitusten toive, vapaajaksojen suunnitelma, äitiys/isyysvapaan suunnitelma, osa-aikaisen eläkkeen suunnitelma, eläköitymisen suunnitelma.
- käyttöliittymässä : vuosisuunnittelu > oppimisen ja opetuksen suunnittelu
Henkilöiden hallinta
Koulutuksen suunnittelija listaa yksikköön liitetyt henkilöt
Koulutuksen suunnittelija listaa yksikköön liitetyt virtuaalihenkilöt
Koulutuksen suunnittelija listaa toiseen yksikköön liitetyt henkilöt
Koulutuksen suunnittelija luo omaan yksikköön virtuaalihenkilön
Koulutuksen suunnittelijan luo virtuaalihenkilön, joka liittyy kahteen tai useampaan yksikköön (ja liittää henkilön omaan yksikköön ja toiseen yksikköön)
Koulutuksen suunnittelija luo virtuaalihenkilön joka on opettajaryhmä
Koulutuksen suunnittelija luo virtuaalihenkilön joka on henkilö
Koulutuksen suunnittelija liittää virtuaalihenkilön henkilöön (virtuaalihenkilön tehtävät siirtyvät henkilölle)
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ehdottamat vapaajaksot
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman äityiysloman
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman eläköitymisen
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman koulutusvapaan
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman palkattoman vapaan
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelun alkua opettajan ilmoittaman <muut työsuhteen läsnäoloon vaikuttavat poissaolot>
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen jakson alkua oman yksikön toteutuksiin ja muihin tehtäviin liitettyjen henkilöiden mahdolliset muutokset läsnäolossa.
Järjestelmä antaa hälytyksen koulutuksen suunnittelijalle ja tehtävän tallentajalle jos henkilö muuttaa läsnäolonsa tilaa ajalle, jolloin henkilölle on merkitty tehtäviä
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelukauden alkua oman yksikön opettajien ehdotukset ja toiveet tehtävistä (opintojakso) ja projekteista
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelukauden alkua oman yksikön opettajien kehityskeskusteluissa sovitut toimenpiteet
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa opintojakson toteutuksilla tehtäviä hoitaneet opettajat
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelukauden alkua omien opettajien jo aiemmin tallennetut tehtävät seuraavalle suunnittelukaudella
Koulutuksen suunnittelija tarkistaa ennen suunnittelukauden alkua oman yksikkönsä muut tehtävät sekä niihin tarvittavat henkilöresurssit seuraavalle kaudelle (esim. valintakokeet, kokoukset, ammattitaidon kehittäminen)
B. Suunnittelun aikana
Henkilön tehtävien hallinta
Koulutuksen suunnittelija saa ilmoituksen yksikkönsä henkilöltä tai henkilöiltä merkittävästä opetushenkilöstöön kuuluvan työajan käyttöön vaikuttavasta muutoksesta:
Koulutuksen suunnittelija päivittää henkilön kauden työtehtäviä siirtämällä - kaikki tai osan - tehtävistä toiselle henkilölle tai virtuaalihenkilölle
Koulutuksen suunnittelija päivittää henkilön kauden työtehtäviä siirtämällä kaikki tai osan tehtävistä toiselle kaudelle
Koulutuksen suunnittelija päivittää henkilön kauden työtehtäviä poistamalla kaikki tai osan tehtäviä kuluvalta kaudelta tai seuraavalta kaudelta.
Koulutuksen suunnittelija listaa yksikön henkilöstön kanssa tehdyt suunnitelmat tulevan kauden tehtävistä
Henkilöesimies tarkistaa kuinka paljon henkilöllä on projektitöitä kaikista töistä tai kuinka paljon yhteen projektiin on kiinnitetty henkilöresursseja
- Projektien hallinta ei ole määritelty tämän sovelluksen palveluihin. Projektit on saatava siis avoimen rajapinnan kautta tähän järjestelmään ja projektit on kiinnitettävä tässä järjestelmässä yksiköihin ja esimiehiin
Henkilöesimies tarkistaa henkilön tehtävät ”omassa” yksikössä ja ”muissa yksiköissä”
Koulutuksen suunnittelija seuraa instrumenttikohtaisen opettaja-opiskelija liitoksia
- instrumentin opettaja opettaa opiskelijaa, opettajan instrumentin opiskelija vaihtuu kesken kauden
- toteutusten labelit
Viestit, hälytykset
Opetushenkilöstöön kuuluvalle lisätään tehtävä. Tehtävän lisäys muuttaa työsuhteen sivutoimisesta päätoimiseksi. Hälytys tehtävän lisääjälle, opettajalle ja opettajan budjettivastuussa olevalle esimiehelle.
Opetushenkilöstöön kuuluvalta poistetaan tehtävä. Tehtävän lisäys muuttaa työsuhteen päätoimisesta sivutoimiseksi. Hälytys tehtävän poistajalle, opettajalle ja opettajan budjettivastuussa olevalle esimiehelle.
Opetushenkilöstöön kuluvan tehtäviä muokataan - tehtävien kustannuspaikkajako muuttuu niin että vaikuttaa oman ja "vastaanottavan" yksikön kustannuksiin merkittävästi: hälytys budjettivastuussa oleville.
Henkilön työsuunnitelmaan lisätään viesti, viesti kohdentuu ao. henkilölle, yksikölle, toiselle yksikölle : esim. ”ylitunneista maksettava korvaus maksetaan ao. henkilölle joulukuussa”)
Tehtäviä liitetään henkilöön
Yksikön koulutuksen suunnittelutietojen asetukset
Jäljempänä olevat käyttötapaukset voidaan lukea sekä "lähtötietojen hallinta" -osaan että "oppimisen ja opetuksen suunnitteluun".
1. Yksikön päällikkö määrittelee datagrid -näkymässä yksiköiden henkilöiden työnjaon karkealla tasolla. Sarakkeet : henkilö, opetus, tki, hallinto, kohdentamaton, vapaajakso(t)
Esimies määrittelee yksikön henkilöiden karkean töiden kohdennuksen tulevalle kaudelle:
Esim. datagrid jossa suunnitellaan karkealla tasolla (opetus, tki, hallinto) henkilön töiden jakaumaa
Yksikön opetushenkilökunta
|
sopimus |
opetus |
tki |
hallinto |
muu |
summa |
sopimus |
poikkeama |
||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
<ac:structured-macro ac:name="unmigrated-wiki-markup" ac:schema-version="1" ac:macro-id="81140d65-b122-47c0-908d-7f098ad266ba"><ac:plain-text-body><![CDATA[ |
ope1 |
rooli1 |
1000 |
500 |
100 |
|
1600 [-200] |
1600 |
15.12.-20.1.; 1.5.-31.5. |
]]></ac:plain-text-body></ac:structured-macro> |
<ac:structured-macro ac:name="unmigrated-wiki-markup" ac:schema-version="1" ac:macro-id="184026e7-d770-4665-ab56-627e965f7edb"><ac:plain-text-body><![CDATA[ |
ope2 |
rooli1 |
1000 |
500 |
|
|
1600 [-100] |
1600 |
|
]]></ac:plain-text-body></ac:structured-macro> |
<ac:structured-macro ac:name="unmigrated-wiki-markup" ac:schema-version="1" ac:macro-id="0149db9d-2657-4daf-9bb9-ccb00edfaa9e"><ac:plain-text-body><![CDATA[ |
ope3 |
rooli1 |
500 |
500 |
200 |
|
800 [+400] |
800 |
|
]]></ac:plain-text-body></ac:structured-macro> |
ope3 |
rooli2 |
500 |
|
|
300 |
800 |
800 |
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Yksikön opetusta tukeva henkilökunta
|
sopimus |
opetus |
tki |
hallinto |
muu |
vapaajakso |
yhteensä |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
henkilö1 |
rooli1 |
|
|
100% |
|
1.7.-31.7.;15.3.-21.3. |
100% |
henkilö2 |
rooli2 |
|
|
100% |
|
1.7.-31.7.;15.3.-21.3. |
100% |
henkilö2 |
rooli2 |
|
|
100% |
|
1.7.-31.7.;15.3.-21.3. |
100% |
https://wiki.metropolia.fi/download/attachments/30247582/C.JPG
Toimintatapa 1A
2. Yksikön päällikkö
- henkilölle on määritelty "tehtäväkategoria opetus - varataan aikaresursseista 1000 tuntia" edellisessä vaiheessa
- toimintatapa on että "yksikön opettajat saavat muokata toteutukseen sidottuja tuntiresursseja vapaasti"
- yhden opettajan eri toteutusten tehtävärivien summa ei saa olla suurempi kuin päällikön määrittelemä maximi tuntimäärä opetustehtäville
- ts. toteutuksen tehtävillä ei voi tallentaa tunteja, jos tunnit on jo "käytetty" muilla toteutuksilla
- yksikön päällikkö määrittele: aikaikkunan "1.2.-1.3."; tällä aikavälillä henkilöt voivat muokata toteutusten tehtäviä ja tehtäville tallennettuja tunteja oman mielensä mukaan
- yksikön päällikkö määrittele: saa muokata tulevia toteutukset
yksikön päällikkö tallentaa toteutusten joukon ilman tehtäviä | [kopioiden tehtävät aiemmalta vuodelta] ilman ilman täsmällistä ajoitustietoa (kopiointi kadottaa täsmällisen ajoituksen, ajoitus kohdentuu lukuvuodelle) ja ilman opettajaa/opettajia, ilman tehtävälle kohdennettua tuntiresurssia
- yksikön päällikkö sanoo yksikön opettajille "suunnitelkaa toteutuksen joukon tehtävät aikavälillä 1.2.-1.3
3. Opettaja(t)
- yksikön opettaja näkee toteutusten joukon tulevalle kaudelle
- yksikön opettajat tallentavat toteutusten joukolle tehtävät sopimallaan toimintatavalla (ei määritellä ohjausarvoilla vaan hoidetaan toimintatavoilla)
- jos kopioitu vain toteutukset, ei tehtäviä eikä suunniteltu toteutuksen ajoitusta, niin opettaja(t) suunnittelevat toteutuksen ajoituksen, tallentavat tehtävät ja tehtäville kohdennetut tunnit ja tehtävien ajoitukset
- jos kopioitu vain toteutukset, ei tehtäviä, ja esimies suunnitellut toteutuksen ajoituksen, niin opettaja(t) tallentavat tehtävät ja tehtäville kohdennetut tunnit ja toteutuksen ja tehtävien ajoitukset
- jos kopioitu toteutukset ja tehtävät niin opettaja(t) tallentavat tehtäville kohdennetut tunnit ja toteutuksen ja tehtävien ajoituksen
4. Yksikön päällikkö
- tarkistaa ja suunnittelee tarvittaessa toteutusten ajoituksen, toteutuksen tehtävät, toteutukselle kohdennetut tunnit opettajan/opettajien kanssa
- julkaisee toteutukset/työaikasuunnitelmat
Toimintatapa 1B
2. Yksikön päällikkö määrittelee
- yksikön koulutuksen vuosittaisessa suunnittelussa tehtävän henkilö saa muokata tehtävään kohdennetuista tunneista esimiehen antamien tuntien rajoissa tehtävää, tehtäviä
- esimies määrittelee "opettaja A - 100 tuntia"
- opettaja A saa määritellä mitä (ali)tehtäviä ja miten (ali)tehtäville jaetaan 100 tuntia
- tuntien max summa ei saa ylittää 100 tuntia
Toimintatapa 1C
Yksikön päällikkö määrittelee
- yksikön koulutuksen vuosittaisessa suunnittelussa opettaja ei saa muokata tehtäville kohdennettuja tunteja, opettaja voi lisätä, poistaa, muokata tehtävän (ali)tehtäviä
Asetuksista
Em. määritykset tehdään yksikön omissa asetuksissa. Asetusten lisäys, muokkaus, poisto, arkistointi oikeudet ovat roolilla yksikön esimies. Määritykset tehdään ennen suunnittelukauden alkua. Määrityksillä on alku- ja päättymispäivämääränsä, jotta jos yksikkö muuttaa toimintatapaansa kahden lukuvuoden välillä.
- kesken lukukauden ei voida vaihtaa asetuksia; yksi kausi yhdet asetukset
- asetukset toimivat periaatteella "kaikki tai ei mitään"
- ei voi olla niin että osa yksikön henkilöistä toimii yhdellä ja osa toisella toimintatavalla
- ei voi olla niin että asetukset koskevat vain osaa yksikön opinnoista, toteutuksista
Henkilön tehtävien suunnittelu
Yksikön päällikkö suunnittelee yhden henkilön tehtävät henkilönäkymässä https://wiki.metropolia.fi/download/attachments/30247582/A.JPG
- tallentaa karkealla tasolla henkilön tehtävät kategorioittain ja vapaajakson poikkeamat
Henkilön tehtävät kertyvät toteutusten ja muiden töiden suunnitelmista https://wiki.metropolia.fi/download/attachments/30247582/B.JPG
- kertyvä suunnitelma koostaa tehtävistä henkilön työt
- tehtävistä kertyvät työt summautuvat edellisessä näytössä "laatikoihin"; ts. on suunniteltu karkealla tasolla, kertyy hienojakoiselta tasolta: ensimmäisiä voi esimies muokata, jälkimmäisiin ei voi tunteja muuttaa
Käyttöliittymä(t)
Muistutukset
1 Hälytysten kautta ilmoitukset koulutuksen suunnittelijalle jos kesken kauden tapahtuvia muutoksia (vapaa, eläke, äitys yms.)
3 Opettajapalveluihin tulee lisätä palvelu jossa opettaja voi lisätä 4 vuotta eteenpäin tuleviin työaikasuunnitelmakausien tehtäväehdotuksia tai toiveita (vapaa tekstikenttä). Toiveet ja ehdotukset tulee voida sitoa kausiin (esim. olen 3 vuoden 1. lukukautena vaihdossa yms.)
Tehtävät ja niihin liittyvä tietomalli
