Raportointi-, tieto- ja seurantapalvelut työryhmän kokous 2012-03-06

Tapa: Etäkokous

Paikat: Helsinki: Eduixin toimitilat, Pasila ja Tamk, Tampere

Asialista: Täydentyy myöhemmin

1. Avaus

Puheenjohtaja avaa kokouksen

Puheenjohtaja avasi kokouksen 9:05.

2. Ilmoitettavat asiat

Käydään läpi mahdolliset projektiryhmältä tai ohjausryhmältä työryhmälle käsiteltäväksi välitetyt asiat.

Jaakko Rannila käsitteli Peppi projektin raportointiin liittyviä kysymyksiä:

On todettu, että muut asiantuntijaryhmät ei oikein saa koottua raportointitarpeita. Yhteistyötä raportointiryhmän ja muiden työryhmien välilä tarvitaan.

Käytiin läpi seuraavaa wiki-sivua: Peppi kokonaisuutta varten kehitettävät raportit, tiedon listaukset ja mittarit

Käytiin läpi periaate, miten raportit ja listaukset toteutetaan peppi-projektin ja korkeakoulujen tietovarastoprojektien välillä:

• Raportti voidaan tuottaa Peppi kokonaisuuden operatiivisista kannoista, jos raportti sisältää vain niitä tietoja, jotka Peppi omistaa ja tiedot tulee olla tämän hetkisiä tietoja

• Jos raportti sisältää tietoja muista tietolähteistä tai raportissa tulee tarkastella historiatietoja tai aikasarjoja ei raporttia voida laatia Peppi kokonaisuudesta, vaan se tulee laatia ensisijaisesti tietovaraston kautta.

Käytetään MS Reporting Services ympäristöä, jota myös esiteltiin. Ongelma tällä hetkellä MSRS:n sidonta korkeakoulujen single sign on - järjestelmiin. Peppi-projektissa pyritään ratkomaan tämä ongelma.

Tarpeet:

Prosessitoimijoiden tulee tunnistaa omat tarpeensa! Hyvä indikaattori: jos joku asiakokonaisuus pitää säännöllisesti tulostaa kyseessä on raportti. Eli millaisilla tiedoilla millä kokonaisuuksilla jotain asiakokonaisuutta pitää tulostaaa. Ko. tiedot tarpeista pitää saada asiantuntijatyöryhmien käyttöön.

Tarpeet tulisi kerätä asiantuntijaryhmien jäseniltä. Kannattaa lähteä liikkeelle prosessi toimijoiden tarpeista, eli esim. mitä raportteja on ennen tulostettu kansioihin, seinälle tai asiakkaille.

1. Tiedon listaukset ja raportit tehdään Peppi kokonaisuuteen, jos se sisältää järjestelmäkokonaisuuden toiminnallisuuksia, kuten navigointia esitettyjen tietojen pohjalta.

2. Muutoin raportti tehdään raportointijärjestelmään.

Ensisijaisena tavoitteena on, että staattiset (ei toiminnallisuutta sisältävät) raportit tehdään raportointijärjestelmään. Syyt:

• Raportointijärjestelmä on tarkoitettu raportointia varten
• Monikäyttöisyys
• Hallittavuus
• Yhdenmukainen käyttöoikeuksien hallinta

Seuraukset edellämainituista rajauksista ja linjauksista ovat:

Kohdan 2. raporttien toteuttaminen vaatii tietovaraston olemassaoloa tai koosteisten raporttien tekemistä raportointijärjestelmässä eri tietolähteistä. Datan sykronointia tietolähteiden välillä tulisi välttää.
Kohdan 2. raportit voidaan toteuttaa, kun tietovarastoon on sirretty eri tietolähteistä tarvittavat tiedot tai raportti osaa yhdistää ja koostaa tietoja eri tietolähteiden välillä
Kohdan 2. raportit voidaan toteuttaa, kun käytettävissä on olemassa raportointijärjestelmä, joka mahdollistaa palvelurajapintojen hyödyntämisen (esim. Reporting Services)

Työryhmien vetäjien tulisi miettiä, minkälaisia raportteja tarvitaan.

Tässä työssä tulisi ottaa huomioon korkeakoulujen joka vuotinen benchmarking kysely. (Tähän on tulossa wiki-sivuun liitettävä excel-tiedosto)

3. Jalkautuminen muihin työryhmiin

Käydään läpi projektipäälliköiden kanssa projektin raportointi tarpeisiin liittyviä kysymyksiä. Lisäksi päätetään miten työryhmän jäsenet osallistuvat muiden Peppi-projektin työryhmien työhön erityisesti raportointitarpeiden kartoittamisen osalta.

Ennen toimintatapojen sopimista raportointiryhmän puheenjohtaja korosti sitä tosi seikkaa, että työryhmiltä pitää tulla tietoa projektille todellisista raportointi tarpeista. Raportointityöryhmän jäsenet pystyvät auttamaan erityisesti niiden raporttien laadinnassa, joissa tarvitaan tietoa useista eri tietolähteistä. Heillä on siis tietoa omien tietojärjestelmien tuottamista tiedoista.

Toivottiin, että asiantuntija työryhmien vetäjät lähettävät sähköpostin, jossa pyydetään tarkistamaan omien osioiden raporttilistat. Puutteet tulee kerätä. Jaakko toimittaa sähköpostin lähetystä tukevan ohjeen.

Todettiin, että koulutuspäälliköiden tarpeita ei ole saatu kunnolla kerättyä. Jokin keino olisi hyvä löytyä näiden tarpeiden keräämiseksi.

Sovittiin, että toimitaan seuraavasti:

1. Ryhmän vetäjät lähettäisi sähköpostin siitä käy tarkistamssa raporttien osalta onko kaikki raportit tunnistettu ja lähettää viestiä ryhmän vetäjälle puuttuvista listauksista, raporteista ja mittareista.

Vuosisuunnittelu: Osmo ja Riitta miettii omassa porukassa.

Opettajapalvelut: Cai Melakoski + Päivi Tenhunen-Marttala + Jaakko + Virve + Eija + Toni

• Toteutuksen liittyvät tiedot
• Opiskelijaan liittyvät tiedot (eHOPS ja TIPTOP)
• Sopimuksiin liittyvät tiedot
• Lukujärjestyksiin liittyvät tiedot

Opetussuunnittelu: Sähköpostilla kysely onko tarvittavat raportit listattuna?

Lukujärjestykset: Lea ja Mika + Seuraavassa kokouksessa + sähköposti

2. Jaakko lähettää viestiä, että pienennetty raportointityöryhmä osallistuu seuraaviin asiantuntijaryhmän kokouksiin, jossa käytetään tunti raporttien miettimiseen.

Työryhmä:

Tiina Heikkinen
Antti Tikka
Toni Niittymäki
Virve Peltoniemi
(Tero Hakkarainen)
(Jaakko Rannila)

3. Iteraatioissa tulisi esittää pyyntö, että ilmoituksiin laitettaisiin viesti mitä tulostusmahdollisuuksia ja raportteja uupuu

4. Info-iskuissa kysymyksiä siitä, millaisia raportteja tulisi tuottaa

5. Jaakko pyytää Eduixiltä, että selvitetään raportointijärjestelmän kertakirjautuminen, jotta raportit olisivat nähtävissä.

4. Seuraava kokous

Sovitaan seuraava työryhmä kokoontumisen ajankohta.

Seuraava kokous kutsutaan kokoontumaan toukokuun aikana. Työryhmän puheenjohtaja doodlaa ajan työryhmän jäsenien kanssa.

5. Muut asiat

TAMKissa on otettu käyttöön Winha DW. Ko. tietokannassa ei ole otettu huomioon Pepin mahdollisesti aiheuttamia tarpeita. Ko. tarpeita tulisi miettiä.

5. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen 10.25