Sarakkeiden kuvaukset
Raportin nimi: Raportin kutsumanimi. Mikäli raportin nimi on eri raportin tuottamassa tietojärjestelmässä, tulee tämä tieto myös listata.
Sisältö: Raportin tietosisältö tallennetaan karkealla tasolla taulukkoon. Jokaisesta raportista tulee tehdä tarkka määrittely esim. Excel-taulukolla. Määrittelyn tulee sisältää tietosisällön ja tavoitellun ulkoasun lisäksi myös laskentakaavat.
Raportointitaso: Raportin raportointitaso organisaatiossa, eli esim. raportti tulostetaan henkilöittäin tai tulosalueittain. Raportointitaso ei tarkoita raportin kohde- tai käyttäjäryhmää organisaatiossa. Tämä ilmaistaan (tarvittaessa) kohdassa Vastaanottaja.
Raportointiajankohta ja -kausi: Raportin raportointiajankohta tai prosessin vaihe sekä raportointikauden/prosessin pituus tai aikajakso, joka ko. raportointi ajankohdassa tehdään.
Vastaanottaja/rooli: Raportin sisäinen tai ulkoinen vastaanottaja.
Käyttöoikeudet: Millaisia rajoitteita tulee ottaa huomioon, eli miten tietoa suodatetaan käyttäjästä riippuen.
Tyyppi: Luokittelutieto, esim. henkilöstäraportti, talousraportti jne.
Järjestelmä: Millä tietojärjestelmällä raporttia varten tarvittava lähdetieto tuotetaan. Esim. tuleeko tieto raportointijärjestelmästä tai Pepin sisäistä palveluista.
Käyttöliittymä/portletti: Missä käyttöliittymässä raportti on nähtävissä
Esimerkkiraportti
Raportin nimi |
Sisältö |
Raportointitaso |
Raportointiajankohta ja - kausi |
Vastaanottaja/rooli |
Käyttöoikeudet |
Tyyppi |
Järjestelmä |
Käyttöliittymä/portletti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Esimiehen alaiset |
Käyttäjä hakee listauksen henkilöistä, joiden esimies on Matti Möttölä |
Henkilöittäin |
Vuosisuunnitteluprosessin aikana |
Koulutuksen suunnittelija |
ei rajoitteita |
Henkilöstöraportti |
Peppi tai Raportoitointijärjestelmä |
Yksikkönäkymä, Raportointinäkymä |
Raporttimatriisi
Tekemättä
- raportti, tiedonlistaus ja mittaritietojen kerääminen on kesken.
i. Opetussuunnittelu prosessi
Raportin nimi |
Sisältö |
Raportointitaso |
Raportointiajankohta ja - kausi |
Vastaanottaja/rooli |
Käyttöoikeudet |
Tyyppi |
Järjestelmä |
Käyttöliittymä/portletti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Opetussuunnitelmat |
Koulutusohjelman opetussuunnitelmat |
Nuorisototeutus |
|
|
|
|
Peppi opetussuunnittelu |
Peppi |
Tiedot opintojaksoista |
ECTS, ajoitus, kuvaus, jäsennys |
|
|
|
|
|
Peppi opetussuunnittelu |
Peppi |
Sisäänottomäärät |
Aloittavat uudet opiskelijat |
AMK |
|
|
|
|
|
|
TKI-opintopisteet |
koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
|
jatkuva |
KJ, KP, Johto |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Vetovoimaraportti |
Tiedot hausta ja koulutuspaikoista |
|
Lokakuu, helmikuu, huhtikuu |
|
|
Perusaportti |
|
raporttinäkymä |
Koulutusohjelman opiskelijapalaute annetusta opetuksesta |
|
|
|
KP |
|
|
|
raporttinäkymä |
Työllistyminen |
Työtilanne valmistuessa (Opala) |
|
lukuvuosittain |
KP, KO |
|
|
|
raporttinäkymä |
Työllistyminen |
Tilastokeskuksen työllisyysmittari |
|
lukuvuosittain |
KP, KO |
|
|
|
raporttinäkymä |
Vapaajakso |
Lomat, työvapaat, vaihto yms. |
|
|
KP |
|
|
|
raporttinäkymä |
Hankekoriin jätetyt esitykset |
|
|
lukuvuosittain |
KP |
|
|
|
raporttinäkymä |
Opetussuunnitelman sisällön tulostus |
Opetussuunnitelmasta syntyy automaattisesti PDF:tiedosto, kun opetussuunnitelma muutetaan tilaan "Hyväksytty ja julkaistu". Versioon tulostuu opetussuunnitelman sisältö täydellisenä. |
|
lukuvuosittain, jatkuva |
KP, KO |
|
|
|
opetussuunnittelu, raporttinäkymä |
ii. Vuosisuunnittelu prosessi
Raportin nimi |
Sisältö |
Raportointitaso |
Raportointiajankohta ja - kausi |
Vastaanottaja/rooli |
Käyttöoikeudet |
Tyyppi |
Järjestelmä |
Käyttöliittymä/portletti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Sisällä olevat opiskelijat |
|
|
|
|
|
|
|
|
Opinnäytetyön opettajan opinnäytetyön opiskelijat |
Ketä opiskelijoita yksittäinen opettaja ohjaa kauden aikana ja mitä tehtävää hän hoitaa |
|
|
|
|
|
|
|
Yksikön opinnäytetyön opettajien opinnäytetyön opiskelijat |
Yksikön opettajien opinnäytetyön ohjausvastuu: kuka opettaja opettaa ketäkin opiskelijaa |
|
|
|
|
|
|
|
Valmistuneet+tavoite |
Valmistuneet koulutusohjelmittain, toimipisteittäin, tutkinnoittain |
|
jatkuva |
KJ, KP |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Keskeyttäneet |
Keskeyttäneiden määrä, toimipisteittäin, koulutusohjelmittain ja syittäin |
|
jatkuva |
KJ, KP, Johto |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Keskeytysaste |
Keskeyttäneiden määrä ja keskeytysaste ko-tasolle saakka |
|
syyskuu, huhtikuu |
KJ, KP, Johto |
|
perusraportti |
|
raporttinäkymä |
Poissaolevat |
Poissa olevien opiskelijoiden määrä ko-tasolla + prosentteina |
|
jatkuva |
KJ, KP, Johto |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Haamulistat |
ryhmässä todella opiskelevien määrä |
|
kevät, syksy |
KP |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
0-listat |
opintojaksoittain |
|
helmikuu |
KP |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Suoritetut opintopisteet |
ko-tasolla |
|
jatkuva |
KJ, KP, Johto |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Yli 45 op suorittaneet |
koulutusohjelmittain, toimipisteittäin, lukuvuosittain, kalenterivuosittain |
|
jatkuva |
KJ, KP, Johto |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
TKI-opintopisteet |
koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
|
jatkuva |
KJ, KP, Johto |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Opinnot suoritettu, opinnäytetyö kesken |
Läsnäoleva, ei toteutuksella |
|
|
KP |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Opiskelijamäärät |
koulutusohjelmittain, toimipisteittäin, tutkinnoittain, |
|
jatkuva |
KP |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Opiskelijamäärät saapumisryhmittäin |
koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
|
|
KJ, KP, Johto |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Opiskelijamäärä ennuste+poistuma |
koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
|
2 x vuodessa |
KJ, KP, Johto |
|
Perusraportti |
|
raporttinäkymä |
Ulkomaisten tutkinto-opiskelijoiden määrä |
koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
|
jatkuva |
KJ, KP, Johto |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Opiskeluoikeus |
aloittavat opiskelijat koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
|
|
KJ, KP, Johto |
|
|
|
raporttinäkymä |
Koulutustarjontaraportti |
Tulevat koulutuspaikkamäärät |
|
|
KJ, KP, Johto |
|
Perusraportti |
|
raporttinäkymä |
Kv-vaihdot |
Opiskelija/opettaja/ henkilöstövaihdot, lyhyet ja pitkät ko-tasolla |
|
jatkuva |
kv-palvelut, johto |
|
Mittariraportti |
|
raporttinäkymä |
Ohjaus- ja kehitys-keskustelujen yhteenvedot |
|
|
huhtikuu |
KP |
|
|
|
raporttinäkymä |
Vuosi- ja seurantakyselyt |
|
|
loka-marraskuu, |
KP |
|
|
|
raporttinäkymä |
Koulutusohjelman opiskelijapalaute annetusta opetuksesta |
|
|
|
KP |
|
|
|
raporttinäkymä |
Luennoitsijoiden määrä |
Luennoitsijoiden kplmäärä ja pitämät opetustunnit |
|
|
KO |
|
|
|
raporttinäkymä |
Sivutoimisten opettajien määrä |
Sivutoimisten opettajien kplmäärä ja opetustunnit |
|
|
KO |
|
|
|
raporttinäkymä |
Kustannuspaikan käyttö |
Kuka käyttää kustannuspaikkaa |
|
|
esimiehet |
|
|
|
raporttinäkymä |
Tehtävät kustannuspaikoilla |
Töiden jakauma kustannuspaikoille |
|
|
esimiehet |
|
|
|
raporttinäkymä |
Iltaopetuksen määrä |
Iltaopetuksen määrä |
|
|
esimiehet |
|
|
|
raporttinäkymä |
Yksikön henkilöiden vuosityö |
Yksikköön liitettyjen henkilöiden työajan käyttö edelliseltä kaudelta vuosityöaika. Jos yksikkö koostuu useasta koulutuksesta, niin yksikön henkilöiden tehtävät on lueteltava koulutustasolla (nuorten koulutuksessa, aikuisten koulutuksessa, erikoistumisopinnoissa, ylempi amk, muu koulutus) |
lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi |
Jatkuva |
esimiehet |
|
Mittariraportti |
|
Yksikkönäkymä |
Sivutoimisen opettajan tunnit |
Järjestelmä kerää yhteen sivutoimisen tuntiopettajan tulevan kauden tunnit ja tekee niistä työsopimuslomakkeen (word ja tiedonsiirto HR-järjestelmään) |
lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi |
jatkuva |
KO, esimies |
|
yhteenvetoraportti |
|
yksikkönäkymässä |
Instrumenttikohtaisen opiskelija-opettajaliitoksen hallinta |
Toteutusryhmistä raportti kuka opiskelija liittyy mihinkin opettajaan, aikaväli ja opettajan instrumentti. |
päivä |
jatkuvat |
KS |
|
yhteenvetoraportti |
|
yksikkönäkymässä |
Yksikön opintojakson toteutukset jotka sisältävät labelin, labelit |
Opintojakson toteutuksille voi määritellä labelita. Opintojakson toteutukset yhden tai useamman labelin mukaan aikaväliltä xls-raporttiin. Käyttäjä määrittelee mitä sarakkeita toteutuksista tulostetaan raportin sarakkeisiin |
|
jatkuva |
KJ, KP, koulutussuunnittelija |
|
Perusraportti |
|
yksikkö, raporttinäkymä |
Tehtävät joille merkitty kustannustunniste, jonka voimassaoloaika ei ole validi tehtävän aikavälin kanssa |
Tallennettu tehtävä, jonka kesto on esim. 3 vuotta ja määritelty tehtävälle kustannustunnisteet. 2. vuoden alussa yksi tai useampi kustannustunniste on merkitty arkistoituvaksi |
lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi |
jatkuva |
KJ, KP, koulutussuunnittelija |
|
yhteenvetoraportti |
|
yksikkö, raporttinäkymä |
Yksikön esimies saa listaukset vapaajaksojen poikkeamista |
Henkilön kanssa yhdessä sovitaan hänen vapaajakson poikkeamat. Esimies näkee kaikkien alaisten poikkeamat vapaajaksoissa. |
lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi |
jatkuva |
KJ,KP,koulutussuunnittelija |
|
yhtenveto |
|
Yksikkö |
Yksikön henkilöiden töiden yhteenveto kaudelta |
Yksikkö tarvitsee yhteenvedon vastuuyksikön henkilöiden suunnitelluista töistä suunnittelun aikana. Raportissa on nähtävä henkilön töiden yhteenveto tunteina eriteltynä opetus-, muut tunnit periodeittain, lukukausittain, lukuvuosittain. |
periodi, lukukausi, lukuvuosi |
jatkuvat |
KJ, KP, koulutussuunnittelija |
|
yhteenveto |
|
Yksikkö, raporttinäkymä |
Toteutusten labelit |
Toteutuksilla on label/tagi, joka merkkaa mitä toteutus on. Koulutuksen suunnittelijan haluaa raportin historiasta: anna ne henkilöt jotka ovat olleet nillä toteutuksilla, jotka on merkitty "Matematiikka" tagilla |
lukuvuosi |
jatkuvat |
KJ, KP, koulutussuunnittelija |
|
yhteenvot |
|
Vuosisuunnittelu, raporttinäkymä |
Toteutuksen virtuaaliopettajat |
Toteutukset joissa opettaja on virtuaaliopettajia |
lukuvuosi |
jatkuva |
KJ, KP, suunnittelija |
|
listaus |
|
|
iii. Työ- ja lukujärjestyssuunnittelu prosessi (ei toteuteta tässä vaiheessa)
Raportin nimi |
Sisältö |
Raportointitaso |
Raportointiajankohta ja - kausi |
Vastaäanottaja/rooli |
Käyttöoikeudet |
Tyyppi |
Järjestelmä |
Käyttöliittymä/portletti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Toteutuksen varauksella olevien henkilöiden määrä |
Listaa tietylle varaukselle merkityt henkilöt ja opiskelijat, jotka ovat toteutukselle ilmoittautuneet, huomioiden toteutuksen pienryhmät |
lukumäärä |
jatkuva |
Siivusliike, vahtimestarit, ravintolapalveluiden tuottajat, turvallisuus |
raportoija-oikeuksilla |
koosteinen raportti |
raportointijärjestelmä, resurssivarausjärjestelmä (osallistujamäärä varauksessa) |
Peppi - Raportointi ja resurssivarausjärjestelmä |
Toimipisteen varauksille merkittyjen eri henkilöiden lukumäärä |
Listaa arvion henkilöiden lukumäärästä toimipisteessä päivittäin, jolloin ruokailupalvelut voi arvioida ruokailijoiden määrää |
lukumäärittäin |
jatkuva |
ravintolapalvelut |
raportoija-oikeudet |
koosteinen raportti |
raportointijärjestelmä |
Peppi - Raportointi |
Tilojen varausaste |
Listataan tilojen varausaste valituista tiloista tai toimipisteistä - käyttäjä valitsemina atribuutteina viikonpäivät (esim. ma-pe) kellonaika (esim. 8-16) sekä päivämääräväli (esim. 1.1.2012-1.3.2012) |
Prosentteina ja tunteina |
jatkuva |
Kiintiestöpalvelut, muut organisaation yksiköt |
raportoija-oikeudet, isännöitsijä |
koosteinen raportti |
raportointijärjestelmä |
Peppi - Raportointi |
Tilojen varausaste kustannuspaikoittain |
Listataan tilojen varausaste valituista tiloista tai toimipisteistä - käyttäjä valitsemina atribuutteina viikonpäivät (esim. ma-pe) kellonaika (esim. 8-16) sekä päivämääräväli (esim. 1.1.2012-1.3.2012) ja lisäksi kustannuspaikan mukaan |
Prosentteina, euroina ja tunteina (eurot tuloevat tilojen atribuutteina olevista tuntihinnoista) |
jatkuva |
Kiintiestöpalvelut, muut organisaation yksiköt |
raportoija-oikeudet |
koosteinen raportti |
raportointijärjestelmä |
Peppi - Raportointi |
Listaa toteutukset |
Listaa toteutukset ryhmän, koulutusohjelman, opettajan, hakusanan (toteutuksen nimi tai koodi) tai sen osan mukaan. Lisäksi päivämääräväli tarvittaessa jos halutaan hakea menneitä toteutuksia. |
Listana, sarakkeissa eroteltuna toteutuksien muut tiedot |
jatkuva |
Suunnittelija, henkilökunta |
Henkilökuntaoikeudet |
koosteinen lista |
resurssivarausjärjestelmä |
Peppi - resurssivarausjärjestelmä |
Listaa tila- tai välineresurssit |
Listaa tila- tai välineresurssit toimipisteiden mukaan (monivalinta toimipisteistä) |
Sarakkeissa tilojen tai välineiden attribuutit |
jatkuva |
Suunnittelija, henkilökunta, isännöitsijä, varausmestari |
Suunnittelija, henkilökunta, isännöitsijä, varausmestari |
koosteinen lista |
resurssivarausjärjestelmä |
Peppi - resurssivarausjärjestelmä |
Toteutukset sekä resurssivaraukset toteutuksetlle |
Listaa koulutusohjelman, opettajan tai hakusanalla haettujen toteutuksien resurssivarausten määrä |
Lukumäärittäin ja resursseittain eroteltuna (esim. tälle toteutukselle opettajalle X 20h, tiloja 30h, ryhmälle X 15h) - eroteltuna varauksen statuksen mukaan. |
jatkuva |
Suunnittelija - näkee hetki kuinka paljon millekin toteutukselle on jo suunniteltu tunteja |
Suunnittelija, koulutuspäällikkö |
koosteinen lista |
resurssivarausjärjestelmä tai raportointijärjestelmä |
Peppi - resurssivarausjärjestelmä tai raportointijärjestelmä |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|