Työaikasuunnitelma -raportti

Työaikasuunnitelma

Linkit muihin sivuille:Työaikasuunnitelmien hallinta

Käyttäjät: koulutuksen suunnittelija, opettaja, palkka- ja taloushallinto.

Käyttäjärooli: Koulutuksen suunnittelija

Missä:  yksikkö - näkymässä: yksikkön liitetyt henkilöt, henkilön työaikasuunnitelma (valitulla aikavälillä) ja henkilön työaikasuunnitelma -näkymässä: näytetään henkilön tehtävät aikavälein.

Yksikkö -näkymässä näytetään lista yksikköön liitetyistä henkilöistä.  Henkilölistauksesta voi siirtyä linkillä henkilön työaikasuunnitelma -näkymään. Näkymää voi tarkastella rooleissa "koulutuksen suunnittelija", "palkka-/taloushallinnon suunnittelija" ja "opettaja". Eri rooleissa sarakkeiden näkyvyys on erilainen.

Näkymät: yksikkö -näkymän "yhteenveto", jossa yksikköön liitetyt henkilöt ja henkilöiden tehtävät ryhmiteltynä sarakkeisiin. Kullakin tehtäväkategorialla on kaksi saraketta "suunniteltu" ja "tallennettu". Suunniteltu sarakkeeseen koulutuksensuunnittelija -roolissa voi tallentaa tunteja. Em. tunnit ovat "karkean tason suunnitelmaa".

Yksikkö-näkymän henkilölistauksessa koulutuksen suunnittelija -roolissa voi editoida "karkean tason suunnitelma" sarakkeita: opetus, tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta ja muu. Karkean tason suunnitelman rinnalla näytetään tehtävätasolta summautuvat tunnit. Esim. ensin sarake "opetus, suunnitellut tunnit" ja seuraava sarake, "opetus, tehtäviltä kertyvät tunnit" jne. Jälkimmäistä saraketta ei voi editoida. Ensimmäisen sarakkeen editoinnista jää tieto versiohistoriaan sen jälkeen kun työaikasuunnitelma on merkitty valmiiksi. Versiohistoriassa näytetään kuka on sarakkeen arvoa muokannut, milloin ja mikä on muutos.

Jos henkilölle ei ole tallennettu tehtäviä ennen kuin karkean tason suunnitelman sarakkeisiin on tallennettu tunteja (eikä edelliseltä kaudelta periydy tehtäviä kuluvalle kaudelle), karkean tason sarakkeiden arvot ovat nolla. Jos edellisellä kaudella on tallennettu suunniteltavalle kaudelle tehtäviä, niin kertyvän sarakkeen arvo ei ole nolla.

Karkean tason suunnitelman ja tehtäviltä summautuvat tunnit eivät vaikuta näkymässä toisiinsa (tehtävillä tallennetut tunnit eivät koskaan muuta karkean tason suunnitelman tunteja). Yksikön pääkäyttäjä voi asettaa yksikkölle ohjausarvoja, jotka voivat tarvittaessa hälyttää esimiestä, että karkean tason suunnitelma ja tehtäviltä summautuvat tunnit eroavat merkittävästi (esim. asetetaan ohjausarvo: hälytä (näytä työaikasuunnitelmassa nootti ja lähetä viestikanavaan ilmoitus, kun tilanne syntyy (yhden kerran)) jos karkean tason suunnitelma eroaa tehtäviltä tallennetuista tunneista 20%). Yksikön koulutuksen suunnittelija seuraa yksikön henkilölden tehtävien suhdetta karkean tason suunnitelmaan raportoinnilla (viite raportointiin). Jos hälytyksiä on asetettu, niin ne näkyvät viestikanavassa, yksikkönäkymän koosteessa ja henkilön työaikasuunnitelmassa.

Henkilö -näkymässä voi editoida henkilöön liitettyjä tehtävärivien sarakkeita (tehtävän nimi, tehtävätyyppi, kustannuspaikka, toiminto, projektinumero). Henkilö -näkymässä ei voi editoda toteutuksen tehtäviin liitettyjä yksityiskohtaisia resursseja. Toteutuksen tehtäviä editointi on tehtävä joko "toteutus" -näkymässä, johon (yksityiskohtaiselta tehtävä) näytöltä on linkitys tai toteutuksen tehtäviä on editoitava massamuokkaus-näkymässä. Massamuokkaus-näkymä tuo kaikki henkilön tehtävät näytölle ja yhteen tehtävään tallennettuja resursseja voi editoida näkymässä.

Henkilönäkymässä henkilön tehtävät näkyvät kolmessa näkymässä: (1) yhteenveto; tehtävät ryhmiteltynä luokkiin henkilön roolein eriteltynä opetus, tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta ja muu. Tehtävät joille ei ole tallennettu tehtävätyyppiä sijoitetaan kaatoluokkaan sijoittamaton. (2) yksityiskohtainen tehtäväerittely -näkymä ja (3) kustannuspaikka, toiminto, projekti, tilausnumero -näkymä.

OSA 1 - A

Henkilönäkymän yhteenveto -välilehti.Yhteenveto -välilehti sisältää työaikasuunnitelmaan kertyneiden tehtävien yhteenveto -näkymät ja työaikasuunnitelman karkeantason suunnitelman. Henkilön tehtävät jaotellaan Tilastokeskuksen luokittelun mukaisesti: opetus, tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta ja muu  ja kaatoluokka sijoittamaton.

Kuva 1. Testi koulutuksen suunnittelijan yhteenvetonäkymä henkilön töiden jakautumisesta. (Kuvassa (a) kertyvät sarakkeet, karkean tason sarakkeet puuttuvat; (b) rivien otsikot väärin; kuvassa oleva näkymä on koulutuksen suunnittelijan näkymä, opettajan näkymässä ei tarvita prosenttijakoa)

Taulukko 1. Esimerkki yhteenvetonäkymän riveistä ja sarakkeista

Työajan jakautuminen esimiesroolissa, opettajan näkymässä ja tulosteessa ei tulostea prosentteja. (Tässä näkymässä oletetaan että käyttäjä on jo valinnut näytölle ajankohdan.)

Yhteenveto työajan käytöstä esitetään näkymässä luokiteltuna tehtäväkategorioihin (luokat tehtävien tilastoinnista) "Opetus", "Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta" ja "Muu" (OKM:n ammattikorkeakoulujen tiedonkeruu: työajan käyttötiedot) ja kaatoluokka Kohdentamaton. Summat luokkiin kirjautuvat henkilölle tallennetuista toteutuksiin liittyvistä ja muista tehtävistä. Työajan käytön lisäksi näyttöön tulostuvat henkilön vapaajaksot (jos henkilölle ei tallennettu vapaajaksoja, yksikön, amk:n vapaajaksot).

Tehtäväkategorioita ylläpitää sovelluksen pääkäyttäjä. Tehtäväkategorioilla on alku- ja päättymispäivämäärä.

Karkean tason suunnitelman on tehtävä lukukaudeksi tai lukuvuodeksi, lukuvuosi ja kalenterivuosi -näkymät koostetaan lukukausista. Käyttöliittymässä näytetään yhteenvetotaulukossa kahden kauden summa (jos näkymän toteutus menee vaikeaksi, niin kaksi kautta voidaan esittää tarvittaessa kahdessa osassa: kevät-syksy).

• Kuvassa "Kertyvä" saraketta ei voi editoida. Lukukausille syötetyt tehtävätunnit lasketaan summina,
• kertyvä-sarakkeessa voi olla tunteja valmiina, jos edellisen suunnittelukauden aikana on sijoitettu tehtäviä suunniteltavalle kaudelle
• jos käyttäjä valitsee kalenterivuosi-näkymän niin kalenterivuosinäkymässä heinäkuu sijoitetaan laskennassa ensimmäiseen kauteen. Ts. kalenterivuosi on kuukaudet 1-7 ja kuukaudet 8-12.
• työaikasuunnitelmaa voi tarkastella näkymissä "alkupvm, päättyypvm; lukuvuosi, kalenterivuosi)

Yhteenveto -näkymässä on oletusnäkymänä kaksi "yhteensä tuntia" -saraketta. Ensimmäisessä sarakkeessa ovat koulutuksen suunnittelijan tallentama karkean tason suunnitelma (jos sitä käytetään) ja toisessa sarakkeessa ovat tehtäviltä tallennettujen tuntien summat. Kun henkilölle kertyy tehtävien tallennuksen kautta niin jälkimmäisen sarakkeen tunnit muuttuvat tehtävien tallennuksen mukaisesti. "Yhteensä tuntia" -sarakkeiden lisäksi tehtävät jaotellaan lukukausille. Riveista lasketaan prosenttiosuudet omiin sarakkeisiinsa.

Yhteenveto näkymään piirretään tarvittaessa kuvioita.

• Näytössä on mahdollisuus tulosta pdf:n työaikasuunnitelma. Ks. esimerkki sisällöstä:  Työaikasuunnitelma - allekirjoitettava
• Näytössä on mahdollisuus tallentaa tulostettu pdf työaikasuunnitelma ja poistaa tallennettu pdf työaikasuunnitelma (hyväksyttyä versiota ei voi poistaa, koulutuksen suunnittelija voi arkistoida version tarvittaessa)
• Näytössä näytetään viimeisin hyväksytty, tallennettu versio työaikasuunnitelmasta.
• Jos työaikasuunnitelmasta on useita versioita niin versiosta näytetään tiedoston nimi ("henkilön id><henkilön nimi> - suunnitelma", tallennuspäivämäärä, tallentaja, kommentti -kenttä) ; jos tallennettuja versioita on useita käyttäjä voi selata eri versioita

OSA 1 - B

Käyttäjärooli: henkilöstö- ja palkkahallinto, koulutuksen suunnittelija

Sisältö: Kansilehdeltä voi vaihtaa näkymän "Työaikasuunnitelman koonti", ks. VES-lomake. VES-lomake näkymän voi tulostaa pdf-muodossa näkymästä.

Työaikasuunnitelman sisällöstä näytetään tarkka tehtävätasoinen sisältö toisella välilehdellä.

Testimalli 1.

Testimalli 2

(Huomaa mallissa 2 puuttuvat 1. ja 4. periodin jälkeen olevat tyhjät sarakkeet).

Näytettävät sarakkeet: Kustannuspaikka(t), toiminto(t), tilausnumero(t), opintojakson tunnus,toteutuksen tunnus opintojakson nimi, opintojakson laajuus, toteutuksen
ajoitus (ehdotus: toteutuksen ajoitus palkkeina joiden "suuruus" muuttuu päivämäärien mukaan, jotta 2. mallin puute korjaantuu), ryhmä(t), ryhmän koko (toivotaan että saadaan ilmoittautuneet ja ryhmän opiskelijan määrä), tehtävän nimi,  toteutuksen muut opettajat, toteutus julkaistu/ei-julkaistu

OSA 1 - C

Kustannuspaikka, toiminto, projekti, tilausnumero on henkilötasoinen näkymä on yhteenvetonäkymä esimiehille-, palkka- ja taloushallinnon prosesseille. (Palkka- ja taloushallinto tarvitsee kustannuspaikalta näkymän, jossa jokaisesta henkilöstä muodostuu kustannuspaikka-toiminto, projekti, tilausnumero -rivikohtaisen yhteenvedon. Näkymän toteutus on raportointi-osion tehtävä).

Testimalli1

Lisätiedot

Ammattikorkeakoulujen tehtäväluokittelu voi muuttua kalenterivuosittain.

• Tehtäväluokittelu lähde : Ammattikorkeakoulujen tiedonkeruukäsikirja

Henkilön rooli;  Jos henkilön tehtävärooleja useita, niin tehtävät tehtäväroolikohtaisesti eriteltynä ja yhteenvetosummat usealta roolilta. Henkilön roolin nimi, roolin tehtäväjaottelu : opetushenkilökunta (yliopettaja, lehtori, päätoiminen tuntiopettaja), tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan henkilökunta, muu henkilökunta (atk-henkilöstö, kirjastohenkilöstö, huoltohenkilöstö, hallintohenkilöstö, opetuksen tukihenkilöstö, tki-toiminnan tukihenkilöstö, muu).

Ammattikorkeakoulujen henkilöiden rooliluokittelu voi muuttua kalenterivuosittain.

• Tehtäväroolien lähde : Ammattikorkeakoulujen tiedonkeruukäsikirja

Tulostaminen: Henkilönäkymässä voi tulostaa yhden henkilön työaikasuunnitelma (1) tarkalla tasolla ja (2) kustannuspaikka, toiminto-tasolla (Tulostaminen tarkoittaa pdf -tulostetta). (Yksikkötasoiset yhteenvetotyyppiset tulosteet ovat raportointiosion tehtäviä).

Henkilön (1) tarkan tason suunnitelman tulostukseen liittyy erityistoiminnallisuutta: henkilötasoisten työaikasuunnitelmien arkistointi hoidetaan pdf tulostein. Arkistointi-pdf:t tallentuvat workflown mukaisesti seuraavissa tilanteissa: (1) esimies on ehdottaa, (2) alainen hyväksyy, (3) esimies muuttaa merkittävästi työaikasuunnitelman sisältöä ja (3) ehdottaa, alainen (3) hyväksyy merkittävästi muuttuneen työaikasuunnitelman sisällön. Jälkimmäisessä tapauksessa esimiehen on erikseen merkattava muutos sellaiseksi että siitä on tallennettava pdf-versio.

Kieliversioiden hallinta: fi_FI ja en_EN -näkymät ja käyttöliittymäkieli ja datakieli.

• englanninkielinen tulostus, ei suomenkielisille
• yksityiskohtaisessa tulosteessa toteutuksen kieli määrittelee tehtävän nimen
  • toteutuksen tehtävälle tallentuu aina fi_FI ja en_EN nimi opintojakson nimestä; jos opintojaksolla ei ole nimeä (fi_FI ja en_EN) tehtävän tallennuksen yhteydessä, niin nimi-kentän tulosteeseen: nimi puutuu, no name
  • muulle tehtävälle tallentuu teksti käyttöliittymässä valitun kielen mukaiseen nimi-kenttään; käännöksen em. kenttiin voi tallentaa käännöstoiminnolla. Jos käännöstä ei ole tallennettu ja tulostusvaiheessa nimi-kentän pituus on nolla - tulosteeseen toisen kielen kentän arvo ja merkki (*) - tarkoittaa ei käännnöstä.

Tuntisarakkeista

• esimies kohdentaa yhdelle tehtäväriville kokonaistunnit; suunnittelijalle näytetään "kaikki" tuntisarakkeet; opettajan ilmoittamat tunnit (opettajan työpöytä - tallenna toteutussuunnitelma) ja suunnittelijan tallentamat tunnit eri sarakkeisiin,
• sähköisessä versiossa voidaan näyttää kaikki em. sarakkeet; tulostettavassa, opettajan allekirjoitettavassa versiossa ei mitään opintojaksokohtaisia tuntisarakkeita.
• huomattava että näytettävät sarakkeet voivat muuttua tehtävien sarakkeiden mukaan; pääkäyttäjä voi muuttaa näytettäviä sarakkeita ohjausarvoin.