Projektiryhmän kokous 14.2.2013

1 Ohjausryhmän kuulumiset

Ohjausryhmän kokous pidettiin 25.2.2013.

Jaakko esitteli ohjausryhmän kokouksessa riskianalyysiä. Yksi riski toteutui eli pieniä bugeja löytyi käyttöönoton yhteydessä, jotka häiritsivät käyttöä.

Tietoturva-auditointi tehtäneen jossain vaiheessa.

Konsortiosopimus on menossa lakimiehelle. Sopimus valmistunee helmikuun aikana.

Seuraava ohjausryhmän kokous pidetään 6.3.2013.

2 Käyttöönoton kuulumiset

Metropolia

30.1.2013 vanhat järjestelmät ajettiin alas. Käyttäjille tiedotettiin asiasta. Käyttöönottosuunnitelmaan oli tehty ennen käyttöönottoa todo-lista, jota noudatettiin käyttöönoton aikana. Listaan kommentoitiin tehdyt toimenpiteet tekijöiden toimesta ja projektipäälliköt kuittasivat työn tehdyksi tarkastuksen jälkeen.

Käyttöönotossa tehtiin mm. seuraavia toimenpiteitä:

• Lukkarikone päivitettiin lukemaan toteutusten tiedot Pepistä.
• Roolien ja käyttöoikeuksien tarkistaminen ammeesta.
• Kielitiedostoja on päivitetty.
• Oikeustarkistukset portletteihin.
• Integraatiot mm. sähköpostijärjestelmiin.
• Datasiirrot tehtiin ensin testiin, jossa dataa tarkistettiin ennen tuotantoon siirtämistä.
• Testiwinhaa ei saatu toimimaan, mutta siirrot tuotannossa toimii.
• Tuubiin ja Peppiin yläpalkit, jotta järjestelmien välillä pääsee liikkumaan.
• Ryhmien siirto on tehty.
• Opsien osalta Winha siirto tuotantoon kesken.
• Ahot linkkinä.
• Raportointiväline toimii.
• Työtilakuvaukset ei tule vielä Pepistä Tuubiin.
• Henkilön profiili tehty
• Opiskelijatietojen vienti Peppiin. Ei aloitettu. Osittain ehops-välineen yhteydessä maaliskuun loppun mennessä.

TAMKille tiedoksi, että Metropolian Wikin todo-listalla olevat tehtävät on tehty n. 3 päivän aikana. Wikisivustolle on kirjattu myös muutosloki päivityksen aikana tehdyistä muutoksista suunnitelmiin.

Opinto-opas (opiskelijan opas) uudistuu parin viikon sisällä.

Päivityksiä on tehty käyttöönoton jälkeen havaittuihin virheisiin. Mitään vakavaa virhettä ei ole toistaiseksi huomattu. Pieniä virheitä on paljon ja niiden korjaus on käynnissä. Toimintaa voi pyörittää.

Käyttäjiä on tuotannossa useita satoja. Suunnittelijat syöttävät uusia opintojaksoja ja toteutuksia. Useita satoja toteutukia on tuotantokannassa ja siirretty Winhaan. Useita kymmeniä opetussuunnitelmia ja opintojaksoja. Korjaus tulossa: hyväksyttyjä opintojaksoja pääsee muokkaamaan.

Metropolialla ei ole Toisu enää käytössä.

Myös tämän kevään toteutuksia tehdään vielä Pepissä. Uudet opsit pitää olla 3.3.2013 valmiina.

Metropolialla oli Lync-päivystys käyttöönoton jälkeen, jossa käyttäjiä on voinut ohjeistaa käytön aikana. Tämä on ollut hyvä, mutta käyttäjiä on ollut vähän. Rajoitteena on ollut se, että vain yksi henkilö voi käydä ongelmaa läpi kerrallaan.

• myös helpdesk-henkilöitä on ollut mukana

Ohjeita on linkitetty tuotannosta. Ohjeita täydennetään vielä. 

Opettajien koulutuket käynnistyivät heti käyttöönoton jälkeen. Koulutettavia on ollut paljon. Koulutus on tapahtunut usean ympäristön välillä. Pepin palvelut on koettu hyviksi ja täydentyviin palveluihin on suhtauduttu hyvin. Kulttuuripuolella opettajat ovat kokeneet, että heidän tarpeet on otettu huomioon.

TAMK

TAMKissa on laitettu opsdata ja organisaatiodata. Tietojen tarkistus on käytössä. Helmikuun viimeiselllä viikolla siirretään vuosisuunnitteludata tuotantoon. Ops-työ on käynnissä.

TAMKilla muut työt: käyttöönotossa ei kannata aloittaa tästä, koska hallinnolliset ohjeet on vaiheessa ja ohjelmistoon tullee parannuksia.

• muut työt Pepissä yksikkö näkymässä kustannuspaikan mukaan "Muut työt" linkin taakse. HUOM! muut työt voi olla Toisussa eri paikassa kuin Pepissä, koska nyt mennään kustannuspaikan mukaan.

Metropolia kehtottaa TAMKia katsomaan tarkkaan miten data menee Peppiin. Virheiden selvittely ja tutkiminen ennen siirtoa helpottaa käyttöönottoa paljon.

Tarkistettava, että kustannuspaikkaliitokset menee yksiköissä oikein. Ryhmälle pitää olla määritelty kustannuspaikka joka liittyy Pepin johonkin yksikköön. Nämä liitokset pitää olla siirtovaiheessa kunnossa.

• ryhmien tiedoissa henkilöiden määrä luetaan Winhasta. Koetaan hyväksi, että tämä tieto on näkyvillä, koska sitä tietoa ei ole ennen näkynyt.
• katsotaan opiskelijalistaa: tutor-opettajat tulevat näkemään opiskelijan tietojan opiskelijan työpöydän valmistumisen yhteydessä

TAMKissa on kuulunut Pepistä positiivisiä palautteita pidettyjen esitysten pohjalta.

Resurssien suunnittelu ja varausväline

Päivitys peppi.eduix.fi:hin tehdään 14.2.2013

Jyrki Vehmas esittelee resurssien suunnittelu ja varausvälinettä TAMKilla 9-12.

Käyttöönotto huhtikuussa. Tilavaraukset Pepin kautta.

Testaus tarkennetaan, mutta alustavasti 2 viimeistä viikkoa maaliskuussa.

TAMKilla ei ole jatkossa käytössä Untista. Metropolialla päätöstä Untiksen käytöstä ei ole.

HAMKille ja Savonialle esittelyt tulossa. Samoin Aalto-yliopistolle.

Seuraava kokous

Seuraava kokous 4.3.2013 klo 10