Käyttäjäkuvaukset
Tapaus 1
Metropolian alumnikoordinaattori.
Koordinaattorin tehtävään kuuluu rekisterin ylläpito ja rekisterin käyttäminen asiakkaiden (=Metropolian koulutusohjelman päällikkö, suunnittelija tai muu alumniasioita hoitava, yksittäinen alumni tai esimerkiksi rekrytointipalvelu) tarpeiden mukaan.
Alumnikoordinaattorin rekisterinkäyttötilanteita:
a) Metropolian hoitotyön koulutusohjelma haluaa listan kaikista heiltä valmistuneista, jotka ovat ilmoittaneet olevansa kiinnostuneita tulemaan luennoimaan kätilönä työskentelystä. Koordinaattori etsii rekisteristä kaikki hoitotyön koulutusohjelman alumnit kaikilta vuosilta, suodattaen erikseen kätilötyötä opiskelleet ja heistä ne, jotka ovat kiinnostuneet luennointikeikkatarjouksista. Koordinaattori poimii rekisteristä sopivien henkilöiden yhteystiedot, ja luovuttaa sähköpostin / puhelinnumeron koulutusohjelman käyttöön.
b) Metropolian kulttuurituotannon koulutusohjelma haluaa tietää, montako alumnia heillä on. Koordinaattori suodattaa tiedot kaikista rekisteriin liitetyistä kulttuurituottajista, sekä AMK että YAMK ja toimittaa numeraalisen tiedon kysyjälle. Kysyjä hämmästyy määrän vähyyttä. Koordinaattori muistuttaa, että rekisteri on ollut voimassa vasta syksystä 2013 alkaen ja kehottaa koulutusohjelmaa lähettämään tuntemilleen alumneille liittymispyynnön toimintaohjeineen, jotta vanhatkin alumnit saadaan liitetyksi rekisteriin.
c) Metropolian sidosryhmäviestinnästä vastaava kontaktoi alumnikoordinaattoria selvittääkseen, keille saa lähettää Focus-lehteä ja mihin osoitteeseen. Koordinaattori suodattaa tiedon rekisteristä ja toimittaa (toivottavasti) excel-taulukkona osoitetiedot (ellei sitten jonain muuna tiedostonsiirtona Microsoft Dynamics / CRM -ohjelman välityksellä) säännöllisin väliajoin.
d) Haasteena koordinaattorille on se, että alumnit muistaisivat päivittää itse muuttuneet osoitetietonsa. Henkilötunnuksien perusteella Väestörekisterikeskuksesta saadaan aina uusimmat osoitetiedot, mutta se maksaa eikä ole tarkoituksenmukaista pieniin yhteystietotarpeisiin. Kätevämpää koordinaattorin mielestä olisi, jos järjestelmä lähettäisi omien tietojen päivittämismuistutuksen alumnille esimerkiksi puoli vuotta alumnitunnuksen aktivoitumisen jälkeen.
e) Metropoliasta valmistunut haluaa saada alumnitoiminnasta tietoa ja on antanut luvan tulla liitetyksi alumnirekisteriin. Tämä tapahtuu automaattisesti valmistumisjärjestelmän kautta.
f) Koordinaattori vastaa rekisteriin liittyvästä sisällön luomisesta ja hänellä on oltava päivitysoikeus rekisteriselosteeseen, rekisterin käyttöohjeisiin ja järjestelmän lähettämiin muistutusviesteihin, koska ne vuosien varrella väistämättä vaativat uudistamista (etenkin, jos näihin sisältöihin liittyy linkkejä nettisivuille tai muuta vaihtuvaa tietoa).
g) Koordinaattori palvelee rekisterissä olevia alumneja siten, että hän tarvittaessa antaa teknistä tukea käyttötilanteissa (puhelimitse ja emailitse) sekä poistaa tarvittaessa, alumnin niin pyytäessä, tämän tiedot kokonaan rekisteristä. Täysin teknisissä virhetilanteissa koordinaattori pyytää apua helpdeskiltä. Ulospäin kuitenkin koordinaattori on palvelun "kasvot".
h) Koordinaattori kouluttaa koulutusohjelmien / klustereiden nimeämät alumnivastaavat rekisterin käyttöön, johon liittyvät sekä tekniset käyttötavat että rekisterinkäytön lailliset oikeudet, velvollisuudet ja Metropolian käytänteet. Tukena koulutusaineiston luomisessa voi olla rekisterin teknisesti toteuttanut tietohallinnon edustaja sekä sidosryhmäviestinnästä vastaavat henkilöt.
i) Alumnikoordinaattori saa palautetta, että jostain koulutusohjelmasta on aiheettomasti lähtenyt mainostusta alumneille. Alumnikoordinaattorin olisi hyvä nähdä rekisterinkäyttäjien kirjautumisajankohdat tai hakutiedot, joilla voi varmistaa, kenelle käyttäjistä tulee antaa tarkempaa ohjeistusta rekisterinkäytön rajoista.
Tapaus 2
Metropolian koulutusohjelman päällikkö tai -suunnittelija, tai muu alumnitoiminnasta klusteri/koulutusohjelmatasolla vastaava, järjestelmän käyttöoikeuden omaava henkilö, voi tarvita listausta omista alumneista ja heidän yhteystiedoistaan tietyiltä vuosilta.
Tulisi miettiä, voiko heidän käyttäjäkuvauksiin kuulua muut kuin oman koulutusalan / koulutusohjelman tietojen haku ja suodatus omatoimisesti (tietosuoja) ja miten tällainen rajaus rekisterinkäyttöön onnistuu.
Mahdollisia käyttötapauksia:
Koulutusohjelma järjestää alumnijuhlat ja koulutusohjelman alumnivastaava etsii rekisteristä kaikkien juhliinkutsumisluvan antaneiden alumnien yhteystiedot. Näitä hyödyntämällä koulutusohjelma voi lähettää kutsuja pieniin, alakohtaisiin tapahtumiin.
Koulutusohjelman alumnivastaava etsii oman alansa harjoittelupaikkoja tarjoavia alumneja rekisteristä. Hän pystyy suodattamaan tällaiseen toimintaan kiinostuksensa ilmaisseet alumnit kaikista muista ja näkee rekisteritiedoista alumnin yhteystiedot. Hän kontaktoi itse sopivat henkilöt.
Koulutusohjelman alumnivastaava etsii, muttei löydä ainoatakaan harjoittelupaikkaa tarjoavaa alumnia oman koulutusohjelmansa rekisteristä. Koulutusalalla on useampi koulutusohjelma, joissa voi olla sopivia harjoittelupaikkoja tarjoavia alumneja. Kun omat oikeudet hakuihin eivät riitä, koulutusohjelman alumnivastaavan velvollisuudeksi jää kontaktoida suoraan Metropolian alumnikoordinaattoria, joka auttaa etsimään laajemmalla haulla sopivia kontaktihenkilöitä. Koulutusohjelman alumnivastaava kontaktoi kuitenkin itse sopivat henkilöt.
Tapaus 3
Metropolian viestintää ja markkinointia (viestintä, sidosryhmäviestintä, rekrytointipalvelu, täydennyskoulutus) edustava henkilö.
Tapaus 4
Metropoliasta 2013 valmistuva
Tapaus 5
Metropoliasta ennen vuotta 2013 valmistunut
Tapaus 6
Metropoliassa kansainvälisessä vaihdossa ollut opiskelija
Tapaus 7
Metropolia Alumnit ry:n jäsen
Tapaus 8
Metropolian ja sitä edeltävien oppilaitosten työntekijäalumnit / entiset työntekijät / eläköityneet