Ohjausryhmän kokous 6.6.2008

10.06.2008 by Jussi Linkola

Paikalla: Päivi Tuhkio, Risto Säntti, Kaisa Kujala, Matti Rantala & Jussi Linkola

Käsitellyt asiat

Väliraportti

Kevään tuloksiin oltiin tyytyväisiä. Etenkin työnohjaus DVD tiivistää onnistuneesti hankkeen tematiikan. Yhteisöllinen ja osallistava työtapa on sitouttanut ja innostanut työntekijät itsensä mukaan materiaalin suunnitteluun ja tuottamiseen. On herätetty postitiivista huomiota työturvallisuuden ympärille, synnytetty "filmitähti" sekä onnistuttu tallentamaan ja välittämään työyhteisöön kerääntynyttä hiljaista tietoa. Videotuotannon konsepti on helposti varioitavissa, ja sitä hyödyntäen vastaavia tuotantoja voidaan toteuttaa kattavamman materiaalipankin aikaansaamisseksi.

Loppuraportoinnin ideointia

Hankkeen loppuraportoinnissa haluttaisiin mahdollisuuksien mukaan hyödyntää hankkeessa sovellettuja työkaluja. Esille kannattaisi nostaa konkreettisia asioita, eli hankkeessa tuotettuja töitä ja niiden taustaprosesseja.
Mahdollisia kanavia raportin julkaisulle

• Metropolian Metropooli
• Itellan ulkoiset ja sisäiset www-sivut ja julkaisut
• Erilaiset seminaarit:
  • ITK-päivät
  • Aikuiskoulutuspäivät
  • T&K-foorumit

Tarkempi viestintäsuunnitelma laaditaan syksyllä.

Seuraava ohjausryhmän tapaaminen

Ohjausryhmä kokoontuu seuraavan kerran pe 24.10.2008 klo 14.00.

Kevään työskentelystä

10.06.2008 by Jussi Linkola

Mikromod-opetusvideokonseptin pilotti

Kevään 2008 työskentely on painottunut Mikromod-ajattelun mukaisen opetusvideomateriaalin pilottituotantoon. Verrattuna 2007 tuotettuun, Alissa -verkkopalvelun pilottisisällöksi tarkoitettuun videomateriaaliin kevään 2008 tuotanto tehtiin ammattimaisesti kuuden hengen kuvausryhmän toimesta. Videon suunnittelussa, käsikirjoituksessa ja koostossa pyrittiin erityisesti sisällön selkeyteen, havainnollisuuteen ja modulimaisuuteen eli videon monikäyttöisyyteen siten, että materiaali toimii itsenäisenä kokonaisuutena mutta on myös liitettävissä laajempaan kokonaisuuteen.

Tarve opetukselliselle videomateriaalille nousi Itellan logistiikkakeskuksen tapaturma-alttiista työvaiheesta, pakettihäkkien kokoamisesta. Logistiikkakeskuksen työhönperehdyttämisen haasteena oleva monikulttuurisuus oli myös lähtökohtana videon suunnittelussa. Ajatuksena oli, että havainnollinen videomateriaali voi auttaa perehdyttäjää siinä vaiheessa, kun perehdytettävän kanssa ei ole käytössä yhteistä kieltä.

Videon kohteeksi otettiin selkeä yksittäinen työvaihe, jolloin aiheen rajaus ja käsikirjoittaminen oli yksinkertaista. Pieni mutta riittävän monialainen tuotantoryhmä onnistui huolellisen alkusuunnittelun ansiosta toteuttamaan tuotannon laadukkaasti, mutta kuitenkin suhteellisen nopeasti. Pilotti osoitti, että tätä konseptia noudattamalla olisi mahdollista ohjeistaa kokonaisia työprosesseja siten, osaprosesseiksi pilkotuista työvaiheista voitasiin koota eri koulutustarpeisiin soveltuvia kokonaisuuksia. Työtapa tuottaa myös kustannussäästöjä, kun tuotantoryhmän tehokuus lisääntyy selkeän, helposti toistettavan ja nopeasti omaksuttavissa olevan tuotantoprosessin ansiosta.
Yritysyhteistyö ja opetus

Pakettihäkki-DVD kuvattiin Itellan logistiikkakeskuksessa, ja se suunniteltiin yhteistyössä Itellan henkilökunnan edustajien kanssa. Opiskelijat tekivät tiivistä yhteistyötä muun muassa logistiikkakeskuksen työnopastajien ja työsuojeluvaltuutetun kanssa, ja videon kuvauksiin osallistui myös työfysioterapeutti, joka esitti kommentteja käytettyihin työasentoihin liittyen. Myös elokuvan koostoon ja käsikirjoitukseen liittyen tehtiin tiivistä yhteistyötä siten, että eri vaiheissa olevia versioita kommentoitiin ja muokattiin yhdessä.

Vuonna 2007 Alissa -projektiin osallistunut verkkoviestinnän opiskelija Samu Jokiaho suoritti 3kk:n työharjoittelun Itellan eLearning-tiimissä osallistuen edelleen myös Mikromod-hankkeeseen liittyviin tehtäviin.

Lisäksi kevään aikana suunniteltiin Alissan ja sen kehittämisessä saatujen kokemusten hyödyntämistä Itellassa 2008 käynnistyneen VAUTSI-hankkeen viestinnässä. Suunnittelupalavereihin osallistui Stadiasta Jussi Linkola, Sari Penttilä ja joukko opiskelijoita. Pääsäntöisesti kaikkiin suunnittelupalavereihin on osallistunut opiskelijoita, mikä on antanut kokemuksia suuren organisaation toiminnasta ja luonut opiskelijoille kontakteja työelmään.
Hankkeen jatko

Pakettihäkki-video otetaan Itellassa työnopastuksen välineeksi. Videota näytetään uusille ja vanhoille työntekijöille, ja kesän 2008 aikana kerätään palautetta ja ideoita mahdollisiin uusiin työnopastusvideoihin. Tavoitteena on saada työntekijöiden mielipide siitä, vastaako tämän kaltainen videokonsepti työturvallisuustarpeisiin ja kuinka konseptia mahdollisesti voisi kehittää edelleen.

Alissa-verkkopalvelun pohjalta toteutetaan Itellan työturvallisuushankkeeseen VAUTSIin liittyvä verkkototeutus. Tavoitteena on toteuttaa VAUTSI:n kummiyksiköitä esittelevä verkkopalvelu, joka mahdollistaa käyttäjiltä saatavan palautteen työturvallisuus ja -hyvinvointiasioihin liittyen. Alissan avulla pilotoitu videotuotanto jalkautetaan Itellan omille työntekijöille, ja työntekijöiden itse tuottaman materiaalin toivotaan edistävän aiheesta käytävää keskustelua ja palautteen antoa. Näin Alissalla pilotoituja sosiaalisen median keinoja päästään testaamaan laajalla, koko 25 000 henkilön potentiaalisella käyttäjäpohjalla.

Hankkeen loppuraportoinnissa on myös tarkoitus hyödyntää hankkeen aikana testattuja työvälineitä, eli tarkoituksena on toteuttaa julkinen loppuraportti, joka verkkoon sijoitettettuna mahdollistaa hankkeen ulkopuolisten tahojen esittämän palautteen ja keskustelun aihepiiriin liittyen.

Näkökulmia sosiaalisen median käyttöönottoon yrityksissä

28.02.2008 by Jussi Linkola

Törmäsin muutamaan noin vuoden takaiseen artikkeliin The FASTForward Blogista, jotka käsittelevät sosiaalisen median (tai WEB2.0 -työkalujen) käyttöönottoa yritysympäristössä. Eli millaisilla strategioilla asiaa voisi esimerkiksi lähestyä:

Tips for gaining adoption (1), 5 Tips for Enterprise 2.0 Adoption, Tips for gaining adoption of Enterprise 2.0 technologies.

Hauska huomata, että Alissa-projektin kokemusten perusteella nuo vinkit ja ajatukset tuntuvat ainakin itselleni jo melko tutuilta ja ymmärrettäviltä.

Ohjausryhmän kokous 19.2.2008

21.02.2008 by Jussi Linkola

Paikka: Itella, Postintaival 7
Paikalla: Päivi Tuhkio, Risto Säntti, Sari Penttilä, Matti Rantala & Jussi Linkola.

Käsiteltyjä asioita

Henkilöasiat

Itellan työryhmän kokoonpano on muuttunut organisaatiomuutosten seurauksena. Päivi Tuhkio vastaa nyt hankkeesta e-learning -tiimin osalta. Jussi Linkola on palkattu Stadiaan valmistumisensa jälkeen, ja hänelle on varattu hankkeeseen työaikaa n. 2 päivää viikossa.

Alissa

Alissa on päättynyt varhaisjakelun osalta. Palvelulle etsitään Itellan sisältä uutta yhteistyökumppania. Stadian uudet opiskelijat ovat kuitenkin jatkaneet palvelun kehitystä mm. Drupal-alustaan perehtymisen vuoksi.

Työnopastusvideot Logistiikkakeskuksessa

Kevään aikana toteutetaan pilottivideo työnopastukseen liittyen Itellan Logistiikkakeskuksessa. Tarkoituksena on kehittää toimintamalli, jota hyödyntäen voidaan tehdä lisää videoita eri aiheista. Tarkoituksena on myös kartoittaa eri jakelukanavia.

Työharjoittelut

Vuoden 2008 aikana kaksi opiskelijaa suorittaa työharjoitteluaan Itellassa. Alissa-tiimissä mukana ollut Samu Jokiaho aloittaa todennäköisesti harjoittelunsa jo helmi-maaliskuun aikana.

Vuosiraportti

Hankkeen vuosiraportin läpikäymisen yhteydessä keskusteltiin Stadian ja EVTEK-ammattikorkeakoulun yhdistymisestä Metropolia-ammattikorkeakouluksi 1.8.2008. Yhdistymisellä ei pitäisi olla vaikutuksia hankkeeseen.

Hankkeen loppuraportointia olisi hyvä miettiä jo kevään aikana. Voitaisiin kokeilla joitain uusia raportointitapoja, jotka heijastelisivat hankkeen teemoja.

Kevään 2008 suunnitelmia

18.02.2008 by Jussi Linkola

Kevään työt käynnistyivät konkreettisesti perjantaina 1.2.2008. Tuolloin järjestettiin kaksi eri kokousta, joissa suunniteltiin tulevia tehtäviä.

Aluksi Itellan e-learning -tiimi nykyisessä kokoonpanossaan tapasi Stadian Mikromod-ihmisiä tilannekatsauksen merkeissä. Tämän jälkeen Itellan logistiikkakeskuksessa Vantaalla pidettiin kokous, jossa ideoitiin keväällä toteutettavaa työnohjaus-videota.

Alustava tehtävälista keväälle 2008

• Työnohjaus-videon suunnittelu ja kuvaaminen logistiikkakeskuksessa
• Videon koostaminen ja muokkaaminen soveltuville jakelukanaville
• Yksi työharjoittelija Stadiasta e-learning -tiimiin
• Alissan jatkokehitysmahdollisuuksien selvittäminen

Palaveri Itellassa 12.11.2007

12.11.2007 by Jussi Linkola

Paikalla: Heikkilä Outi, Tuhkio Päivi, Eriksson Sami, Pakkanen Santeri, Kallio Joni, Penttilä Sari, Linkola Jussi.
Käsitellyt asiat

• Itella-konsernin esittely.
• Alissan taustoja - Mm. työhyvinvointi, varhaisjakajien verkkoforum Jyväskylässä.
• Edellisen aktivointipalaverin asiat - Pyritään saamaan 50-100 uutta käyttäjää Uudeltamaalta, Alissan markkinoiminen & aktivoiminen.

Kehitysideoita

• Tehtäviä, kyselyjä, kuvia
  • Tietoja liukkaudesta
  • Liukuesteiden käyttö
  • Me-hengen nostaminen
• Sisällöntuotantoa opiskelijoiden toimesta
  • Varhaisjakelun johtajan haastattelu?
  • Alissan esittely jakajien uutiskirjeeseen
  • Liukuesteiden esittely, esim. video?

Alissan aktivointi ja vastuut - worshop 1.11.2007

02.11.2007 by Jussi Linkola

Paikalla: Borgelin Pauliina, Heikkilä Outi, Kilpi Raija, Niemi Jussi, Randelin Rainer, Tukiainen Miikka, Penttilä Sari & Linkola Jussi.

Käsiteltyjä asioita

Käyttäjät

Tällä hetkellä Alissan käyttö on hyvin vähäistä. Pohdittiin, keskitäänkö aktivoimaan nykyisiä käyttäjiä, vai kutsutaanko käyttäjiä lisää. Päätettiin jatkaa testailua nykyisellä käyttäjäpohjalla, jota kuitenkin mahdolisesti laajennetaan jonkin verran joulukuussa pienehköllä Uudemaan jakajista koostuvalla ryhmällä.

Käytön painopisteet

Varhaisjakelun kannalta olisi ihanteellista, jos palvelua voitaisiin käyttää yleiseen tiedotustoimintaan. Näin voitaisiin vähentää esimiehille tulevien puhelujen määrää, jolloin puhelin jäisi akuuttien asioiden selvittämistä varten.

Myös työhön liittyvä "kysy esimieheltä" -tyylinen osio voisi tehostaa viestintää.

Etusivun kehittämisellä voitaisiin nostaa ahankohtaisia aiheita esiin ja herättää keskustelua.

Selvitettävää

• Esimiesten sitouttaminen palveluun - tämä lienee avain palvelun aktivoimiseen.
• Ylläpito - jos esim. "kysy esimieheltä" -osio toteutuu, pitää sitä myös aktiivisesti ylläpitää.
• Alustan kehitys - esimiesten tuottamat tiedotteet ja ns. "viralliset" vastaukset pitää erottaa muusta käyttäjien tuottamasta materiaalista.

Ohjausryhmän tapaaminen 28.9.2007

11.10.2007 by Jussi Linkola

Paikalla: Nina Kuntola, Risto Säntti, Jussi Linkola, Sari Penttilä, Kaisa Kujala, Jari Heintie, Matti Rantala ja Juhana Kokkonen.

Käsiteltyjä asioita

Käytiin läpi Stadian ohjausryhmän uusi kokoonpano ja esittäydyttiin. Kaisa Kujala tuli ohjausryhmään uutena jäsenenä, ja Jari Heintie oli ensimmäisen kerran paikalla.
Alissan nykyinen tilanne

Aiemmin syksyllä hahmoteltuja muutoksia on toteutettu, ja palvelun käytettävyys on parantunut. Tavoitteena on kuitenkin edelleen laskea käyttökynnystä.

Tämän hetkinen käyttäjämäärä ei riitä pitämään palvelua aktiivisena, joten Itellassa tapahtuva palvelun jalkauttaminen on nyt tärkeä askel. Aktivoimiseen esitettiin mm. seuraavia ideoita:

• Uusien käyttäjien kutsuminen.
• Jokin aktivoiva lanseeraustempaus, esim. valokuvauskilpailu, johon varattaisiin houkutteleva palkinto.
• Edelliseen liittyen esim. Alissan kautta järjestettävä valokuvauskurssi, josta voisi olla hyötyä käyttäjälle ja palvelulle, jos aktivoitumista tätä kautta tapahtuisi.
• Käyttäjien huomioiminen ja aktiivisuuteen kannustaminen - positiivinen palaute ja palkitseminen.

Jatko

Syksyllä aloitetaan palvelun jalkauttaminen, ja pyritään löytämään toimintatavat materaalintuotantoon ja sisällön ylläpitämiseen.

Pitkän tähtäimen tavoitteena voisi olla mobiilin ulottuvuuden lisääminen. Esim. kännykällä kuvattujen videoiden lisääminen suoraan palveluun on yksi konkreettinen kehitysidea.

Ohjausryhmä kokoontuu seuraavan kerran pe 18.1.2008.

Syksyn kehityssuunnitelmia ja -ideoita

04.09.2007 by Jussi Linkola

Kesän aikaansaannoksia on nyt arvioitu muutamaan otteeseen sekä Stadian että Itellan sisällä ja myös yhdessä yhteisessä istunnossa. Lisäksi ensimmäisille testikäyttäjille järjestettiin kysely, johon saatiin jonkin verran vastauksia. Esiin on noussut mm. seuraavia kehityskohteita:

Stadia

Kehityskohteet liittyvät erityisesti palvelun käytettävyyden parantamiseen, esim:

• Yleisnäkymän selkeyttäminen.
• Etusivulle esim. jokin kiinteästi valittava video, jonka aihepiiriin liittyen voisi herätellä keskustelua foorumilla.
• Keskustelufoorumin korostaminen.
• Tiedon jaotteluun vaihtoehto tageille.
• Messenger pois, pyritään keskittämään viestintä foorumeille.
• Navigaatio selkeämmäksi (esim. ylänavigaation ikonit "samanlaisiksi" ja vasemman palstan navigaation rakennetta ja ulkoasua voisi kehittää).
• Foorumi-modulin vaihto, tai nykyisen foorumin muokkaaminen selkeämmäksi.
• Jokin keino, jolla eri sisältökokonaisuuksia voisi "niputtaa" yhteen.

Itella

• Palvelun jalkauttaminen ja sisäinen markkinoiminen.
• Käytön aktivoiminen, esim. työsuojeluvaltuutettujen ja muiden aktiivisten henkilöiden avulla.
• Valmiiden, keskustelua aktivoivien sisältöjen (esim. "viikon kysymys") tuottaminen (ehkä Stadian opiskelijat voisivat osallistua käsikirjoittamiseen).

Syksyn tavoitteet

• Jalkauttaminen, käyttöönotto ja käytön aktivoiminen.
• Käyttäjäkokemusten kerääminen.
• Kehittämisen raamit.

Ympäristöä pilotoitiin kesän aikana

30.08.2007 by sari

Kesän aikana ympäristö saatiin pilotoitavaan kuntoon. Järjestelmässä on useita erilaisia sisältöformaatteja hyödyntäviä sisältökokonaisuuksia. Pilotin aikana järjestelmässä oli reilu 30 käyttäjää ja käyttökokemuksia kerättiin sähköisen kyselyn avulla. Näiden pohjalta Jussi on koonnut jatkokehitysajatuksia mm. käyttöliittymä ja ulkoasu kaipaavat vielä hiomista. Myös käyttäjien aktivointiin tulee jatkokehittelyssä kiinnittää erityistä huomiota.