Johdanto
Voi syntyä tilanne, jossa tehtäville tallentuneet kustannuspaikat on kaikki päivitettävä henkilöiden tehtäviltä. Jäljempänä on ohje, miten kustannustunnisteet päivitetään kaikille valitun ajanjakson tehtäville.
Jäljempänä käytän esimerkkinä tilannetta, jossa
- tehtävät tallennetaan henkilöille seuraavalle kalenterivuodelle edellisen kalenterivuoden syyslukukaudella,
- kaikki kustannustunnisteet muuttuvat kalenterivuoden alussa,
- uusia kustannustunnisteita ei ole olemassa kun tulevan kalenterivuoden tehtäviä tallennetaan.
Kustannustunnisteilla tarkoitetaan jäljempänä
- Kustannuspaikkaa
- Toimintoa
- Projektinumeroa
Lähtötilanne
"Vanhat" kustannustunnisteet on merkitty päättyneiksi:
Kuva 1 Kustannuspaikka on vanhennettu merkitsemällä se päättyneeksi 31.12.2014
Päättyneiksi merkittyjä kustannustunnisteita ei voi käyttää päättymispäivämäärän jälkeen tehtävillä, mutta päättyneiksi merkityt kustannustunnisteet ovat edelleen näkyvissä käyttöliittymässä.
"Päättyneiksi merkityt kustannustunnisteet ovat edelleen näkyvissä käyttöliittymässä." tarkoittaa käyttöliittymässä - että kun mennään esim. henkilön työsuunnitelman kustannuspaikat-välilehdelle:
Kuva 2 Päättyneiksi merkittyjä kustannuspaikkoja henkilön työsuunnitelmassa (vuosimerkintä 2008-2013)
Vanhentuneiksi merkityt kustannuspaikat ovat työsuunnitelmassa näkyvissä vanhentumispäivämäärän jälkeenkin.
"...Päättyneiksi merkittyjä kustannustunnisteita ei voi käyttää päättymispäivämäärän jälkeen tehtävillä... " tarkoittaa käyttöliittymässä:
Kuva 3 Tehtävällä "vanhentunut" kustannuspaikka
Tehtävällä (ensimmäinen rivi - vasen reuna) näkyy "vanhentunut" kustannuspaikka ("KP 4090 (2008-2013)...". Toiminnolla "Lisää kustannuspaikka" oikeassa reunassa ei näe eikä voi lisätä vanhentuneiksi merkittyjä kustannuspaikka tehtäväriville.
Alkupäivämäärä ja päättymispäivämäärä, kustannustunniste ja tehtävä
Päivityksessä on kaksi vaihetta: virheellisten tehtävärivien korjaus ja kustannustunnisteiden päivitys.
Ennen kustannustunnisteiden päivitystä on tiedettävä (1) koska kustannustunnisteet astuvat voimaan ja päättyvät. Sekä on (2) tunnettava/löydettävä ne tehtävät joiden alkupäivämäärä on pienempi kuin uusien kustannustunnisteiden alkupäivämäärä ja päättymispäivämäärä on suurempi kuin uusien kustannustunnisteiden alkupäivämäärä.
Tehtävät jotka alkaneet ennen ja päättyvät kustannustunnisteiden päivityksen jälkeen - virheellisten tehtävärivien korjaus
Kustannustunnisteiden päivitys aiheuttaa sen että "oikein" tallennetusta tehtävärivistä tulee "virheellinen" jos tehtävän kesto osuu kustannustunnisteiden päättymispäivämäärän ja alkupäivämäärän väliin.
Esimerkiksi kuvassa 3 on tehtävä jonka alkupäivämäärä on 1.8.2013 ja päättymispäivämäärä on 31.12.2014 ja tehtävän kustannuspaikka on 4090. Kustannuspaikan vanhennus 31.12.2013 osuus tehtävän alku- ja päättymispäivämäärän väliin. Tästä seuraa että yhdestä tehtävästä tulee kaksi tehtävä: tehtävä joka alkaa 1.8.2013 ja päättyy 31.12.2013 kustannuspaikalla 4090 ja tehtävä joka alkaa 1.1.2014 ja päättyy 31.12.2014 kustannuspaikalla 3140.
Virheelliset tehtävärivit ovat siis tehtäviä jotka ovat alkaneet kalenterivuonna 2013 ja jatkuvat kalenterivuonna 2014. Virheelliset tehtävärivit on korjattava siten että tehtävärivi jaetaan kahdeksi riviksi ja siirretään ensimmäiseltä tehtäväriviltä syksyn tunteja kevään tunneiksi. Tehtäväriville kohdennetut resurssit (tässä tapauksessa tunnit) eivät saa muuttua korjauksessa.
- Korjaus pitää tehdä niin että siirtää tehtäväriviltä kevään tuntien osuuden uudelle tehtäväriville joka alkaa 1.1. ja päättyy 31.12.2014,
- Korjausta ei saa tehdä niin että siirtää (alkuperäisen) tehtävän alkamispäivämäärää kalenterivuodelle 2014 - koska tällöin ”poistaa” 2013 tehtäviä ja siirtää tehtäviä kalenterivuodelle 2014,
- Korjausta ei saa tehdä niin että muuttaa (alkuperäisen) tehtävän kustannuspaikkaa - koska tällöin siirtää 2013 kustannuksia vuodelle 2014,
- Korjausta ei saa tehdä niin että siirtää syksyn tunteja keväälle - koska tällöin siirtää 2013 kustannuksia vuodelle 2014.
Kustannustunnisteiden päivitys
(1) Vanhojen tunnisteiden päättymispäivämäärä on 31.12.2013 ja uusien tunnisteiden alkupäivämäärä on 1.1.2014. Tästä seuraa että kaikilla tehtävillä joiden päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013 ja alkupäivämäärä pienempi tai yhtä suuri kuin 31.12.2013, on virheellinen kustannustunniste - jos tehtävä on tallennettu henkilölle ennen kustannustunnisteiden päivitystä Pepissä (31.1.2014).
Päivityksen tekeminen
Sinulle toimitetaan Excel-listaus, jossa ovat kaikki ne tehtävärivit jotka ovat alkaneet kalenterivuonna 2013 ja jatkuvat kalenterivuonna 2014. Jokainen näistä tehtäväriveistä on jaettava kahdeksi riviksi.
Toteutuksen tehtävärivillä tehtävän alkupäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2013 ja tehtävän päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013:
Kuva 4 Toteutuksen tehtävän alkupäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2013 ja tehtävän päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013
Tehtävä on jaettava kahdeksi riviksi
Kuva 5 Jaa tehtävä kahdeksi riviksi ja...
... ja siirrä alkuperäiseltä tehtäväriviltä keväälle kohdennettava tunnit kevään tunteihin (ja poista kevään tunnit syksyn tunneista).
Tässä esimerkissä
kevään 2014 tunnit 1.0 * 32 tuntia / 365 (kesto) * 212 (kevään kesto) = 18.6 tuntia
syksyn 2013 tunnit 1.0 * 32 tuntia / 365(kesto) * 151 (syksyn kesto) = 13.2 tuntia
Kuva 6 Siirrä alkuperäiseltä tehtäväriviltä keväälle kohdennettava tunnit kevään riville