Vyyhti-hanke tuottaa vuoden 2011 aikana fasilitointi -aiheisen mikrokirjan. Tässä on hahmotelmaani omaan mikroartikkeliini, joka käsittelee käytännön fasilitointikokemuksia työyhteisössä Vyyhti-hankkeen parissa.
Työyhteisöissä fasilitointia tapahtuu sekä virallisesti että epävirallisesti: fasilitoija, fasilitaattori voi olla jonkun työnimike tai sitten joku luontevasti ottaa fasilitoijan roolin tarvittaessa itselleen. Erityisen tärkeää olisi, että organisaatioissa johtajan asemassa oleva toimija kokisi luontevana työskennellä fasilitoinnin periaatteiden mukaisesti omassa työyhteisössään. Tällaiseen fasilitoivaan otteeseen perustuvaan työkulttuuriin on päästy ainakin alkuvaiheessa Vyyhti-hankkeessa. Toimintatavan valinta on tapahtunut ehkä enemmän luonnostaan ja vähemmän tarkoitushakuisen tiedostavasti.
Vyyhti-tiimissä toimii Metropolia ammattikorkeakoulussa projektipäällikkö ja kaksi projektisuunnittelijaa. Keskityn tässä mikroartikkelissa kuvaamaan tiimin toimintaa, työskentelytapaa ja pohtimaan, miksi voisi ajatella, että toimintatapa on fasilitoivaa.
Hankkeen ensimmäisten kolmen kuukauden aikana projektissa työskenteli ainoastaan projektipäällikkö ja kesätyönä hankkeen verkkosivut toteuttanut opiskelija. Työote ja - aikataulu oli urakkaluonteinen, opiskelijan toivottiin luovan toimivat pohjat hankkeen verkkosivuiksi, jotta niitä voitaisiin täydentää sisällöllisesti ja kehittää eteenpäin hankkeen edetessä. Opiskelija ja projektipäällikkö ideoivat vaihtoehtoja aluksi yhdessä, jonka jälkeen varsinaisen työn suorittanut opiskelija sai vetäytyä oman asiantuntijuutensa kanssa työstämään kokonaisuutta itse.
Hankkeen neljännellä toimintakuukaudella projektisuunnittelija A astui mukaan tiimiin. Projektisuunnittelija ja -päällikkö olivat tehneet töitä yhdessä jo edeltäneet kaksi vuotta, joten henkilöiden tutustumisvaihetta ei käyty lävitse, vaan voitiin siirtyä suoraan analysoimaan käsillä olevan hankkeen tehtäviä ja toimimaan käytännön asioiden parissa yhdessä. Ensimmäiset viikot kuluivat toiminnan suunnitteluun, ideointiin ja hahmottelemiseen: pyrittiin hakemaan yhteistä käsitystä siitä, mistä hankkeessa onkaan todellisuudessa kyse. Käytännön toimena ensimmäisten viikkojen aikana projektisuunnittelija auttoi opiskelijaa viimeistelemään verkkosivut, jonka jälkeen päästiin tuottamaan jo julkaistavaa tietoa hankkeen toiminnasta verkko (ja wiki) sivujen kautta. Ideointivaiheessa hankkeen vaiheistus- ja sisältökokonaisuuksien palastelua auttoi se, että rinnalla tuli tuottaa järjellinen verkkosivusto täysin nollasta. Konkreettisen viestintäkanavan rakentaminen auttoi mallintamaan hankkeen tavoitteet rautalankamalliksi tulevasta toiminnasta.
Hankkeen viidennellä toimintakuukaudella mukaan tuli projektisuunnittelija B, jonka kanssa päällikkö ja projektisuunnittelija A eivät olleet aiemmin työskennelleet. He olivat kuitenkin olleet mukana rekrytoimassa B:tä, haastatelleet tätä ja todenneet päteväksi, kokeneeksi, sekä persoonaltaan sopivasti ryhmädynamiikkaa täydentäväksi. B:n tiimiin saapuminen oli siis iloinen, odotettu tapahtuma.
Projektisuunnittelijoiden ja projektipäällikön vastuut ja tehtävät ovat tarkasti luetellut niin työsopimuksissa kuin tarkemmassa tehtäväluettelossa; kullakin on selkeästi määrätyt alueensa hankkeessa. Pienen tiimin jäsenten osaamisalueissa ja hankkeen sisällöissä kuitenkin on paljon päällekkäisyyksiä.
Projektipäälliköllä ja suunnittelija B:llä on taustalla sama koulutusala, joka auttaa heitä ymmärtämään toistensa näkemyksiä käytännön työn tekemisessä ja työprosessien menetelmissä. Projektipäälliköllä ja suunnittelija A:lla on kokemusta yhteisestä työskentelystä usean vuoden ajalta. Projektipäällikön tehtäväksi jää tukea suunnittelijoiden A ja B keskinäistä tutustumista ja yhteistyön luontevaa sujumista.
Koko tiimi on orientoitunut työstämään hanketta tietyn ajan. Suuria akateemisia periaatekysymyksiä ei tarvitse ratkoa. Työote on tavoitteellinen, työkulttuuri on neuvotteleva ja toisia tukeva. Koska koko tiimi kokee olevansa yhteisellä matkalla kohti hankkeen teemoihin liittyvien arvoitusten ratkaisemista, on hyvin luontevaa, että tiimin sisällä annetaan tehtäväroolien rajojen yli tarvittaessa ideoita, ehdotuksia ja apua toisille.
Projektipäällikkö on yksi tiimin jäsenistä, mutta kuitenkin johtaa ja vastaa kokonaisuudesta. Projektipäällikön roolissa korostuu muutama oleellinen seikka: fasilitoivan projektinvetäjän on oltava rehellinen sekä itselleen että tiimilleen. Suuren johtajan roolia ei ole tarvetta ottaa. Se annetaan, jos sen on ansainnut. Projektipäällikkö ei välttämättä aina osaa sanoa parasta ratkaisua eikä hän koskaan ole paras sisältöasiantuntija, vaan pikemminkin generalisti, joka tietää kaikesta vähän, muttei mistään erityisestä mitään.
Projektipäällikön on osattava kommunikoida avoimesti, luottaa tiiminsä asiantuntijoiden osaamiseen, annettava suunnitelmille ja ihmisten ideoille aikaa kypsyä, neuvoteltava säännöllisesti tiiminjäsentensä kanssa, varmistettava että suunta pysyy oikeana. Projektipäällikön fasilitoivan otteen toteuttamista helpottaa Vyyhti-hankkeessa se, että hän ei ole organisaatiorakenteessa virallisesti esimies. Tämä vapauttaa projektipäällikön organisaatiohierarkian paineista.
Projektipäällikön on otettava vastuunsa ja nähtävä selkeästi oma roolinsa tiimin toiminnassa. Vyyhti-hankkeen tiimissä on mottona, että kaikki tekevät. Päällikköys ei vapauta käytännön toimien tekemisestä. Projektipäällikkö roudaa pöytiä kickoff-tilaisuutta varten, siinä missä muutkin. Päällikkö voi delegoida ja hänen täytyy myös aina priorisoida, ei ole syytä mikromanageroidakaan.
Työskentelyn helpottamiseksi tarvitaan ehdottomasti yhteinen tila, jossa tiimi voi heitellä ajatuksiaan kesken päivittäisen työsuoritteen. Sähköiset alustat voivat olla kovasti käytössä, mutta muutakin kommunikaatiota tarvitaan.
Päällikön on rehellisesti ja avoimesti voitava ottaa vastaan palautetta omasta työstään ja erityisesti annettava sitä tiiminsä jäsenille: kannustava palaute lisää intoa; innostunut ilmapiiri tuottaa hyvää mieltä; hyvä mieli kasvattaa tiimin yhtenäisyyden tunnetta; yhtenäinen ja innostunut tiimi saa aikaiseksi paljon, mutta vahvistuu sietämään myös epäonnistumisia tai hetkiä, jolloin rakentava palaute on tarpeen.
Hyvin toimiva tiimi viestii myös ulospäin tekemisen iloaan, ja näin ulkopuolisten toimijoiden halukkuus osallistua tiimin tuottaman hankkeen toimintaan kasvaa.