Kulttuurialan eHOPS workshop ke 26.10. klo 13-16
Hämeentie 161, atk-luokka 146, myös Connect Pro -mahdollisuus
klo 13-13.30 eHOPS-projektin nykytilanne ja eAHOT-toiminto (Tapio)
klo 13.30- kahvitauko
klo 13.45-15.45 eAHOT, keskustelua
Paikalla: Tapio Ekholm, Janne Riihimäki, Laura Kivistö (muotoilu), Hannele Ruotsalainen (popjazz), Sanna Syrjänen (musiikki), Anu-Helena Pitkänen (esittävä taide), Katri Myllylä (viestintä), Lea Vartiainen (musiikki), Kirsi Perkiömäki (konservointi), Marjaana Hanki (elokuva ja televisio) etäyhteydellä Mika Rintala (viestintä) ja Merja Koskenniemi-Laitinen (kulttuurituotanto). Alussa paikalla myös klusterinjohtaja Tuire Ranta-Meyer.
Aluksi keskusteltiin ahot-prosessista ja vaihtelevista käytänteistä. Uusi versio eAhotista on käytettävissä marraskuussa.
Sähköistä eAHOt-palvelua pidettiin lähtökohtaisesti hyvänä ja tervetulleena.
Todettiin, että kulttuurialan klusterissa ei voi olla yhtä eAHOT pääkäyttäjää, vaan joka koulutusohjelmassa tulee olla oma henkilö, joka käsittelee hakemukset ensin.
Perusprosessi on kaikilla sama: opiskelija käynnistää - koulutusohjelman "pääkäyttäjä" käsittelee eli siirtää hakemuksen asiantuntijalle lausuntoa varten, jonka jälkeen hakemus siirtyy päättäjälle ja edelleen kirjaajalle.
Koulutusohjelmat tarvitsevat kuitenkin ehdottomasti omat ohjeistukset opiskelijalle ja asiantuntijoille, miten kussakin koulutusohjelmassa ahot-prosessi yksityiskohtaisemmin menee. Järjestelmässä tulisi olla mahdollisuus lisätä vaiheita, jotta tarvittaessa useampi asiantuntija voi antaa lausuntonsa. Myös tutor-opettajalla tai vastaavalla pitäisi olla mahdollisuus olla mukana prosessissa, sillä asiantuntijaopettajalla ei välttämättä ole käsitystä opiskelijan kokonaistilanteesta, joka saattaa vaikuttaa ahot-hakemuksen käsittelyyn.
Liitteet tulee olla sähköisessä muodossa tai linkkeinä (arkistoitavuus?). Kävi ilmi, että kaikissa toimipisteissä ei ole vielä opiskelijoiden käytössä monitoimilaitetta, jolla voi skannata.
Saapumisryhmän ops ei ole toimiva eAHOTissa niissä kouolutusohjelmissa, joissa on ammatillisia suuntautumisia, vaan opiskelijalla tulee olla ammatillisen suuntautumisen mukaan suodatettu ops.
eAhot tulee osaksi eHOPSia, jolloin opiskelijan hopsia hallinnoidaan sitä kautta, ei enää Winhassa.
eAhotin käyttöönotosta kulttuurialalla sovittiin, että aluksi viestinnän koulutusohjelma testaa ja raportoi tuloksista muille koulutusohjelmille ja ehops-projektiryhmälle. Sen jälkeen muut koulutusohjelmat ottavat järjestelmän aluksi testikäyttöön ja mahdollisuuksien mukaan asteittain oikeaan käyttöön. Koulutusohjelmat laativat testauksen yhteydessä omat eAHOT-ohjeistuksensa, jotka tallennetaan järjestelmään siten, että ne tulevat opiskelijan näkyviin ensimmäisenä.
Idea: eAHOTia voi käyttää myös alustavaan suunnitteluun siten, että opiskelija ja tutor tekevät yhdessä hakemusluonnokset, jotta voidaan hahmottaa opiskelijan kokoinaistilanne.
eAHOT tarvitsee määritellyt käyttäjät. Sovittiin, että Marjaana toimittaa Tapio Ekholmille kulttuurialan tunnuspyynnöt (pääkäyttäjä, asiantuntija, päättäjä -roolit)