Vyyhti-hankkeen elinaikaa on jäljellä vielä 14 kuukautta. Loppu on kuitenkin jo horisontissa. Suurimmat päätökset siitä, mitä hankkeessa tullaan vielä tekemään, on jo lyöty lukkoon.
Hankkeet vaativat aina hyvää projektinhallintaa ja ovat ainakin itselle mielekkäitä työkokonaisuuksia juuri ennakoitavuutensa ansiosta. Hankkeen elämänkaaren eteneminen on hallittavissa, kun hankevalmistelut on suoritettu asianmukaisesti, projektisuunnittelma tehty, tavoitteet asetettu, työsuunnitelmat laadittu.
Hankkeen etenemisen hallinta ei kuitenkaan ole tosielämässä täysin yhteneväinen laadittujen suunnitteludokumenttien kanssa. Riskienhallintakartoituksista huolimatta toiminnan päivätasoinen ennakointi ei koskaan pääse käsiksi kaikkiin niihin tekijöihin, jotka ovat riippuvaisia ihmisten toiminnasta. Onneksi näin. Muuten työskentely projekteissa olisi kuin koneistettua.
Projektipäällikkönä toimiessani olen ollut hämmästynyt siitä, miten helppoa hanketyötä on edistää, kun oikeat kumppanit ja projektityöntekijät ovat löytyneet. Alkuinnostus on ollut motivoivaa ja uudet avaukset vieneet toimintaa oikeisiin suuntiin. Päivittäistä työtä edistetään yhdessä osatoteuttajien kanssa. Ohjausryhmän jäsenet ovat kullanarvoisia, kun he ovat aidosti kiinnostuneet hankkeen toiminnasta. Silti päätoteuttajalla on suurin vastuu onnistumisesta.
Projektinhallinnan rakenteen mukaisesti erityyppiset vaiheet projektissa vaativat erityyppistä työpanosta. Päällikkönäkökulmasta eri vaiheesta määrän ohjaamista ja kannustusta.
Olemme Vyyhtinä vaiheessa, jossa uudesta innostuvat kehittäjähenkilöt eivät enää saa iduttaa yhtään uutta ideaa. On syvennyttävä jo alulle pantujen versojen hoitamiseen. Niistä kasvaa vahvoja välineitä, joita hanke käyttää kohderyhmiensä toiminnan kehittämisessä. Nyt tarvitaan kykyä motivoitua toisentyyppisistä työvaiheista ja tehtävistä. Tarvitaan syventymistä, keskittymistä, toimintamallien kuvantamista, tehdyn ideointi- ja kokeiluvaiheen analysointia. Viimeisen vaiheen koittaessa tarvitaan jälleen laajempaa ja pitemmälle tähtäävää analysointia, johtopäätösten vetämistä sekä hienosäätöä.
Miten projektipäällikkö voi motivoida ihmisiä, jotka eivät välttämättä nauti suuresti hankkeen uudesta vaiheesta? Miten muistuttaa hellästi läpi projektin juoksevista hallintotöistä? Miten tukea heitä, jotka ajoittain yllättyvät siitä, että hanketoiminnallakin on joitain rajoitteita, kaikkea ei voi tehdä, niin kivaa kuin se olisikin.
Monenlaisia projektipäällikön arkea auttavia artikkeleja ja palveluja on netistä löydettävissä, kuten mukavan käyttäjäystävällinen, joskin syventävää tietoa vain maksullisesti jakava Mindtools-sivusto.
Open source-tietoakin on. Sain kollega Linkolalta linkin How to Get Motivated: A Guide for Defeating Procrastination, joka sisältää myös hienon graafisen esityksen asiasta. Suosittelen lämpimästi.
Suosittelen oman motivaation pohtimista itse kullekin, koska jokainen työpäivä ei vain voi olla loputtoman innostava. Hankaliin, ärsyttäviin tai itselleen merkityksettömiin tehtäviinkin on tartuttava, kun on niiden aika.