search
attachments
weblink
advanced
Overview
Content Tools
Activity
Muistilistaa tapahtumantuottajalle 
Tapahtuman suunnittelu - mitä halutaan saavuttaa tuottamalla tapahtuma
- miksi tapahtuma (tavoitteet)
- milloin tapahtuma (aikataulutavoitteet)
- kenelle tapahtuma (yleisö, -profiilit ja määrälliset tavoitteet)
2. Kenen nimissä tuotetaan - mikä yksikkö, organisaatio, ryhmä
- ketkä osallistuvat tuotantoon (näiden kesken myös: sisäisestä viestinnästä sopiminen)
- ketkä tekevät päätökset sisällöistä (keneltä kysytään mielipide ennen julkaisua)
- kenen äänen tulee kuulua viestinnässä (tavoiteltava tyyli viestinnälle)
- mikä on pääviesti?
3. Kuka on tuottaja eli tapahtumalle nimetty vastuuhenkilö
- vastaa resurssien varmistamisesta
- vastaa resurssien käytön suunnittelusta
- vastaa resurssien mukaisesta toteutuksesta
4. Mitkä ovat tämän tapahtuman resurssit
- Raha (summa ja kustannuspaikka)
- Aika (paljonko kalenteriaikaa käytettävissä)
- Ihmiset (paljonko työvoima-aikaa ja keiden osaaminen käytettävissä)
5. Käytännön toteutus
A. tuotanto/toteutussuunnitelman laatiminen, jossa huomioidaan
- aikataulu
- budjetti
- työntekijät
B. tuotantosuunnitelman jakaminen pienempiin osiin
- viestintä & markkinointi
- hankinnat
- logistiikka
- tekniikka
- sisällönluominen
- muut vastuut
C. yksittäiset tehtävälistat kullekin työosiolle, tämä vain esimerkkilista:
- yleisöpalvelu
- aula/info
- tervetulotoivotus
- kyltitys
- muu neuvonta
- viestintä
- kutsut
- kutsutekstit
- kutsuttavien listat
- graafinen ilme
- webbisivut
- tiedotus
- tuubi
- facebook-ryhmä
- emai
- kuljetukset
- kuljetustarpeet
- kuljetusratkaisut
- tila
- tapahtumatila(-t)
- auditorio
- aula
- luokkahuoneet
- ruokailu/kahvitus
- siivous/varasto
- ulkoalueet: parkki, kuljetukset, lastaus/purku
- tekniikka
- esitystekniikka
- valkokangas
- tykki
- läppäri
- nettiyhteys
- ääni
- puheenvuorot - mikitykset
- paneelikeskustelu - mikitykset
- taustamusiikki - kaiuttimet
- lainattava tekniikka
- erityiset, muualta lainattavat tekniset välineet
- valaistus
- tilan oma valaistus
- mahdolliset lisävalaistustarpeet
- webcasting
- etäosallistumismahdollisuudet
- tekniset ratkaisut
- teknisten reatkaisujen edellyttämät välineet
- muu dokumentointi/taltiointi
- valokuvaus
- videointi
D. yksittäisten tehtävien vastuuttaminen, edellä laadittujen listojen mukaisesti kullekin tehtävälle vastuuhenkilö.
- Esimerkiksi: Viestintä
- Kutsut
- kutsutekstit - N.N. laatii
- kutsulistat - X ja Y laativat
- Z hyväksyy kutsutekstit
- Kutsut
6. Tapahtuman aikatauluttaminen
- Kunkin tehtäväkokonaisuuden aikatauluttaminen päiväkohtaisesti
- Kunkin yksittäisen tehtävän deadlinen asettaminen (Ganttin käyrä auttaa)
- Tapahtumapäivän aikataulurungon laatiminen ja hyväksyttäminen
- Tapahtumapäivän aikataulu hyvä laatia minuutti minuutilta
- (joskus myös sitä edeltäviltä päiviltä hyvin tarkka aikataulutus)
7. Tapahtuman toteuttaminen
- ennen tapahtuman käynnistymistä
- tilan yleisilmeen tarkistaminen
- tilan tekniikan varmistaminen
- yleisön vastaanotto aulatiloissa
- puhujien tai muiden vieraiden vastaanotto ja hostaus
- tapahtuman käynnistyttyä
- tervetulotoivotus
- puheenvuorot
- muut sisällöt, keskustelut
- tapahtuman päättäminen
- kiittäminen
- tervetulleeksi uudelleen toivottaminen (jos tiedossa, milloin seuraavan kerran tapahtuu)
8. Tapahtuman purku, arviointi ja jälkimarkkinointi
- Fyysinen purku
- yleisö ja vieraat saateltu ulos
- lainattujen tavaroiden palautus
- tilapäisten tila/teknisten ratkaisujen purkaminen
- siivoaminen jne.
- Palaute ja henkinen purku
- yleisöpalautteen keruu (jos mahdollista)
- puhujien / yhteistyökumppaneiden palautteen pyytäminen ja vastaanottaminen
- työryhmän palautekeskustelu - miten meni?
- yleensä erillinen tilaisuus, muutama päivä tapahtuman päätyttyä
- mitä opittiin, mitä tehdään jatkossa toisin
- Jälkimarkkinointi
- kiitokset puhujille ja heille mahdollista palautetietoa (yleisöltä & järjestäjiltä)
- kiitokset yhteistyökumppaneille ja heille mahdollista palaute/kävijätietoa tai -tilastoa
- kiitokset yleisölle ja heille yhteistyökumppanien mahdolliset markkinointiviestit
- Hallinnollinen paketoiminen
- laskut maksettu, kuitit kopioitu
- aineistot mapitettu, palkat maksettu
- palautteet kerätty ja analysoitu
- mitä opittiin -keskustelut laadittu muistioksi
- ...jne