Kokemuksia Interreg-hankehakemuksen valmistelusta kevät 2010
Yleiset kokemukset
Interreg tarjoaa paljon hyvää neuvontatukea hankevalmistelua varten, kuitenkin työtä on paljon
- Jotta saadaan valmisteltua hyvä hakemus, on valmisteluun varattava riittävästi resursseja
- käytännössä työtä on pelkässä hakemuksen kirjoittamisessa, liitteiden hankinnassa sekä lisäselvityksissä helposti kuukauden verran työtä
- erikseen sitten lisäksi ennen kuin tähän päästään hankkeen sisällöllinen ideointi sekä kumppaneiden löytäminen ja sitouttaminen jne.
- Jotta kokonaiskäsitys hankkeesta muodostuu, on tärkeää että samat ihmiset voivat olla mukana valmistelussa koko valmisteluajan
- Jos valmistelijaa on pakko vaihtaa, on tärkeää että uusi valmistelija voi aloittaa hankevalmistelun, kun ''edeltäjä' on vielä paikalla (näin kaikkea ei tarvi selvittää uudestaan ja myös projektin ydinajatus aukeaa uudelle ihmiselle nopeammin)
- Tukea valmisteluun saa
- JTS (Joint Technical Secretariat): hankekohtaiset tapaamiset, hankevalmisteluinfot ja -työpajat, aineistot (Practical guide for filling in the Application Form ja Project Applicant’s Programme Manual)
- Metropolian TKI-yksikkö: liitetiedostojen hankinta sekä muutenkin hyvää neuvontatukea asioiden selvittelyyn
Kumppaneiden tapaamiseen ja yhteiseen keskusteluun kannattaa varata aikaa
- Yhteisen vision löytäminen vaatii keskustelua myös kasvokkain
- Tapaamisiin kannattaa varata riittävästi aikaa
- Hakemuksen kirjoittamisvaiheessa (esim. hakuajan alku) saattaisi olla hyvä varata (mikäli vaan mahdollista) jopa kaksi päivää tapaamiseen
- Tapaamiset ja käsiteltävät asiat kannattaa suunnitella huolella (asialista kaikille etukäteen, jotta keskusteluun on mahdollista valmistautua)
- Jotta sovitut asiat ja vastuuhenkilöt pysyvät mielessä, tapaamismuistio mahdollisimman pian tapaamisen jälkeen
- Muistion pitäjästä kannattaa sopia selkeästi jokaisessa tapaamisessa
- Hankevalmistelun vetäjän ei välttämättä ole helpointa toimia muistiinkirjaajana, muistion pitäminen vie helposti ajatukset keskustelusta ja asioiden esittelystä ja toisin päin (varsinkin kun toimitaan englanniksi)
Sähköposteihin reagointi ja vastaaminen vie yllättävän paljon aikaa
- Mikäli hankevalmistelun parissa toimii useampi henkilö Metropoliasta, voi olla järkevää sopia vastuualueista, mihin asioihin kukakin vastaa esim. hankkeen sisällölliset asiat ja tekniset asiat, talousasiat jne. (siis, mikäli kaikki eivät ole perillä kaikista eri näkökulmista)
Kumppaneiden lisäksi keskustelut kohderyhmien kanssa kannattaa aloittaa jo ajoissa
- Jotta hanke palvelisi kohderyhmiä, on tärkeää kuulla heidän tarpeitaan ja kiinnostuksen kohteitaan jo hankkeen hahmotteluvaiheessa
- Näin kohderyhmät myös sitoutuvat helpommin osallistumaan hankeeseen, mikä parantaa hankkeen läpimenomahdollisuuksia
Budjettiasiat
Interreg-hakemuksessa budjetti täytetään kolmeen eri paikkaan, joiden on (luonnollisesti) oltava linjassa keskenään
- Annex 2 - Work Packages (budjetti jaettava milestoneittain työkoreille)
- Annex 3 - Budjetti (hankkeen kokonaisbudjetti)
- Annex 6 - Partneribudjetti (partneribudjetit, jotka eritellään tileittäin 'budget lines' - oltava yhdenpitävät Co-Financing statementien kanssa)
Budjettien kokoaminen ja merkitseminen hakemukseen ja sen liitteiksi vie aikaa!
- Aikataulullisesti kannattaa lähteä siitä, että partneribudjetit (ja mielellään myös työkoribudjetit) olisi laadittu hakuajan alkuun mennessä
- Hyvä vaihtoehto on, että jokainen kumppani laatii ensin oman partneribudjetin ja lähettää sen muille
- Tämän jälkeen jokainen partneri koostaa partneri budjeteista työkoribudjetin vastuullaan olevalle työkorille 'work package' (voidaan tarvittaessa tehdä pääkumppanin toimesta)
- Kun partneribudjetit ja työkoribudjetit ovat valmiit olisi ideaalia tavata vielä kerran kumppaneiden kanssa ja käydä läpi kokonaisuus sekä mahdolliset epäselvät kohdat, näin voidaan hioa budjetti yhdeksi kokonaisuudeksi
- Valmisteluaikatauluun olisi varattava aikaa käydä budjetti läpi myös taloussuunnittelijan kanssa (ainakin mikäli valmistelija ei ole kokenut hankebudjettien laatija)
HUOM!
- Hankittavasta laitteistosta (myös läppärit, kännykät jne.) ja sen käytöstä on kirjattava selvitys Annex 3
Lisäselvityspyynnön jälkeen toimitetut dokumentit:
Dokumentit, jotka osoittavat Metropolian pääkumppanikelpoisuuden
"Established under public or private law for the specific purpose of meeting needs in the general interest..."
- Ammattikorkeakoululaki (351/2003) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030351
"The specific purpose of meeting needs in the general interest"
- Trade register extract
- Statutes of Metropolia
"Having legal personality"
- Annex 2_Metropolia_signed
- Metropolian perustamissopimus
- Todistus verojen maksamisesta
"The Lead partner requisites"
- Annual report !
ALV-asiakirjat
- Talous- ja hallintopäällikön allekirjoittama VAT declaration
- Verotoimistolta pyydetty ohjauspyyntö ALV:n jäämisestä lopulliseksi kustannukseksi hankkeessa (HUOM! pyydettavä jokaista hanketta varten erikseen, liitteeksi hankehakemus sekä joitain lisätietoja - Tarja Häkkisellä pohja ohjauspyyntöä varten)
Muilta kumppaneilta pyydetyt aineistot
- korjatut Co-Financing Statementit
- Selvitys että kyseessä on "organisation established for the general interest needs" > Vuosikertomus on usein hyvä lähde tähän