...
- Mene suunnittelijan työpöydälle,
- Etsi henkilö, jonka työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin,
- Valitse oikea aikaväli - esimerkiksi "Syksy 2013 ja Syksy 2013" (työsuunnitelma tallentuu valitulle aikavälille),
- Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle,
- Voit tarkastella tässä kohtaa reaaliaikaista (PDF) työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'työsuunnitelma' vihreän "Tallenna PDF..."-napin vierestä,
- Kun haluat lähettää työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina vihreää 'Tallenna PDF...',
- Lisää "Allekirjoittajat" tarvittaessa,
- Yksikkö-näkymän perustietoihin tallennetut allekirjoittaja(t) tuleva automaattisesti työsuunnitelman allekirjoittajiin.
- Työsuunnitelma lähtee henkilölle tarkistettavaksi - työsuunnitelman tila ja työsuunnitelman tehtävien tila muuttuu "luonnos"-tilasta "ehdotus"-tilaan,
a. Henkilö hyväksyy tai pyytää korjauksia työsuunnitelmaan - Esimies merkitsee työsuunnitelma "Valmis hyväksyttäväksi" tilaan,
- Johtaja/esimies hyväksyy työsuunnitelman.
Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) - työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle
"Työaikasuunnitelma"-linkistä (pudotusvalikon oikealla puolella oleva painike) avautuu PDF-työsuunnitelma. PDF-työsuunnitelma on vallitsevan kyseisen hetken tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä. Muut mahdollisesti välilehdelle tallentuneet PDF-tiedostot ovat tallennushetken tehtävien tilanne (käsittelypäivämäärä-sarake). Nämä tiedostot tallentuvat ensimmäisen rivin "Työsuunnitelma | Lähetä..." rivin Arkistoitu PDF" sarakkeen alle.
"Tallenna PDF..."-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Sarakkeeseen "käsittelypäivämäärä" jää tieto tallennusajasta Muutokset tehtävissä eivät tämän jälkeen muuta tallennettua PDF-tulosteen sisältöä! (Työsuunnitelmasta voi olla useita samanaikaisia versioita, eri versioiden sisältö voi olla erilainen).
...
Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti työsuunnitelman henkilön nimi ja kaikkien niiden henkilöiden nimet, jotka ovat merkitty ao. henkilön yksikössä allekirjoittajiksi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita. Allekirjoittaja(t) viittaavat henkilöihin joiden osallistuminen työsuunnitelman käsittelyyn halutaan osoittaa PDF-tulosteessa. Työsuunnitelmien sovellusohjeen mukaan työsuunnitelmaa ei tarvitse - ellei niin haluta - tulostaa ja allekirjoittaa. (Allekirjoittaja ei tarkoita fyysistä allekirjoitusta vaan viittaa enemminkin henkilöihin jotka ovat osallistuneet prosessiin).
Kuva 3. Työsuunnitelma - työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.
Kuvan linkissä 30.05.2013 16.22 "Työaikasuunnitelma" on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken tallennushetken 25.10.2015 16.59 tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavan rivin sarakkeissa ovat tallennusaika, kuka työsuunnitelman on lähettänyt, Seuraavat rivin sarakkeet kuka PDF:n on tallentanut ja työsuunnitelman tila. Seuraava sarake Sarake linkistä "Valmis hyväksyttäväksi vaikka ehdotusta ei ole hyväksyttySiirra johtajalle päätettäväksi" - esimies voi siirtää työsuunnitelman valmis hyväksyttäväksi päätettäväksi tilaan vaikka henkilö itse ei ole tehnyt mitään ehdotukselle.
Ylimmällä rivillä "Työaikasuunnitelma" on linkki realiaikaiseen PDF-tulosteeseen, kuluvan hetken tilanne työsuunnitelmasta. ( Kohta "Poista työaikasuunnitelma" ei ole koulutuksen suunnittelijan oikeuksin näkyvissä)normaalisti näkyvissä. Tallennettuja työsuunnitelmia ei voi poistaa.
Kuva 4. Työsuunnitelma - henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)
Kuvassa 4 . kolmannella rivillä henkilö on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (0531.0608.20132015) ja aika (1109:3133), ehdotuksen hyväksyjä (LauraTuomo) ja työsuunnitelman tila (Hyväksytty ehdotus... hyväksynyt ehdotuksen).
Kuva 5. Työsuunnitelma - työsuunnitelmaa on hyväksytty
Kuvassa 5. neljännellä rivillä henkilön esimies johtaja on merkinnyt työsuunnitelman valmis hyväksyttäväksi. Suunnitelman päivämäärä (05.06.2013) ja aika (21:09), hyväksyjä (Katri) ja työsuunnitelman tila "Valmis hyväksyttäväksi".
Työsuunnitelmaa ei ole vielä hyväksytty. Ks. hyväksyminen jäljempää.
päätetyksi.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esimerkiksi sähköpostilla) alaisille, kun työsuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen viestin työpöydälle ja sähköpostiviestin henkilölle. Viestin voi halutessaan lähettää Pepin henkilönhaun kautta, jolloin saa automaattisesti lähetyksen kaikille yksikön henkilöille eikä sähköpostissa tarvitse (tätä tehtävää varten) ylläpitää henkilölistoja Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työsuunnitelmat ovat valmiit johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työsuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten. |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Tallennettuja työsuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Tähän liittyy kuitenkin poikkeuksia, jotka on lueteltu alla. Työsuunnitelman voi poistaa järjestelmästä koulutuspäällikkö päällikkö seuraavissa tilanteissa:
Työsuunnitelmaa ei voida poistaa järjestelmästä, jos se on hyväksytty tilassa. Jos työsuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen, tulee käyttäjän generoida uusi työsuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha että uusi työsuunnitelma. Ohjeet työsuunnitelman muutosprosessille löydät täältä. |
...