Työaikasuunnitelmien muutostenhallinta
Jos syntyy tarve tarkentaa tai muuttaa vahvistettua työsuunnitelmaa, kaikista työsuunnitelman muutoksista sovitaan opettajan ja päällikön kesken. Mikäli muutokset voidaan toteuttaa vahvistetun työsuunnitelman puitteissa, ei työsuunnitelmaa tarvitse vahvistaa uudelleen. Muussa tapauksessa sovitaan työsuunnitelman muuttamisesta tai lisätöistä opettajan ja päällikön kesken ja johtaja vahvistaa muutetun työsuunnitelman. Jos työsuunnitelmaa on tarpeen muuttaa, Peppiin tallennetaan siitä uusi versio (pdf). Molemmat versiot säilyvät ohjelmassa.
Kun työsuunnitelma merkitään valmiiksi Pepissä, se tallentuu ohjelmaan pdf-muodossa ja säilyy siellä muuttumattomana vaikka työsuunnitelmaan liittyviä tehtäviä muutettaisiin.
Muuttuneista työaikasuunnitelmista tulee informoida henkilöstösihteereitä. Erityisesti silloin jos muutokset vaikuttavat palkanmaksuun tai palkan kustannuspaikkajaotteluun.
- Muutokset ovat kokonaistuntien lukumäärän muutos tai merkittävä muutos tehtävien kohdennuksessa kustannuspaikoille,
- esimies lähettää muutoksista tiedon,
- EI paperiversioita, lähetä sähköposti palkanlaskenta[at]metropolia.fi,
- Viestin sisältö : työsuunnitelman muuttunut [miten], henkilön koko nimi, henkilö yksikkö, henkilön esimies, työsuunnitelman tallennuspäivämäärä Pepissä,
- Palkanlaskennassa muutoksia seurataan viimeisestä tallennetusta PDF-dokumentista.