Tehtävä
Kuvaa vuosisuunnittelun tapahtumat
...
ammattikorkeakoulussa/organisaatioyksikössä/koulutusohjelmassa/suuntautumisvaihtoehdossa.
...
Ohjeet
1.
...
Tekstin
...
ei
...
tarvitse
...
olla
...
viimeisteltyä
...
eikä
...
edes
...
täydellinen
...
2.
...
Kuvaa
...
nykytilaa
...
Jos
...
nykyisessä
...
prosessissa
...
tai
...
toimintatavoissa
...
on
...
korjattaviapuutteita,
...
niin
...
lisää
...
nykytilan
...
kuvaukseen
...
viittaus
...
osaan
...
2,
...
johon
...
lisää
...
prosessiin
...
tai
...
toimintatapoihin
...
ehdotettavat
...
muutokset.
...
Mikäli
...
haluat
...
muutoksia
...
sovelluksen
...
toimintaan,
...
lisää
...
ehdotuksen
...
osaan
...
2.
...
3.
...
Kiinnitä
...
erityistä
...
huomiota
...
kuvauksessa
...
tietojen
...
liikkumiseen
...
prosessien
...
ja
...
toimijoiden
...
välillä.
...
4.
...
Kysymyksiä
...
on
...
paljon.
...
Osa
...
kysymyksistä
...
on
...
hyvin
...
yksityiskohtaisia
...
ja
...
eri
...
organisaation
...
toimintatapoihin
...
liittyviä.
...
Valitse
...
mihin
...
kysymyksiin
...
vastaat,
...
jotta
...
saat
...
riittävän
...
käyttäjäkertomuksen.
...
Johdanto
Yksinkertaistetaan ajatuskokeella vuosisuunnittelu äärimmilleen. Mallin tarkoituksena on testata mitkä tiedot muuttuvat vuosisuunnittelussa.
Käytetään käsitettä resurssi, siten että sillä tarkoitetaan kaikkia opetustapahtuman käyttämiä resursseja. "Aika", "opettaja", "opiskelija", "tila ja opetusväline" ja "euro" ovat resursseja. Resurssit ovat vakioita.
Ajatellaan tilannetta jossa käyttäjällä on yksi koulutusohjelma ja neljä ryhmää: 1. vuoden, 2.vuoden, 3. vuoden ja 4. vuoden opiskelijat.
Opiskelijaryhmien lisäksi on käytössä vapaa "resurssipooli", jossa ovat tuntiopettajat ja vakinaisen henkilökunnan ja tuntiopettajien "osaamisprofiilit" ja "opintojaksopreferenssit".
Sovellus otetaan ensimmäisen kerran käyttöön. Jos vuosisuunnittelu toteutetaan äärimmäisen mekaanisesti, niin (a) opetussuunnittelu tarjoaa vuosisuunnittelulle tiedot kaikista pakollisista ja valinnaisista opintojaksoista, opintojaksojen ajoituksesta, opintojaksojen toteutukseen vaatimasta osaamisesta ja opetussuunnitelman ryhmästä; (b) resurssipooli tarjoaa tiedot opettajaresursseista ja poolin karttuneesta osaamisesta ja preferensseistä (c) ryhmä tarjoavat tiedot opiskelijoista ja (d) taloushallinto tarjoaa budjetin.
Vuosisuunnittelun sovellus saa uuden alkavan ryhmän opintojaksot opetussuunnittelusta helmikuun alussa. Läsnäolevien ryhmien opintojaksot ajoituksineen ovat olemassa.
Sovellus luo itsenäisesti vuosien 1.-4. opetussuunnitelman opintojaksoista toteutuksen ajoitussuunnitelman mukaisesti neljä vuotta eteenpäin. Tapahtuman jälkeen toteutukselle ollaan kiinnitetty resursseista "aika" ja "opiskelija" ja mahdollisesti "opettaja".
OSA 1 - Kysymykset
Ajoitus
Määritelläänkö ammattikorkeakoulutasoisesti aikataulut vuosisuunnittelulle, joita kaikkien odotetaan noudatettavan
Mikäli yhteinen aikataulu on määritelty liitä teksti vastaukseesi
Onko vastuuyksiköllä ja/tai koulutusohjelmalla omia aikatauluja
- ovatko omat aikataulut täsmentäviä vai ohitetaanko omilla aikatauluilla yhteinen ajoitusta
Mikäli yhteinen aikataulu on määritelty liitä teksti vastaukseesi
Kuvatessasi käyttäjätarinassa ajoitusta, pyri kertomaan miten hallitaan tapahtumien syklisyys: samaa dataa muokataan ja täydennetään usemman kuin kerran ja useamman kuin yhden henkilön toimesta:
- miten seurataan ovatko vaaditut tiedot tallennettu suunnitellun ajoituksen mukaisesti.
- miten seurataan kuka on muokannut tietoja ja seurataan tiedoissa tapahtuneita muutoksia
- onko syntynyt tilanteita, joissa on kysytty "kuka on muokannut" ja/tai "milloin tätä tietoa on muokattu" ja/tai "miten tallennettu tieto on muuttunut suunnittelukauden aikana.
Lähtötiedot
Mikä tai mitkä tiedot ovat välttämättömiä jotta vuosisuunnittelu voidaan aloittaa
- em. tiedot ovat luonteeltaa sellaisia, ettei vuosisuunnittelua aloiteta mikäli nämä tiedot puuttuvat
Mitkä tiedot ovat puutteellisia vuosisuunnittelua aloitettaessa
- em. tiedot ovat luonteeltaan sellaisia, että niiden puuttuminen haittaa, mutta ei estä vuosisuunnittelun aloitusta
- millä aikataululla puutteelliset tiedot täydentyvät vuosisuunnitteluprosessin aikana
Prosessi
Onko vuosisuunnittelulla määriteltyä yhteistä amk:n vuosisuunnittelun prosessia
- onko prosessi kuvattu
- jos on, niin liitä prosessikuvaus vastaukseesi
- amk:n organisaatioissa on tapahtunut merkittäviä muutoksia viimeisten vuosien aikana, onko organisaatio muutos vaikuttanut vuosisuunnitteluun ja millaisia muutoksia on tapahtunut
Onko vuosisuunnittelulla vastuuyksiköiden/koulutusohjelmien prosesseja
- onko prosessi kuvattu; jos on niin liitä kuvaus vastaukseesi
Onko prosessilla vastuuhenkilöä amk:ssa, vastuuyksikössä
Toimintatavat
Onko vuosisuunnittelulla vastuuyksikön/koulutusohjelman kirjallisia määriteltyjä toimintatapoja
- jos kuvauksia on olemassa liitä teksti vastaukseesi
Ryhmät
Toteutukset suunnitellaan koulutusohjelmalle, saapumisryhmälle ja/tai opetusryhmälle.
Miten saapumisryhmät ja opetusryhmät syntyvät
- missä syntyvät tiedot ryhmistä, joille toteutukset suunnitellaan
- kuka tallentaa tiedot ryhmistä
- voivatko ryhmätiedot muuttua suunnittelun aikana tai sen päätyttyä
- jos vastasit edelliseen myöntävästi, niin mistä tieto syntyy ja kenelle tieto välittyy - kuka tiedon tarvitsee
- suunnitellaanko toteutuksia koulutusohjelmalle, saapumisryhmälle ja/tai opetusryhmille
- suunnitellaanko toteutukset aina yhdelle ja samalle ryhmäyksikölle koko koulutuksen ajanajan (siis aina saapumisryhmälle tai opetusryhmälle)
- jos yksikkö, jolle toteutuksia suunnitellaan vaihtuu koulutuksen aikana, niin missä vaiheessa opintoja muutos tapahtuu
- liikkuuko opiskelija ryhmien välillä suunnittelun eri aikajaksoissa
- jos vastasit edelliseen myöntävästi: miten hallinnoitte tilanteet, joissa kysytään "onko ryhmälle toteutettu kaikki opetussuunnitelman opinnot"
- onko tilanteita, joissa vuosisuunnittelija vaihtaa saman suunnittelusyklin aikana näkökulmaa ryhmällä: onko syntynyt tilanteita, joissa toteutuksia on suunniteltu esimerkiksi saapumisryhmälle, saapumisryhmä jakautuu useaan opetusryhmään, toteutusten saapumisryhmä tallennuksen jälkeen toteutuksia kiinnitetään myös opetusryhmille
- ts. voiko yksi opiskelija olla yhdellä toteutuksella ja toteutuksella on kaksi tai useampaa ryhmää joihin opiskelija kuuluu
Resurssit
Opettajaresurssi
- sijoitetaanko kaikki työt opettajaresursseille ja sen jälkeen tasapainotetaan työt vai määrittelläänkö ensin työt, selvitetään käytettävissä olevat resurssit ja sen jälkeen tallennatte työt ao. opettajille
- kuka kiinnittää opettaja toteutukselle, ts. missä on informaatio siitä kuka opettaja kiinnitetään mihinkin toteutukseen
- missä syntyy informaatio siitä mitä opintoa/osaamisaluetta yksittäinen opettaja voi opettaa
- millä tavoin on syntynyt tilanteita, joissa sama opettajaresurssia on käytetty kahdessa tai useammassa vastuuyksikössä niin että opettajan käytettävissä oleva resurssointi on ylittynyt
- kuka ristiriitatilanteissa (opettaja kiinnitetty useammalle toteutukselle kuin työaikaa käytettävissä) päättää opettajan työajankäytöstä
- miten tallennettu työ on hylätty toteutuksilta
- miten hylätystä työstä on viestitetty tilaajalle/opettajalle
- saako kuka tahansa sijoittaa, milloin tahansa, mitä töitä tahansa, kenelle tahansa
- jos vastasit kieltävästi mitä sääntöjä resurssien käytössä on olemassa
- säännöt ilmeisesti muuttuvat kalenterin eri vaiheissa, miten ajankohta vaikuttaa sääntöihin
- tulisiko yksittäisen opettajan työaikasuunnitelma voida lukita
- jos vastasit myöntävästi, kuvaa osaan 2 miten lukitun työaikasuunnitelman muutokset tulisi hoitaa
- sallitteko tilanteet, joissa organisaation eri yksiköt suunnittelevat resurssien käyttöä eri aikatauluissa
- tulisiko tällainen tilanne sallia
- jos vastasit myöntävästi kuvaa osaan 2 ehdotus siitä miten resurssien käyttö tulisi tällaisissa tilanteissa hoitaa
- jos opettajan töitä ei ole voitu sijoittaa toteutuksille, jätetäänkö työt tallentamatta puuttuvat työt vai käytättekö "Muita töitä" vuosityöajan hallintaan suunnittelukaudella
Kriittinen resurssi
Vuosisuunnittelussa suunnittelun lähtökohtana on "kriittinen resurssi" joka rajoittaa opetustarjontaa. Sovellus tarjoaa palvelut tilanteisiin, joissa kriittinen resurssi on opettaja.
Kriittinen resurssi on voi olla esimerkiksi. tila, välineet, harjoittelupaikka yms. Mistä tieto kriittisen resurssin olemassaolosta päätellään
- kriittisen resurssin olemassaolon voi havaita siitä että toteutusten ryhmäkohtaisesta suunnittelusta siirrytään tarkastelemaan toteutuksia jonkin tilan kautta tai saapumisryhmän tai opetusryhmän kaleteriin
Jos vastasit edelliseen että suunnittelun kriittinen resurssi on jokin muu kuin opettaja, muista lisätä tarve näkökulman vaihtoon osaan 2 ja määrittele resurssi (tilat, välineet, opettaja yms.) joka rajoittaa toteutusten suunnittelua.
Henkilöt
Virtuaalihenkilöt
- kuinka monta virtuaalihenkilöä tarvitaan tällä hetkellä omassa yksikössänne
- miten virtuaalihenkilöitä ylläpidetään
- miten käytätte virtuaalihenkilöitä
- onko virtuaalihenkilö "henkilö" vai "henkilöjoukko" (ts. voitaisiinko virtuaalihenkilö muuttaa aidoksi henkilöksi suunnitteluvaiheen päätyttyä)
Henkilö
- mistä ja milloin henkilöt syntyvät vuosisuunnitteluun
- kuka tietoja ylläpitää
- onko ollut tilanteita, joissa henkilölle on tehty työsopimus, mutta henkilö ei ole vuosisuunnittelun käytettävissä
- onko ollut tilanteita, joissa henkilöille ei ole tehty työsopimusta, mutta henkilön tulisi olla vuosisuunnitelussa käytettävissä
Roolit
Yhdellä henkilöllä on yksi tai useampi rooli
- määritelläänkö henkilön roolille kesto
- jos määritellään missä roolin voimassaoloaika syntyy ja kuka henkilöiden roolin voimassaoloaikaa ylläpitää
- onko ollut tilanteita, joissa henkilöllä ei ole ollut voimassaolevaa roolia
- onko ollut tilanteita, joissa henkilölle on tallennettu töitä väärälle roolille
- miten virheelliselle roolille tallennetut tehtävät on korjattu
- jos henkilö on tuntiopettaja, miten tuntiopettajien roolien kestoa ylläpidetään, kuka vastaa tietojen ylläpidosta
- määritelläänkö henkilön rooleissa henkilön kustannukset
- jos määritellään mistä tieto henkilön kustannuksista syntyy
- kuka roolitietoa ylläpitää ja missä aikataulussa
- määritelläänkö henkilölle kustannuspaikka
- jo määritellään kuka henkilön kustannuspaikkaa ylläpitää ja missä aikataulussa
- voiko henkilön rooli tai kustannuspaikka vaihtua suunnittelukaudella
- jos voi missä tieto roolin tai kustannuspaikan muutoksesta syntyy
- onko ollut tilanteita, joissa henkilön kustannuspaikkatietoja on korjattava
- miten korjaus on tehty
- jos vastasit edelliseen myöntävästi, miten tulisi toimia tilanteissa joissa usea
Toteutukset
Toteutukset suunnitellaan ryhmille.
Edellä on jo kysytty ryhmistä - olet kuvannut miten ryhmiä käytetään vuosisuunnittelussa
- missä tilanteissa toteutuksia suunnitellaan jollekin muulle kuin ryhmälle
- miten suunnittelu hallitaan kun vuosisuunnittelu perustuu ryhmäpohjaiseen ajattellun
Vuosisuunnittelun tietojen "valmistuttaminen"
Vuosisuunnittelusta syntyvät opetusryhmien toteutukset
OSA 2
1. Ehdotuksen muutokset prosessiin tai toimintatapoihin
2. Ehdotukset, jotka liittyvät sovelluksen kehittämiseen
LIITTEET
Liite 1 - Käsitteet
VUOSISUUNNITTELU
Vuosisuunnittelulla tarkoitetaan toiminnassa sitä osaa koulutuksen suunnittelussa ja toteutuksessa joka alkaa opetusssuunnittelun jälkeen ja päättyy yksittäisten opetustapahtumien toteutukseen. Toteutuksen kuvaus opiskelijoille ennen toteutuksen alkua, luetaan tässä esityksessä kuuluvaksi vuosisuunnitteluun.
SAAPUMISRYHMÄ
Saapumisryhmä on ammattikorkeakoulun yhteishaun tietyn lukuvuoden/-kauden tutkintoa opiskelemaan valittujen opiskelijoiden joukko. Opiskelijan kuuluuu vain yhteen saapumisryhmään.
OPETUSRYHMÄ
Opetusryhmät ovat opetustapahtumien kautta syntyviä ryhmiä. Opetusryhmät voivat olla stattisia, siten että opiskelija kuuluu aina opetusryhmään tai dynaamisia siten että ryhmät syntyvät opetustapahtumien suunnitteluvaiheessa. Parhaimmillaan opetusryhmät syntyvät yksittäsillä toteutuksilla.